Cześć wszystkim!
Jestem w kropce - zostałam poproszona przez Nadzór do zrobienia szczegółowego harmonogramu dot. przekazywania materiałów arch do AP. Rozumiem pojęcie harmonogramu, ale... nie za bardzo wiem, jak to zrobić.
Co mam w tym harmonogramie umieścić? Nie mogę się dodzwonić do Nadzoru, więc proszę Was o pomoc.
Jakie punkty tam umieścić? Mam pisać, o terminach kiedy z jakiej kom. org wezmę mat. archiwalne i podawać terminy ich opracowania?
Czy ktoś mógłby mi pomóc?
Bardzo dziękuję :)
Dzień dobry, nie wiem, o jakim Nadzorze Pani pisze, ale wiem, że próbuje się Panią wrolować w pracę niewykonalną. Podstawową rzeczą jest zasada, że o akta dba ich wytwórca. Drugi punkt: czy macie w instytucji określoną instrukcję kancelaryjno-archiwalną? Jeśli tak, to trzeba postępować zgodnie z nią. Jeśli nie ma żadnych instrukcji, to równie dobrze można składać akta na schodach wejściowych do budynku. Żarty, rzecz jasna... To jak jest z tą Instrukcją u Was?
Autorka tematu napisała o harmonogramie przekazywania akt do AP, nie zaś z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. Aczkolwiek potem jest coś o "wzięciu" akt z komórek organizacyjnych....
Nie mniej, w przypadku przekazywania akt do AP, wyglądałoby to tak:
1) Powiadomienie AP o zamiarze przekazania akt - styczeń.
2) Przygotowanie akt do przekazania zgodnie z przepisami - luty-kwiecień.
3) Wykonanie prac konserwatorskich (np. fumigacja akt) - maj.
4) Wysłanie ewidencji materiałów archiwalnych do AP celem ich zatwierdzenia - czerwiec.
5) Przekazanie akt - po zatwierdzeniu ewidencji.
Oczywiście w tej sytuacji zakładamy, iż owe materiały archiwalne są już w archiwum zakładowym. Jeśli jakimś "przedziwnym cudem" nie są - najpierw komórki organizacyjne muszą je przekazać do archiwum zakładowego - w stanie uporządkowanym i na podstawie spisu rzecz jasna.
Nie wiem co to za AP wymaga takiego harmonogramu, ale jeśli coś takiego wymyślono to widocznie jednostka nadzorowana nie realizowała w terminie zaleceń pokontrolnych. Spróbuj poszukać w jednostce ostatniego protokoły z kontroli przeprowadzonej prze AP i zalecenia wydane na jej podstawie. Może terminy już dawno upłynęły i ten harmonogram to forma wymuszenia ich realizacji.
A może chodzi o plan pracy AZ na dany rok?
Nie spotkałem się żeby czegoś takiego wymagano.
Harmonogram przekazywania? Może tutaj chodzi o czas przekazywania? Jeżeli tak to można się pokusić o zrobienie takiego harmonogramu w oparciu o kat archiwalną. Kiedy indziej będą przekazywane do AP akta A-3, dużo później akta A-50.
Tylko zastanawiam się po co komu harmonogram wyglądający tak:
1. Akta wydziału x do przekazania w roku 2029
2. Akta wydziału y do przekazania w roku 2035
3. Akta wydziału z do przekazania w roku 2039
Chyba, że zalegają jakieś starocie, które już można przekazać do AP i chcą sprawdzić w jakiej kolejności i w jakiej ilości zostaną przekazane.
Archiwista123 co to jest kategoria A-3? A-50??? Nie spotkałam się dotąd.
bardziej pasuje B3, B50.... kat A to A, wieczysta
Cytat: Aleks w Styczeń 23, 2020,
Archiwista123 co to jest kategoria A-3? A-50??? Nie spotkałam się dotąd.
W aktach sądowych stosowane są takie kategorie
Nie spotkałem się w sądach z takimi kategoriami. Jest przepisach mowa, iż akta zaliczone do kategorii A przechowuje się w archiwum sądu przez 50 lat, ale to nie oznacza, ze maja kategorię A-50.
Oczywiście o to chodziło
Dziękuję za odpowiedzi, niestety czas mnie naglił i musiałam poradzić sobie sama :D
W każdym razie w końcu udało mi się dodzwonić do nadzoru i mniej więcej (chyba) udało mi się pojąć, jak to ma wyglądać:
to ma być harmonogram dotyczący całości "operacji" - od spotkań z komórkami i ustalenia czy w ogóle mają kat. A po ustalenie kto i kiedy przekazuje do AZ, a następnie wypisanie (wraz z terminami) moich kroków (przejrzenie, posegregowanie, opracowanie etc.) i na samym końcu przekazanie do AP :)