A jeszcze mam dwa pytania a propo:1 dotyczy kolejnego numeru sprawy - jeżeli wpływa do nas wniosek/prośba i my na nią odpowiadamy to jaki nr kolejny nadajemy? Czy nasza odpowiedź będzie drugim pismem w sprawie? 2. Jakie dokumenty rejestrować, a jakie nie?
Dzień dobry,
1. ? propos [wym. a propo z akcentem na drugie "o"] wyrażenie wprowadzające temat wypowiedzi?(Słownik Języka Polskiego)
2. Pracuje pan w kancelarii czy w komórce organizacyjnej typu biuro, wydział?
3. Czy posługuje się pan Instrukcją kancelaryjno-archiwalną?
pozdrawiam
djs
Witam pani Danuto. Dziękuję za odpowiedź i przepraszam za przejęzyczenie. Od niedawna pracuję w Ośrodku Pomocy Społecznej i dostałem zadane, ażeby napisać instrukcję kancelaryjną, Wykaz Akt i instrukcję archiwalną. Ostatnio kierownik zwrócił mi na to uwagę ponieważ w ośrodku do tej pory nie posługiwali się tym (kolejny numer) i sami tak naprawdę nie wiedzą.
Dzień dobry, proszę zatem skorzystać z konsultacji z archiwum państwowym, któremu państwo podlegacie. Instrukcja określa wszystkie zasady, które należy stosować w obiegu i archiwizacji akt. Określa również jakie pismo tworzy sprawę lub jej nie tworzy. JRWA określa rzeczowość i okres przechowywania. Bez tych wytycznych - ma pan gwarantowany chaos!
Pozdrawiam
djs
Cytat: młodziak w Wrzesień 01, 2020,
A jeszcze mam dwa pytania a propo:1 dotyczy kolejnego numeru sprawy - jeżeli wpływa do nas wniosek/prośba i my na nią odpowiadamy to jaki nr kolejny nadajemy? Czy nasza odpowiedź będzie drugim pismem w sprawie? 2. Jakie dokumenty rejestrować, a jakie nie?
Pisma wpływają i wychodzą, są rejestrowane w odpowiednich dziennikach/rejestrach korespondencji w kancelarii. Natomiast rejestracja w spisach spraw przez pracowników merytorycznych dotyczy spraw, nie pism. Wpływa wniosek o świadczenie, jest rejestrowany w kancelarii, dekretowany (przekazywany), trafia do pracownika merytorycznego, ten rejestruję sprawę w spisie spraw (pod kolejnym wolnym numerem). Jeśli wpływają (i wychodzą) kolejne pisma dotyczące przyznania tego konkretnego świadczenia, to pracownik merytoryczny już nigdzie ich nie rejestruje, tylko dołącza do akt sprawy i opisuje je znakiem sprawy.
I dobrze robi. Pismo Kowalskiego Jana otrzymuje znak przy założeniu sprawy. I każdy dokument należący do tej sprawy ląduje w jednej teczce.