Dzień dobry wszystkim,
w instrukcji kancelaryjnej mam zapis, że dokumentacją nietworzącą akt sprawy jest dokumentacja finansowo-księgowa. Zastanawia mnie to, czy wszelka dokumentacja wytwarzana w księgowości nie powinna być rejestrowana? Księgowość wysyłając do kogoś korespondencję nie musi powoływać się na znak sprawy? Od niedawna mamy wprowadzony system bezdziennikowy, co wywołało pewne zamieszanie. Odkryłem, że księgowość przy wysyłce korespondencji nadal korzysta ze swojego rejestru i nadaje z tego rejestru znak pisma. Moim zdaniem jest to błędna praktyka.
Dziękuję za pomoc,
pozdrawiam!
Należałoby wyjść od definicji tego, czym jest dokumentacja finansowo-księgowa. Należy więc sięgnąć do ustawy o rachunkowości (np. art. 10 tej ustawy). W skrócie: wykazy, ewidencje, rachunki, faktury - to jest dokumentacja nietworząca akt spraw. Ale pismo wysyłane do kogoś to już nie jest dokumentacja finansowo-księgowa, chociaż dokumentacji tej dotyczy. Pismo to tworzy akta sprawy, np. wezwanie do zapłaty.
Rozumiem i dziękuję za pomoc!
Witam :)
Na jakiś czas zostałam oddelegowana do archiwum w urzędzie gminy w związku z tym moje pytanie: z którego roku użyć JRWA i jakiego symbolu do sklasyfikowania akt dotyczących bilansu jednostki z 2002 roku?
Symbol 3029, hasło: "Roczne sprawozdanie i analiza wykonania budżetu", kat. A; teczkę opisać dodatkowym hasłem: "Bilans za 2002 rok".
Właśnie tak chciałam zrobić, ale dla pewności spytałam w oddziale archiwum i kazano mi to sklasyfikować pod 3035 "Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu (zgodnie z wykazem z 2011 roku) i dodano "Zawsze należy kwalifikować akta zgodnie z obowiązującym wykazem akt, są od tej zasady tylko wyjątki." I żeby, "nie nanosić sztucznie obecnego symbolu klasyfikacyjnego, jeżeli nie był naniesiony symbol w 2002 roku na akta."
Nic z tego nie rozumiem :(
"Sztuczne" to jest nanoszenie symbolu 3035 dla dokumentacji z 2002 roku, a więc z okresu, kiedy wykaz akt z 2011 r. nie obowiązywał. Nie ma podstawy prawnej dla takiej czynności. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (...) wprowadziło obowiązek weryfikacji kategorii archiwalnych, ale nie pozwala na nadawanie symboli dla dokumentacji wcześniejszej. Zawsze stosować należy symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, który obowiązywał w okresie, kiedy dokumentacja powstała. Jeżeli wykazu nie było żadnego, wówczas sytuacja byłaby odmienna - to już jednak inny temat.
Natomiast zakazuje się "sztucznie" nanosić znaku sprawy na dokumenty, które w czasie, gdy powstawały, nie były rejestrowane jako sprawy i nie były oznaczane znakami spraw. Zakaz ten dotyczy nadania znaku spraw na dokumentach, które nie prowadzono pod tymi znakami, ale innym zagadnieniem jest przyporządkowanie całości teczki z dokumentacją pod symbol klasyfikacyjny (a tak jest w tym przypadku).
Cytat: MarcinP w Maj 02, 2017,
Należałoby wyjść od definicji tego, czym jest dokumentacja finansowo-księgowa. Należy więc sięgnąć do ustawy o rachunkowości (np. art. 10 tej ustawy). W skrócie: wykazy, ewidencje, rachunki, faktury - to jest dokumentacja nietworząca akt spraw. Ale pismo wysyłane do kogoś to już nie jest dokumentacja finansowo-księgowa, chociaż dokumentacji tej dotyczy. Pismo to tworzy akta sprawy, np. wezwanie do zapłaty.
Czy takie wezwanie do zapłaty np. podatku od nieruchomości klasyfikujemy pod 3222 "Rozliczenia"? Czy raczej 3162 "Windykacja należności"?
Wezwanie do zapłaty podatku od nieruchomości zaklasyfikowałam do "Rozliczeń".
MarcinP, bardzo dziękuję za szczegółowe wyjaśnienie problemu :)
Proszę :)
P.s. Wezwanie do zapłaty można potraktować jako sui generis windykację polubowną, więc 3162 też by pasowało.
Witam po niedługiej przerwie i znów muszę się odwołać do Waszego doświadczenia :)
Mam problem z dokumentami dotyczącymi podatków i opłat. Gdzie "wrzucacie" informację o stanie zaległości i nadpłat oraz wydruki o zaległościach, odpisy aktualizacyjne, dzienniki obrotów itp.?
Chciałam to "wrzucić" do 3110 Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie, ale komórka uważa, że powinno być pod 3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu.
Właśnie! Co robicie w sytuacji, kiedy w sprawie kwalifikacji i klasyfikacji macie inne zdanie niż komórka? Klasyfikujecie wg klasy na teczce i po problemie? (Akta sprzed kilku lat, które zastałam w archiwum).
Jeszcze problem dokumentów, które występują jednocześnie w kilku komórkach np. Wieloletnia prognoza finansowa. Czy od razu ją dajecie do brakowania, jeżeli dostaniecie podpiętą do budżetu? Bo przecież jest w Radzie, przy uchwale.
