Od końca 2015 r., kiedy weszły w życie przepisy znowelizowanej ustawy archiwalnej, zbieram informacje i materiały dotyczące sposobu realizowania kontroli archiwalnych przez archiwa państwowe.
Informacje są różne... Chciałabym je zweryfikować wspólnie z IFARowiczami i wymienić się poglądami, stanowiskami i interpretacjami.
Zachęcam więc wszystkich do zgłaszania problemów.
Na początek podstawa prawna przywoływana w dokumentach wysyłanych przez archiwa do podmiotów kontrolowanych.
Z ustawy archiwalnej jasno wynika, że zakres kontroli archiwów państwowych (zarządzanych przez dyrektorów tych archiwów) wynika z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Odrębny zakres kontroli ma Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - art. 21 ust. 2.
Tymczasem ze skanów protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych dostępnych w internecie (w załączeniu przykładowe, które znalazłam) wynika, że archiwa państwowe przywołują nieprawidłowe podstawy prawne, czyli art. 21 ust. 2. Jakby tego było mało, to w protokole jest inna podstawa prawna niż w wystąpieniu pokontrolnym.
Co Wy na to? Moim zdaniem to jest podstawa do podważenia legalności takiej kontroli oraz wydanych zaleceń. Niestety :(
Teraz proponuję wziąć na tapetę tytuł protokołu kontroli i wystąpienia pokontrolnego.
Znów odniosę się do materiałów ściągniętych z internetu. Mam nadzieję, że Państwo z AP Gdańsk się nie pogniewają... Zapewne bowiem wszystkie protokoły są takie same...
Wracając do tytułu. Brzmi on "Protokół kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach".
No i znów pojawia się problem, czy tak może brzmieć tytuł protokołu kontroli zarządzanej przez dyrektora archiwum państwowego? Przecież on działa z art. 28 ust. 1 pkt 3, czyli kontroluje postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną. Jedynym który może napisać że kontroluje przestrzeganie przepisów o narodowym zasobie... jest Naczelny Dyrektor. Może on powołać do tej kontroli pracowników archiwów państwowych, ale wtedy to Naczelny a nie dyrektor archiwum podpisuje dokumenty kontrolne.
Czy podobne wątpliwości rodzą się u Was?
Czy to oznacza, że
Cytat: Ewap w Luty 10, 2017,
Na początek podstawa prawna przywoływana w dokumentach wysyłanych przez archiwa do podmiotów kontrolowanych.
Z ustawy archiwalnej jasno wynika, że zakres kontroli archiwów państwowych (zarządzanych przez dyrektorów tych archiwów) wynika z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Odrębny zakres kontroli ma Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - art. 21 ust. 2.
Tymczasem ze skanów protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych dostępnych w internecie (w załączeniu przykładowe, które znalazłam) wynika, że archiwa państwowe przywołują nieprawidłowe podstawy prawne, czyli art. 21 ust. 2. Jakby tego było mało, to w protokole jest inna podstawa prawna niż w wystąpieniu pokontrolnym.
Co Wy na to? Moim zdaniem to jest podstawa do podważenia legalności takiej kontroli oraz wydanych zaleceń. Niestety :(
Wątpliwości powinien rozwiać art. 28 ust. 4 UNZA
Cytat
Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a?21d stosuje się odpowiednio.
Przyznaje, że zapisy są dosyć zawiłe. Zarzut zawiłości można zresztą odnieść do treści całej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.
Cytat: Marcin Kapała w Luty 10, 2017,
Wątpliwości powinien rozwiać art. 28 ust. 4 UNZA
Cytat
Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a?21d stosuje się odpowiednio.
Przyznaje, że zapisy są dosyć zawiłe. Zarzut zawiłości można zresztą odnieść do treści całej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.
Niestety, nie podzielam Pana poglądów. Akurat przepisy o kontroli są czytelne.
Według mnie art. 21 ust. 2 oraz art. 28 ust. 1 pkt 3 określają zakres przedmiotowy kontroli dwóch różnych podmiotów.
Natomiast art. 21a-21d określają tryb przeprowadzania kontroli.
Art. 28 ust. 4 odwołuje się do trybu a nie zakresu kontroli.
Czyli Naczelny Dyrektor i dyrektor archiwum państwowego przeprowadzają kontrole w tym samym trybie.
Mają jednak rozdzielne zakresy kontroli. Niedopuszczalne jest więc moim zdaniem mieszanie tego. I to mieszanie niekonsekwentne.
I co Pan myśli o takiej opinii?
Art. 28 ust. 1 punkt 3 ustawy mówi o kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego. Jeśli się nie mylę, proszę mnie oczywiście poprawić, postępowanie z materiałami archiwalnymi reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia. Kontrola, o której mowa w art. 28, jest więc również kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Artykuł ten nie określa jednak zakresu kontroli, a jednie ustanawia podstawę działania archiwów państwowych. Zakres kontroli określa natomiast art. 21 ust. 2. Z tego powodu, tak myślę, w protokołach kontroli podawana jest podstawa prawna zarówno z art. 21, jak i z art. 28. Zresztą w art. 21 a ust. 2 mowa jest o tym, że kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego, zwany ?kontrolerem?. Jeżeli będziemy czytali ustawę archiwalną w tym zakresie literalne, to rzeczywiście możemy dojść do wnioskowania reductio ad absurdum. Znaczenie przepisów, o których mówimy, ma natomiast zupełnie inny sens przy zostawaniu wykładni celowościowej lub systemowej. Ustawę należy czytać całościowo, tak tłumaczono mi na studiach. Podobne tłumaczenia słyszałem na szkoleniach prowadzonych przez DKN w czasach, kiedy dyrektorem departamentu była Pani Ewa Perłakowska, której wiedzę skądinąd bardzo cenię ;D Oczywiście wolałbym, żeby zapisy ustawy były bardziej precyzyjne i nie trzeba było uciekać się do takich interpretacji.
Oj coś Pan źle czyta moje posty ;D. Radzę to robić w ciągu dnia. Będzie świeższy umysł 8). Nikt nigdy pisząc o aktach prawnych i o przepisach nie pisze kategorycznie, tylko pisze przez pryzmat swego osądu.
