Dzień dobry wszystkim!
mam pytanie pozornie proste, jednak sprawiające mi zagwozdkę. Mianowicie, chciałem wysłać do archiwum państwowego wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie. Według instrukcji kancelaryjnej takowy wniosek składa dyrektor placówki dyrektorowi AP. Oczywiście ja - jako archiwista - sporządzam wniosek, a podpisuje dyrektor. I problem sprawia znak sprawy, a dokładnie skrót komórki organizacyjnej. Powinien być dyrektora czy archiwum? Dla przykładu: ND.0162.1.2017 czy AZ.0162.1.2017. Całość dokumentacji dotyczącej brakowania (JRWA - 0162) powinna się znajdować w archiwum zakładowym. A nie mogę części rejestrować pod znakiem ND a części pod AZ. Pytanie pewnie banalne, jednak sprawiło mi problem.
Pozdrawiam :)
A czemu chcesz część sprawy mieć pod ND skoro to Twoja sprawa?? W systemie bezdziennikowym opartym o wykaz akt sprawę prowadzi się pod znakiem komórki merytorycznej i wszystkie komórki współpracujące przekazują w razie współpracy dokumentację do sprawy. Czy dyrektor nie podpisze wniosku z AZ?
Oczywiście, że podpiszę - przynajmniej mam taką nadzieję ;D
Nie byłem po prostu do końca przekonany, ale rozwiałeś moje wątpliwości.
Właśnie o taką odpowiedź mi chodziło. Bardzo dziękuję!
Pozdrawiam!
Witam!
Nurtuje mnie pytanie dotyczące znaku sprawy w systemie bezdziennikowym-wzór znaku sprawy w naszej jednostce organizacyjnej ma wyglądać w taki oto sposób: symbol komórki organizacyjnej.symbol klasyfikacyjny z jrwa. nr sprawy. nr z dziennika korespondencyjnego. rok I jeśli musimy mieć ten nr z dziennika korespondencyjnego, to czy przy każdym kolejnym piśmie które będzie dotyczyło tej konkretnej sprawy będzie się zmieniał tzn. odpowiedż będzie z nr z książki korespondencyjnej, pod którym zarejestrowano pismo przychodzące?
Jeśli w tym znaku pojawia się nr pisma, to to już nie jest znak sprawy. Nie chce mi się wierzyć że macie takie dziwactwo wpisane do instrukcji kancelaryjnej. W niej szukaj odpowiedzi do czego to ma służyć.
Cytat: Jarek w Luty 21, 2017,
Jeśli w tym znaku pojawia się nr pisma, to to już nie jest znak sprawy. Nie chce mi się wierzyć że macie takie dziwactwo wpisane do instrukcji kancelaryjnej. W niej szukaj odpowiedzi do czego to ma służyć.
Normatywy kancelaryjno archiwalne zostały zatwierdzone przez AP w 2016r., i jednostka organizacyjna powinna stosować je od 2017. W instrukcji kancelaryjnej umieściliśmy zapisy a) po nr sprawy dopuszcza się umieszczenie nr pisma b) inicjalów osoby odpowiedzialnej za sprawę c) nr z dziennika korespondencyjnego. Taką instrukcję nam zaakceptowało AP. Do tej pory znakowano pisma/ sprawy w taki sposób: skrót od jednostki org./symbol komórki/nr z dziennika/rok- i tutaj problem odp do pisma przychodzącego odsyłano ze znakiem wpływu czyli nie był to system dziennikowy tak?Do tej pory nie było żadnej instrukcji kancelaryjnej,jrwa ani instrukcji składnicy akt...zatwierdzonej przez AP...
Cytat: archiwonka w Luty 21, 2017,
Cytat: Jarek w Luty 21, 2017,
Jeśli w tym znaku pojawia się nr pisma, to to już nie jest znak sprawy. Nie chce mi się wierzyć że macie takie dziwactwo wpisane do instrukcji kancelaryjnej. W niej szukaj odpowiedzi do czego to ma służyć.