Będę szczęśliwa jak rozwiejecie chociaż część moich wątpliwości :P
Cytat: bela w Lipiec 12, 2017,
Jeszcze problem dokumentów, które występują jednocześnie w kilku komórkach np. Wieloletnia prognoza finansowa. Czy od razu ją dajecie do brakowania, jeżeli dostaniecie podpiętą do budżetu? Bo przecież jest w Radzie, przy uchwale.
Będę szczęśliwa jak rozwiejecie chociaż część moich wątpliwości :P
Co do tej części pytania, to od razu odpowiem, że dokumenty muszą być odrębnie w komórce merytorycznej - i przez tę komórkę przekazane do AZ - oraz odrębnie przy akcie prawa miejscowego, jeżeli są poddawane pod obrady organu kolegialnego. Wieloletnia prognoza finansowa będzie więc i "przy uchwale", jak i w dokumentacji komórki ds. budżetu.
Cytat: MarcinP w Lipiec 12, 2017,
Cytat: bela w Lipiec 12, 2017,
Jeszcze problem dokumentów, które występują jednocześnie w kilku komórkach np. Wieloletnia prognoza finansowa. Czy od razu ją dajecie do brakowania, jeżeli dostaniecie podpiętą do budżetu? Bo przecież jest w Radzie, przy uchwale.
Będę szczęśliwa jak rozwiejecie chociaż część moich wątpliwości :P
Co do tej części pytania, to od razu odpowiem, że dokumenty muszą być odrębnie w komórce merytorycznej - i przez tę komórkę przekazane do AZ - oraz odrębnie przy akcie prawa miejscowego, jeżeli są poddawane pod obrady organu kolegialnego. Wieloletnia prognoza finansowa będzie więc i "przy uchwale", jak i w dokumentacji komórki ds. budżetu.
Komórką merytoryczną dla Wieloletniej prognozy finansowej byłyby więc Finanse, ale komórka ds. Rady oprawia wszystkie akty prawa miejscowego wraz z załącznikami. Siłą rzeczy dokumenty będą powielone.
Tak, będą. Nie ma w tym nieprawidłowości.
Witam wszystkich, którzy nie leżakują nad wodą... ;)
Przejdę od razu do rzeczy, czy jest błędem umieszczanie w jednym spisie dokumentów o różnym czasie ich przechowywania np. B5 i B10? i czy powinnam mogę różne rodzaje akt (o tym samym czasie przechowywania) umieścić na jednym spisie, czy raczej robić według rodzaju?
Jak u Was to wygląda?
Jaki spis dokumentów masz na myśli? Po co taki spis jest tworzony i gdzie przechowywany?
Chodzi o spis zdawczo-odbiorczy.
Zasadniczo tworzy się jeden spis zdawczo-odbiorczy dla dokumentacji niearchiwalnej, o kat. mniejszej niż B50, która jest przekazywana z jednej komórki organizacyjnej do archiwum. Natomiast zasadą jest tworzenie odrębnych spisów dla różnych rodzajów dokumentacji (o ile pod pojęciem rodzaju dokumentacji rozumiemy: dokumentację aktową, techniczną, fotograficzną, audiowizualną itd.).
Mam rozumieć, że można w spisie nr X umieścić B5 i B10? Bo to, że akta kat. A powinnam ująć w osobnym spisie zdawczo-odbiorczym, wiem :)
Zastaną dokumentację, nie tworzącą akt sprawy, zaczęłam spisywać latami np. spis zd-odb. nr 304 - 2015 rok, spis zd-odb. nr 305 - 2016 rok. Czy postępuję prawidłowo?
Można tworzyć spisy zdawczo-odbiorcze zawierające dokumentację z różnych lat, pod warunkiem, że teczki rejestrowano na podstawie tego samego wykazu akt. Ja zwykle zamieszczam teczki z różnych lat na jednym wykazie.
Dziękuję Marcinie :-*
Cytat: MarcinP w Czerwiec 24, 2017,
"Sztuczne" to jest nanoszenie symbolu 3035 dla dokumentacji z 2002 roku, a więc z okresu, kiedy wykaz akt z 2011 r. nie obowiązywał. Nie ma podstawy prawnej dla takiej czynności. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (...) wprowadziło obowiązek weryfikacji kategorii archiwalnych, ale nie pozwala na nadawanie symboli dla dokumentacji wcześniejszej. Zawsze stosować należy symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, który obowiązywał w okresie, kiedy dokumentacja powstała. Jeżeli wykazu nie było żadnego, wówczas sytuacja byłaby odmienna - to już jednak inny temat.
Natomiast zakazuje się "sztucznie" nanosić znaku sprawy na dokumenty, które w czasie, gdy powstawały, nie były rejestrowane jako sprawy i nie były oznaczane znakami spraw. Zakaz ten dotyczy nadania znaku spraw na dokumentach, które nie prowadzono pod tymi znakami, ale innym zagadnieniem jest przyporządkowanie całości teczki z dokumentacją pod symbol klasyfikacyjny (a tak jest w tym przypadku).
Nawiązując do twojej wypowiedzi, czy zatem jeśli nie mam symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt na dokumentacji księgowej z 2006r., to nie mogę w celu dokonania spisu z natury nadać dowodom księgowym symbolu 3220? Wtedy obwiązywał JRWA z 2004, zatem powinienem być symbol 3321. Proszę o wypowiedź. Przejąłem przez 9 lat nieporządkowane archiwum, stąd też spis z natury dokumentacji do brakowania.
Oczywiście, że można umieszczać na jednym spisie. Trzeba tylko pamiętać, aby układ był zgodny z JRWA. Tylko kat. A umieszcza się na osobnym spisie. Nie ma co komplikować sobie życia. :)
Nadajesz symbol obowiązujący w 2004r, a kwalifikujesz ( kat.) wg. obecnego wykazu.