Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?
Cytat: archiwumUM w Listopad 04, 2019,
Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?
Chodzi mi o jakąś praktyczną pomoc, w jaki sposób postępować z IND w przypadku systemu tradycyjnego. W jaki sposób przekazywać takie nośniki do archiwum? A później jak to brakować?
U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.
Cytat: EwelinaP w Listopad 06, 2019,
U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.
Dzięki za podpowiedź. Dopiero po kolejnym wczytaniu się w instrukcje, można zauważyć, że przepisy odnośnie IND dotyczą zarówno systemu tradycyjnego jak i EZD.
Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać :)
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.
Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło :)
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).
Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).
Cytat: Rovan w Listopad 06, 2019,
Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać :)
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.
Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło :)
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).
Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).
Dziękuję bardzo. Czyli temat był rzadko ruszany, jak widzę.
Witam, w naszej jednostce planujemy wprowadzić informatyczny skład nośników danych. Późno, ale lepiej późno niż wcale ;) System mamy tradycyjny. I mam pytania licząc na Państwa pomoc:
- w jaki sposób rejestrujecie nośniki w składzie, na jakimś spisie, w rejestrze, czy ktoś dysponuje może jakimś wzorem? ( Bo zarządzenie z 2011 r. mówi jedynie o spisie zd.- od na etapie już przekazywania do az) ?
- co rozumiecie przez oznaczenie nośnika o którym mówi rozporządzenie ?
- czy wprowadzenie SIND w jednostce powinno być zarządzone jakimś zarządzeniem?
Będę wdzięczna za wszelkie wskazówki ????
1. Jak wspominałem wyżej przepisy nie regulują kwestii ewidencjonowania IND przekazywanych z komórek do SIND - zatem pozostaje tu duża dowolność co do kształtu takiej ewidencji. Osobiście uważam, że powinna być jak najbardziej zbliżona do spisu z/o IND.
2. To jest bodajże najbardziej enigmatyczny, najgorzej zdefiniowany element opisu nośnika. Znam jednostki, które jako oznaczenie nośnika podają numer z rejestru kancelaryjnego, znam też takie (np. ZUS), które poprzez oznaczenie nośnika rozumieją opisową informację o zawartości nośnika (swego rodzaju tytuł nośnika).
3. Nie jest potrzebne odrębne zarządzenie - obowiązek funkcjonowania SIND wynika wprost z instrukcji kancelaryjnej.
Zastanawiałam się na takim rozwiązaniem, by zaprowadzić rejestr nośników w składzie, który zawierałby: lp., nazwę komórki organizacyjnej która przekazała nośnik do składu, zawartość nośnika (tytuł), nr sprawy lub hasła z JRWA z którym nośnik jest powiązany, rok kalendarzowy kiedy złożono nośnik w składzie.
I wtedy gdyby jako oznaczenie nośnika określić nr z rejestru nośników w składzie łamany przez rok kalendarzowy, w którym go złożono, to byłaby możliwość oznaczenia go w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny do zidentyfikowania.
Nie jestem pewna czy to dobry pomysł, ale wydaje mi się mało skomplikowany i w miarę do ogarnięcia.
A jeszcze jedno pytanko, czy później przy przekazywaniu nośników ze składu do az, na osobnych spisach przekazuje się nośniki które mają kat. B, a osobno nośniki które są powiązane z aktami o kat. A, więc też mają kat. A ? I rozumiem że takie spisy normalnie rejestruje w wykazie spisów. Tylko, że wtedy taki nośnik dostałby sygnaturę w archiwum wynikającą z nr kolejnego spisu/ nr pozycji w spisie. I czy to nie kłóciłoby się z tym, że dokumentacja aktowa, która jest powiązana z danym nośnikiem, po przekazaniu do archiwum będzie miała inną sygnaturę?
Cytat
czy później przy przekazywaniu nośników ze składu do az, na osobnych spisach przekazuje się nośniki które mają kat. B, a osobno nośniki które są powiązane z aktami o kat. A, więc też mają kat. A ?
Przepisy tego nie wymagają, ale również nie zakazują (de facto oznaczenie kategorii archiwalnej w ogóle nie jest jednym z wymaganych przepisami elementów spisu z/o IND).
Osobiście preferuje sporządzanie osobnych spisów dla nośników kat. A i B.
Cytat
I rozumiem że takie spisy normalnie rejestruje w wykazie spisów.
