Witam forumowiczów i chciałbym poprosić o poradę, chociaż i tak będę musiał skontaktować się z AP, ale przedtem ktoś może coś mi podpowie;)
Będę miał do opracowania dokumentację Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej. Nic nigdy z dokumentami nie było tam robione, nigdy żadna kontrola archiwum nie miała miejsca, nie mają żadnych instrukcji, jrwa - nic.
Chcą zorganizować archiwum (czy to zakładowe, czy składnicę - zobaczymy zapewne za niedługo...).
Do roku 1961 był to Zakład Gospodarki Komunalnej, bezpośrednio finansowany przez budżet miasta.
Z dniem 1 stycznia 1962 roku na podstawie uchwały Prezydium Miejskiej Rady Narodowej utworzono Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej. Na przestrzeni lat przedsiębiorstwo przechodziło wiele reorganizacji, w wyniku których zmieniał się zarówno zakres jak i obszar działań.
Od roku 1997 Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej funkcjonuje jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która powstała w wyniku przekształcenia Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej w spółkę prawa handlowego, na podstawie Uchwały Zarządu Miasta.
Właścicielem spółki zostało miasto, posiadające 100% udziałów.
Od 1997 roku władze spółki to:Zgromadzenie Wspólników, Rada Nadzorcza i Zarząd Spółki.
No i teraz pytanie: w takiej sytuacji prawnej (czy jak to określić inaczej) to MPGK podlega pod nadzór AP, czy powinien mieć instrukcje archiwalną i kancelaryjną, jrwa, archiwum zakładowe?
Mnie się wydaje, że do tego 1997 r powinien dysponować składnicą akt (raczej kat. A tam nie mają, ale to sprawdzę w najbliższym czasie), natomiast po 1997 i przekształceniu w spółkę, to już nie wiem. Bo niby jakaś spółka, ale w 100% właścicielem jest miasto...
Nie znam się na sprawach prawnych i z pewnością pomoc AP będzie konieczna, ale może jakieś sugestie Państwa pozwolą mi rozeznać temat bliżej. Za co z góry dziekuję :)
pozdrawiam
Jeśli spółka jest w 100% własnością miasta, to jest jak najbardziej podpada pod UNZA i powinna mieć uzgodnione z AP normatywy.
Jestem archiwistą (w zasadzie konstruuję przepisy kancelaryjno-archiwalne i organizuję archiwum zakładowe) w samorządowej jednostce organizacyjnej posiadającej osobowość prawną, czyt. samorządowa spółka handlowa - 100% własności województwa. AP oczywiście powołało nas pod nadzór, ale nie musi - podobno w tym zakresie panuje rozbieżność między praktyką różnych AP, np. w Krakowie wszystkie urzędy skarbowe są pod nadzorem, w Poznaniu żaden.
Dzięki za odpowiedzi!
Czyli reasumując: całość dokumentacji należy podzielić na okresy:
1. Do 1961
2. 1961-1997
3. po 1997 do teraz
Punkty 1 i 2 do uporządkowania i ew brakowania czy przekazania do AP lub jeśli coś ma wciąż być przechowywane to do AZ w Gminie (lub przechowywane na miejscu), natomiast po 1997 (czyli już jako spółka), do konsultacji z AP i prawdopodobnie pod nadzór - czyli normatywy itp.?
dobrze myślę?
@PatMAj - Urzędy skarbowe jako instytucje państwowe z mocy ustawy podlegają pod nadzór AP (art. 5 i 6 UNZA)
Nie mylisz przypadkiem nadzoru z uznaniem aktotwórcy za wytwarzającego materiały archiwalne?
To, ze jakaś jednostka nie wytwarza dokumentacji kat. A, nie oznacza, że nie podlega pod nadzór AP w zakresie uzgadniania normatywów czy uzyskiwania zgody na brakowanie. Przepisy nie rozróżniają pod tym względem aktotwórców wytwarzających materiały archiwalne i nie wytwarzających tychże.
