Witam
W przypadku gdy rejestruje się sam IND (czyli nie stanowi on załącznika do pisma) to wykonuje się wydruk pierwszej strony jego zawartości. Co w takim przypadku należy umieścić na prezentacie i w DE odnośnie ilości stron? Czy prawidłowy będzie zapis 50 str (tyle stron zawiera plik), ilość zalacznikow 0?
Dobrze byłoby, gdybyś dokładniej wskazał o jaki przypadek chodzi, na domysł biorę że macie system tradycyjny i wpływają takie nośniki, których zawartości nie drukujecie. Właściwie dlaczego nie drukujecie, 50 stron wydruku to taki dramat? Jeśli nie chcecie drukować, a macie system klasy EZD, to czemu nie zrobicie z tej grupy spraw, spraw elektronicznych? - wtedy zgrywalibyście zawartość płytek do EZD zamiast bawić się w drukowanie.
Na pieczątce powinna być przede wszystkim informacja o tym że jest to dokumentacja na nośniku!!
Tak, mamy system tradycyjny i obecnie nie posiadamy wyjątków dla prowadzenia spraw tylko w wersji elektronicznej bo nasz system nie spelnia wymogów EZD. Czy wiec na pieczęci wpływu w miejscu o ilości stron dokumentu wystarczy przykładowy zapis "50 stron na IND" ?
Eh dużo wy pisać.
Skoro pracujecie w systemie tradycyjnym przesyłki przekazane bezpośrednio na IND należy drukować, z tym że
Cytat
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1)wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2)informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać ten nośnik do składu informatycznych nośników danych.
Procedura ta powinna być zawarta w waszej instrukcji kancelaryjnej.
Ja jeszcze od siebie dodam że IND nie należy umieszczać w teczkach aktowych razem z dokumentacją papierową.
Zważywszy, że obowiązek wydzielenia IND do osobnego zbioru i na osobną ewidencję pojawił się 7 lat temu można by się spodziewać, że dla wszystkich powinno to być już oczywiste. Niestety doświadczenie pokazuje, że nie zawsze jest :)