Normatywy kancelaryjno archiwalne zostały zatwierdzone przez AP w 2016r., i jednostka organizacyjna powinna stosować je od 2017. W instrukcji kancelaryjnej umieściliśmy zapisy a) po nr sprawy dopuszcza się umieszczenie nr pisma b) inicjalów osoby odpowiedzialnej za sprawę c) nr z dziennika korespondencyjnego. Taką instrukcję nam zaakceptowało AP. Do tej pory znakowano pisma/ sprawy w taki sposób: skrót od jednostki org./symbol komórki/nr z dziennika/rok- i tutaj problem odp do pisma przychodzącego odsyłano ze znakiem wpływu czyli nie był to system dziennikowy tak?Do tej pory nie było żadnej instrukcji kancelaryjnej,jrwa ani instrukcji składnicy akt...zatwierdzonej przez AP...
To był tzw system (po)mieszany. Możemy prosić o instrukcję kancelaryjną jako załącznik do posta?
Cytat: archiwonka w Luty 21, 2017,
wzór znaku sprawy w naszej jednostce organizacyjnej ma wyglądać w taki oto sposób: symbol komórki organizacyjnej.symbol klasyfikacyjny z jrwa. nr sprawy. nr z dziennika korespondencyjnego. rok I jeśli musimy mieć ten nr z dziennika korespondencyjnego, to czy przy każdym kolejnym piśmie które będzie dotyczyło tej konkretnej sprawy będzie się zmieniał tzn. odpowiedz będzie z nr z książki korespondencyjnej, pod którym zarejestrowano pismo przychodzące?
o Matko!! - wybacz mało merytorycznie ale nie mogłem się powstrzymać :) - kto Was tak skrzywdził i jakie AP to "łyknęło"?? ;) Straszny potworek. Odkręć to jak najszybciej.
Czemu AP się na to zgodziło to nie wiem. Archiwonko, zwróć jednak uwagę na takie rzeczy: Po pierwsze, jak piszesz, sami umieściliście tam takie zapisy. Pytanie - po co? Po drugie czym się różni nr pisma od nru z dziennika? Nr pisma to numer dokumentu w sprawie? Jak rozróżnicie którego z nich akurat ktoś użył? Po trzecie - zapis "dopuszcza się" oznacza fakultatywność używania takich oznaczeń tzn. nie trzeba ich używać, jeśli nie wiecie po co ani jak.
Cytat: Jarek w Luty 22, 2017,
Czemu AP się na to zgodziło to nie wiem. Archiwonko, zwróć jednak uwagę na takie rzeczy: Po pierwsze, jak piszesz, sami umieściliście tam takie zapisy. Pytanie - po co? Po drugie czym się różni nr pisma od nru z dziennika? Nr pisma to numer dokumentu w sprawie? Jak rozróżnicie którego z nich akurat ktoś użył? Po trzecie - zapis "dopuszcza się" oznacza fakultatywność używania takich oznaczeń tzn. nie trzeba ich używać, jeśli nie wiecie po co ani jak.
Postarm się wyjaśnić w naszej instrukcji znajduje się zapis,który mówi o Tym,że każdy kto otrzymuje pismo-czyli ta osoba do której zadekretował je dyrektor potwierdza je własnoręcznym podpisem w dzienniku korespondencyjny,zapis ten został umieszczony ze względu na nasze ISO...
Numer dokumentu w sprawie niczym nie różni się od numeru z dziennika korespondencyjny,tak samo jak niczym się nie różni od nr sprawy,wydaje mi się, ze tutaj mają znaczenie ustalenia wewnetrzne-która opcję wybieramy...oczywiscie zdaję sobie sprawę,że po symbolu z jrwa wystepuje nr sprawy, a potem "coś " lub "nic" i rok.Przepraszam za dwie odpowiedzi po kolei,ale nie odkryłam jeszcze opcji edytuj...
