Witam
Mam do Was pytanie- czy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych prowadzonego wspólnie dla kat A i B mam zarejestrować też spis z-d informatycznych nośników danych ( płyty cd będące załącznikami do spraw prowadzonych w postaci papierowej), czy mam prowadzić jakąś (jaką?) osobną ewidencję tych spisów ?
Z góry dziekuję za odpowiedź.
To zależy jakiej treści instrukcja archiwalna obowiązuje w danym podmiocie. Generalnie to tam powinno być uregulowane.
W instrukcji archiwalnej z 2011 r. tego zabrakło. Nie oznacza to jednak, że takie spisy mają pozostać poza ewidencją. Skoro z instrukcji archiwalnej wynika, że wszystkie spisy wpisuje się w ciągu chronologiczno-numerycznym do jednego wykazu spisów, to i spisy dla nośników wpisuje się do tego samego wykazu. Ważna jest bowiem zasada nie dublowania sygnatur archiwalnych.
Więcej o składach jest tutaj http://sas-sap.com/doc/20160609_2.pdf a o tym czego brak w przepisach na str. 33-34
Generalnie instrukcje (zarówno ta z 2011 jak i przykładowe instrukcje stworzone przez NDAP) się do tego nie odnoszą. Logicznym jest jednak, że wszystkie spiso z/o (w tym nośników ze SIND oraz dokumentów ze składu chronologicznego) rejestrujemy na tym samym wykazie. Inne podejście prowadziłoby do dublowania sygnatur.
Tym bardzie, że w wykazie spisów z-o jest rubryka uwagi, w której spokojnie możemy wpisać rodzaj dokumentacji, której dany spis dotyczy :)
Witam
z tre
Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?
Cytat: krzysiekp w Sierpień 31, 2017,
Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?
Tak jak wspominano wyżesz- tak jako kolejny spis po to by nie dublować sygnatur przede wszystkim.
A czy w Twojej jednostce funkcjonuje jednolity rzeczowy wykaz akt? Bo chcesz opierać oznakowanie nie o jrwa a o dziennik korespondencji?
Cytat: krzysiekp w Sierpień 31, 2017,
Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?
Tak jak pisze Śpioszek, jeden wykaz spisów, jeden ciąg numeracji spisów. Oznaczenie nośnika to oznaczenie nośnika, de facto powinno to być oznaczenie nośnika nadawane w momencie przyjęcia go do składu nośników.
Obowiązuje system kancelaryjny mieszany. Czy przyjecie IND do archiwum powinno odbywać się równolegle do przyjmowanych akt spraw z którymi te nośniki są powiązane?
Praktyka przyjmowania takich spisów, jako następujących po sobie, nie jest konieczna - każdy spis jest odrębnym "bytem".