Szanowni Archiwiści, bardzo proszę o naświetlenie technicznej strony przejmowania akt do archiwum, od tej najbanalniejszej strony.Czy aktotwórcy przynoszą Wam te akta do archiwum czy Wy sami udajecie się po nie do nich i transportujecie "własnym sumptem" do lokalu archiwum?
Sprawa niby banalna ale przy ogromnych ilościach dokumentacji już niekoniecznie.
U mnie w urzędzie pracownicy komórek organizacyjnych myśleli, że będę do nich przychodzić i zabierać teczki. Nic z tych rzeczy. Moim zdaniem powinni oni dostarczyć Tobie dokumentację pod drzwi magazynu. Przy 15 teczkach nie ma to większego znaczenia ale przy 150 już tak. Jeżeli nie są w stanie zrobić tego jednorazowo, to niech robią to partiami, przez tyle czasu w ciągu dnia ile tego wymaga sytuacja. Oczywiście, uprzednio sprawdzaj sobie np. 10% ogólnej ilości teczek pod kątem odpowiedniego ich przygotowania i rzuć okiem na spisy zdawczo-odbiorcze.
Jeśli natomiast preferujesz samodzielne odbieranie teczek z komórek to też ok. Moim zdaniem jest to po prostu zbędna robota dla archiwisty, tym bardziej, że zdążysz się jeszcze namęczyć z dostarczonym przez nich materiałem.
Dokumentacja powinna być przyniesiona przez pracowników, albo przez pracownika ds. gospodarczych - jeżeli taki jest w danej organizacji. Oczywiście w praktyce archiwiści też zwykle pomagają w tym przenoszenie. Niemniej jednak odpowiedzialność za dostarczenie dokumentacji spoczywa na komórce przekazującej.
Dziękuję Marcinie za utwierdzenie mnie w słuszności mojego podejścia.