Dla Pana jednak zrobię wyjątek.
A ja myślę, że powinien Pan wrócić do źródeł i dobrze przeczytać ustawę - całą. Warto przypomnieć sobie również co to jest przepis prawa i jak się go konstruuje :). Jeżeli chodzi o definicje wykładni - ma Pan zaliczone :). Ale jeżeli chodzi o słowo interpretacja - nie bardzo. Wszystko co każdy pisze o przepisie prawa a nie jest przepisem jest interpretacją. To tak jak w historii... Też interpretujemy źródła historyczne...
Zdecydowanie Pana interpretacja jest błędna.
Art. 21 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom Naczelnego Dyrektora.
Art. 28 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom archiwów państwowych.
Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez Naczelnego podpisuje Naczelny lub osoba przez niego upoważniona. W jego imieniu kontrolować mogą i pracownicy NDAP i pracownicy AP, ale ich upoważnienia podpisuje NDAP. Zakres kontroli NDAP to art. 21 ust. 2.
Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum podpisuje ten dyrektor lub osoba przez niego upoważniona (np. gdy go nie ma). Upoważnienie podpisuje więc dyrektor AP. Zakres kontroli wynika wyłącznie z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Proszę nie tworzyć nadmiarowych odniesień wzajemnych w których w ustawie nie ma. Oj, coś mam wrażenie, że próbuje Pan udowodnić, że jest chaos i zawiłość, tam gdzie ich nie ma.... Chodzi o tytuły dokumentów i przywołane przepisy. Skoro są w protokołach dwa przepisy przywołane - bezpodstawnie, co już wywiodłam wyżej, to dlaczego tytuł ogranicza się tylko do jednego przepisu?
Ps. Co Pan tak z tą Perłakowską - tęsknota czy fobia?
Cytat: Marcin Kapała w Luty 10, 2017,
Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.
Jeśli kontrolerzy z AAN przeprowadzaliby kontrole w NDAP na podstawie art. 21 to wyszłoby na to, że NDAP kontroluje sama siebie.
Dorzucić trzeba jeszcze sam wygląd i czytelność protokołu kontroli.
Chciałoby się krzyknąć: Archiwiści! Szanujcie się sami jeśli chcecie, aby was szanowano.
Według mnie to jest niedopuszczalne i świadczy o nieposzanowaniu instytucji, które kontrolujemy.
Niby nie szata... ale jednak. To też świadectwo naszego profesjonalizmu lub jego braku.
Już nawet nie chcę cytować wypowiedzi przedstawicieli kontrolowanych jednostek... szkoda wstydu.
Mnie zastanawia sposób przeprowadzania kontroli archiwalnych w jednostkach, które wdrożyły system elektroniczny w pełnym zakresie. Jak archiwista który owszem posiada wiedzę i wieloletnie doświadczenie w zakresie postępowania z dokumentacją papierową, ale w EZD nigdy nie pracował, nie zna praktyki postępowania z dokumentacją elektroniczną, a wręcz pozwolę sobie na stwierdzenie że część archiwistów nie rozumie zasad. Jak taki archiwista ma być wsparciem dla archiwisty zakładowego, czy służyć mu radą czy wskazać ewentualnie błędy? Archiwiści zakładowi wielokrotnie sygnalizowali że działają po omacku bez jakichkolwiek wytycznych. Ani DKN, ani CKOD i CKM poprzedniej kadencji nie wypracowały żadnych rozwiązań w tym zakresie.
Cytat: Jarek w Luty 13, 2017,
Cytat: Marcin Kapała w Luty 10, 2017,
Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.
Jeśli kontrolerzy z AAN przeprowadzaliby kontrole w NDAP na podstawie art. 21 to wyszłoby na to, że NDAP kontroluje sama siebie.
Z BIP AAN wynika, że w tym roku taka kontrola będzie (pkt 54) http://www.bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4760&idmp=1768&r=o Trzeba będzie się tym zainteresować...
Cytat: Kajka w Luty 13, 2017,
Mnie zastanawia sposób przeprowadzania kontroli archiwalnych w jednostkach, które wdrożyły system elektroniczny w pełnym zakresie. Jak archiwista który owszem posiada wiedzę i wieloletnie doświadczenie w zakresie postępowania z dokumentacją papierową, ale w EZD nigdy nie pracował, nie zna praktyki postępowania z dokumentacją elektroniczną, a wręcz pozwolę sobie na stwierdzenie że część archiwistów nie rozumie zasad. Jak taki archiwista ma być wsparciem dla archiwisty zakładowego, czy służyć mu radą czy wskazać ewentualnie błędy? Archiwiści zakładowi wielokrotnie sygnalizowali że działają po omacku bez jakichkolwiek wytycznych. Ani DKN, ani CKOD i CKM poprzedniej kadencji nie wypracowały żadnych rozwiązań w tym zakresie.
Wiele rzeczy można się nauczyć różnymi drogami nie tylko pracą w systemie. Gdyby pracownicy nadzoru uczyli się kontroli archiwalnych na bazie funkcjonowania kancelarii i archiwów zakładowych w AP, to by było to z miernym skutkiem... ;D
Wydaje się, że dużo w tym zakresie się robiło poprzez szkolenia i konferencje. Ostatnio nie ma żadnych informacji by się odbywały jakieś szkolenia w NDAP dla pracowników archiwów państwowych... Dużo się mówi o planach szkoleniowych ale nic się nie dzieje. Wcześniej niewiele się mówiło więcej się robiło? ;D
Może warto, by pracownicy archiwów państwowych częściej brali udział w różnych szkoleniach, także komercyjnych... Tam wiele rzeczy się pokazuje, nawet gotowych rozwiązań. Dyskutuje się o konkretnych problemach... Wiedzy trzeba szukać wszędzie a nie czekać na gotowce... Dużo informacji jest też w Internecie...
A poza tym skoro kilka archiwów pracuje w EZD to może podzielą się tą wiedzą ale od strony pracy kancelaryjnej i tego jakie są możliwe problemy... Szkoda tylko, że wszędzie jest to samo narzędzie.
