Proszę o opinie dot. klasyfikacji dokumentacji księgowej, na podanym poniżej przykładzie:
do wydziału finansowego wpływa pismo z wydziału X z prośbą o zapłatę raty polisy ubezpieczenia. Wydział zbiera to w segregator "ubezpieczenia" (trzyma tam kopie polis, pisemka czy notatki na których podstawie dokonuje przelewu na rzecz ubezpieczyciela). Początkowo myślałam, że zgodnie z wprowadzonym JRWA zaklasyfikować to jako 244 - Ubezpieczenia majątkowe (B10), jednak z uwagi na zapis "okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy" zaczęłam analizować tę dokumentację - poszłam do wydziału finansowego zobaczyć co naprawdę tam trzymają. Teraz myślę, że klasyfikowanie tego jako dokumentacja ubezpieczeń będzie nadgorliwością - wszak akta te służą wykonaniu operacji finansowych, poza tym rodzi się problem okresu przechowywania (w jaki sposób i kto miałby zweryfikować czy umowa ubezpieczenia nadal obowiązuj). Być może właściwym byłoby zaklasyfikowanie jako "Pozostałe dowody księgowe" lub "Dokumentacja księgowa"? Podpowiedzcie coś :)
Ja bym szedł w stronę dowodów księgowych.
Ale wiem jedno- ja to ja i moje pomysły, warto zasięgnąć opinii u Archiwum Państwowego właściwego dla danej instytucji.
Przy kontroli AP albo podczas brakowania, albo przy kontroli z RIO mogą się przyczepić, że ta dokumentacja została źle przekazana do archiwum. Także najlepiej się dowiadywać u źródła.
Niestety nasze JRWA jest mocno niedopracowane i są trudności w przypisaniu dokumentacji do danego numeru...
Dla Wydziału Finansowego to dowody księgowe, nie ma obowiązku by to gromadzić oddzielnie. Inaczej jest to w komórce od której to tam wpływa. O ile w finansach to B5, to u "nadawcy"wg gminnego JWRA klasa 253 i kat. B10
Cytat: Pogórzanin w Marzec 03, 2019,
Dla Wydziału Finansowego to dowody księgowe, nie ma obowiązku by to gromadzić oddzielnie. Inaczej jest to w komórce od której to tam wpływa. O ile w finansach to B5, to u "nadawcy"wg gminnego JWRA klasa 253 i kat. B10
Co w momencie jeśli wydział merytoryczny (nadawca) nie sporządza tego pisma dla siebie czyli pismo nie jest zachowane w kategorii B10 tak jak w przykładzie wyżej? I jak to pogodzić z ograniczeniem tworzenia papierologii wewnątrz jednostki, patrz uregulowania kat. Bc...
Abstrahując od tego w jakiej komórce znajduje się dokumentacja (nie ma to znaczenia, chyba że mowa o drugim egz. akt w komórce niemerytorycznej), wszystko zależy od tego, czy wspomniane dowody księgowe stanowią zbiór samodzielnej jednorodnej dokumentacji księgowej (np. zbiór wyciągów bankowych, potwierdzeń przelewu, faktur itp.), czy też są częścią dokumentacji konkretnej umowy ubezpieczeniowej. W tym drugim przypadku jest to klasa 253 kat. B10 liczona od rozwiązania umowy.
Cytat
rodzi się problem okresu przechowywania (w jaki sposób i kto miałby zweryfikować czy umowa ubezpieczenia nadal obowiązuje
Pracownik komórki merytorycznej, sięgając do dokumentacji umowy.