Tak, jak najbardziej. Wszystkie spisy zdawczo-odbiorcze (w tym spisy IND) rejestruje się na tym samym i jedynym wykazie spisów.
Cytat
Tylko, że wtedy taki nośnik dostałby sygnaturę w archiwum wynikającą z nr kolejnego spisu/ nr pozycji w spisie. I czy to nie kłóciłoby się z tym, że dokumentacja aktowa, która jest powiązana z danym nośnikiem, po przekazaniu do archiwum będzie miała inną sygnaturę?
W żaden sposób nie będzie się kłóciło. Jest to naturalną konsekwencją rejestrowania nośników na osobnym spisie z/o.
Spis nośników:
Dziękuję Wam za wskazówki i wzór spisu. Rozjaśniło mi to kilka wątpliwości. Natomiast została jeszcze jedna ???? Przekazując nośnik do SIND pasowało by zeby określić znak sprawy lub hasła z którym nośnik jest powiązany. W związku z tym , kiedy pracownicy mają przekazać ten nośnik? Po zakończeniu prowadzonej sprawy, nawet jeśli np. plik tekstowy z nośnika został cały wydrukowany? Bo jeśli po wydruku całości punkt kancelaryjny umieszczał by nośnik w składzie, to nie wiedziałby do której sprawy właściwy pracownik przyporządkuj w dane z nośnika. Jak to u Was wygląda w praktyce?
Generalnie mamy dwie sytuacje:
1. System EZD
- Jeśli nośnik wpływający do jednostki zostanie "na wejściu" skopiowany w całości do systemu EZD, wówczas jest niezwłocznie wprost z punktu kancelaryjnego przekazywany do SIND (jego przyporządkowanie do akt konkretnej sprawy można ustalić na podstawie identyfikatora wpływu - numeru rejestru przesyłek wpływających)
- jeśli nośnik nie został w całości skopiowany do EZD, po zarejestrowaniu w RPW trafia do dekretacji i docelowo do właściwej komórki (i do akt właściwej sprawy). Po zakończeniu sprawy jest przekazywany do SIND.
2. System tradycyjny
Analogicznie jak w pkt. 1 tiret 2 nośnik z punktu kancelaryjnego trafia do dekretacji, do właściwej komórki i do akt właściwej sprawy. Po zakończeniu sprawy jest przekazywany do SIND.
Por również par. 47 IK z 2011 r., tudzież par. 17 przykładowej IK dla systemu tradycyjnego dostępnej na stronie NDAP.
Witam,
mam pytanie do praktyków o praktyczne funkcjonowanie SIND, gdyż i ja zmierzam do jego utworzenia.
1) jak trwale, ale bezpiecznie oznakować takie nośniki danych jak płyty (specjalne pisaki?), pendrivy i karty pamięci (najczęściej są bardzo małych rozmiarów);
2) jak długo w praktyce nośniki znajdują się w SIND nie przekopiowane do EZD? Sprawy potrafią trwać miesiącami, a później pracownicy odkładają akta, no i nośniki do szafy. Ruszają je przy archiwizacji. W jaki sposób egzekwowany jest zwrot nośnika do SIND po zakończeniu sprawy? A jednocześnie SIND przekazuje nośniki do az po 2 pełnych latach, czyli w praktyce mogą nigdy nie trafić do SIND, no chyba że archiwista wycofa je z przekazania.
3) w mojej Instrukcji kancelaryjnej SIND w całości przekopiowane do EZD posiadają kategorię Bc bez obowiązku przekazywania ich do az. Jak w praktyce wyglądało by ich brakowanie? Co prawda Bc również wymaga zgody AP, ale czy jednak pominięcie az jest zasadne? I co w związku z absurdalnym art. 155 par 14 kk mówiącym że dokumentem elektronicznym jest nośnik, a nie same dane? Czy dokument elektroniczny przekopiowany w całości do EZD to wciąż oryginał? Według art. 3 ust. 1 ustawy o informatyzacji to wciąż byłby oryginał, ale kto chciałby zadzierać z kodeksem karnym?!
witam,
dawno tutaj nie pisano, ale odświeżę temat
Czy mógłbym uzyskać informacje i wskazówki co do funkcjonowania i stosowania SIND (Składu Informatycznych Nośników Danych) w urzędzie (podlegamy pod Rozp. z 18 stycznia 2011r.)? Jest tam trochę na temat SIND, ale wszystko to tylko teoria...:)
Jak to powinno wyglądać od momentu pojawienia się takiej przesyłki w urzędzie/w sprawie?