Najgorzej jest uczyć się interfejsu... To tak jakby przejść ze smartfona jednej firmy na smartfona drugiej firmy i mieć pretensje że nie jest tak samo, choć smsy można wysyłać :)
A poza tym skoro są przepisy opisujące sposób pracy, to kontrolujemy to co się dzieje w podmiocie z tym co wynika z przepisów... Na tym polega kontrola (jest to ustalanie i porównywanie stanu faktycznego dotyczącego działalności organu lub jednostki kontrolowanej ze stanem wymaganym (pożądanym), wyznaczonym przez normy prawne, techniczne, ekonomiczne, itp.).
Mnie zastanawia, dlaczego ze strony NDAP zniknęła zakładka na temat EZD. Tam były materiały z porównywania systemów EZD oraz ze spotkania eksperckiego w dniach 22-23.10.2012 r.
Cytat: urzędas w Luty 13, 2017,
Dorzucić trzeba jeszcze sam wygląd i czytelność protokołu kontroli.
Chciałoby się krzyknąć: Archiwiści! Szanujcie się sami jeśli chcecie, aby was szanowano.
Według mnie to jest niedopuszczalne i świadczy o nieposzanowaniu instytucji, które kontrolujemy.
Niby nie szata... ale jednak. To też świadectwo naszego profesjonalizmu lub jego braku.
Już nawet nie chcę cytować wypowiedzi przedstawicieli kontrolowanych jednostek... szkoda wstydu.
No i urzędas mnie ubiegł! :P
Rzeczywiście jest to obraza nie tylko dla tych którzy takie pseudodokumenty otrzymują, ale także dla wszystkich obecnych i wcześniejszych pracowników archiwów państwowych odpowiedzialnych za sprawy nadzoru archiwalnego, którzy pod tym muszą się podpisać. Przyznam szczerze, że na tle tego obecnego badziewia "protokoły z wizytacji" z lat osiemdziesiątych jawią się jako profesjonalne dokumenty.
Pozostaje mi nawoływać do BUNTU!!!! Zwłaszcza że układ i zawartość protokołu jest sprzeczna z ustawą! W protokole nie można nic napisać o pracy kancelaryjnej, o sytuacji w komórkach organizacyjnych, bo przecież nie do tego służy "podsumowanie kontroli"?! Kuriozum protokołu jest część środkowa zatytułowana "Archiwum zakładowe". A przecież ustawa pozwala kontrolować także podmioty prywatne przechowujące dokumentację podmiotów państwowych i samorządowych. Czy tam też jest archiwum zakładowe?! Gdzie wtedy zamieścić dane? A co z danymi o dokumentacji w komórkach organizacyjnych?
Formularze statystyczne GUS są czytelniejsze niż obecny protokół kontroli. Nie będę się na razie wyżywać na wystąpieniu pokontrolnym...
Aż się chce zapytać, czy Naczelny Dyrektor też kontroluje archiwa państwowe w oparciu o te dokumenty? Przecież wprowadził NiKA na podstawie art. 21, który jest przepisem dla niego!
Kompletny chaos i smutek! Czy ktoś nad tym panuje?
Gdybym była szefem instytucji kontrolowanej i otrzymała coś takiego, to bym to odesłała z prośbą o wyjaśnienie "co to jest?" Jak z czymś takim iść do Prezesa Spółki albo dyrektora generalnego w ministerstwie?!
Czy naprawdę ciężko jest zaprojektować protokół w zwykłym edytorze?
NIKA powstawała w "bólach" pod koniec 2015 r. i jak jest każdy widzi 8) obwinianie o to jak funkcjonuje obecnego kierownictwa NDAP w moim odczuciu jest pewnym nadużyciem.
Czy "wcześniej" zostały wypracowane jakieś metody postępowania z dokumentacją elaktroniczną, standardy postępowania, katalog dobrych praktyk, wytyczne dla nadzoru jak kontrolować jednostki stosujące system elektroniczny jako główny? Ja nic na ten temat nie wiem :-\ Mam wrażenie że archiwa państwowe zmarnowały bardzo dużo czasu w zakresie wypracowania metod i standardów postępowania z dokumentacją elektroniczną. Teraz jest ostatni moment żeby coś z tym zrobić bo inaczej ciężko będzie ogarnąć ten bałagan i jak za kilka lat okaże się, że w systemie fruwają sobie koszulki nieprzyporządkowane do żadnego JRWA, sprawy zostały błędnie zaklasyfikowane i zakwalifikowane, metadane są niekompletne i zapisane w sposób uniemożliwiający skuteczne wyszukiwanie będzie problem z brakowaniem (o ile w ogóle będzie ono miało miejsce w przypadku dokumentacji elektronicznej) a archiwum stwierdzi że nie jest w stanie przejąć dokumentacji elektronicznej ponieważ jest nieuporządkowana. Będziemy mieli sytuację podobną do tej w latach 40 tych i 50 tych XX w. gdy referentami byli półanalfabeci. Zrobi nam się piękny nawis cyfrowy i wtedy będzie poważny problem :(
Cytat: Kajka w Luty 13, 2017,
NIKA powstawała w "bólach" pod koniec 2015 r. i jak jest każdy widzi 8) obwinianie o to jak funkcjonuje obecnego kierownictwa NDAP w moim odczuciu jest pewnym nadużyciem.
