Witam wszystkich forumowiczów. Od pewnego czasu śledzę forum IFAR Jestem nowy, jako zarejestrowany użytkownik jednak od pewnego czasu czytam zamieszczane tutaj informacje. Mimo posiadanego wykształcenia jak na razie mam skromne doświadczenie praktyczne w zawodzie archiwisty i z tego też powodu mam kilka pytań. Obecnie jestem podczas porządkowania dokumentacji finansowo-księgowej i z tego powodu chciałbym zapytać:
1. W jednym z postów znalazłem informację, iż w przypadku zachowania się sprawozdań rocznych nie zostawiamy miesięcznych, kwartalnych czy też półrocznych. Jednak przez osoby wcześniej segregujące dokumentację zostały one zakwalifikowane do jednej teczki razem z rocznymi. Jak zdążyłem się zorientować do tej pory to np. kwartalne i półroczne po zsumowaniu dają kwoty z rocznych. Czy w tym wypadku należy je zostawić w teczce czy też usunąć?
2. Jeżeli wśród sprawozdań znajduję się odbitka pisma z instytucji wyższej instancji posiadająca podpis i/lub pieczątkę oryginalną (czasem również odręczną adnotację), a nie skopiowaną to traktujemy taką kopię jak dokument? Dodam, że materiały, które przygotowuję do przekazania zostały uporządkowane bardzo pobieżnie.
3. Jak traktujecie kopie (odbitki) pism z wytycznymi zawierającymi np. listę druków, jakie należało przygotować do sprawozdań okresowych (rocznych). Często zawierają one wzorce formularzy do wypełnienia. Jak brudnopisy do usunięcia? Czy też zostawiacie w teczce?
Pozdrawiam i proszę o pomoc :)
1. Sprawozdania roczne (i wieloletnie) mają kat. A/B25.
Sprawozdania za okresy krótsze mają kat. B5-B10 (zależnie od JRWA), jednak w przypadku braku sprawozdania rocznego komplet sprawozdań okresowych (miesięcznych/kwartalnych/półrocznych) za dany rok kwalifikujemy do kat. A/B25.
Nie jest rolą archiwisty ingerowanie w kształt nadany dokumentacji w komórce, ani tym bardziej usuwanie czegokolwiek z tej dokumentacji. Przepisy pozwalają jedynie na usunięcie zbędnych identycznych kopii danego dokumentu (przy czym o tym, czy kopia jest zbędna decyduje pracownik prowadzący dokumentację, a nie archiwista).
Jeśli w teczce znajduje się dokumentacja o różnych kat. archiwalnych, całości dokumentacji nadaje sie najwyższą z tych kategorii.
2. Jako kopię możne potraktować jedynie dokument, dla którego posiadamy oryginał (i który jest z tym oryginałem w 100% identyczny treściowo). Przy czym decyzje o usunięciu takiej kopii podejmuje pracownik komórki prowadzącej dokumentację, a nie archiwista.
3 Jak wyżej.
Przy okazji - brudnopisy, wersje robocze dokumentów itp. nie podlegają usunięciu z akt, chyba że są identyczne z właściwym dokumentem, ale i wówczas decyzja o ich usunięciu nie należy do archiwisty.
Dziękuje za zainteresowanie tematem. Mam świadomość jak sprawy powinny wyglądać faktycznie. Jednak jak wiemy życie często potrafi zaskoczyć i nie zawsze jest tak jak być powinno. Tak jest i wy tym przypadku. Moje pytanie wynikało z faktu, iż konsultowałem tą kwestię z AP i otrzymałem zalecenie usunięcia brudnopisów i kopii z porządkowanej dokumentacji. Być może jest to spowodowane wnioskami pracowników AP z ostatniej kontroli i ich świadomości na temat stanu uporządkowania materiałów archiwalnych, które niebawem mają zostać przejęte.
Roven pisze jak powinno być świat idealny... niestety rzadko tak jest ;)
Dziś byłem w dużym instytucie gdzie komórki naukowe niszczyły po 10 latach swoje dokumenty "bo tak", a sprawozdania finansowe wyglądają tragicznie i właśnie nawet AAN wypowiedział się, że rolą archiwisty (w tym wypadku firmy zewnętrznej) powinno być uporządkowanie tych sprawozdań. Zawsze byłem daleki od ingerowania w układ sprawozdań finansowych itd. ale lepiej nadać temu jakiś logiczny układ (sprawozdanie opisowe [czasem go nie ma], bilanse, rachunek zysków i strat itd. [inne "tabelki"], załączniki do sprawozdania, opinia biegłego rewidenta [tutaj było wahanie czy ma to zostać ze sprawozdaniem...] i na koniec korespondencja merytoryczna [w tym dużo kopii] ułożona chronologicznie.
