Witam !!!
Niedawno zaczęliśmy stosować w zakładzie (samorządowy zakład komunalny) przepisy kancelaryjno-archiwalnej.
Mam pewną wątpliwość jak przyjąć pismo dotyczące następującej sprawy.Dnia 06.06.2019
otrzymaliśmy od Burmistrza pismo w którym przekazuje Zakładowi sprawę do rozpatrzenia, jako
organu właściwego..
Jeden z mieszkańców wystąpił z wnioskiem o odszkodowanie (podanie do Urzędu zostało złożone 28.05.2019 r.)
Następnie sprawa została przekazana zakładowi. Do pisma przewodniego dołączono
podanie mieszkańca wraz z wnioskiem.Dnia 08.06.2019 r.odpisaliśmy Panu, który wystąpił o odszkodowanie.
W związku z powyższym mam pytania:
1. Czy pismo z Urzędu Miasta powinniśmy zarejestrować w spisie spraw i założyć teczkę ???
2. Czy dla pisma, które wysłaliśmy do mieszkańca powinna być założona osobna teczka i osoby spis ???
3. Co z dokumentami, które nie stanowią sprawy (np. wnioski o zawarcie umowy, wydanie warunków, o aktualizację danych itp)??? Czy dokumenty te rejestruje się i prowadzi odpowiednie teczki ????
Najmocniej przepraszam, ale może wydelegują państwo pracownika na kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia? Widać po pytaniach, że jest to konieczność. Na Forum trudno jest prowadzić ABC... Pozdrawiam. djs
1. Tak. To pismo wszczyna nową sprawę, która trzeba zarejestrować we właściwej tematycznie klasie rzeczowej.
2. Nie. Pismo to kontynuuje sprawę wszczętą przez pismo z UM
3. Dokumentacji nie tworzącej akt sprawy nie rejestruje się w spisie spraw i nie nadaje znaku sprawy. Prowadzi się teczki zgodnie z JRWA.
Bez urazy, ale to są absolutne podstawy. Moim zdaniem niezbędny jest nie tylko kurs kancelaryjno-archiwalny dla waszego archiwisty, ale również szkolenie dla pracowników merytorycznych, którzy ewidentnie nie rozumieją zapisów instrukcji kancelaryjnej.
Dziękuje Rovan za odpowiedź. Tak też postąpiliśmy :)