Wróciłam po przerwie do archiwizowania teczek i już zapomniałam w którym spisie umieścić teczkę z dok. finansową ( daltego prosze o przypomnienie) Mam sprawozdania kwartalne, rozpoczęte w 2013 r a ostatnie skończone gdzieś z początkiem nastepnego roku 2014. Czy teraz teczka ta powinna znależć się w spisie z dokumentacja zakończona w 2014 roku? Chyba nie z tą z 2013 roku?
Pozdrawiam
i dziękuję z góry za odpowiedzi
Sprawozdanie rozpoczęte w 2013 r. - jak to należy rozumieć? Czy ma Pani na myśli sprawozdanie, które sporządzono w 2013 r., czy takie, które sporządzono w 2014 r., ale dotyczy roku poprzedniego?
Mam na myśli np. sprawozdania kwartalne, - sprawozdanie z ostatnich trzech miesięcy 2013 r ( październik listopad grudzień) będzie zrobione już w styczniu 2014 r. tak samo za II półrocze 2013 roku będzie zrobione już w styczniu 2014 r. Miesięczne z grudnia 2013 będzie miało datę ze stycznia 2014
Czyli ostatni dokument w teczce został sporządzony w roku 2014, a zatem teczka jako taka jest zakończona w 2014 r. i powinna zostać ujęta w spisie za ten rok.
To, że treść dotyczy roku 2013, to nieistotny szczegół. Równie dobrze jakaś sprawa mogłaby się ciągnąć przez kilka(naście) ;) lat, ale jeśli jej zakończenie przypada np. na 2017 r., to teczka jest na spisie z tego roku i tyle
Bardzo dziękuje za odpowiedź,
pozdrawiam :)
Sprawozdania będą więc w teczkach z 2014 r. i powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r. Na opisie teczki należy jednak zawrzeć informację, jakiego rodzaju są to sprawozdania i jakiego okresu dotyczą.
I znowu przydałby się głos Ewyp.
Ja zapytam przede wszystkim czy ta dokumentacja to w ogóle akta spraw (czy jest tam spis spraw?)?
Jeśli jest spis spraw, to rocznikowo sprawy przynależą do roku w którym zostały założone, a nie zakończone.
Jeśli to nie są akta spraw, to najlepiej potraktować to jako sprawozdania kwartalne za I-IV kwartał 2013 r., daty skrajne 2013-2014.
No przepraszam najmocniej, zamiast napisać Ewap, napisałem Ewyp.
Dziekuje za informację, właśnie ślęczę nad tymi sprawozdaniami i powoli jej już ogarniam. Dałam je do spisu z innymi teczkami, w których sprawy zakończyły się w 2014 r. U mnie w teczkach ze sprawozdaniami nie ma spisu spraw.
Mam jednak inne pytanie, bo teraz mam problem z zapisem dat. Jak powinien on wygladać gdy przyszło pismo z datą z końca grudnia 2004 r, a juz na pieczęci wpływu mamy 11.01.2005 r. Sprawę tą jak i inne sprawy zarejestrowano w spisie z 2005 r, Jedna z ostatnich spraw kończy sie jednak w styczniu 2006 r. Jak to ma wyglądać ? 2004-2006?
pozdrawiam
Moim zdaniem tak. W datach skrajnych bierzemy pod uwagę najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument w teczce.
Daty skrajne napisałbym 2004-2006 i dodałbym teczka za 2005r.
CytatJeśli jest spis spraw, to rocznikowo sprawy przynależą do roku w którym zostały założone, a nie zakończone.
Jeśli to nie są akta spraw, to najlepiej potraktować to jako sprawozdania kwartalne za I-IV kwartał 2013 r., daty skrajne 2013-2014.
Zgadzam się z Marcinem, ale co do Jarka... - to czy spis spraw jest w teczce , czy go nie ma, dokumentacja znajdująca się w teczce jest wytworzona tylko w 2014r, nie ma tam żadnego dokumentu z 2013r. , więc skąd daty skrajne 2013-14, jak w rzeczywistości tak nie jest. Pod hasłem dopisuję , że sprawozdania za 2013r., a daty skrajne 2014, można oczywiście dopisać- kwartalne , półroczne.
Przeczytaj pierwszy post Mony. To są akta z lat 2013-2014.
A czy tych dat nie dałoby sie ująć tak ( czy taki zapis jes poprawny?):
(2004) 2005 (2006)
Gdzie (2004) to pismo z nawcześniejszą datą, 2005 - rok prowadzenia spraw, (2006) - pismo z " ostatnią"datą w teczce ???
Nie rozumiem też stwierdzenia MarcinaP, że "sprawozdania (....) powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r". Dlaczego ? Przecież np miesięczne ze stycznia 2013 r.będzie mieć datę np.2.02.2013. Czy w znaku nie powinien być podany rok 2013?
Dzieki za wszystkie odpowiedzi !
Przepraszam ja jakoś nie zakodowałem pierwszego postu, sugerowałem się drugim postem Mony , w którym nie ma mowy o tym , że są dokumenty wytworzone w 2013r.
CytatMam na myśli np. sprawozdania kwartalne, - sprawozdanie z ostatnich trzech miesięcy 2013 r ( październik listopad grudzień) będzie zrobione już w styczniu 2014 r. tak samo za II półrocze 2013 roku będzie zrobione już w styczniu 2014 r. Miesięczne z grudnia 2013 będzie miało datę ze stycznia 2014
Daty skrajne zapisuję : 2004-2006, pod hasłem dopisuję za 2005r. i wiadomo o co chodzi, a te trzy roczniki z nawiasami ? , może ktoś stosuje, ale ja nie kojarzę takiego zapisu w IA czy IK.
