W świetle aktualnie obowiązujących przepisów, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc może odbywać się wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego (dotyczy archiwum zakładowego państwowej jednostki organizacyjnej).
Z powyższego wynika, że dokumentację tą należy najpierw przyjąć do Archiwum Zakładowego, na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, w zależności od komórek organizacyjnych. Czy powinna ona zawierać znak sprawy ?
Do tej pory nie miałem okazji sporządzić wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji Bc. Czy powinien on zawierać informację co wchodzi w skład tej dokumentacji, zgodnie z hasłem klasyfikacyjnym Rzeczowego Wykazu Akt?
Opis jednostki archiwalnej jest taki sam, niezależnie od jej kategorii archiwalnej.
Natomiast w świetle znowelizowanych w 2015 r. przepisów nie ma obowiązku przyjmowania jej do AZ - dopuszczalne jest tzw. brakowanie z natury (wprost z komórki org.).
Inna sprawa, że niektóre AP wciąż na to krzywo patrzą:)
Oczywiście spis oraz wniosek na brakowanie są wymagane.
U nas praktykuje się archiwizowanie dokumentacji Bc, a zatem przypisanie jej określonego numeru JRWA itd. Spis do AP jest sporządzany osobno. Poza tym wiele z tych teczek to "normalna" dokumentacja, tylko wytworzona w tzw. innej komórce, drugie egzemplarze. Wtedy oczywiście zaznaczamy to w tytule, w nawiasie kwadratowym, np. Dowody księgowe [kopie faktur przechowywane na użytek wydziału]. Sami tej dokumentacji nie niszczymy. Z doświadczenia wiem, że byłby to dla wielu urzędników sposób na pozbycie się nadmiaru papierów.
Odnośnie odpowiedzi Rovana
Jest odwrotnie, w świetle znowelizowanych przepisów z 2015 roku powstał obowiązek brakowania dokumentacji Bc, na tych samych zasadach jak brakowanie dokumentacji oznaczonej symbolem B (czyli potrzebna zgoda dyrektora właściwego AP). Dotychczas, rzeczywiście mogło się to odbywać z poziomu poszczególnych komórek organizacyjnych. Wytyczne te były wskazane na kursie kancelaryjno archiwalnym organizowanym przez SAP w 2017 roku, oraz wynikają z Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej - DU. 2015 poz. 1743.
W paragrafie 9.1 ustęp 3 wymieniona jest dokumentacja niearchiwalna, jaką dołącza się do wniosku o brakowanie, cytuję "3. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc".
Zgoda AP na brakowanie materiałów kat. BC zawsze była wymagana, i przed i po nowelizacji. Nigdy nie twierdziłem inaczej (wyraźnie napisałem, ze wniosek do AP i spis na brakowanie są wymagane).
Natomiast moja poprzednia wypowiedź dotyczyła konieczności przyjmowania tej dokumentacji do AZ - przed nowelizacją wymagane było przekazanie jej (przynajmniej formalne, niekoniecznie fizyczne) do AZ, czyli sporządzenie dla niej spisów z/o, wciągnięcie na wykaz, nadanie sygnatur i dopiero później można było sporządzić dla niej spis na brakowanie i wnioskować o zgodę.
Nowelizacja wprowadziła tzw. brakowanie z natury (czyli bez konieczności formalnego przyjmowanie tej dokumentacji do AZ, nadawania jej sygnatury archiwalnej).
Dziękuję za objaśnienia, dzięki Wam rozwiałem wszelkie wątpliwości.