W zasadzie jasnym jest to, co dzieje się z SIND w momencie przekazywania do AZ (spis, kopie bezpieczeństwa co jakiś czas, brakowanie, przekazywanie do AP), ale trochę tajemnicze jest to, co ma miejsce wcześniej :)
Chodzi mi o kilka kwestii:
1. Gdzie taki SIND jest zakładany?
Raczej nie na biurze podawczym, bo kto to wszystko tam ogarnie... Wydaje mi się, że takie "miejsce" raczej powinno być w każdym wydziale,
albo i pokoju. Albo każdy pracownik po prostu trzyma swoje u siebie?
2. Sposób funkcjonowanie SIND.
Czy wystarczy, że każdy, kto posiadać będzie informatyczny nośnik w jakiejkolwiek sprawie, będzie go trzymał razem z odpowiednią teczką (w
jakiej formie to już każdy by sobie to ogarnął), odpowiednio opisany i oznaczony (zgodnie z instrukcją) i tym samym przyporządkowany do
konkretnej sprawy. Czy jest do tego konieczna jakaś ewidencja? - jeśli tak, to jakąś formę ewidencji każdy może sobie założyć ( chyba najlepiej
określić to w instrukcji, coś na wzór spisu przy przekazywaniu nośników do AZ, ale z mniejszą ilością informacji...)
No i leżeć to sobie będzie, a w momencie przekazywania do AZ, pracownik przekaże nośniki, na podstawie spisu zd-odb nośników do AZ, wraz
ze spisem zd-odb dokumentacji aktowej. Czy tak to się odbywa?
3. Kiedyś na forum wyczytałem, że nie ma konieczności wprowadzania instrukcji SIND zarządzeniem - wystarczy napisać instrukcję i rozesłać
pracownikom? Kto miałby ją podpisać poza tworzącym?
4. Warunki przechowywanie SIND.
SIND w komórkach niby leży te 2 lata, potem do AZ, ale np. w przypadku projektów unijnych czy inwestycji może to być dużo dłużej. Co wtedy?
Także i w AZ nie ma odpowiednich warunków do dłuższego trzymania (lub rzadko bywają). Czy takie miejsce powinno być gdzieś obok
informatyków - u nas mają takie pomieszczenie z innym klimatem. Czy to nie ma znaczenia i raz na jakiś czas zgrywać tylko dla
bezpieczeństwa na inny nośnik?
5. Po zgraniu na nowy nośnik - co robimy ze starym?
6. Na temat jakich zagadnień powinienem pogadać z informatykami w sprawie SIND?
pozdrawiam serdecznie i dzięki za wskazówki
Odświeżam wątek. Czy ktoś mógłby podzielić się doświadczeniami w postępowaniu z IND? Czy lepiej jest mieć jeden SIND dla podmiotu czy kilka SIND-ów do każdej komórki organizacyjnej? Jak to wygląda, gdy podmiot ma system tradycyjny ale EZD wspomaga i wiele klas jest prowadzonych elektronicznie? Co z nośnikami, które się nie otwierają? Czy macie wypracowane jakieś metody postępowania? Czy na spisach macie ilość megabajtów?
Cytat: łucja w Marzec 23, 2026,Odświeżam wątek. Czy ktoś mógłby podzielić się doświadczeniami w postępowaniu z IND? Czy lepiej jest mieć jeden SIND dla podmiotu czy kilka SIND-ów do każdej komórki organizacyjnej? Jak to wygląda, gdy podmiot ma system tradycyjny ale EZD wspomaga i wiele klas jest prowadzonych elektronicznie? Co z nośnikami, które się nie otwierają? Czy macie wypracowane jakieś metody postępowania? Czy na spisach macie ilość megabajtów?
podpinam się ponownie
U mnie jest jeden skład, a raczej dwa (pełny i niepełny). Ale mam EZD jako podstawę obiegu.
Czy możesz napisać jak to w przybliżeniu działa? Czy określacie na spisach wielkość w megabajtach? Czy dużo masz tych nośników rocznie?