Cytat: MarcinP w Maj 19, 2017,
Sprawozdania będą więc w teczkach z 2014 r. i powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r.
Pierwsza kwestia, to czy te sprawozdania tworzą akta spraw? Jeżeli nie, to gdzie znaki?
Po drugie - znak sprawy nadaje referent, który ją rejestruje. Co ma do tego archiwista?
Może oczywiście sprawdzić, czy jest spis spraw i zgadza się z zawartością. Ok. Ewentualnie, jeśli koordynuje czynności kancelaryjne, to może jeszcze posprawdzać czy znaki są nadane zgodnie z instrukcją. No i chyba na tyle...
Jeżeli chodzi o daty skrajne, to (po konsultacjach z miejscowym AP) rzecz u mnie wygląda w ten sposób:
2013 [rok założenia teczki]
2013-2014 [daty roczne najstarszego i najnowszego dokumentu w teczce]
Podanie roku założenia teczki jest przydatne, bo w załącznikach np. mogą występować różne dokumenty, choćby i sprzed powstania naszej instytucji ;)
Nawiasem mówiąc: jeżeli mamy daną teczkę ze sprawozdaniami kwartalnymi za 2013 r., ona jest już utworzona i nie chcemy jej dzielić, to znajdą się w niej właśnie te sprawozdania zrobione do stycznia 2013-2014, a sama teczka będzie zamknięta w tymże 2014 r. i zdana do AZ razem z tym rocznikiem.
Jeżeli jednak chcielibyśmy mieć teczki wyłącznie z pełnych roczników (2013 i już!), to z tego punktu widzenia logiczniej byłoby sprawozdanie za ostatni kwartał 2013 r. (zrobione w styczniu 2014 r.) przenieść do teczki ze sprawozdaniami za 2014 r. Wtedy nasze roczniki kwartalnych sprawozdań obejmowałyby 4 sprawozdania: jedno za ostatni kwartał poprzedniego roku i trzy za 3 pierwsze kwartały roku bieżącego. W takim przypadku mielibyśmy zgodność pod względem roku powstania sprawozdań, aczkolwiek merytorycznie byłoby to kiepskie: w końcu jak ktoś przegląda teczkę sprawozdań za jakiś rok, to chciałby mieć razem wszystkie, a nie tylko 3! Użytkownika wszak nie obchodzi, że sprawozdanie za ostatni kwartał interesującego go roku było zrobione już w styczniu roku następnego ;)
Ale to wybór osoby, która tworzy dokumentację...
Skoro daty skrajne sprawozdań zapisujemy tak: 2013-2014 to czy nie tak samo (2013-2014) wygladałby zapis dat teczek wieloletnich, gdzie prowadzone były sprawy z 2013 (+ spis z 2013) i 2014 (+ spis z 2014)?
Jak najbardziej, nie ma żadnej różnicy. Daty skrajne to daty skrajne: rok najwcześniejszego pisma w teczce - rok najpóźniejszego.
Tak jeszcze a propos tych sprawozdań - rocznik to nie są teczki spraw zakończonych w danym roku, tylko wszczętych, podstawą jest to na który rok prowadzi się spis spraw, a nie daty skrajne czy daty załatwienia. Przez analogię te sprawozdania dałbym zatem na spisie z teczkami spraw wszczętych w 2013 r. To jest jednak w gruncie rzeczy wtórny problem, bo najważniejszy jest dobry opis: w tytule informacja że to sprawozdania cząstkowe za I-IV kwartał 2013, roko założenia teczki 2013 i daty skrajne 2013-2014.
Cytat: Mona w Maj 25, 2017,
A czy tych dat nie dałoby sie ująć tak ( czy taki zapis jes poprawny?):
(2004) 2005 (2006)
Gdzie (2004) to pismo z nawcześniejszą datą, 2005 - rok prowadzenia spraw, (2006) - pismo z " ostatnią"datą w teczce ???
Raczej powinno to wyglądać tak: [2004] 2005-2006. Czytelniejsze jednak wydaje się zapisywanie osobno roku założenia i osobno dat skrajnych, tak jak pisał MarcinP.
Mój post dotyczył sytuacji, w której sprawozdania kwartalne/miesięczne rejestrowano w spisach spraw w danym roku kalendarzowym, np. 2014. Pierwsze sprawozdanie (styczniowe) będzie za miesiąc poprzedni (grudzień). Kolejne obejmą 2014 rok, ale bez danych z grudnia (te dane zostaną zawarte w sprawozdaniu, które będzie sporządzone w styczniu 2015 r.). W omawianej sytuacji datą skrajną będzie wyłącznie 2014 rok. W tytule teczki zawieramy informację, że są to sprawozdania ... (tu wpisać czego dotyczą i jakiego są rodzaju, tzn. kwartalne, miesięczne itp.) oraz dopisać, jaki obejmują okres (np. "Sprawozdania kwartalne z posiedzeń Zarządu Powiatu Pcimskiego za okres: XII 2013 r. - XI 2014 r."; można na środku pod tytułem dopisać: "Sprawy z 2014 roku" i 2014 jako określenie dat skrajnych).