Dzień Dobry. Jakiego użyć symbolu z JRWA dla teczki, w której znajduję się Uchwała Rady Miasta w sprawie upoważnienia Dyrektora do załatwiania indywidualnych zadań z zakresu administracji publicznej dotyczących dodatku energetycznego. Czy użyć hasła "Uchwały Rady Miasta" i kat. B-25, czy "Upoważnienia Dyrektora do wykonywania zadań" i kat. B-5?
Uchwała to uchwała, niezależnie od tematyki. Tak więc klasa dla uchwał.
Uchwały to kat. A
Jednostka, w której pracuje konsacz ewidentnie nie wytwarza materiałów archiwalnych (skoro uchwały mają w ich JRWA kat. B-25).
Tak przy okazji - Rozumiem, ze jesteście jednostka podległą pod miasto? Uchwały Rady Miasta maja u was kat. B25? Zazwyczaj akty normatywne jednostek nadrzędnych maja kat. B10.
W
Cytat: Rovan w Marzec 20, 2018,
Jednostka, w której pracuje konsacz ewidentnie nie wytwarza materiałów archiwalnych (skoro uchwały mają w ich JRWA kat. B-25).
Tak przy okazji - Rozumiem, ze jesteście jednostka podległą pod miasto? Uchwały Rady Miasta maja u was kat. B25? Zazwyczaj akty normatywne jednostek nadrzędnych maja kat. B10.
W naszym wykazie akt, który obowiązuję od 2012 r, akty normatywne jednostek nadrzędnych mają kat. B-25. Chciałem go mocno zaktualizować, ale kierownictwo naszej jednostki nie zgadza się na to na razie.
Ja tam bym to wrzuciła do upoważnień...
Aktualizuje kategorie archiwalną dokumentacji sprzed 2004. Mam problem jaka powinna być obecnie kategoria dla:
- Zezwolenia na zbycie gospodarstw-sklasyfikowane jako 72212 Zezwolenia na czasowe zajęcie terenu B-25
- Przekazywanie gospodarstw rolnych na Skarb Państw- sklasyfikowane jako 7220 Przejmowanie gruntów, nieruchomości karb Państwa B-15
Ktoś pomoże?
jaka jednostka?
Cytat: EwelinaP w Kwiecień 05, 2018,
jaka jednostka?
Urząd Gminy. Przepraszam, zapomniałem dodać.
Ad. 1. Jakieś hasło z grupy 684 - Zarządzanie nieruchomościami, np. 6845? Nie jestem pewna.
Ad. 2. 6820 - Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa, kat. A.
Cytat: EwelinaP w Kwiecień 05, 2018,
Ad. 1. Jakieś hasło z grupy 684 - Zarządzanie nieruchomościami, np. 6845? Nie jestem pewna.
Ad. 2. 6820 - Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa, kat. A.
Ad. 1 własnie zastanam się pomiędzy 6844 oddawanie nieruchomości w trwały zarząd i 6845 przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym dzierżawę lub najem. W obu przypadkach kategoria identyczna, która wymusza przeprowadzenie ekspertyzy, zatem zobaczymy co powiedzą pracownicy AP.
Ad.2. To było dość oczywiste... nie wiem czemu nie zauważyłem tej pozycji w JRWA.
A jaka kategoria w przypadku:
1. Przekazywanie gospodarstw rolnych następcom? Wcześniej 7220. Też coś z grupy 684?
2. Zezwolenia na zbycie gospodarstw, wcześniej 72246 B-15
Ad.2 nie brać pod uwagę, odpowiedź była wcześniej.
1. Przekazywanie gospodarstw rolnych następcom? Wcześniej 7220. Jak obecnie kategoria?
2. Przydział lokali, wcześniej było 8225/7145 ( nie wiem na podstawie, którego JRWA, nic mi nie pasuje). Jaka obecnie kat?
Bardzo proszę o pomoc.
Dzień dobry :) Bardzo miło mi debiutować na Państwa forum:)
Chciałbym zadać pytanie odnośnie JRWA. Z góry przepraszam, jeśli nie jest ono zbyt mądre.
Czy JRWA dla organów gminy z 2011 r. stosuje się również do Straży Miejskiej? Wszak jest to organ gminny. Z drugiej jednak strony porównuję dokumentację która spłynęła od SM z "urzędowym" JRWA i klasyfikowanie dokumentacji na jego podstawie wydaje mi się problematyczne.
Z góry dziękuję za odpowiedzi
Pozdrawiam.
Straż Miejska jest z reguły odrębną samorządową jednostką organizacyjną (budżetową), taką samą jak np. OPS.
Podlega pod Urząd Miasta ale nie jest jego częścią.
Jako taka powinna posiadać komplet własnych normatywów kancelaryjno-archiwalnych (w tym JRWA) zatwierdzony przez właściwe terenowa AP.
Dziękuję za pomoc :) Właśnie tak mi się wydawało, ale chciałem się upewnić.
Czy AP ma gotowe szablony dla samorządowych jednostek organizacyjnych?
Gotowe wzory instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej znajdziesz na stronie NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne (https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne)
Na stronie NDAP są również dostępne przykładowe JRWA dla różnych jednostek, ale nie ma wśród nich wykazu dla straży miejskich:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-r%C3%B3%C5%BCnych-podmiot%C3%B3w (https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-r%C3%B3%C5%BCnych-podmiot%C3%B3w)
Oczywiście część typowa (0-3) będzie co do zasady wspólna dla wszystkich jednostek):
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/zzz2013_11_14_klasy_0_3_NDAP.pdf (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/zzz2013_11_14_klasy_0_3_NDAP.pdf)
Bardzo dziękuję :)
Choć pewnie będę jeszcze w dalszym ciągu zadawał nachalne pytania ;)
Mam pytanie. Archiwizuję w Urzędzie Gminy starą dokumentację z lat 90. Pomimo tego, że mój urząd nie stosował wtedy jrwa, w obrębie teczek znajduję cztery różne znaki spraw. Jaki (lub "czy") nadać symbol klasyfikacyjny? Dokumentacja dotyczy inwestycji budowlanych prowadzonych w szkołach.