No, po symbolu z jrwa a przed nrem sprawy może być jeszcze numer podteczki. Skutek tego jest taki że ten "znak sprawy" zamiast pozwalać identyfikować dokumentację, będzie tylko wprowadzał w błąd. Ktoś wam narobił wody z mózgu, stawiam że to człowiek od ISO. Same bezużyteczne dziwactwa, co ma wspólnego potwierdzanie podpisem odbioru pisma ze znakiem sprawy? Przecież każdy wpływ ma już naniesiony numer z dziennika. Czemu to wszystko ma służyć? Identyfikacji który pracownik załatwia dane pismo? Da się to zrobić dużo prościej.
Postanowiłam włączyć się do tej wymiany opinii i podzielić się własnymi spostrzeżeniami:
1) szkoda że nie mamy wglądu do instrukcji kancelaryjnej, bo tam należy sprawdzić, czy jest przepis mówiący o niezmienności znaku sprawy; jeżeli jest taki przepis, to nie można przyjmować równocześnie takiej konstrukcji znaku, że w jego środku są elementy zmienne, takie jak numer pisma; generalnie nic nie stoi na przeszkodzie dopisywaniu do znaku sprawy inicjałów pracownika, czy numeru pisma, ale czyni się to po znaku sprawy; tym samym znak sprawy wyposażony w dodatkowe elementy jest znakiem danego pisma (mam nadzieję, że wyjaśniłam to prosto, na wszelki wypadek schemat:
znak sprawy - KK.090.1.2017
znak pisma w sprawie - KK.090.1.2017.LJ.12
To na czerwono to elementy zmienne przypisane do konkretnego pisma.
2) z powyższego wynika, że archiwum państwowe nie zrealizowało prawidłowo swoich obowiązków w zakresie uzgadniania instrukcji kancelaryjnej, bo powinno takie kwestie wyłapać i wyjaśnić dlaczego tak nie powinno być...
3) obawiam się, co wynika z kolejnych postów archiwonki, że utożsamiono pismo ze sprawą, tymczasem w sprawie może być wiele pism lub tylko jedno, ale to są różne byty kancelaryjne, nie może więc być tak, że numer sprawy jest identyczny jak numer pisma;
4) z tego co ja wiem to tzw. ISO niczego nie narzuca; to jednostka opisuje swoje zasady działania i uzyskuje w ramach tego certyfikację; widać z tego, że ISO wdrożono gdy byliście w systemie dziennikowym i teraz po wprowadzeniu nowej instrukcji kancelaryjnej powinno się zmienić opis zasad działania w księdze jakości tak by uzyskać pełną zgodność wewnętrznych regulacji dotyczących postępowania z dokumentacją.
5) poza tym mam wrażenie, że myli się śledzenie obiegu wewnętrznego pisma (poprzez ewidencję w dzienniku i podpisywanie odbioru pism) z zakładaniem spraw i grupowaniem w akta spraw pism, które są oznaczane znakiem sprawy (warto zaznaczyć że sprawy rejestruje się w spisach spraw a nie w dziennikach); pismo ma więc i numer z dziennika (tylko dla celów rozliczeniowych w obiegu wewnętrznym) i znak sprawy (pisma)
Cytat: Jarek w Luty 22, 2017,
No, po symbolu z jrwa a przed nrem sprawy może być jeszcze numer podteczki. Skutek tego jest taki że ten "znak sprawy" zamiast pozwalać identyfikować dokumentację, będzie tylko wprowadzał w błąd. Ktoś wam narobił wody z mózgu, stawiam że to człowiek od ISO. Same bezużyteczne dziwactwa, co ma wspólnego potwierdzanie podpisem odbioru pisma ze znakiem sprawy? Przecież każdy wpływ ma już naniesiony numer z dziennika. Czemu to wszystko ma służyć? Identyfikacji który pracownik załatwia dane pismo? Da się to zrobić dużo prościej.
W naszej instrukcji kancelaryjnej wygląda to tak...
4. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można:
1) po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].n, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2) po znaku sprawy lub po numerze, określonym w pkt 1, umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].[prowadzący] lub [znak_sprawy].n.[prowadzący], gdzie [prowadzący] to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9] ;
3) umieścić w znaku sprawy numer z dziennika korespondencyjnego w następujący sposób: komórka . symbol . nr_kolejny . nr_z_dziennika_korespondencyjnego . rok.