Ależ nikt nie obwinia ani obecnego ani poprzednich Naczelnych Dyrektorów! W końcu po to się zatrudnia specjalistów by to oni takich kwestii pilnowali! Dziwi mnie bierność pracowników nadzoru... i to że nic się nie zmienia... Przecież nawet w NiKA zapewne można popracować nad formularzem protokołu! Przecież to tylko szablon
Cytat: Kajka w Luty 13, 2017,
Czy "wcześniej" zostały wypracowane jakieś metody postępowania z dokumentacją elaktroniczną, standardy postępowania, katalog dobrych praktyk, wytyczne dla nadzoru jak kontrolować jednostki stosujące system elektroniczny jako główny? Ja nic na ten temat nie wiem :-\ Mam wrażenie że archiwa państwowe zmarnowały bardzo dużo czasu w zakresie wypracowania metod i standardów postępowania z dokumentacją elektroniczną. Teraz jest ostatni moment żeby coś z tym zrobić bo inaczej ciężko będzie ogarnąć ten bałagan i jak za kilka lat okaże się, że w systemie fruwają sobie koszulki nieprzyporządkowane do żadnego JRWA, sprawy zostały błędnie zaklasyfikowane i zakwalifikowane, metadane są niekompletne i zapisane w sposób uniemożliwiający skuteczne wyszukiwanie będzie problem z brakowaniem (o ile w ogóle będzie ono miało miejsce w przypadku dokumentacji elektronicznej) a archiwum stwierdzi że nie jest w stanie przejąć dokumentacji elektronicznej ponieważ jest nieuporządkowana. Będziemy mieli sytuację podobną do tej w latach 40 tych i 50 tych XX w. gdy referentami byli półanalfabeci. Zrobi nam się piękny nawis cyfrowy i wtedy będzie poważny problem :(
Naprawdę zmarnowano? O ile się nie mylę to w NDAP powstawały założenia nowych instrukcji kancelaryjnych i to przy udziale pracowników archiwów państwowych...
A tak na marginesie po nowelizacji ustawy (2015 r.) w której wprowadzono definicję EZD i rozszerzono zakres kontroli o każde miejsce przechowywania trzeba było podjąć te kwestie, bo w końcu były podstawy prawne w tym zakresie. Wcześniej kontrole ograniczały się tylko do archiwów zakładowych i składnic akt... więc trudne były kontrole dokumentacji w EZD...
A co do rozpoznania problemów to BRAWO i pełen szacunek! Właśnie to są główne problemy! Proszę tylko pamiętać, ze koszulki to problem tylko systemu EZD PUW. Zresztą te koszulki nie mają żadnych podstaw prawnych a z tego co wiem są opcją obowiązkową w systemie EZD PUW.
Cytat: Ewap w Luty 11, 2017,
Zdecydowanie Pana interpretacja jest błędna.
Art. 21 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom Naczelnego Dyrektora.
Art. 28 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom archiwów państwowych.
Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez Naczelnego podpisuje Naczelny lub osoba przez niego upoważniona. W jego imieniu kontrolować mogą i pracownicy NDAP i pracownicy AP, ale ich upoważnienia podpisuje NDAP. Zakres kontroli NDAP to art. 21 ust. 2.
Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum podpisuje ten dyrektor lub osoba przez niego upoważniona (np. gdy go nie ma). Upoważnienie podpisuje więc dyrektor AP. Zakres kontroli wynika wyłącznie z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Proszę nie tworzyć nadmiarowych odniesień wzajemnych w których w ustawie nie ma. Oj, coś mam wrażenie, że próbuje Pan udowodnić, że jest chaos i zawiłość, tam gdzie ich nie ma.... Chodzi o tytuły dokumentów i przywołane przepisy. Skoro są w protokołach dwa przepisy przywołane - bezpodstawnie, co już wywiodłam wyżej, to dlaczego tytuł ogranicza się tylko do jednego przepisu?
Nie będę się spierał, czyja interpretacja jest błędna. Chcę podyskutować, bo sprawa chyba jest trochę bardziej skomplikowana. Jaka jest tak naprawdę podstawa do podpisywania dokumentów w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum? Pisze Pani, że art. 28 ust. 3, ale czy na pewno? Ustęp 4 art. 28 kieruje nas jednak do art. 21a-21d, a tam możemy przeczytać, że to Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej o kontroli i prowadzi całą korespondencję związaną z prowadzoną kontrolą. Nie widzę w ustawie delegacji, na podstawie, której Naczelny Dyrektor może przekazać swoje kompetencje właściwym miejscowo dyrektorom archiwów państwowych. Jest też art. 21a ust 2, w którym możemy przeczytać, że kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego. Mamy tutaj łącznik "lub", który daje nam dwie alternatywne warianty. Pytanie, czy ND musi wyznaczyć pracownika archiwum państwowego, skoro w art. 21a ust 3 dla upoważnienia konieczne jest oznaczenie wydającego upoważnienie (czy może to być ktoś inny niż ND?). Przepisy art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 10 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dają jednak Naczelnemu Dyrektorowi uprawnienia do uregulowania kwestii związanych z nadzorem nad działalnością archiwalną i wykorzystania do tego systemów teleinformatycznych. Korzystając ze swoich uprawnień poprzedni ND wprowadził do stosowania system NiKA (osobna sprawą jest ocena systemu, jego czytelność itp), w oparciu o który, pracownicy AP-ów przeprowadzają kontrole archiwalne.
Cytat: Ewap w Luty 11, 2017,
Warto przypomnieć sobie również co to jest przepis prawa i jak się go konstruuje :). Jeżeli chodzi o definicje wykładni - ma Pan zaliczone :). Ale jeżeli chodzi o słowo interpretacja - nie bardzo. Wszystko co każdy pisze o przepisie prawa a nie jest przepisem jest interpretacją. To tak jak w historii... Też interpretujemy źródła historyczne...
Widzę, że jest Pani bardzo pewna swoich racji. A co z zasadą
clara non sunt interpretanda? (nie dokonuje się wykładni tego co jasne). Z tego co pamiętam, to w teorii prawa istnieje spór czy wszystkie przepisy wymagają interpretacji.
Cytat: Ewap w Luty 11, 2017,
Ps. Co Pan tak z tą Perłakowską - tęsknota czy fobia?
Tęsknota, fobia - pewnie tak, dodałbym jeszcze nostalgię ;) ale tak na poważnie, nie było ironii w słowach o docenianiu wiedzy Pani Ewy Perłakowskiej. Szkoda, że wykorzystuje swoją wiedzę poza siecią archiwalną :(
Cytat: Jarek w Luty 13, 2017,
Jeśli kontrolerzy z AAN przeprowadzaliby kontrole w NDAP na podstawie art. 21 to wyszłoby na to, że NDAP kontroluje sama siebie.
