Witam
Mamy elektroniczny obieg dokumentów, w którym część teczek jest prowadzona w formie papierowej i elektronicznej a część tylko w formie elektronicznej. Jeśli ktoś chce oddać do archiwum teczki elektroniczne jak to zrobić?
w przypadku EZD (rozp. 2011r.) przejęcie teczki elektronicznej przez archiwum zakładowe polega na przejęciu uprawnień do widoku tej teczki przez AZ w danym systemie elektronicznym
W nas wygląda to tak: w widoku spraw zakończonych zaznaczam co chcę przekazać i klikam "przekaż do archiwum" - sprawa dostaje status "zarchiwizowana" i widzę ją jako archiwista na liście spraw prowadzonych w postaci elektronicznej w oddzielnym widoku programu - poezja!
Zero pakowania, opisywania teczek, wyciągania metalowych i plastikowych elementów, paginowania, zero spisów zd-od, zero wożenia akt wózkiem, układania na półkach oznaczania w spisach pozycji - bajka, poezja i ogólnie samo dobro ;D - tylko dlaczego w mojej organizacji nie mogę wykorzenić przywiązania do papieru?? :'(
Wydaje się proste. Mam nadzieje że w naszym systemie jest taka opcja :)
Cytat: Bożena1808 w Kwiecień 20, 2017,
Witam
Mamy elektroniczny obieg dokumentów, w którym część teczek jest prowadzona w formie papierowej i elektronicznej a część tylko w formie elektronicznej. Jeśli ktoś chce oddać do archiwum teczki elektroniczne jak to zrobić?
Nie ma czegoś takiego jak "teczki elektroniczne". Przeczytaj sobie najpierw instrukcję kancelaryjną i archiwalną obowiązującą w Twojej jednostce. Jeśli nie wiesz jakie Wasz system ma funkcjonalności i nie umiesz go używać, poproś pracowników odpowiedzialnych za system o przeszkolenie lub instruktaż.
pozdrawiam
Chodziło mi o teczki prowadzone tylko i wyłącznie w EZD
CytatChodziło mi o teczki prowadzone tylko i wyłącznie w EZD
Tak to właśnie zrozumiałem ;) - skrót myślowy. Ale faktycznie lepiej zapytać osoby odpowiedzialnej (musicie taką mieć) i poproszenie o instruktaż.
Cytat: Grzesiek w Kwiecień 20, 2017,
Zero pakowania, opisywania teczek, wyciągania metalowych i plastikowych elementów, paginowania, zero spisów zd-od, zero wożenia akt wózkiem, układania na półkach oznaczania w spisach pozycji - bajka, poezja i ogólnie samo dobro ;D
A wszystkie obowiązkowe metadane przy sprawach i pismach zostały uzupełnione?
A co ja napisałem wcześniej: spraw zakończonych :) - w naszym systemie akurat jeśli nie ma wszystkich wymaganych przez przepisy i wewnętrzne ustalenia metadanych sprawy zakończyć się nie da.... Trochę nam się wątek "rozłazi" ale nie mogłem się powstrzymać ;).
Dla dokumentacji elektronicznej nie ma teczek aktowych! Dokumentacja w systemie EZD jest grupowana w akta spraw i rejestrowana na spisie spraw zgodnie z odpowiednim hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt. "Sygnaturą" jest znak sprawy.