Czy ktoś z Was mógłby mi napisać z jakich elementów ma się składać opis na pudle archiwizacyjnym - sygnatura i co dalej... . Są jakieś wytyczne? Nazwa jednostki, wydział, kat itd.czy to ma być "ksero" z opisu na teczce?
W jednym z archiwum spotkałam się z takim szczegółowym opisem na pudle.
Daty
Załóżmy, że mam 10 tomów dokumentacji, na tomach są takie daty skrajne 3 tomy- 2004-2005, 5 tomów -2004-2006, 2 tomy -2004-2008, na spisie podaję daty skrajne 2004-2008, a jak opisuje pudełka ? Jeśli w 1 pudle zmieszczą się te 3 tomy 2004-2005 to takie mam napisać daty na pudełkach, czy te ze spisu czyli 2004-2008 ?
Jeśli w jednym tomie masz 2004-2005, to właśnie te lata podajesz na pudle, moim zdaniem. Przynajmniej ja tak robię. A gdyby jakimś cudem w jednym pudle zmieściło się te 10 tomów :P, to podajesz 2004-2008 na pudle.
Ja na pudle wpisuję tylko i wyłącznie sygnaturę archiwalną. Uważam, że nie ma potrzeby umieszczać tam innych informacji.
W moim AZ pudełka archiwizacyjne opisujemy tylko zakresem sygnatur jednostek jakie znajdują się w pudełku, np. 234/6-9; 221/4-222/2; 220/4 t.10-15
Przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do AP na pudełkach poza zakresem sygnatur podajemy nazwę zespołu (zgodnie z Rozporządzeniem MKiDN z 20.10.2015 r.)
Ja postępuję inaczej. Czoło pudła traktuję podobnie jak opis teczki aktowej. Dlaczego ? Dla mojej wygody - czasami nie zaglądam do inwentarza, prawie na ślepo znajduję akta. Po samej sygnaturze nie trafiłabym.
szerka
Ja też robię podobnie jak szerka. Jdę do archiwum i po prostu wyciągam, bez zaglądania do spisu :)
Mnie z kolei przy wyszukiwaniu akt w archiwum opis nie interesuje zupełnie - szukam po sygnaturze :)
W związku z tym pudeł zbiorczych nie opisuję, nanoszę jedynie skrajne sygnatury teczek w pudle. Co innego jeśli pudło jest osobną jednostką archiwalną/stanowi jedyne opakowanie dokumentów. Wówczas opisuję je tak jak teczkę.
Ja na pudłach umieszczam dodatkowe oznaczenie o konieczno
Ja na pudłach umieszczam dodatkowe oznaczenie (pomaranczowe naklejki) o konieczności ewakuacji w pierwszej kolejności w przypadku zaistnienia zagrożenia w postaci np pożaru.
Pomysł dobry z naklejkami w razie zagrożenia pożarem czy powodzią, czy zalaniem. Tylko, czy w razie zagrożenia ktokolwiek będzie zastanawiał się o kolejności wynoszenia pudeł z magazynu ?
Uważam, że MA powinny znajdować się w miejscu "odpornym" na pożar, zalanie. A DN - trudno, aby coś zyskać należy coś stracić.
szerka