Czasem załamują mnie urzędnicy ale tak będzie dopóki nie będzie na nich jakiegoś sensownego bata, tak zlewa się AP.
Zgadzam się z Tobą - postępowanie z dokumentacją w wielu jednostkach wygląda fatalnie. Nie stosowanie się do obowiązujących przepisów, bałagan w dokumentacji, wieloletnie zaległości w przekazywaniu dokumentów do archiwum zakładowego.
Najczęściej koniec końców aby jakoś wybrnąć z tego bałaganu zatrudnia się zewnętrzną firmę archiwistyczną, która ma za zadanie "zrobić porządek". Tyle tylko, że to jest proteza - firma zrobi swoje, a pracownicy jednostki w dalszym ciągu będą kultywowali te same błędy w podejściu do dokumentacji. W rezultacie najdalej po kilku latach znowu trzeba będzie zatrudnić firmę do uporządkowania tej stajni Augiasza i tak w koło Macieju.
W sumie nie powinienem na to narzekać - na takich zleceniach "porządkowych" zarobiłem sporo grosza :D, jednak często aż się wewnętrznie skręcam gdy widzę jak niefrasobliwie niektóre jednostki podchodzą do prowadzenia i archiwizacji dokumentów.
P.S. Pracownicy naukowi są pod tym względem najgorsi >:( Dla nich przepisy i procedury kancelaryjno-archiwalne zazwyczaj po prostu nie istnieją.
W 2019 r. na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowości zmieniono okres przechowywania zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych z A na B5. Czy przyjęliście to w praktyce do stosowania czy ktoś próbuje zabiegać o trwałe przechowywanie tych sprawozdań?
W 2021 ustałem JRWA z archiwum terenowym i oczywiście kat. A. Ostatnio ustalenia z AAN i też kat. A. W Ministerstwach ostatnie JRWA też z kat. A.
Zresztą w ustawie jest napisane, że "co najmniej"...
Ale dzięki za przypomnienie, bo już o tym słyszałem i może wykorzystam przy tworzeniu tematów dla jednostek prywatnych, choć wątpię, że tam księgowe też się zgodzą na 5 lat.
Cytat: Rovan w Kwiecień 09, 2019,
Jeśli w teczce znajduje się dokumentacja o różnych kat. archiwalnych, całości dokumentacji nadaje sie najwyższą z tych kategorii.
Czyli nie ma potrzeby tworzenia osobnych teczek rzeczowych dla sprawozdań rocznych i za krótsze okresy?
Tego bym nie powiedział.
Jeśli w JRWA są odrębne klasy rzeczowe dla sprawozdań rocznych i okresowych to należy dokumenty te prowadzić w odrębnych teczkach rzeczowych.
Natomiast
jeśli mimo to, z jakiegoś powodu (najczęściej widzimisię prowadzącego dokumentację :)) dokumentacja ta będzie w komórce prowadzona razem, wówczas w takim też kształcie powinna zostać zarchiwizowana, a cały zbiór otrzymuje jedną (wyższą) kategorie archiwalną.
Cytat
W 2019 r. na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowości zmieniono okres przechowywania zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych z A na B5. Czy przyjęliście to w praktyce do stosowania czy ktoś próbuje zabiegać o trwałe przechowywanie tych sprawozdań?
Archiwa Państwowe niezbyt chętnie patrzą na próbę obniżenia kategorii tej dokumentacji.
Również najnowsza wersja przykładowego wykazu akt typowych na stronie NDAP utrzymuje dla sprawozdań finansowych rocznych kat. A/B25.
Cytat: Rovan w Kwiecień 04, 2023,
Tego bym nie powiedział.
Jeśli w JRWA są odrębne klasy rzeczowe dla sprawozdań rocznych i okresowych to należy dokumenty te prowadzić w odrębnych teczkach rzeczowych.
Natomiast jeśli mimo to, z jakiegoś powodu (najczęściej widzimisię prowadzącego dokumentację :)) dokumentacja ta będzie w komórce prowadzona razem, wówczas w takim też kształcie powinna zostać zarchiwizowana, a cały zbiór otrzymuje jedną (wyższą) kategorie archiwalną.