Poza tym znalazłam taki pokaz slajdów- slajd 15 odnosi się do zapisu 3) https://archiwum.wum.edu.pl/sites/.../Temat_1_Rejestrowanie_i_znakowanie_pism.ppt
Link niestety jest nieaktywny.
Przeraża mnie w tym wszystkim to, że takiego babola zatwierdziło AP...
jedyne co mi przychodzi do głowy to przeoczenie w zaćmieniu pomroczności jasnej, a nie świadome działanie AP, bo przecież nr dziennika korespondencyjnego będzie mylony w znaku sprawy z numerem kolejnym sprawy w podteczce...
nr wpływu z dziennika nanosi się na pieczęci wpływu na każdym piśmie wpływającym,
możecie ustalić również pieczęcie wypływu i tam umieszczać nr wysyłki z dziennika. Po co zaśmiecać znak sprawy...
Skoro działamy w oparciu o system bezdziennikowy, dziennik podawczy przestaje mieć wpływ na system kancelaryjny, a jedynie działa pomocniczo w celach kontroli obiegu dokumentacji...
Cytat: archiwonka w Luty 23, 2017,
Cytat: Jarek w Luty 22, 2017,
No, po symbolu z jrwa a przed nrem sprawy może być jeszcze numer podteczki. Skutek tego jest taki że ten "znak sprawy" zamiast pozwalać identyfikować dokumentację, będzie tylko wprowadzał w błąd. Ktoś wam narobił wody z mózgu, stawiam że to człowiek od ISO. Same bezużyteczne dziwactwa, co ma wspólnego potwierdzanie podpisem odbioru pisma ze znakiem sprawy? Przecież każdy wpływ ma już naniesiony numer z dziennika. Czemu to wszystko ma służyć? Identyfikacji który pracownik załatwia dane pismo? Da się to zrobić dużo prościej.
W naszej instrukcji kancelaryjnej wygląda to tak...
4. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można:
1) po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].n, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2) po znaku sprawy lub po numerze, określonym w pkt 1, umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].[prowadzący] lub [znak_sprawy].n.[prowadzący], gdzie [prowadzący] to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9] ;
3) umieścić w znaku sprawy numer z dziennika korespondencyjnego w następujący sposób: komórka . symbol . nr_kolejny . nr_z_dziennika_korespondencyjnego . rok.
Poza tym znalazłam taki pokaz slajdów- slajd 15 odnosi się do zapisu 3) https://archiwum.wum.edu.pl/sites/.../Temat_1_Rejestrowanie_i_znakowanie_pism.ppt
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Proponuję zmienić te przepisy instrukcji. Jeżeli bardzo Wam zależy na tym numerze z dziennika, to mógłby on być po roku kalendarzowym. Z punktu widzenia logiki pracy kancelaryjnej jest to jednak bez sensu, ponieważ znak sprawy nanosi prowadzący sprawę, a numery z dzienników najczęściej kancelarie lub sekretariaty...
Cytat: Śpioszek w Luty 23, 2017,
Link niestety jest nieaktywny.
Przeraża mnie w tym wszystkim to, że takiego babola zatwierdziło AP...
jedyne co mi przychodzi do głowy to przeoczenie w zaćmieniu pomroczności jasnej, a nie świadome działanie AP, bo przecież nr dziennika korespondencyjnego będzie mylony w znaku sprawy z numerem kolejnym sprawy w podteczce...
nr wpływu z dziennika nanosi się na pieczęci wpływu na każdym piśmie wpływającym,
możecie ustalić również pieczęcie wypływu i tam umieszczać nr wysyłki z dziennika. Po co zaśmiecać znak sprawy...
Skoro działamy w oparciu o system bezdziennikowy, dziennik podawczy przestaje mieć wpływ na system kancelaryjny, a jedynie działa pomocniczo w celach kontroli obiegu dokumentacji...
