Witam!
Jestem na tym forum od dziś i czytając niektóre wypowiedzi dochodzę do wniosku, że trafiłam na grupę specjalistów w temacie archiwum i archiwizacji. :) Mam kilka wątpliwości i pytań i myślę, że może ktoś będzie w stanie mi pomóc... ;)
Zacznę jednak od początku:
Niedawno przejęłam prowadzenie sądowego archiwum zakładowego. Praca byłaby fajna gdyby nie fakt, że spotkałam się tam z ogromnym bałaganem i brakiem organizacji. Mam do wykonania masę postanowień pokontrolnych (oczywiście na wczoraj), nie wiem w co włożyć ręce więc zaczynam od początku. I tu pojawia się kilka wątpliwości:
1. Jak to jest w końcu z tymi spisami zdawczo-odbiorczymi - dokładnie chodzi mi o daty skrajne. Jak to funkcjonuje w Waszych archiwach? Czy na spisie umieszczane są całe daty np. dzień, miesiąc i rok (daty skrajne od 1.01.2016 do 1.05.2017 ) czy może na spisach wystarczy tylko umieszczać roczne daty skrajne np. daty skrajne od 2016 do 2017? Przyznam, że na jednych spisach mam roczne a na innych dzień/miesiąc/rok. Czy mogę więc wymagać od zdających umieszczania samych dat rocznych? Archiwum Państwowe nie przyczepi się do tego?
2. Oprócz ogarnięcia spisów zdawczo odbiorczych mam przed sobą jeszcze brakowanie. Po części już kończę je przygotowywać, ale tu też mam istotne pytanie. Z kategorii B przeznaczonej do brakowania muszę wybrać akta, które zostaną przekształcone na kategorię A i tu pojawia się pytanie - jak to wygląda? Kto może mi przekształcić kat. B na kat. A i na jakiej zasadzie powinno to być przeprowadzone?
Będę mega wdzięczna za pomoc - to pozwoli mi ruszyć z pracą do przodu ponieważ na chwilę obecną siedzę w stercie akt i różnych dokumentów i nie wiem co i jak robić. :(
1. Wystarczą daty roczne
2. Przekwalifikowanie do kategorii A może nastąpić albo z mocy samego prawa (np. zmiana JRWA), albo w ramach ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej przez właściwe Archiwum Państwowe.
Procedura zmiany kwalifikacji w ewidencji AZ została w 2011 r. opisana przez NDAP:
https://archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF
1. A czy na spisach zdawczo - odbiorczych może być tylko jedna data ? Ostatnio kierowałam wniosek o brakowania do AP wraz ze spisem akt, na którym miałam daty skrajne np. 2000-2001, a akta były wytworzone w 2000 r. to kazali mi skreślić 2001 r. i tylko wpisać 2000 r. (że jako za rok 2000 r.).
2. A czy to nie jest tak, że samemu wydziela się tzw. akta typowe, celem przekwalifikowania ich na kat. A. Ja np. jak miałam oddać na brakowanie cały rocznik K za 1988 to wydzieliłam jedne akta typowe np. II K 24/88 i zostały u nas :)
ad2. Ja to przekwalifikowałam po porozumieniu z asystentem Przewodniczącego Wydziału Karnego :) i jak wysyłałam spis na brakowanie to napisałam, że takie akta zostały wydzielone.
Generalnie akta do kategorii A powinien wydzielać sędzia :) No ale w praktyce to ja np. wybieram zawsze jakieś nietypowe sprawy karne. Z cywilnych też zawsze te ciekawsze, czasami związane z historią miasta.
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 15, 2018,
A czy to nie jest tak, że samemu wydziela się tzw. akta typowe, celem przekwalifikowania ich na kat. A. Ja np. jak miałam oddać na brakowanie cały rocznik K za 1988 to wydzieliłam jedne akta typowe np. II K 24/88 i zostały u nas :)
Nie wiem jaka procedura obowiązuje w sądach (może jakaś szczególna), ale standardowo to AP decyduje o tym, czy i co wydzielić jako przykładowe akta "typowe" z danego rocznika.
No u mnie to przeszło. Ja też sama wybrałam akta do kategorii A, oczywiście za porozumieniem jak już wspomniałam Sędziego, w karnych to przeważnie jakieś głośnie sprawy, lub tam gdzie jest np. duży materiał poglądowy, cywilne również te najciekawsze.
Konieczność wydzielania akt przykładowych reguluje rozporządzenie z 2004 roku: Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (t.j. Dz.U. z 2014r. poz. 991).
konkretnie zaś - § 26.2 określa kto może wydzielać "akta przykładowe". Oczywiście termin 5 letni jest niepraktyczny, w szczególności dla akt spraw wykroczeniowych, które w większości są przechowywane przez 3 lata, stąd dosyć powszechne jest wydzielanie "akt przykładowych" podczas brakowania.