A jak wygląda kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwach zakładowych archiwów państwowych? Czy dyrektor archiwum państwowego w oparciu o art. 28 ust. 1 punkt 3 kontroluje sam siebie? A zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej też wydaje sam dla siebie? ;)
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
Zgodę na brakowanie wydaje sam, bo taką procedurę określił NDAP ustalając instrukcję archiwalną dla ap.
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.
Cytat: Jarek w Luty 14, 2017,
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.
Protokoły kontroli, które są obecnie elementem systemu NiKA, podają podstawę prawną z art. 21 ust 2 i art. 28 ust. 1 punkt 3. Miejsce z podstawą prawną nie jest elementem edytowalnym w systemie. Jeżeli wśród nieprawidłowości wskazano podawanie błędnej lub niekompletnej podstawy prawnej w zawiadomieniach o kontroli, to może to dotyczyć podawania podstawy jedynie z art. 21, albo jedynie z art. 28, zamiast obu podstaw prawnych.
Cytat: Jarek w Luty 14, 2017,
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
To, która instytucja ma prawo skontrolować postępowanie z materiałami archiwalnymi w AP, w tym również w archiwum zakładowym? Trzeba pamiętać, że AP-y są również instytucjami, które wytwarzają materiały archiwalne. Podlegają same sobie? Zgodnie z przepisami NDAP kontrolę w jednostkach organizacyjnych ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne przeprowadza się raz na trzy lata zgodnie z art. 21a ? 21d ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
No tak, nieedytowalny element w systemie, mamy zatem źródło problemu. Tak mnie zastanawiało czemu akurat tylko w zawiadomieniach miała być nieprawidłowa podstawa prawna. Jako nieprawidłowość potraktowano pewnie niezgodność z tym co jest w systemie ...
W załączeniu zrzuty z instrukcji, to stan sprzed roku, czy nadal tak to wygląda w systemie? Bo inna podstawa jest w protokole, inna w wystąpieniu, publikator tez powinien być już inny.
Dyrektor ap, jako kierownik jednostki tworzącej materiały archiwalne przede wszystkim sam jest zobligowany przestrzegać w tym zakresie zapisów ustawy, czemu służyć będą najpierw kontrole wewnętrzne. NDAP może kontrolować az w ap zarówno w ramach kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym jak i na podstawie przepisów o kontroli w administracji rządowej. Tak to widzę.
Cytat: Marcin Kapała w Luty 14, 2017,
Cytat: Ewap w Luty 11, 2017,
Zdecydowanie Pana interpretacja jest błędna.
Art. 21 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom Naczelnego Dyrektora.
Art. 28 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom archiwów państwowych.
Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez Naczelnego podpisuje Naczelny lub osoba przez niego upoważniona. W jego imieniu kontrolować mogą i pracownicy NDAP i pracownicy AP, ale ich upoważnienia podpisuje NDAP. Zakres kontroli NDAP to art. 21 ust. 2.
Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum podpisuje ten dyrektor lub osoba przez niego upoważniona (np. gdy go nie ma). Upoważnienie podpisuje więc dyrektor AP. Zakres kontroli wynika wyłącznie z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Proszę nie tworzyć nadmiarowych odniesień wzajemnych w których w ustawie nie ma. Oj, coś mam wrażenie, że próbuje Pan udowodnić, że jest chaos i zawiłość, tam gdzie ich nie ma.... Chodzi o tytuły dokumentów i przywołane przepisy. Skoro są w protokołach dwa przepisy przywołane - bezpodstawnie, co już wywiodłam wyżej, to dlaczego tytuł ogranicza się tylko do jednego przepisu?
Nie będę się spierał, czyja interpretacja jest błędna. Chcę podyskutować, bo sprawa chyba jest trochę bardziej skomplikowana. Jaka jest tak naprawdę podstawa do podpisywania dokumentów w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum? Pisze Pani, że art. 28 ust. 3, ale czy na pewno? Ustęp 4 art. 28 kieruje nas jednak do art. 21a-21d, a tam możemy przeczytać, że to Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej o kontroli i prowadzi całą korespondencję związaną z prowadzoną kontrolą. Nie widzę w ustawie delegacji, na podstawie, której Naczelny Dyrektor może przekazać swoje kompetencje właściwym miejscowo dyrektorom archiwów państwowych. Jest też art. 21a ust 2, w którym możemy przeczytać, że kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego. Mamy tutaj łącznik "lub", który daje nam dwie alternatywne warianty. Pytanie, czy ND musi wyznaczyć pracownika archiwum państwowego, skoro w art. 21a ust 3 dla upoważnienia konieczne jest oznaczenie wydającego upoważnienie (czy może to być ktoś inny niż ND?). Przepisy art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 10 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dają jednak Naczelnemu Dyrektorowi uprawnienia do uregulowania kwestii związanych z nadzorem nad działalnością archiwalną i wykorzystania do tego systemów teleinformatycznych. Korzystając ze swoich uprawnień poprzedni ND wprowadził do stosowania system NiKA (osobna sprawą jest ocena systemu, jego czytelność itp), w oparciu o który, pracownicy AP-ów przeprowadzają kontrole archiwalne.
Cytat: Ewap w Luty 11, 2017,
Warto przypomnieć sobie również co to jest przepis prawa i jak się go konstruuje :). Jeżeli chodzi o definicje wykładni - ma Pan zaliczone :). Ale jeżeli chodzi o słowo interpretacja - nie bardzo. Wszystko co każdy pisze o przepisie prawa a nie jest przepisem jest interpretacją. To tak jak w historii... Też interpretujemy źródła historyczne...
Widzę, że jest Pani bardzo pewna swoich racji. A co z zasadą clara non sunt interpretanda? (nie dokonuje się wykładni tego co jasne). Z tego co pamiętam, to w teorii prawa istnieje spór czy wszystkie przepisy wymagają interpretacji.
Cytat: Ewap w Luty 11, 2017,
Ps. Co Pan tak z tą Perłakowską - tęsknota czy fobia?