Skontaktowałam się z osobą kompetentną z AP, będziemy omijać ten zapis szeroookim łukiem, i stosować najprostszy z możliwych znaków sprawy -komórka org. symbol z jrw. nr sprawy rok . Odbipor pisma będzie kwitowany podpisem przy nr z dziennika, jeśli ktoś będzie chciał może też odnotować tam wysłanie odp dotyczące tego pisma- funkcja dziennika pomocnicza.Dowiedziałam się iż przez rok możemy stosować też ten stary pomieszany nr, ale chyba tej informacji nie przekażę zainteresowanym- wystarczy żeby znakowanie spraw zrozumieli....Chciałam wysłać ten pokaz slajdów w pdf ale są chyba jakieś opory systemowe...
Cytat
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Aż nie chce się wierzyć, że P. Olikowska mogła coś takiego przepuścić :o
Cytat: Rovan w Luty 23, 2017,
Cytat
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Aż nie chce się wierzyć, że P. Olikowska mogła coś takiego przepuścić :o
Nikt tu nie mówił na temat konkretnego AP...
Po kolei. Po pierwsze, w zapisach instrukcji nie wygląda to już tak źle, jak w Twoim pierwszym opisaniu problemu archiwonko. Po drugie, ten zapis w Waszej IK to jest w dużej mierze dosłowne powtórzenie zapisów IK archiwów państwowych z 2012 r., dodano do tego tylko to nieszczęście z pkt 3 o umieszczaniu nru z dziennika korespondencyjnego. Wasza IK określa standard tworzenia znaku sprawy (oznaczenie komórki, symbol z jrwa, nr sprawy, rok), i rzeczywiście, jeśli się tego dopiero uczycie, to najlepiej unikajcie jak ognia tych wszystkich dodatków.
pozdrawiam
W związku z tym,ze u nas ten system dopiero wchodzi w życie rozpatrywana wszystkie możliwe opcje. Dziękuję wszystkim za zainteresowanie ta sprawa i pomoc. Mam jeszcze jedno pyranie- być może nie ostatnie????Czy spotkaliscie się z wpisywanie nr sprawy na kopercie???Nie wiem dlaczego do tej pory ten pomieszany znak pismo-sprawy Sekretariat wpisywal na koperty pism wychodzących...Pozdrawiam
Tak. Z mojego doświadczenia wynika, że wpisywanie znaku sprawy na kopertach to dość popularna praktyka.
Cytat: archiwonka w Luty 24, 2017,
W związku z tym,ze u nas ten system dopiero wchodzi w życie rozpatrywana wszystkie możliwe opcje. Dziękuję wszystkim za zainteresowanie ta sprawa i pomoc. Mam jeszcze jedno pyranie- być może nie ostatnie????Czy spotkaliscie się z wpisywanie nr sprawy na kopercie???Nie wiem dlaczego do tej pory ten pomieszany znak pismo-sprawy Sekretariat wpisywal na koperty pism wychodzących...Pozdrawiam
Taka praktyka jest stosowana np. przez jednostki gdzie to pracownik merytoryczny po otrzymaniu pisma zaakceptowanego przygotowuje korespondencję do wysyłki, tj. umieszcza w kopercie. Wówczas znak sprawy na kopercie umożliwia uzupełnienie dziennika korespondencji wychodzącej pracownikowi sekretariatu/kancelarii.
Taka praktyka stosowana jest również na listach wysyłanych za potwierdzeniem odbioru i na zwrotkach, otrzymując zwrotkę wiemy wówczas jakiego pisma się ona tyczy.
W pozostałych przypadkach raczej nie spełnia to większej roli, tak myślę ;)
Dziękuję za poprzednie odpowiedzi- czyli znak sprawy na kopercie nikomu w niczym nie przeszkadza...Siedzę nad tą instrukcją i coraz więcej widzę.... :o Czy uważacie że wielkim błędem będzie dodanie elementu określającego nazwę jednostki organizacyjnej do pieczątki wysyłk? Taki przykład :IK określa że pieczątka zawiera skrót SP i skrót od komórki organizacyjnej, a teraz wydaje mi się że jeśli pieczątka wpływu ma nazwę miejscowości po sp...to może i tutaj warto byłoby go umieśćić -w instrukcji znajduje się "skrócony skrót".
