Pracuję nad instrukcją kancelaryjną dla instytutu PAN z wykorzystaniem EZD i się pogubiłam. Jako że dla mnie to zupełna nowość, chciałabym zapytać, czy w jednostce co do zasady jest jeden skład chronologiczny (czyli np. kancelaria prowadzi i przekazuje do archiwum) i jeden skład informatycznych nośników danych, czy też każda komórka merytoryczna ma swój skład IND.
Nasz instytut ma siedzibę w Warszawie i dwa ośrodki badawcze w Krakowie i Wrocławiu, więc siłą rzeczy będą osobne składy w tych ośrodkach, ale jak to jest ze ewentualnymi składami? Pytam, bo w przykładowej instrukcji dla EZD jest zapis, że przy przekazywaniu IND ze składu podpisuje się kierownik komórki odpowiadającej za dany skład IND. Czyli każda komórka ma mieć swój skład? W takim razie potrzeba trochę fizycznego miejsca na takie rozwiązania, prawda?
Przepisy pozwalają na utworzenie dowolnej liczby składów - w zależności od potrzeb jednostki.
Zresztą informacja o takiej możliwości powinna być zapisana w waszej instrukcji kancelaryjnej - w szczególności jeśli tworząc ją opieraliście się na "Przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla podmiotu działającego w systemie EZD" dostępnej na stronie NDAP.
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_EZD_popr_aw.doc (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_EZD_popr_aw.doc)
Tam jest to zapisane w par. 21 ust. 1, u was może być w innym miejscu.
Dzięki, Rovan. Tak, znam przepisy, właśnie wzoruję się na tej instrukcji, ale doszłam do momentu, kiedy naszły mnie wątpliwości.
Czyli teoretycznie może być tak, że w Warszawie jest jeden skład IND, który gromadzi nośniki pochodzace od pracowników naukowych, jeden skład, który gromadzi nośniki szeroko pojętej administracji (kadry, księgowość, Sekretariat Naukowy) w siedzibie w Warszawie, jeden, gdzie jest mniej więcej tak samo, np. w Krakowie itd.?
Jak najbardziej.
W tym zakresie pozostawiono bardzo szeroka swobodę jednostce.
Ok, dziękuję :)