Tęsknota, fobia - pewnie tak, dodałbym jeszcze nostalgię ;) ale tak na poważnie, nie było ironii w słowach o docenianiu wiedzy Pani Ewy Perłakowskiej. Szkoda, że wykorzystuje swoją wiedzę poza siecią archiwalną :(
No właśnie podyskutujmy, a przede wszystkim przeczytajmy przepisy tak jak one brzmią.
Ponownie pozwolę sobie przypomnieć, że czym innym jest zakres kontroli, który jest rozdzielny dla NDAP (art. 21 ust. 2) i dla archiwów państwowych (art. 28 ust. 1 pkt 3), a czym innym jest tryb, który jest wspólny (art. 21a-21d). Myślę że wesprzeć się tu można komentarzem do ustawy archiwalnej autorstwa kolegów z Lublina.
W art. 28 ust. 4 nie ma odniesienia do zakresu kontroli NDAP tylko do trybu kontroli NDAP, bo przepis ten brzmi, że "Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a?21d stosuje się odpowiednio". Oznacza to, że do kontroli archiwów państwowych przepisy o trybie a nie o zakresie kontroli stosuje się odpowiednio.
Art. 28 ust. 3 jest upoważnieniem dla NDAP do regulowania sposobu pracy archiwów państwowych w sprawach z zakresu art. 28 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz 2.
Zdecydowanie działalność kontrolna archiwów państwowych nie jest częścią "działalności archiwalnej" tylko działalności archiwów państwowych. To są dwie różne kwestie. Podobnie jak zasób archiwalny i zasób archiwum. Przy czym podkreślam, że tak jest w ustawie archiwalnej. To że w życiu inaczej uważamy, nie ma żadnego znaczenia...
Dlatego będę dowodzić, że NDAP nie stworzył sobie poprzez błędną nowelizacją przepisu art. 21 ust. 1 pkt 10 podstaw do tworzenia systemów dla obsługi działalności kontrolnej oraz w sprawach brakowania. Tu pomóc można jedynie archiwom przez systemy EZD i tworzenie w ich ramach odpowiednich procesów workflow oraz szablonów dokumentów. Może natomiast NDAP zbierać dane o stanie dokumentacji, a raczej jedynie materiałów archiwalnych, bo to mieści się w art. 21 ust. 1 pkt 4, czyli poprzez czynności archiwów państwowych w sferze nadzoru może pośrednio te dane zbierać, ale nie może finansować systemu do obsługi dokumentacji i procedur kontrolnych.
Skoro ustawodawca określił organy kontrolne w ustawie archiwalnej i zakres tych kontroli oraz nie dał delegacji do upoważniania dyrektorów archiwów, to nie można takich domniemań wywodzić. Na takie upoważnienie pozwolił w sprawach uzgadniania normatywów kancelaryjnych i archiwalnych.
Oznacza to, że NDAP zawiadamia o kontroli w swoim zakresie, ale może do tej kontroli w swoim imieniu wyznaczyć swoich pracowników jak i archiwów państwowych (wtedy pracownik archiwum jest oddelegowany do pracy na rzecz Naczelnego i dyrektor archiwum nie ma nic do tego). Jednakże wtedy można kontrolować tylko podmioty z art. 22 i to tylko w zakresie art. 21 ust. 2, czyli np. NDAP i jego kontrolerzy nie mogą kontrolować materiałów archiwalnych w komórkach organizacyjnych, może kontrolować tylko archiwum zakładowe. Nie może też kontrolować instytucji ze składnicami akt ani samych składnic akt.
Inaczej jest z dyrektorami archiwów - oni mają inny zakres, ale on wynika z art. 28 ust. 1 pkt 3. ,
Jak dla mnie to jest proste i czytelne. Zresztą przepisy te pisali legislatorzy MKiDN oraz NDAP na bazie założeń. Warto też sięgnąć do uzasadnienia ustawy i oczywiście do literatury przedmiotu na temat kontroli w administracji i jej standardów.
Dlatego uważam, że NIESTETY wszystkie wydane dotychczas zalecenia pokontrolne choć jak najbardziej zasadne merytorycznie są "nielegalne", bo mają błędną podstawę prawną. Gdyż dla tej podstawy nie może się podpisać dyrektor archiwum.
Dlatego NIEZWŁOCZNIE coś trzeba z tym zrobić!
Ośmiesza się całą pracę nadzoru brakiem legalizmu oraz wyglądem dokumentów przesyłanych podmiotom zewnętrznym.
Jakoś nie mogę sobie wyobrazić udokumentowania kontroli na uczelni czy w ministerstwie w takim badziewiastym protokole, nie wspominając o wydziałach ksiąg wieczystych, ośrodkach geodezji, itp. itd.
Cytat: Jarek w Luty 14, 2017,
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
Zgodę na brakowanie wydaje sam, bo taką procedurę określił NDAP ustalając instrukcję archiwalną dla ap.
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.
To trochę jak inspekcja pracy, sanepid, itp. itd. One też w ramach swoich kompetencji kontrolują same siebie :)
Ale rzeczywiście z tymi kontrolami u siebie zawsze był problem. Archiwa całkiem niedawno, bo dopiero w latach dziewięćdziesiątych ustaliły że wytwarzają materiały archiwalne :) i wpisały się do ewidencji jednostek nadzorowanych :) Ot, zapomniały że ich też art. 33 ust. 3 pkt 2 dotyczy :)
No i podobnie jest z tymi kontrolami w zakresie art. 28 ust. 1 pkt 3.
W zarządzeniu o kontroli z 2000 r. było to chyba jakoś ogarnięte, ale obecnie kwestie te wciśnięto do wstępu do instrukcji systemu NiKA (sic!!!) i nic nie ma na ten temat. A to można ustalić w oparciu o art. 28 ust. 3...
Czy w tym DKN ktoś nad tym czuwa i to ogarnia?!
Cytat: Ewap w Luty 14, 2017,
Cytat: Jarek w Luty 14, 2017,
Dyrektor archiwum państwowego kontroluje swoje archiwum zakładowe na podstawie art. 28 ustawy? Tzn. wysyła sam sobie zawiadomienie i wystąpienie pokontrolne? Oj, chyba nie tak. Toż to kontrola wewnętrzna przecież, inna podstawa, inny tryb. Do kontroli wewnętrznej nie upoważnia się pracowników innej instytucji ...