W wykazie jednostki, w której pracuję nie ma odrębnych klas rzeczowych dla sprawozdań rocznych i okresowych, ale w uwagach jest zaznaczone, że dla sprawozdań rocznych przyjmuje się kategorię archiwalną B25, a dla tych za krótszy okres (jeśli odpowiada im sprawozdanie roczne) - kategorię B5.
Wówczas należy je prowadzić w odrębnych zbiorach (o takich samych symbolach klasyfikacyjnych, ale różnych kategoriach archiwalnych).
Natomiast ja opisywałem sytuację, gdy dokumentacja o różnych kategoriach znajdzie się w jednym zbiorze (opakowaniu). Wówczas całość otrzymuje wspólną kategorię.
Cytat: Rovan w Kwiecień 04, 2023,
Wówczas należy je prowadzić w odrębnych zbiorach (o takich samych symbolach klasyfikacyjnych, ale różnych kategoriach archiwalnych).
Natomiast ja opisywałem sytuację, gdy dokumentacja o różnych kategoriach znajdzie się w jednym zbiorze (opakowaniu). Wówczas całość otrzymuje wspólną kategorię.
No to wszystko jasne. Dziękuję za odpowiedź :)
W związku z faktem odświeżenia mojego tematu, powiem że koniec końców ustaliłem z AP, że skoro dokumentacja ta była w większości przypadków w jednej teczce tj. sprawozdania roczne i okresowe to też tak ją trzeba przekazać. Ułożyłem je w każdej teczce według schematu, który sam zrobiłem. Została przyjęta bez zastrzeżeń i od jakiegoś czasu można z niej korzystać:)
Cytat
ustaliłem z AP, że skoro dokumentacja ta była w większości przypadków w jednej teczce tj. sprawozdania roczne i okresowe to też tak ją trzeba przekazać
Toteż zawsze powtarzam: archiwizujemy dokumentację w takim kształcie, w jakim powstała - zgodnie z zasadą przynależności kancelaryjnej.
Wszystko fajnie ale często są segregatory o nazwach "inne", "różne", "korespondencja przychodzącą", "... wychodząca".... Itd.
Gdyby w to nie ingerować to obok materiałów archiwalnych mielibyśmy faktury, korespondencję o miejscach parkingowych etc.
Lub jak urzędnik nie odpowiednio klasyfikuje, bo nie wiem, nie zna całego JRWA... Albo JRWA kończy się na 86 a na dokumencie mamy znak sprawy, gdzie symbol z JRWA to 87 ;)
Błędna klasyfikacja całej teczki to jeszcze mały problem - wystarczy wychwycić i przeklasyfikować.
Najgorzej jeśli w teczce mamy misz-masz. Wtedy archiwista ma zagwozdkę - zostawić jak jest, czy rozdzielać i z jednej teczki robić kilka.
Osobiście bym nie rozdzielał, ale jeden rabin powie tak, a drugi inaczej :D
Niby tak ale jak to opisać.... Żeby na końcu AP klepnelo ;)
Ja jednak jestem za rozdzieleniem, chyba że idzie wychwycić jakiś główny temat i wtedy klasyfikacja do najwyższej kategorii w teczce.
Cytat: Barsa w Kwiecień 05, 2023,
Wszystko fajnie ale często są segregatory o nazwach "inne", "różne", "korespondencja przychodzącą", "... wychodząca".... Itd.
Gdyby w to nie ingerować to obok materiałów archiwalnych mielibyśmy faktury, korespondencję o miejscach parkingowych etc.
Lub jak urzędnik nie odpowiednio klasyfikuje, bo nie wiem, nie zna całego JRWA... Albo JRWA kończy się na 86 a na dokumencie mamy znak sprawy, gdzie symbol z JRWA to 87 ;)
O to to, znam z autopsji.
Cytat: Barsa w Kwiecień 05, 2023,
Wszystko fajnie ale często są segregatory o nazwach "inne", "różne", "korespondencja przychodzącą", "... wychodząca".... Itd.
Gdyby w to nie ingerować to obok materiałów archiwalnych mielibyśmy faktury, korespondencję o miejscach parkingowych etc.
Lub jak urzędnik nie odpowiednio klasyfikuje, bo nie wiem, nie zna całego JRWA... Albo JRWA kończy się na 86 a na dokumencie mamy znak sprawy, gdzie symbol z JRWA to 87 ;)
O to to, znam z autopsji.