Jakie jest Wasze zdanie na temat nr z dziennika korespondencyjnego,ktory zawiera po jednej stronie informacje na temat pism przychodzacych,a po drugiej na temat wychodzących.Czy jest poprawnie jeśli odpowiedź do pisma przychodzacego,ma ten sam nr z dzienika co pismo wpływające?
Cytat: archiwonka w Luty 26, 2017,
Jakie jest Wasze zdanie na temat nr z dziennika korespondencyjnego,ktory zawiera po jednej stronie informacje na temat pism przychodzacych,a po drugiej na temat wychodzących.Czy jest poprawnie jeśli odpowiedź do pisma przychodzacego,ma ten sam nr z dziennika co pismo wpływające?
Powielenie numeru nie ma tu żadnego znaczenia, bowiem dziennik korespondencyjny nie ma wpływu na znakowanie spraw...
Takie dwustronne dzienniki są dobre w jednostkach, w których jest "mały" bądź "średni" wielkością obieg dokumentacji. Zużyjesz jeden, dwa, trzy rocznie...
Jeśli w jednostce wpływy i wypływy korespondencji są znaczne wtedy wygodniej jest zakupić oddzielnie dziennik korespondencji wpływającej oddzielnie wychodzącej- kwestia wygody myślę... ;)
Znak sprawy i jeszcze raz znak sprawy. Konieczny na kopercie dla identyfikacji przesyłki (np. przy zwrocie niepodjętej). Zastępujący taki rejestr o jakim piszesz - bo dokument wpływający i wychodzący wiąże ze sobą właśnie znak sprawy a nie sąsiadowanie na kartach dziennika.
Doczytałam w podręczniku dotyczącym pracy biurowej,ze taki dziennik, który u nas funkcjonuje nazywany jest jednodziennikowym.
Pracuję w placówce medycznej i ostatnio trafiłam na moment wysyłania l4 do ZUSu,jak wg Was powinno wyglądać wysyłanie takiej dokumentacji?
Witam! Mam pytanie dotyczące dokumentacji księgowej, większa część tego rodzaju dokumentacji to nietworzaca akt sprawy, co zrobić gdy księgowość nie pisze pism przewodnich tylko wysyła w kopercie samą fakture,rachunek- jak to prawidłowo wysłać???Na kopercie pisać znak sprawy, który nie bedzie posiadał nr sprawy? ???
Napisz znak kom. org. , potem symbol klas. i rok - czyli: KS.3020.2017.
Stany, skąd wziąłeś 3020 ?
Uważam, że wysłanie faktury to jednak sprawa, zostały podjęte czynności. A skoro tak, to musi być pełny znak sprawy, mimo, że nie pisze się pisma przewodniego a sama faktura jest dokumentacją nietworzącą akt sprawy.
szerka
Dokumentację nie tworzącą sprawy przydzielamy do teczki o odpowiednim symbolu klasyfikacyjnym, a 3020, przepraszam nie zaznaczyłem to symbol przykładowy. To archiwonka pisze, że chodzi o dokumentację nie tworzącą akt sprawy, stąd podałem dla przykładu KS.3020.2017
Ja mam nieco inny problem dotyczący znaku sprawy. Chodzi o symbol komórki organizacyjnej. W mojej jednostce (według regulaminu organizacyjnego z 2006 r.) istnieje pięć wydziałów. W regulaminie nie ma podziału na komórki. Czy w znaku sprawy powinno się stosować tylko symbole wydziałów?
Zdarza mi się archiwizować akta, których znak sprawy składa się z: ZP.271.4.2015, gdzie ZP to "zamówienia publiczne" a 271 to "dokumentacja zamówień publicznych" albo 271.6.2013. Akta pochodzą z Wydziału Inwestycji. Czy symbol mogą sobie nadać dowolnie jak w tym przykładzie?