Zgodę na brakowanie wydaje sam, bo taką procedurę określił NDAP ustalając instrukcję archiwalną dla ap.
Jeśli masz nadal wątpliwości która interpretacja jest słuszna, to rzuć okiem na sprawozdanie NDAP z kontroli w ap w 2016 r., wśród nieprawidłowości wskazano tam m.in. taką: "podawano błędną lub niekompletną podstawę prawną w zawiadomieniach o kontroli wydawanych w 2016 roku". Założę się, że chodzi tu właśnie o podawanie art. 21 zamiast prawidłowego art. 28.
To trochę jak inspekcja pracy, sanepid, itp. itd. One też w ramach swoich kompetencji kontrolują same siebie :)
Ale rzeczywiście z tymi kontrolami u siebie zawsze był problem. Archiwa całkiem niedawno, bo dopiero w latach dziewięćdziesiątych ustaliły że wytwarzają materiały archiwalne :) i wpisały się do ewidencji jednostek nadzorowanych :) Ot, zapomniały że ich też art. 33 ust. 3 pkt 2 dotyczy :)
No i podobnie jest z tymi kontrolami w zakresie art. 28 ust. 1 pkt 3.
W zarządzeniu o kontroli z 2000 r. było to chyba jakoś ogarnięte, ale obecnie kwestie te wciśnięto do wstępu do instrukcji systemu NiKA (sic!!!) i nic nie ma na ten temat. A to można ustalić w oparciu o art. 28 ust. 3...
Czy w tym DKN ktoś nad tym czuwa i to ogarnia?!
Uważam, że jest to na tyle ważna kwestia, że powinna znaleźć swoje miejsce w ustawie. Takie niejasności rodzą pole do nadinterpretacji. Gdyby wprowadzić zasadę, że nikt sam siebie nie kontroluje, ani nie wydaje sobie zgody na brakowanie, byłoby bardziej przejrzysto. Problem pojawiłby się przy przekazywaniu, bo dlaczego akta nadzoru miałyby jechać z Krakowa do Warszawy?
Ja kojarzę, że kiedyś (nie wiem jak teraz) archiwum zakładowe NAC kontrolował AAN.
Cytat: jacek_k w Luty 15, 2017,
Uważam, że jest to na tyle ważna kwestia, że powinna znaleźć swoje miejsce w ustawie. Takie niejasności rodzą pole do nadinterpretacji. Gdyby wprowadzić zasadę, że nikt sam siebie nie kontroluje, ani nie wydaje sobie zgody na brakowanie, byłoby bardziej przejrzysto. Problem pojawiłby się przy przekazywaniu, bo dlaczego akta nadzoru miałyby jechać z Krakowa do Warszawy?
No ale właśnie nie tak dawno CKM zarekomendowała NDAP by dyrektorzy sami sobie zezwalali na brakowanie z własnego zasobu... To tym bardziej nie może zabrać prawa do brakowania dokumentacji niearchiwalnej własnego archiwum... :P
Prawno--nadzorczo-archiwalnie Warszawa pod tym względem jest bardzo ciekawa :D
Aż dziw że nikt na ten temat nie napisał jakiegoś artykułu, pracy magisterskiej, itp.
Mamy NDAP, która jako urząd obsługujący organ centralny jest ustalona pod nadzór AAN i kontrole w NDAP przeprowadza AAN.
Mamy AGAD, które jako archiwum centralne też podlega kontroli AAN.
Mamy AAN, które podlega kontroli AAN
Mamy NAC, które podlega.... i tu ciekawe komu po tych zmianach w nadzorowaniu i przejęciu części nadzoru przez NAC. Do tej pory był to AAN.
Mamy AP Warszawa które podlega kontroli AP Warszawa.
Jak jeszcze był APDOiP w Milanówku, to choć był uważany za centralny ale miał siedzibę poza Warszawą to podlegał kontroli .... AP Warszawa :)
Cytat: Ewap w Luty 14, 2017,
Dlatego uważam, że NIESTETY wszystkie wydane dotychczas zalecenia pokontrolne choć jak najbardziej zasadne merytorycznie są "nielegalne", bo mają błędną podstawę prawną. Gdyż dla tej podstawy nie może się podpisać dyrektor archiwum.
Dlatego NIEZWŁOCZNIE coś trzeba z tym zrobić!
Ośmiesza się całą pracę nadzoru brakiem legalizmu oraz wyglądem dokumentów przesyłanych podmiotom zewnętrznym.
Jakoś nie mogę sobie wyobrazić udokumentowania kontroli na uczelni czy w ministerstwie w takim badziewiastym protokole, nie wspominając o wydziałach ksiąg wieczystych, ośrodkach geodezji, itp. itd.
Podtrzymując wszystko co napisałam do tej pory, chciałabym jeszcze zasygnalizować kolejne problemy - wciąż od strony formalnej - z formularzem protokołu:
1) nie wiadomo dlaczego jedną z głównych części protokołu jest część zatytułowana "Archiwa zakładowe", skoro kontrola archiwów państwowych dotyczy postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania?
2) dlaczego to co jest meritum kontroli, czyli ustalenie stanu faktycznego i nieprawidłowości zostało sprowadzone do "Podsumowania kontroli"?
3) dlaczego pod protokołem ma się podpisywać nie tylko kierownik jednostki, ale także archiwista zakładowy? - to dla mnie jest jednoznaczną informacją, że ktoś projektując formularz skopiował stary protokół lekko dostosowując go do zmian w ustawie po 1 listopada 2015 r.; nie zauważył jednak, że archiwista zakładowy pod protokołem nie powinien się podpisywać, a już na pewno nie powinno się tego wymagać...
Jak dla mnie jest to przykra sprawa i bardzo rozczarowująca... Jeżeli pracujący nad modułem nadzoru w ZoSIA (choć w sumie to nie wiadomo jakiego nadzoru) skoncentrują się tylko na zbieraniu danych z przedpola, to formularze zostaną bez zmian... czyli ta prowizorka będzie trwać... a brak szacunku do archiwów, które dostarczają takie dokumenty, będzie narastał...