Wszystko odbywa się przez EZD, bo te składy nośników funkcjonują obok składów chronologicznych, co jest standardem. Skład oczywiście na kancelarii. Jest jedna niedogodność, gdyż u mnie jeden z departamentów na dziś pracuje w 100% w papierze a drugi w 100% elektronicznie. Większość nośników niby w pierwszej kolejności dla tego "elektronicznego", ale potem mogą być częścią sprawy papierowej, choć to mały problem, gdyż wtedy jest to zarejestrowane w składzie i wszelkie działania (wypożyczenia itd.) tam odnotowywane. Problem jest niby, gdy nośniki są dołączone do listów, a te są do dep. "papierowego", bo tu przekazywane są do nich i trzymają to w teczkach. Ale mam taki zapis w instrukcji, że nośniki:
"3) o których mowa w ust. 5 pkt 2, gromadzi się w akta sprawy oraz przechowuje w teczkach
aktowych, o których mowa w § 30 instrukcji."
W ust. 5 pkt. 2 chodzi o niepełne odwzorowanie.
W roku jest pewnie około 100 nośników, ale spada ta liczba. Jeśli chodzi o wielkości mb to ani w EZD tego nie odnotowujemy, ani potem przy przyjęciu do archiwum nie robię tego na spisach z-o, bo tu mam takie kolumny:
"Lp. Oznaczenie nośnika Określenie typu nośnika (cd, pendrive itd.) Znak sprawy lub znak akt, z którymi powiązany jest nośnik Tytuł określający zawartość nośnika Oznaczenie roku Kategoria archiwalna Numer seryjny nośnika Ilość Miejsce przechowywania nośników w archiwum zakładowym Data zniszczenia nośników lub przekazania Uwagi"
Dziękuję za odpowiedź.Ilość - czy pod jedną pozycją może być kilka nośników, czy nie ma potem kłopotów z indywidualnym oznaczeniem nośnika (czy każdy dostaje jeszcze jeszcze inne oznaczenie jeśli jest np. 5 nośników do jednej sprawy np. a,b,c...A oznaczenie roku - czy chodzi o rok zapisania dokumentu elektronicznego na nośniku?Ciekawa jestem też co się składa na oznaczenie nośnika? Czy RPW czy np. numer z ewidencji SIND?
Ze składu nie przyjmowałem w tej jednostce jeszcze nic do archiwum. Musiałem natomiast wydzielić nośniki z dokumentacji papierowej, bo poprzedni archiwista tak to przyjął. Przy ozaczeniu roku w takim przypadku brałem pod uwagę kiedy był zapisany dokument na nośniku albo jak w przypadku jednego filmu musiałem wywnioskować z rozmów kiedy to nagrano xD
U mnie oznaczenie nośnika to był numer nadany przeze mnie, ale przy składzie to będzie numer ze składu. Tam jest jeszcze numer seryjny nośnika, ale tutaj tylko przy pendrive tego szukałem (nie zawsze było), przy CD sobie darowałem, ale też się zdarzają.
Jeśli chodzi o kilka nośników to jeszcze się nie zdarzyło chyba w jednej przesyłce, ale patrząc na praktykę przy papierze zrobiłbym każdy nośnik pod tym samym RPW ale z innymi numerami składu, to pomaga przy wypożyczeniach lub ewentualnym wyrejestrowaniu pojedynczego nośnika.
Dziękuję za odpowiedź. Opracowuję nowy formularz spisu zdawczo -odbiorczego do archiwum dlatego tak drążę. Myślę, że przydatne byłoby tez podanie ilości plików i MB na nośnikach w tym formularzu. Te informacje są niezbędne do brakowania ponieważ w rozporządzeniu MKiDN w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w par. 9, ust. 2, pkt 6) wniosek do AP wymaga podania informacji o rozmiarze dokumentacji wyrażonej we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób – w przypadku nośników są to MB i pliki.
Chyba nie miałem nigdy problemów jak podałem ilości CD i pendrive w szt. ;)
Lecz oczywiście rozumiem tok postępowania, choć nie wiem czy to "nie za daleko", bo teczka teczce też nie równa, a nie podajemy tam tam ilości zapisanych stron, czy ilości wyrazów/znaków.
Dzięki.Ilości stron i wyrazów nie podajemy ale ilość metrów bieżących raczej tak.
Co do zasady racja. Ja raczej wychodzę z założenia, że im mniej pracy a coś zgodne z przepisami to lepiej ;) Zawsze jest też pole uwagi, że tam to można podać, a tak to musisz a nie masz "opcję" :)