Witam,
Dostałam zadanie w pracy zorganizowania składnicy akt. Interesuje mnie czy ktoś zakładał kiedyś teczki zbiorcze dla klientów OPS? Mamy Instrukcję kancelaryjną, mamy JRWA- jest tam wskazane które sprawy mają być w tej teczce, nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)
"513- Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej: dla każdego wnioskodawcy (rodziny lub osoby fizycznej)można prowadzić teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 5100 do 5106 i od 5110 do 5115 i 5120-5124"
Cytat
nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)
Alfabetycznie wg nazwisk w ramach danego spisu zdawczo-odbiorczego.
Ponieważ dokumentacja będzie trafiała do archiwum/składnicy partiami (domyślnie raz do roku), dobrze jest prowadzić dodatkowo ideks tych akt (najlepiej elektroniczny), uzupełniając go po każdym kolejnym przejęciu partii dokumentacji do archiwum
Indeks prowadzi się w układzie alfabetycznym wg nazwisk (niezależnie od tego kiedy i na którym spisie akta trafiły do archiwum), podając przy każdej pozycji jej sygnaturę archiwalną.
Przy okazji, pamiętaj, że prowadzenie teczek zbiorczych nie zwalnia pracowników z rejestrowania spraw we właściwych teczkach/klasach rzeczowych i prowadzenia spisów spraw dla tych klas (co zresztą wynika z zacytowanego przez Ciebie fragmentu instrukcji).
W samej teczce zbiorczej dokumentacja nie podlega rejestracji i oczywiście nie prowadzi się w niej spisu spraw.
Jeszcze jedna uwaga (wynikająca z moich doświadczeń w kontaktach z pracownikami OPS, czy PUP :D)
Do archiwum/składnicy trafiają WYŁĄCZNIE teczki zakończone. Po zarchiwizowaniu niedopuszczalne jest dodawanie nowej dokumentacji do tych jednostek archiwalnych.
Wiem, ze piszę o sprawach oczywistych, ale w OPS-ach widziałem już różne pomysły ;D (właśnie w odniesieniu do teczek zbiorczych klientów).
Dziękuje bardzo za odpowiedz :) spisy są prowadzone do odpowiednich klas.
Oczywiście mam jeszcze kilka pytań, czy są szanse na kontakt prywatnie?
Chętnie odpowiem na wszelkie pytania (w miarę moich skromnych możliwości).
Wolałbym jednak aby zostały zadane na forum, tak by nie tylko pytający ale i inni zainteresowani mogli zapoznać się z problemem.
Teraz mam pytanie odnośnie sprawy rozpoczętej 30 grudnia 2016r. (został złożony wniosek) decyzja została wydana już w styczniu 2017, czy znak sprawy będzie jeszcze z 20016r.? Do teczki z którego roku włożyć te dokumenty?
Cytat: kbar w Maj 24, 2018,
Teraz mam pytanie odnośnie sprawy rozpoczętej 30 grudnia 2016r. (został złożony wniosek) decyzja została wydana już w styczniu 2017, czy znak sprawy będzie jeszcze z 20016r.? Do teczki z którego roku włożyć te dokumenty?
Sprawa wszczęta w 2016 r., więc znak sprawy też z 2016 r. I sprawa trafia do teczki założonej w 2016 r.
Znak sprawy nadawany jest w momencie jej wszczęcia i pozostaje niezmienny aż do jej zakończenia (za wyjątkiem wznowienia, czy przeniesienia sprawy do innej komórki). Akta sprawy prowadzi się w teczce rzeczowej założonej na rok, w którym sprawa została wszczęta.
Nie ma przy tym znaczenia jak długo toczy się sprawa.
Witam. Czy jeśli mam w teczce wyłącznie sprawy zarejestrowane przy jednej klasie np. 5100, to może być opisana ona jako teczka zbiorcza, czy w teczce zbiorczej muszą być sprawy zarejestrowane przy różnych klasach?
W wielu OPS-ach nie wiedzą co to jrwa. Jak wprowadzą przepisy to ich nie stosują, bo kto ma to u nich wymusić? Sprawy gromadzą według swojego przyjętego od zaś układu. Generalnie w jednej teczce są kwity na jedną osobę.
W związku z teczkami zbiorczymi mam pytanie jak powinny być prowadzone. Chodzi o okres czasowy, Czy jeśli zakładam w tym roku teczkę dla X i nie mam mam decyzji obejmującej dłuższy okres czasu to ją zamykam z końcem roku? A jak postępować jeżeli X będzie się ubiegał o świadczenie w roku przyszłym? Dokładać do tej czy zakładać nową? Kolejne pytanie to prawidłowe sporządzenie spisu zdawczo odbiorczego. Czy na spisie muszą być wyszczególnione wszystkie teczki z podaniem nazwisk i imion czy tylko wyszczególnienie ilości i opisanie ogólnie ich zawartości. Próbowałem zasięgać języka ale co kraj to obyczaj - jedni twierdzą że tak, inni dołączają spis teczek do spisu zdawczo odbiorczego. Jak powinno być prawidłowo?
