Witam ponownie ;D
wiem, że jako archiwista powinienem to wiedzieć :-[ ale jestem początkujący. mam pytanie. jak przygotowywać dokumentacje z 2013 roku do przyjęcia do achiwum?
Dokładną instrukcję punkt po punkcie powinna być zawarta w instrukcji kancelaryjnej Twojej jednostki.
Poniżej link do przykładowej instrukcji dla systemu tradycyjnego, zapoznaj się z par. 37, 40 i 41.
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.doc (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.doc)
Dzięki Rovan ;) na twoją pomoc zawsze można liczyć 8)
Bo właśnie za bardzo nie wiedziałem, jak mam im to wytłumaczyć bo oni i tak swoje. Bo wiesz co w poprzedniej instytucji gdzie byłem mówili mi, że dokumenty z 2013 roku mam robić zgodnie z obowiązującym wtedy wykazem, ale już kategorię archiwalną mam nadawać wg nowego. No i teraz nie wiem :/
Cytat: młodziak w Marzec 19, 2020,
Bo wiesz co w poprzedniej instytucji gdzie byłem mówili mi, że dokumenty z 2013 roku mam robić zgodnie z obowiązującym wtedy wykazem, ale już kategorię archiwalną mam nadawać wg nowego. No i teraz nie wiem :/
czyli w końcu jak to rozumieć???
Nigdy nie zmieniasz symbolu hasła nadanego dokumentacji, bo gdyby kiedyś ktoś chciał się powołać na dane pismo, to poda znak pisma taki jaki był wtedy nadany, czyli wg obowiązującego JRWA w momencie wytworzenia dokumentacji. Natomiast, jeśli później w danej instytucji zmienił się wykaz akt, to należy sprawdzić czy danemu hasłu nie podniesiono kategorii archiwalnej, np. z B5 na B10 czy na kat. A. W takiej sytuacji jedynie zmieniasz kategorie na wyższą, natomiast symbol i tytuł teczki pozostaje taki sam, jaki nadano w poprzednich latach.
I uwaga: gdyby się zdarzyło, że dawniej była kat. B10, a obecnie w nowym JRWA obniżono kat. na B5 to zostawiamy tą kat. B 10. Generalnie zasada jest taka, że jeśli zmieniła się kategoria archiwalna, to zostawiasz tą która jest wyższa.
W przypadku zmiany JRWA zawsze stosujemy symbol klasyfikacyjny oraz hasło z tego wykazu, który obowiązywał w chwili założenia akt. Kategorię archiwalną natomiast zmieniamy jeśli w nowym wykazie jest wyższa niż była w wykazie obowiązującym w chwili założenia akt.
Dziękuję wam DAANUTKA i ROVAN właśnie o to mi chodziło
;D
Mam jeszcze pytanie bo nie mogę tego znaleźć. Wiecie może gdzie, oprócz instrukcji kancelaryjnej, jest to unormowane jakimiś przepisami? Trudno mi to znaleźć, a może ktoś akurat wie?