Archiwista może, a nawet powinien moim zdaniem, zaproponować listę "akt przykładowych" albowiem to archiwista bierze do ręki każdą teczkę i jeśli ktoś może zauważyć coś wartego wydzielenia to jest to własnie archiwista.
Pamiętać jednakoż należy, iż jeśli wydzielamy akta spraw "głośnych" czy "czasami związanych z historią miasta" to raczej będzie tutaj miał zastosowanie inny paragraf, np. dla akt spraw karnych § 6.8 a nie § 7.
CytatA czy na spisach zdawczo - odbiorczych może być tylko jedna data ? Ostatnio kierowałam wniosek o brakowania do AP wraz ze spisem akt, na którym miałam daty skrajne np. 2000-2001, a akta były wytworzone w 2000 r. to kazali mi skreślić 2001 r. i tylko wpisać 2000 r. (że jako za rok 2000 r.).
tutaj nie ma szczególnej filozofii - jeśli masz akta sprawy II K 100/95, gdzie pierwsze pismo jest z 1995, ostatnie pismo z 1996 to daty skrajne to 1995-1996, jeśli w teczce masz pisma tylko z 1995 roku to datą skrajną będzie samo 1995.
zważając na powyższe owo polecenie ze strony AP brzmi dosyć... dziwnie. Chyba że chodziło tylko o tytuł spisu a nie o poszczególne pozycje na spisie?
Nie o tytuł, tylko autentycznie o pozycje w spisie, chcieli żeby byłą jedna data, a nie daty skrajne akt.
czy na pewno chodzi o daty skrajne, a nie o daty rozpoczęcia i zakończone sprawy? To nie jest to samo.
Daty skrajne od do.
Jedna data roczna (RRRR) - najprawdopodobniej chodzi o rok założenia teczki
W przypadku brakowania ważne są jednak daty skrajne dokumentacji (RRRR-RRRR) - okres przechowywania liczymy w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.
Cytat: muniekdm w Styczeń 15, 2018,
Generalnie akta do kategorii A powinien wydzielać sędzia :) No ale w praktyce to ja np. wybieram zawsze jakieś nietypowe sprawy karne. Z cywilnych też zawsze te ciekawsze, czasami związane z historią miasta.
Przede wszystkim witam bo to mój pierwszy post.
A w temacie akt przykładowych (typowych) to mnie również długo wydawało się, że są to tzw. sprawy "ciekawe". Tymczasem zamysł jest taki, żeby przeglądający te akta za 100 lat wyrobił sobie opinię o orzecznictwie w okresie dot. przeglądanych akt. Chodzi więc o sprawy jak najbardziej typowe, powtarzające się, rzekłbym nudne. Inną sprawą są wspomniane sprawy ze "względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące osoby" - tutaj można poszaleć ;)
Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,
Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?
Przepraszam, chcesz brakować kategorię A...? :o Czy ja tu czegoś nie rozumiem?
No tak, ale najpierw jakby się dało jak przekwalifikować na kat. B. Jak to zrobić ?
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,
No tak, ale najpierw jakby się dało jak przekwalifikować na kat. B. Jak to zrobić ?
Nie można obniżać nadanej kategorii! Można tylko podwyższyć z B do A, ale też nie ot tak, tylko na podstawie ekspertyzy np. AP.
Jak zacząłem prowadzić archiwum w sądzie to też zauważyłem, że na większości spraw z lat 70-ych i 80-ych z Wydziału Rodzinnego i Nieletnich jest oznaczenie kategorii A. Trochę mnie to zdziwiło. Wiem, że archiwizację robiła jakaś firma zewnętrzna. Może u Ciebie też ktoś już wcześniej powydzielał akta do kategorii A. Trzeba będzie to zostawić i zrobić osobny spis. Może dla osoby, która robiła archiwizację sprawa kradzieży paszy była ciekawa :)
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,
No tak, ale najpierw jakby się dało jak przekwalifikować na kat. B. Jak to zrobić ?
Przede wszystkim czy te akta kat. A zostały z taką kategorią przekazane do archiwum zakładowego spisem zd.-odb. lub jako takie figurują w ewidencji. Inaczej to tylko literka na aktach i dziś na nowo można do tego podejść. Wielokrotnie zdarzają się dekretacje z kosmosu i nie ma powodu, żeby traktować je jako świętość.
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?
