Witam.
Od grudnia jestem pracownikiem AZ i jakiś czas temu zostałam zobligowana do wskazania dokumentów do brakowania.
Sporządziłam wniosek i razem ze wskazanymi spisami wysłałam do AP. Dowiedziałam się, że niestety ale cały spis jest źle zrobiony. Prawdopodobnie chodzi o to, że nie przeklasyfikowałam numerów wg nowego JRWA.
I teraz pytanie- czy jeśli dokumenty i spisy zostały wytworzone przed 2011 r to wysyłając dokumenty na brakowanie w 2020 powinny one zostać przekwalifikowane wg nowego JRWA?
Pozdrawiam
Raz piszesz o klasyfikacji, a zaraz potem o kwalifikacji :)
Klasyfikacja nie ulega zmianie - obowiązują symbole klasyfikacyjne stosowane w momencie wytworzenia dokumentacji.
Natomiast kwalifikacja archiwalna ulega zmianie, jeśli w JRWA z 2011 dana dokumentacja otrzymała kategorię wyższą, niż posiadała we wcześniejszym wykazie.
Przepraszam :)
Rozumiem, że przed wysłaniem muszę sprawdzić w nowym JRWA czy zmieniła się kategoria dokumentów na wyższą i posługiwać się nowym numerem?
Jeśli tak, to w wykazie do brakowania powinnam wpisać nowy numer?
Na prawdę potrzebuję chyba łopatologicznego wyjaśnienia :)
I jeszcze jedno- co w takim razie ze spisem, z którego wyciągnięte były dokumenty na brakowanie?
Należy utworzyć nowy spis z dokumentami, które zostały bo np czas jeszcze nie minął lub mają inną kategorię?
Witam, piszę ponieważ mnie nurtuje podobne pytanie. Ja też jestem w podobnej sytuacji, tyle że pracuję w OPS. Z tego co się orientuję nas nie obowiązuje Rozporządzenie Ministra z 2011r. ws. instrukcji kancelaryjnej i JRWA, ale nie jestem do końca pewien " czy jeśli dokumenty i spisy zostały wytworzone przed 2011 r to wysyłając dokumenty na brakowanie w 2020 powinny one zostać przekwalifikowane wg nowego JRWA?"
symbole, hasła klasyfikacyjne nadane prze 2011 rokiem pozostają. Zmianie może ulec kategoria archiwalna na wyższą. Jeśli wcześniej miałeś dla danego hasła B5 a obecnie masz BE5, to owszem możesz to wybrakować ale po przeprowadzeniu ekspertyzy przez AP. Jesli Wcześniej miałeś B5 a obecnie jest to B10 i nie upłynąl okres przechowywania to czekasz. Jelsi okaże się, że po przekwalifikowaniu masz kat. A to zostawiasz w AZ.
Najlepiej zajrzyj tu:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r
na niektóre zapytania znajdziesz odpowiedź.
Cytat
posługiwać się nowym numerem
Jeśli poprzez "numer" rozumiesz kategorię archiwalną, to tak - jeśli uległa zmianie na wyższą należy dokonać przekwalifikowania zgodnie z procedura opisaną w Informacji nr 11 NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF)
Cytat
w wykazie do brakowania powinnam wpisać nowy numer?
Na spisie do brakowania nie podaje się kategorii archiwalnej, natomiast oczywiście typując dokumenty do brakowania (oceniając, czy upłynął ich okres przechowywania) musisz wziąć pod uwagę nową kategorię archiwalną (jeśli uległa zmianie).
Cytat
Należy utworzyć nowy spis z dokumentami, które zostały bo np czas jeszcze nie minął lub mają inną kategorię?
W żadnym wypadku!
Na spisie zdawczo odbiorczym masz kolumnę "data zniszczenia lub przekazania". W tej kolumnie przy wybrakowanych pozycjach odnotowujesz datę ich zniszczenia oraz numer zgody, za którą zostały wybrakowane.
Cytat
nas nie obowiązuje Rozporządzenie Ministra z 2011r. ws. instrukcji kancelaryjnej i JRWA
Zgadza si. OPS musi mieć własne normatywy, zatwierdzone przez AP.
Zasada pozostaje ta sama - jeśli w międzyczasie zmienił się u was JRWA należy zweryfikować, czy kategorie archiwalne dokumentacji nie uległy w nowym wykazie podwyższeniu i dokonać ewentualnego przekwalifikowania.