Cytat: Rovan w Kwiecień 04, 2023,
Tego bym nie powiedział.
Jeśli w JRWA są odrębne klasy rzeczowe dla sprawozdań rocznych i okresowych to należy dokumenty te prowadzić w odrębnych teczkach rzeczowych.
Ale spis spraw jest jeden?
Nie no - jeśli mamy odrębne klasy to są to odrębne teczki rzeczowe z odrębnymi spisami spraw.
Co innego gdyby w wykazie akt była jedna, wspólna klasa dla sprawozdań rocznych i okresowych - wówczas spis też byłby jeden, nawet jeśli sprawozdania przechowywane byłyby w odrębnych teczkach aktowych i posiadały różne kategorie (chyba że podziału dokonamy poprzez wydzielenie podteczki/podteczek - wówczas każda podteczka będzie miała własny spis)
Chodziło mi właśnie o tę sytuację, gdy w jednej teczce rzeczowej są sprawozdania roczne i okresowe, ale mają inną kategorię archiwalną w uwagach. Dziękuję za odpowiedź:)
Generalnie w takiej sytuacji zawartość teczki rzeczowej można podzielić na dwa sposoby:
- wydzielając teczki podmiotu/przedmiotu - wówczas spis spraw jest jeden dla całej teczki rzeczowej (wszystkich wydzielonych z niej teczek podmiotu/przedmiotu)
- wydzielając podteczki - każda podteczka ma własny spis spraw
Ale podteczka musi być zarchiwizowana z teczką macierzystą prawda? A teczki przedmiotu lub podmiotu?
W obydwu przypadkach archiwizujemy razem.
Natomiast nie stoi to na przeszkodzie aby poszczególne teczki podmiotu, czy podteczki w ramach jednej teczki-matki miały różne kategorie archiwalne.
Czyli wtedy całość ma wyższą kategorię?
Nie. Mylisz dwie kwestie :)
Gdybyśmy w jednym opakowaniu jednostkowym (teczka, segregator) połączyli dokumentacje o różnych kategoriach (np. wskutek łącznego prowadzenia dokumentacji o z różnych klas), wówczas całe opakowanie otrzyma najwyższą z tych kategorii archiwalnych.
Natomiast tutaj mówimy o sytuacji niejako odwrotnej - gdy dokumentacja mieszcząca się w jednej klasie (teczce rzeczowej, nie aktowej), otrzymuje różne kategorie archiwalne i zostaje rozdzielona na osobne teczki podmiotu lub podteczki.
Cytat: Rovan w Kwiecień 14, 2023,
Nie. Mylisz dwie kwestie :)
Gdybyśmy w jednym opakowaniu jednostkowym (teczka, segregator) połączyli dokumentacje o różnych kategoriach (np. wskutek łącznego prowadzenia dokumentacji o z różnych klas), wówczas całe opakowanie otrzyma najwyższą z tych kategorii archiwalnych.
Natomiast tutaj mówimy o sytuacji niejako odwrotnej - gdy dokumentacja mieszcząca się w jednej klasie (teczce rzeczowej, nie aktowej), otrzymuje różne kategorie archiwalne i zostaje rozdzielona na osobne teczki podmiotu lub podteczki.
Czyli w tej sytuacji nie mogę stworzyć teczki zbiorczej. Ale teraz nie rozumiem jeszcze jak archiwizować te teczki. Bo jeśli archiwizujemy je razem tj teczkę matkę i teczkę podmiotu lub teczkę matkę i podteczke, jaką nadajemy kategorię? Czy chodzi o to, że w ramach teczki rzeczowej rozdzielam fizycznie podteczke, która ma inną kategorię archiwalną?
Podteczki, czy teczki podmiotu/przedmiotu zawsze są odrębne fizycznie od teczki matki.
Stanowią jedną całość w tym sensie, że są jedną teczką rzeczową, ale fizycznie stanowią odrębne teczki aktowe i nic nie stoi na przeszkodzie aby miały różne kategorie archiwalne jeśli wynika to z odrębnych regulacji (jak w przypadku sprawozdań rocznych i okresowych).
Archiwizujemy je razem - po zakończeniu wszystkich spraw w teczce rzeczowej i jej podteczkach/teczkach podmiotu, ale okres przechowywania każdej z tych teczek podmiotu, czy podteczek może być różny.
Już rozumiem :) Bardzo dziękuję za pomoc :)