Witam wszystkich :D mam problem z znakowaniem spraw. Pracuję w OPS i przez Ośrodek przewala się dużo pism. Jestem na etapie pisania IK i wśród pracowników pojawił się problem znakowania spraw. Jak dla mnie to sprawa ma ten sam znak od początku do końca, niezależnie co się z nią dzieje czyli NP. ZN.0718.2.1.20. I teraz jeżeli sprawa z tym znakiem przewija się przez parę działów bo np. pan prosi o różne formy pomocy, to jak ona ma być znakowana? Czy pisać za każdym razem nowy znak sprawy (pod starym) i z czego ma się składać skoro np. 1234 to PODANIA I WNIOSKI, zasiłek celowy to 5678, wydana decyzja to 8912? Mam nadzieję, że w miarę zrozumiale to wytłumaczyłem :-\ będę wdzięczny za odpowiedź. Pozdrawiam
Co do zasady sprawa ma jeden, niezmienny znak od wszczęcia do zakończenia. Przy czym może on ulec zmianie gdy sprawę trzeba ponownie zarejestrować, co ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy sprawę uznaną za zakończoną trzeba wznowić,
- gdy sprawę prowadzoną przez jedną komórkę na pewnym etapie przejmuje inna komórka organizacyjna (np. w skutek zmian organizacyjnych w jednostce).
Natomiast w opisanej przez Ciebie sytuacji powstaje pytanie, czy mamy do czynienia z jedną sprawą?
Skoro klient jednym pismem wnioskuje o kilka różnych świadczeń, to mogę podejrzewać, że mamy tu do czynienia z sytuacją określaną jako "kilka spraw z jednego pisma".
Jest to sytuacja gdy jedna przesyłka (pismo) wszczyna kilka różnych spraw w jednej lub kilku komórkach organizacyjnych. Każda z tych spraw otrzymuje oczywiście własny znak i jest prowadzona w formie odrębnej dokumentacji. W systemie tradycyjnym pismo wszczynające jest najczęściej kserowane i w jednym egzemplarzu trafia do akt każdej sprawy, którą wszczęło.
Przy okazji - tworzenie w JRWA odrębnej klasy dla samych decyzji nie jrst najlepszym pomysłem. Każda decyzja powstaje w toku konkretnej sprawy i powinna się znajdować w aktach tej sprawy.
tak bo widzisz czasami klient wnioskuje o pomoc i my się mamy domyślić jaką albo w trakcie wymyśli sobie dodatkową formę pomocy a od pomocy środowiskowej jest inny dział od 500+ inny od wydawania decyzji inny i powstaje problem
a jeszcze tak z innej beczki bo na szybko muszę znaleźć informację żżżże ops nie muszą stosować tego jrwa z rozporządzenia ministra z 2011 o instrukcji archiwalnej
Cytat
w trakcie wymyśli sobie dodatkową formę pomocy
To już będzie odrębna sprawa. Jeśli ten sam klient wnioskuje o kilka różnych świadczeń, to każde z nich będzie odrębną sprawą.
Cytat
na szybko muszę znaleźć informację żżżże ops nie muszą stosować tego jrwa z rozporządzenia ministra z 2011 o instrukcji archiwalnej
Patrz par. 1 pkt. 1 przedmiotowego rozporządzenia oraz informację nr 6 NDAP, w której OPS-y expresis verbis zostały wymienione jako jednostki nie objęte wspomnianym rozporządzeniem
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/06_informacja_nr_6.pdf
dzięki za odpowiedź :D
Cytat: młodziak w Sierpień 07, 2020,
Witam wszystkich :D mam problem z znakowaniem spraw. Pracuję w OPS i przez Ośrodek przewala się dużo pism. Jestem na etapie pisania IK i wśród pracowników pojawił się problem znakowania spraw. Jak dla mnie to sprawa ma ten sam znak od początku do końca, niezależnie co się z nią dzieje czyli NP. ZN.0718.2.1.20. I teraz jeżeli sprawa z tym znakiem przewija się przez parę działów bo np. pan prosi o różne formy pomocy, to jak ona ma być znakowana? Czy pisać za każdym razem nowy znak sprawy (pod starym) i z czego ma się składać skoro np. 1234 to PODANIA I WNIOSKI, zasiłek celowy to 5678, wydana decyzja to 8912? Mam nadzieję, że w miarę zrozumiale to wytłumaczyłem :-\ będę wdzięczny za odpowiedź. Pozdrawiam
Na tej stronie masz przykładową (wzorcową) klasyfikację dla ops:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-r%C3%B3%C5%BCnych-podmiot%C3%B3w
ta klasyfikacja daje możliwość stosowania tzw teczek zbiorczych, czyli osobie lub rodzinie przyznawane są różne świadczenia pod różnymi znakami spraw , ale całość akt tych spraw może lądować w jednej teczce.
Przede wszystkim nie wyważaj otwartych drzwi.
Zadzwoń do AP z twojego terenu czy nie maja gotowych wzorów kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Przecież i tak musisz to u nich zatwierdzić.
Po otrzymaniu ewentualnie możesz spróbować w uzgodnieniu z AP rozszerzyć jrwa, jeśli waszym zdaniem czegoś brakuje.
Cytat: Rovan w Sierpień 07, 2020,
Co do zasady sprawa ma jeden, niezmienny znak od wszczęcia do zakończenia. Przy czym może on ulec zmianie gdy sprawę trzeba ponownie zarejestrować, co ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy sprawę uznaną za zakończoną trzeba wznowić,
- gdy sprawę prowadzoną przez jedną komórkę na pewnym etapie przejmuje inna komórka organizacyjna (np. w skutek zmian organizacyjnych w jednostce).
Czyli jeśli np. ktoś złożył wniosek o jakąś formę pomocy, w komórce merytorycznej powstała sprawa, jest podpisana umowa, itd., ale osoba nie wywiązała się z umowy i księgowość przejmuje akta sprawy (windykacja) to znak sprawy dalej będzie taki sam?
Cytat: Rovan w Sierpień 07, 2020,
z sytuacją określaną jako "kilka spraw z jednego pisma".
Jest to sytuacja gdy jedna przesyłka (pismo) wszczyna kilka różnych spraw w jednej lub kilku komórkach organizacyjnych. Każda z tych spraw otrzymuje oczywiście własny znak i jest prowadzona w formie odrębnej dokumentacji. W systemie tradycyjnym pismo wszczynające jest najczęściej kserowane i w jednym egzemplarzu trafia do akt każdej sprawy, którą wszczęło
Czy wniosek o udostępnienie danych dotyczacy kilku osób też jest przykładem takiej sytuacji?