Cytat
Czy jeśli zakładam w tym roku teczkę dla X i nie mam mam decyzji obejmującej dłuższy okres czasu to ją zamykam z końcem roku?
Ponieważ w przypadku klientów OPS prowadzący dokumentację nie może wiedzieć z jaką częstotliwością klient będzie korzystał ze świadczeń (a czasem nawet, czy po jednorazowym skorzystaniu kiedykolwiek pojawi się ponownie) najprościej jest przyjąć zasadę "ostatniej czynności/ostatniego wpisu" stosowaną chociażby w dokumentacji medycznej.
Zgodnie z tą zasadą teczki zbiorcze klientów powinny być archiwizowane po upływie 2 lat kalendarzowych od ostatniej czynności i ostatniego dokumentu dot. danego klienta.
Jeśli taki klient po dłuższym czasie (np. po 3-4 latach) ponownie będzie chciał skorzystać ze świadczeń wówczas należy wycofać jego teczkę z archiwum i kontynuować prowadzenie w niej dokumentacji (analogicznie jak w przypadku akt osobowych powracającego pracownika).
Jeśli teczka została już wybrakowana wówczas trzeba założyć mu nową teczkę.
Cytat
Czy na spisie muszą być wyszczególnione wszystkie teczki z podaniem nazwisk i imion czy tylko wyszczególnienie ilości i opisanie ogólnie ich zawartości.
Tutaj znowu możemy się odwołać do przykładu akt osobowych pracowników. Podobnie jak tę dokumentację również teczki zbiorcze klientów OPS należy rejestrować indywidualnie - teczkę każdego klienta na odrębnej pozycji.
Wpis ogólny typu np.:
"Teczki zbiorcze klientów OPS 10 tomów" na nic się nam nie przyda gdy będziemy poszukiwali teczki konkretnej osoby.
Umieszczanie w spisie z/o tak ogólnych informacji a później dołączanie do spisu z/o dodatkowego spisu teczek nie ma większego sensu. Po co tworzyć dwa spisy skoro można stworzyć jeden?
Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym środkiem ewidencyjnym w archiwum zakładowym i powinien zawierać na tyle dokładne informacje aby na ich podstawie dało się odnaleźć konkretne akta w archiwum.
Wracając do zapytania poprzedniczki, chciałam doprecyzować sprawę teczek zbiorczych. Jeśli mamy klienta od kilku- nastu lat to wszystkie jego akta mamy trzymać u siebie ?? czy możemy sprawy zamknąć i załozyć teczkę tego samego świadczeniobiorcy na nowy rok?
Mam jeszcze jedno pytanie, jak prowadzić rejestr teczek i jak nadawać numery teczkom zbiorczym świadczeniobiorców według jakiej kolejności.
Nawiązując do poprzedniego postu, czy jeśli rodzina korzysta z pomocy społecznej przez wiele lat i jej dokumentacja obejmuje kilka tomów teczek zbiorczych, to czy można zarchiwizować pierwsze tomy, a kolejne zostawić w komórce organizacyjnej? Często się zdarza że pracownicy socjalni zmieniają się rejonami i podopiecznymi i pierwsze tomy akt danej rodziny są w szafie u jednego pracownika, dalsze u innego, a następne u jeszcze kolejnego i pracownicy twierdzą że nie wiedzą, kto ma wcześniejsze tomy bo nie pracowali wtedy albo nie pamiętają.
Też jestem z OPS i też mam problem z porządkowaniem akt wytworzonych w ośrodku...
Jak ktoś wyżej napisał, każdy opisywał teczki jak chciał, bez ładu i składu.
I jest problem np z teczkami klientów np świadczeń rodzinnych. Teczka jest Pani X, świadczenia są przyznawane na okres 2016/17 tzn. wniosek i decyzja w sprawie w roku 2016 ale wypłata kontynuowana w roku 2017 na podstawie decyzji z roku 2016. I teraz do którego roku wsadzić tę Panią? Ostatnim pismem w sprawie jest decyzja z 2016. Ale już np Pani Y, też złożyła wniosek o to samo świadczenie na okres 2016/17 w roku 2016 był i wniosek i decyzja, wypłata ciągnęła się do 2017 r. ale w 2017 r. zmieniła nr konta i ostatnim pismem w sprawie było pismo w sprawie zmiany konta. I do którego roku zaliczyć taką teczkę? jaki system przyjąć żeby potem móc łatwo zidentyfikować i odnaleźć Panią X i Panią Y?