Odrębny spis musi być na akta przykładowe, a więc typowe, a nie "ciekawe" (spokojnie pasują tu alimenty). Spis na kategorię A będziesz robić przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do AP (upłynie sporo wody w Wiśle do tego momentu).
Na pewno nie było firmy zewnętrznej, która powydzielała akta. Prawdopodobnie literkę "A" na aktach nadał Sędzia, który pracował w Wydziale Karnym kilkadziesiąt lat temu i prawie tyle samo lat temu odszedł. Nie wiem czym się wtedy kierował i dlatego nie wiem czy traktować je jako "świętość", czy też jako tylko literkę na aktach, jak już tu wcześniej wspomnialiście.
W archiwum nie ma ŻADNEJ ewidencji, dopiero próbuję ją stworzyć. Także akta (a już na pewno te z 1989 r. ) nie były przekazywane ze spisem.
Czy teraz załóżmy jakbym wydzieliła te wszystkie wspomiane akta kat.A, muszę jeszcze dodatkowo wydzielić akta typowe ?
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 23, 2018,
Na pewno nie było firmy zewnętrznej, która powydzielała akta. Prawdopodobnie literkę "A" na aktach nadał Sędzia, który pracował w Wydziale Karnym kilkadziesiąt lat temu i prawie tyle samo lat temu odszedł. Nie wiem czym się wtedy kierował i dlatego nie wiem czy traktować je jako "świętość", czy też jako tylko literkę na aktach, jak już tu wcześniej wspomnialiście.
W archiwum nie ma ŻADNEJ ewidencji, dopiero próbuję ją stworzyć. Także akta (a już na pewno te z 1989 r. ) nie były przekazywane ze spisem.
Czy teraz załóżmy jakbym wydzieliła te wszystkie wspomiane akta kat.A, muszę jeszcze dodatkowo wydzielić akta typowe ?
Bardzo możliwe, że te akta kat. A mogą być uznane za typowe. Wystarczy je przejrzeć. Poza tym będziesz przecież miała komisję, więc warto o tym wspomnieć i "wytłumaczyć" ;) tę kategorię A na aktach, choć z doświadczenia wiem, że będą chcieli wszystko zostawić.
Dziękuję Wam bardzo - jesteście naprawdę bardzo pomocni :) Dzięki Waszej pomocy postawię archiwum na nogi :)
Zapytam tylko o coś jeszcze. Powiedzmy, że przygotowuje już to brakowanie, z kategorii B wybrałam kilka spraw które można przekwalifikować na kategorię A. Zrobiłam spis zdawczo odbiorczy tej kategorii A i pod tym spisem napisałam, że sędzia XXXXX na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.u.......) dokonuje przekwalifikowania ww. akt z kategorii B na kategorię A. Pod tym będzie podpis sędziego (bo załóżmy, że sędzia poparł mój wybór akt).
I teraz jeszcze pytanie, czy sędzia ma brać wydzielone akta i na ich okładkach przekreślić kategorię B - dać swój podpis i zaznaczyć kategorię A i tam dać jeszcze raz swój podpis?
Wybaczcie jeżeli pytam o głupotę, ale naprawdę robię to pierwszy raz i chcę móc zrobić to dobrze żeby zaraz nie robili mi problemów, albo żebym niezgodnie z prawem coś im tam zrobiła. ;)
Cytat
na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011
Od kiedy to sądy podlegają pod w/w rozporządzenie? :)
Natomiast co do Twojego pytania - o ile jakieś przepisy wewnętrzne/resortowe nie nakazują wam takiego trybu postępowania, nie widzę potrzeby umieszczania podpisów na teczkach.
Podpis wymagany jest na spisach z/o (starym kat. B i nowym kat. A).
Jeśli ty wydzieliłaś akta to pod spisem się podpisujesz. Sędziemu nic do tego ;D Nie spotkałem się jeszcze z praktyką aby pod spisem podpisywał się sędzia, że coś wydzielił do kategorii A. Jeżeli sędzia powinien coś wydzielać do kategorii A to na podstawie Rozporządzenia Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. Dlaczego sędzia ma coś przekreślać, jeśli Ty wydzieliłaś akta?
Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,
Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?
Pamiętacie mój ostatni wątek ? Otóż rozgryzłam to i okazało się, że rzeczone "A" na aktach, napisane na aktach wielką literą, czerwonym kolorem, po prawej stronie teczki nie oznacza, jak każdemu archiwiście mogłoby się wydawać kategorii archiwalnej, tylko "A", tak oznaczono sprawy objęte AMNESTIĄ ... (serio?). A to amnestia w roku 1989.
Teraz pytanie ? Zostawiać to, czy można normalnie stworzyć spis na brakowanie i tylko wydzielić typowe ?