Temat wałkowany milion razy a jednak nadal mam wątpliwości...
czy wszystkie umowy kwalifikujemy jako zamówienia publiczne? Czy jednak tematu którego dotyczą? Robimy np. postępowanie na zakup artykułów biurowych - postępowanie czyli zamówienia publiczne, ale jednak dotyczy tematu, który prowadzi inna komórka. Może w tym przykładzie tak tego nie widać, ale wielokrotnie zdarza się, że dokumentacja tematycznie ma kategorię wyższą niż B10 (jak zamówienia publiczne).
Z praktyki powiem tylko tyle - w mojej instytucji wydział zamówień prowadzi centralny rejestr umów i trzyma tam ORYGINAŁY wszystkich umów, nawet o współpracy itd...
Proszę o podpowiedzi jak wy postępujecie z umowami, i jeżeli dotychczasowa praktyka jest błędna, jak mam wyegzekwować jej zaniechanie (zaznaczam, że wydział jest niechętny).
Nie wszystkie umowy kwalifikujemy jako zamówienia publiczne, np. porozumienia nie stanowią zamówień publicznych, podobnie jak umowy sprzedaży.
Witam, mam pytanie z innej beczki, umowy zawarte w trybie zamówień publicznych liczymy 10 lat od podpisania, czy od terminu wykonania? Przykładowo umowa zawarta w 2013 z terminem wykonania 2015.Do tego jeszcze sprawa aneksów.
Okres przechowywania wszelkich umów liczymy od wykonania/wygaśnięcia/rozwiązania.
Wszystko zależy od regulaminu organizacyjnego i od instrukcji obiegu dokumentacji finansowej. Musi być prowadzony rejestr umów i może sensownym zapisem byłoby w tej samej komórce prowadzić zbiór umów. u mnie Umowę sporządza się w 3 egz: dla wykonawcy/zleceniobiorcy, dla komórki prowadzącej sprawę i dla księgowości. ale można wprowadzić praktykę, że nie u referenta tylko gdzieś w jednym miejscu. Nie wiem czy to byłoby wygodne w przypadku dużej gminy, ale nie zapominajmy, że wszystkie wydatki podlegają ust o zam. publ , zamówienia z wolnej ręki to również tryb zamówienia publicznego, więc ma to sens. Urząd musi sobie wypracować najlepszą praktykę.
Ja osobiście jestem bardzo ostrożna przy brakowaniu umów, nawet po 10 latach