Czy mogę np traktować datę zakończenia pobierania w/w świadczeń czyli rok 2017 w przypadku obydwu Pań jako rok d zakończenia "sprawy", czy jednak przyjąć datę wydania decyzji?
Czy zaliczyć obydwie do roku 2017 czy 2018 czy może każda powinna być w innym roku (ale wtedy chyba powstałby chaos)?
W OPSach to jest makabra z takimi rzeczami, przynajmniej jeśli chodzi o te świadczenia rodzinne/ 500+, bo może w pomocy społecznej jest trochę prościej.
Proszę o podpowiedzi jak to ogarnąć i z góry bardzo dziękuję.
Może pomogą zapisy w instrukcji, że teczki przechowuje się przez 2 lata w komórce a potem przekazuje się do składnicy. Spotkałem sie z taką sytuacją, że pracownicy przekazywali po 2 latach jeśli w danym roku do teczki danego świadczeniobiorcy nie wpłynęła jakaś sprawa. Przekazywane teczki były 1, 2 i wieloroczne.
A jak powinien wyglądać znak sprawy w teczkach zbiorczych? Powinien mieć jeden symbol z wykazu akt np. 5100( zasiłek celowy) czy może 513 ( teczki zbiorcze) czy może podwójny ( 513-5100) chociaż z takim się nie spotkałam.
Analogicznie do akt osobowych - nadajemy jeden numer na teczkę i jest to znak teczki, a nie znak sprawy - znaki spraw są różne na poszczególnych dokumentach w teczce, jeśli to teczka zbiorcza. Np. w zaprzyjaźnionym ŚDS mamy teczkę o nazwie "Dokumentacja indywidualna uczestników ŚDS" o numerze 431. Na teczkę nanoszą zatem nr ŚDS.I.431. To wszystko.
A czy można w teczce zbiorczej klienta X poszczególne zasiłki rozdzielić spisami spraw czy jest to niedopuszczalne? I spisy spraw powinny być poza teczką zbiorczą a w niej tylko rejestr.
Cytat: Rovan w Maj 08, 2018,
Alfabetycznie wg nazwisk w ramach danego spisu zdawczo-odbiorczego.
Ponieważ dokumentacja będzie trafiała do archiwum/składnicy partiami (domyślnie raz do roku), dobrze jest prowadzić dodatkowo ideks tych akt (najlepiej elektroniczny), uzupełniając go po każdym kolejnym przejęciu partii dokumentacji do archiwum
Indeks prowadzi się w układzie alfabetycznym wg nazwisk (niezależnie od tego kiedy i na którym spisie akta trafiły do archiwum), podając przy każdej pozycji jej sygnaturę archiwalną.
W mojej jednostce (pracuję w Powiatowym Urzędzie Pracy) akta wyrejestrowanych klientów są przekazywane do składnicy na podstawie wykazu akt osób przekazanych do składnicy akt. Ten wykaz obejmuje numer teczki oraz imię i nazwisko klienta. Czy taki wykaz powinien być umieszczony w instrukcji archiwalnej? Nasza instrukcja opisuje procedurę postępowania z teczkami zbiorczymi osób, które przeszły na emeryturę lub zmarły. Czy można dodać do niej zapis o sposobie postępowania z teczkami osób wyrejestrowanych z Urzędu i dodać wykaz jako załącznik do instrukcji?
Cytat: kbar w Maj 08, 2018,
Witam,
Dostałam zadanie w pracy zorganizowania składnicy akt. Interesuje mnie czy ktoś zakładał kiedyś teczki zbiorcze dla klientów OPS? Mamy Instrukcję kancelaryjną, mamy JRWA- jest tam wskazane które sprawy mają być w tej teczce, nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)
"513- Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej: dla każdego wnioskodawcy (rodziny lub osoby fizycznej)można prowadzić teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 5100 do 5106 i od 5110 do 5115 i 5120-5124"
U nas to wyglada tak, że jak jest spis i pole tytuł teczki to jest najpierw hasłowo (bez nr pozycji) Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą wnioskodawców i świadczeń rodzinnych i pod tym pod numerami pozycji: imię i nazwisko osoby, ktora pobierała świadczenie i funkcjonują takie skróty np na zasiłek rodzinny ZR, na fundusz alimentacyjny FA, świadczenie rodzicielskie ŚR i jak masz pozycję z imieniem i nazwiskiem to obok tego wymieniamy jakie wszystkie świadczenia ta osoba pobiera np: Kowalski Jan, ZR19/20, FA19/20 no a fizycznie jest to koszulka albo dwie spięte z wnioskami i decyzjami i wkładają nam je do segregatorów ale każda koszulka odpowiada 1 pozycji w spisie.