W regulaminie jest napisane "Pisma i dokumenty sporządzane w jednostce oprócz znaków jednolitego rzeczowego wykazu akt mogą dodatkowo zawierać symbole: I, FK..." Natomiast IK, że "Znak sprawy zawiera następujące elementy: oznaczenie komórki org. itd." Według którego dokumentu powinni oznaczać akta pracownicy? Wg regulaminu nie muszą używać oznaczenia komórki :P
Czy Wy też macie do czynienia się z takimi sytuacjami? Jeżeli tak to jak je rozwiązujecie?
Znak sprawy musi zawierać oznaczenie kom. org. ,wytwarzającej dokumentację , czyli wydz. zam. publicznych - ZP.271.4.2015, czy wydz. inwestycji - I.271.4.2015, a symbole na końcu znaku sprawy to oznaczenie osoby prowadzącej, które można dodać , np.: I.271.4.2015.JK
W tym problem stany, że w naszym regulaminie (ani jednostce) nie ma wydziału zamówień publicznych. Jest tylko stanowisko zamówień publicznych w Wydziale Inwestycji.
Stąd mój problem: na jakiej podstawie nadawać symbole komórek, skoro nie ma opisu stanowisk w żadnym akcie organizacyjnym jednostki (są tylko wydziały)?
Znak kom. org. nadajesz na podst. Regulaminu org., rozumiem że zadania zamówień publ. należą do wydziału inwestycyjnego, to osoba prowadząca teczkę zamówień publicznych w tej kom. nadaje znak sprawy : I.271.4.2015. W Regulaminie powinno być ujęte że wydz. inwestycji ma być znakowany skrótem ,, I '' , lub innym, i zgodnie z regulaminem używamy oznaczenia k.o. w znaku sprawy.
Właśnie o to mi chodziło, dziękuję :D
Czy to oznacza, że jeżeli pracownik z wydziału chce wyróżnić swoje dokumenty to nadaje znak np. w ten sposób: I.271.4.2015.JK? Bo tak chyba nie I-ZP.271.4.2015 mając na uwadze brak symboli stanowisk w Regulaminie org.
Bela
To pierwsze czyli I.271.4.2015.JK
Mimo wszystko, nie chce mi się wierzyć w jednoliterowy symbol komórki organizacyjnej. Przypatrz się raz jeszcze regulaminowi organizacyjnemu, mogę się założyć, że będzie to Wydział Inwestycji - czyli WI. I nie zdziwiłabym się, gdyby w dalszych zapisach Twojego regulaminu organizacyjnego (w innych paragrafach) zawarto informacje o podziale na komórki organizacyjne. Przeszukaj również schemat organizacyjny (załącznik do regulaminu organizacyjnego).
I jeszcze jedno: W regulaminie jest napisane "Pisma i dokumenty sporządzane w jednostce oprócz znaków jednolitego rzeczowego wykazu akt mogą dodatkowo zawierać symbole: I, FK..." Zapomnij o tym cytowaniu, to pomieszanie z poplątaniem.
Pozdrawiam noworocznie
szerka
Masz szerka rację, zapomniałam dopisać do każdego symbolu W ? a w regulaminie jest :-[, ale nie ma tam podziału na komórki.
Wszystkiego dobrego w 2018, oby przyniósł wiele dobrych rozwiązań ułatwiających pracę archiwistom :)
W regulaminie powinny być wskazane skróty samych nazw komórek , bez porzedzającej literki np. W -Wydział, a Referat to jak ?- RI, a Samodzielne Stanowisko Pracy SSPI, jeżeli jest tak zawarte w regulaminie , no musisz się do tego dostosować, choć to dziwne , że tak ustalono. U mnie w Starostwie nigdy nie były używane do skrótu nazw komórek dodatki określające rodzaj komórki org., czyli - W , R, czy SSP., a są też oznaczenia jednoliterowe komórek. I jeszcze jedno jeżeli w regulaminie jest zapisane, że jest wydział I, a w nim referat czy stanowisko pracy, to wtedy można zapisać I-ZP.272.4.2015, ale gdy jest tylko wydział to oznaczamy tak: I.272.... lub WI.272...., jeżeli jest wskazane w regulaminie, że dopisujecie do nazwy k.o. jeszcze rodzaj k.o. czyli W, R czy SSP.