Rovan - w istocie to miałam na myśli, źle się wyraziłam. Więc gwoli szczegółu - moja spółka samorządowa (utworzona w 2009 r., funkcjonująca od 2011 r.) podlega pod nadzór i została powołana jako jednostka, która wytwarza materiały archiwalne.
RovanUrzędu skarbowe, kiedyś mogły być pod nadzorem archiwów państwowych. Obecnie już wypadły bo nie stanowią samodzielnych jednostek po tych wszystkich przekształceniach w administracji skarbowej i celnej. Archiwa, muszą tylko ściągnąć do siebie dokumentację kategorii A z tego okresu (o ile już tego nie zrobiły).
PatMaj - to, ze jesteście spółką samorządową nie znaczy, że jeszcze jesteście pod nadzorem archiwum państwowego. Wysyłanie do archiwów wniosków o zgodę na brakowanie dokumentacji jeszcze o tym nie świadczy. Nie świadczy również o tym uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Te dwie czynności wynikają poprostu z przepisów.
Po pierwsze zorientuj się, czy dostaliście decyzję o wzięciu pod nadzór ze strony archiwum państwowego. Jeśli w zakładzie nikt nic na ten temat nie wie zadzwoń do właściwego archiwum.
Cytat
to, ze jesteście spółką samorządową nie znaczy, że jeszcze jesteście pod nadzorem archiwum państwowego. Wysyłanie do archiwów wniosków o zgodę na brakowanie dokumentacji jeszcze o tym nie świadczy. Nie świadczy również o tym uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Te dwie czynności wynikają poprostu z przepisów.
Wymienione przez Ciebie czynności są elementem nadzoru archiwalnego.
Wiem, że pojęcie to jako nie zdefiniowane w przepisach może być różnie rozumiane, jednak zwykle nie ogranicza się go tylko do jednostek wytwarzających materiały archiwalne.
Przykładowo Archiwum Narodowe w Krakowie jako element nadzoru archiwalnego wymienia min. ekspertyzy w
składnicach akt, wyrażanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz opiniowanie i uzgadnianie normatywów.
Tak więc moim zdaniem można mówić o nadzorze archiwalnym również w stosunku do państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych
nie wytwarzających materiałów archiwalnych.
ja bym się może skłonił do terminu czynności nadzorcze znanego z budżetu zadaniowego. Bardziej by tu pasował.
Tak, dzięki moim staraniom przeprowadzona została Ekspertyza mająca określić cechy Spółki i jej działalności. Wynikiem tego było wydanie decyzji o uznaniu Spółki za jednostkę wytwarzającą MATERIAŁY ARCHIWALNE
Tak, dzięki moim staraniom przeprowadzona została Ekspertyza mająca określić cechy Spółki i jej działalności. Wynikiem tego było wydanie decyzji o uznaniu Spółki za jednostkę wytwarzającą MATERIAŁY ARCHIWALNE; zresztą o jednostce, która wytwarza materiały archiwalne pisałam już wyżej :
Cytat: PatMaj w Kwiecień 06, 2018,
Rovan - w istocie to miałam na myśli, źle się wyraziłam. Więc gwoli szczegółu - moja spółka samorządowa (utworzona w 2009 r., funkcjonująca od 2011 r.) podlega pod nadzór i została powołana jako jednostka, która wytwarza materiały archiwalne.
Czyli po takiej ekspertyzie możecie spodziewać się, że zostaniecie objęci nadzorem archiwum państwowego.
Mam bardzo podobną sytuacje, chyba nawet lata się zgadzają... Tylko jest jedno "ale" do powyższych postów. "Moje" ZGK jest spółka z o. o. i tak widnieje w KRS-ach, jak robiłem kiedyś tam OSIR to tam było wprost "Samorządowa jednostka organizacyjna" i wtedy ok podlega AP, ale czy naprawdę spółka prawa handlowego podlega pod AP? To, że jedynym udziałowcem jest miasto chyba niczego nie przesądzą, bo z tego co poszperałem w necie to nie znaczy to, że jest jednocześnie gminą, miejska czy samorządową jednostką organizacyjną.
Znam kilka spółek z o. o. o 100% udziale gmin. Wszystkie podlegają pod AP.