Bardzo proszę o pomoc.
Nie stosował? Ale go obowiązywał.
Wybrałbym ten symbol klasyfikacyjny, który ma wyższą kategorię archiwalną.
Sprawy budownictwa dla urzędów gmin będziesz mieć w drugiej klasie 67.
Cytat: jjdtmrc w Maj 29, 2018,
Nie stosował? Ale go obowiązywał.
Wybrałbym ten symbol klasyfikacyjny, który ma wyższą kategorię archiwalną.
Sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. W obrębie teczki dotyczącej jednej szkoły mam pisma bez znaków oraz pisma oznaczone symbolami: 2220, 2222, 2232, 2224. Symbole klasyfikacyjne opisujące inwestycje budowlane i remonty kapitalne i bieżące.
A co dokładnie znajduje się w tych dokumentach? Jeśli są to przetargi i pisma odzwierciedlają przebieg załatwienia sprawy, to na teczce nie pisałabym żadnego numeru, tylko kwalifikację zgodną z dzisiejszym wykazem i hasłem dobrze opisującym zawartość akt. Jeśli w teczkach jest też dokumentacja techniczna to należy ją wyłączyć i przechowywać tak długo jak istnieje obiekt.
więc symbole zgadzają się z wykazem wprowadzonym zarządzeniem nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. ws. ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji.
Za szybko mi się wysłało. Wychodzi na to, że w jednej teczce upchnięto wszystko co robiono z danym obiektem. Jeśli jest możliwość wydzielenia spraw rzeczowo to warto to podzielić, będzie bardziej czytelne co tam jest i przy brakowaniu nie będzie wątpliwości
Cytat: inka w Maj 29, 2018,
A co dokładnie znajduje się w tych dokumentach? Jeśli są to przetargi i pisma odzwierciedlają przebieg załatwienia sprawy, to na teczce nie pisałabym żadnego numeru, tylko kwalifikację zgodną z dzisiejszym wykazem i hasłem dobrze opisującym zawartość akt. Jeśli w teczkach jest też dokumentacja techniczna to należy ją wyłączyć i przechowywać tak długo jak istnieje obiekt.
Np. dokument opatrzony symbolem 2220 jest pismem przewodnim w którym jest mowa o przesłaniu w załączeniu kserokopii rachunków wraz z protokołami odbioru za wykonane roboty budowlane. W innym piśmie o tym samym symbolu są informacje dotyczące komisyjnego odbioru gotowych prac. W teczce znajdują się również pisma m.in. dotyczące odbioru kominiarskiego stanu wykończeniowego (2232).
Pierwotnie skłaniałem się do zaniechania nadawania symbolu klasyfikacyjnego, przy jednoczesnym nadaniu kwalifikacji zgodnej z jrwa z 2011 r., ale obecnie mam wątpliwości czy tak należy postąpić.
Cytat: inka w Maj 29, 2018,
Wychodzi na to, że w jednej teczce upchnięto wszystko co robiono z danym obiektem. Jeśli jest możliwość wydzielenia spraw rzeczowo to warto to podzielić, będzie bardziej czytelne co tam jest i przy brakowaniu nie będzie wątpliwości
Osobiście jestem przeciwnikiem ingerowania przez archiwistę w kształt dokumentacji, a już w szczególności jej wydzielania, scalania itp. Zasada przynależności kancelaryjnej przede wszystkim :P
Tym bardziej, że opisany przypadek wydaje się w zupełności zgodny z zasadami archiwistyki - z opisu Vilverin wnioskuję, że są to po prostu teczki zbiorcze dla poszczególnych budynków, a jak wiadomo w teczce zbiorczej mogą znajdować się dokumenty o różnych symbolach klasyfikacyjnych, pochodzące z akt różnych spraw.
Tylko czy na teczce zbiorczej mam pisać wszystkie symbole klasyfikacyjne?
W normalnej sytuacji teczka zbiorcza ma swoją osobną klasę w JRWA (sztandarowy przykład to akta osobowe pracowników - 120), tutaj jednak ewidentnie pracownik prowadzący dokumentację stworzył sobie teczkę zbiorczą nie przewidzianą w wykazie akt.
Masz dwie możliwości do wyboru - nie podawać żadnej klasy w opisie teczki, lub podać wszystkie występujące w dokumentacji.
Z tą ostatnią praktyką (uzgodnioną z AP) spotkałem się do tej pory w kilku urzędach wojewódzkich i uważam ją za najwłaściwszą- zawsze jest to dodatkowa informacja nt. zawartości jednostki, tym bardziej że w Twoim przypadku w grę wchodzą tylko cztery symbole.
Dziękuję :) W takim razie tak zrobię :)
Mam pytanie odnośnie aktów notarialnych. Do urzędu gminy przychodzą akty notarialne przesłane przez notariusza (kilka segregatorów na rok się uzbiera). Jaką nadać temu kategorie przy przykazaniu do archiwum zakładowemu i jaki numer z wykazu temu nadać?
Mam pewien problem. Poproszono mnie o konsultacje przy archiwizacji dokumentacji Straży Miejskiej. Straż Miejska w naszym miasteczku nie ma nadanych ani instrukcji ani swojego jrwa. Mam rozumieć, że wobec tego na miejsce znaku teczki należy wpisać frazę "nie stosowano wykazu akt"?
Bardzo proszę o pomoc.
Nic nie wpisywać.