Drodzy archiwiści, teoretycy i praktycy,
od pewnego czasu porządkuję i opracowuję dokumentację techniczką w muzeum. Niestety, wykaz akt nie jest dobrze skonstruowany przez co niekiedy mam problem z klasyfikowaniem dokumentów. Mam do was pytanie i liczę na jakieś podpowiedzi...
1. czy dokumentację zamówień taką jak: notatki służbowe dot. demontażu ogrodzenia oraz docieplenia budynku, dokumentację ofertową i przetargową, umowę o roboty budowlane, umowę wykonawczą i konsorcjum, umowę o wykonanie prac projektowych z aneksem oraz specyfikację istotnych warunków zamówienia na wykonanie I etapu robót budowlanych--> można zaliczyć do kategorii B5?
2.wykonanie i odbiór inwestycji i remontów: protokoły: zdawczo-odbiorcze, kontroli, odbioru wykonanych robót; oświadczenia dot.wykonanych robót--> jako kategoria B5?
3. Protokół okresowej kontroli stanu technicznego budynku- przegląd pięcioletni i roczny ---> jako kat.A?
4.pod co podciągnąć dokumentację dotyczącą wycinki drzew w pobliżu budynku? Ile lat przechowywać tą dokumentację ?
5. Ile lat przechowywać dokumentację związaną z dofinansowaniem projektów ministerialnych ?
Z góry dziękuję za wszelką pomoc i podpowiedzi ;)
Witaj,
Najkrótsza odpowiedź na pytanie brzmi oczywiście: skonsultuj się z właściwym Archiwum Państwowym 8)
Wchodząc w ten temat rozczarowałem się trochę, bo myślałem że chodzi o coś innego niż budowlanka i użytkowanie obiektu. Mogę Ci oczywiście napisać, jak wedle wykazu akt mojej firmy bym to kwalifikował, ale podstawą rozstrzygnięcia musi być Twoja konsultacja z AP i ewentualne poprawki wprowadzone po niej do wykazu akt.
1) Tak. Przynajmniej u mnie ;)
2) B5/BE 5, jeśli dotyczy obiektów zabytkowych albo nietypowych, to kat. A. Okres przechowywania zaczyna się liczyć 5 lat od zakończenia eksploatacji obiektu.
3) Zgodnie z tym co masz w JRWA przy kontrolach. Jak A, to A. Ewentualnie jeśli przeglądy stanu technicznego są wpisane w uwagach przy haśle o konserwacji i bieżącej eksploatacji budynków, to kat. B5. To musisz dokładnie sprawdzić i zapytać w AP.
4) ja bym dał pod Gospodarowanie terenami wokół obiektów, B5 Jak jest u Ciebie? Nie wiem.
5) zgodnie z wykazem akt. U mnie tego nie ma, jeżeli u Ciebie też, to trzeba wykaz uaktualnić w porozumieniu z kierownictwem i właściwym AP.
Pozdrawiam!
fot. p.5
dofinansowanie projektu ministerialnego jak i pozyskania środków unijnych - u mnie BE10
szerka