Ciąg dalszy monitorowania kontroli realizowanych przez archiwa państwowe...
W BIP opublikowany został plan kontroli Archiwum Państwowego w Warszawie na 2017 r.
http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4860&str=1
Jego tytuł powiela błędny zakres kontroli, tj. "w zakresie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego".
Jak widać po tytule ogranicza się tylko do kontroli tych podmiotów, które wytwarzają materiały archiwalne.
Tymczasem wrócić należy do tego, że zupełnie inny zakres wynika z art. 28 ust. 3 ustawy. Na dodatek ustawodawca w tym przepisie nie zawęża kontroli tylko do tych jednostek, które wytwarzają materiały archiwalne.
Pytanie, czy archiwa w swoich planach pamiętają, że część dokumentacji byłych podmiotów państwowych i samorządowych jest w podmiotach prywatnych (sukcesorach lub przechowawcach)? Może warto i tą dokumentacją się zainteresować, zwłaszcza w kontekście wskazówek dot. akt osobowych z 2014 r.
Na marginesie warto zauważyć, że plan nie ma określonej przynależności do sprawy, czyli nie ma znaku sprawy... To zły przykład
Żeby nie było że się czepiam, to sprawdzę inne archiwa:
1) Archiwum Narodowe w Krakowie - http://bip.malopolska.pl/ankrakow,a,394795,plan-kontroli-archiwow-zakladowych-jednostek-organizacyjnych-z-terenu-wlasciwosci-miejscowej-archiwu.html jest znak sprawy ;D a i podmioty prywatne zostały zaplanowane do kontroli
2) AP Leszno - nie ma nic o planach kontroli; http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=224&idmp=15&r=o
3) Archiwum Akt Nowych - plan jest, ale bez znaku (załącznik do innego planu) http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4760&idmp=1768&r=o; też tylko to co państwowe.
4) Narodowe Archiwum Cyfrowe - http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=781&r=o brak jakichkolwiek informacji
5) Archiwum Państwowe w Katowicach - ostatnie dane z 2015 r. http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=1238&r=o
Nie będę zanudzać... Ale chyba warto zrobić zestawienie kto i co publikuje o kontrolach.
Zacznę jednak od ustawy o dostępie do informacji publicznej i przytoczę przepisy w tym zakresie :) ale to za chwilę...
Cytat: Ewap w Luty 28, 2017,
Żeby nie było że się czepiam, to sprawdzę inne archiwa:
1) Archiwum Narodowe w Krakowie - http://bip.malopolska.pl/ankrakow,a,394795,plan-kontroli-archiwow-zakladowych-jednostek-organizacyjnych-z-terenu-wlasciwosci-miejscowej-archiwu.html jest znak sprawy ;D a i podmioty prywatne zostały zaplanowane do kontroli
2) AP Leszno - nie ma nic o planach kontroli; http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=224&idmp=15&r=o
3) Archiwum Akt Nowych - plan jest, ale bez znaku (załącznik do innego planu) http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4760&idmp=1768&r=o; też tylko to co państwowe.
4) Narodowe Archiwum Cyfrowe - http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=781&r=o brak jakichkolwiek informacji
5) Archiwum Państwowe w Katowicach - ostatnie dane z 2015 r. http://bip.ap.gov.pl/index.php?idmp=1238&r=o
Nie będę zanudzać... Ale chyba warto zrobić zestawienie kto i co publikuje o kontrolach.
Zacznę jednak od ustawy o dostępie do informacji publicznej i przytoczę przepisy w tym zakresie :) ale to za chwilę...
Popieram politykę dbania o respektowanie przepisów w zakresie BIP.
W 2015 r. (http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=3057&idmp=1451&r=o (http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=3057&idmp=1451&r=o)) wskazano ten fakt, jako problem. Rok później nie wybrzmiało to w protokole...
Sprawdziłam przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej... no i nie mam dobrych wiadomości dla archiwów państwowych oraz NDAP.
Zgodnie z ustawą (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie w związku z art. 8 ust. 3) w BIP ma być dostępna dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów je przeprowadzających. Oznacza to, że w BIP archiwów państwowych powinna być dostępna dokumentacja z kontroli przeprowadzonych w archiwach państwowych, czyli z kontroli NDAP w archiwach państwowych, ZUS, inspekcji sanitarnej, inspekcji pracy. Podobnie jest z NDAP. Niestety w BIP nie ma takich dokumentów.
Czy to jest złamanie przepisów ustawy? Nie chcę rozstrzygać, ale wnioski nasuwają się same...
Nie dotyczy to kontroli, które archiwum przeprowadza gdzie indziej, czyli tzw. kontroli archiwalnych. Ale plany kontroli jako plany działalności archiwów powinny być także w BIP...
Oj, chyba trzeba będzie założyć osobny wątek na zakres informacji dostępnych w BIP archiwów państwowych i NDAP, bo coś mi się wydaje, że ustawa o dostępie do informacji publicznej jest traktowana po macoszemu.... ;)
No i zrobiło się cicho w dziale Kształtowania zasobu... więc by nie zamykać wątków i tematów, które wydają się ważne, a nawet bardzo ważne, to zachęcam wszystkich którzy czytają IFAR i mają swoje spostrzeżenia na temat kontroli od strony ich przebiegu, zakresu, podstaw prawnych, trybu, itp. itd., ale nie chcą o tym pisać, by wysyłali swoje problemy lub spostrzeżenia na adres kontrole.archiwalne@gmail.com. Postaram się je przytoczyć i skomentować na forum
Dyskusja o kontrolach archiwalnych, takie mam wrażenie, jest trochę burzą w szklance wody. Tezy o nielegalności kontroli archiwalnych są mocno przesadzone. Tak, jak pisałem wcześniej kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną, która wynika z art. 28 ust. 1 punt 3, jest również kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a konkretnie rozdziału 2 ustawy - Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją. W protokole kontroli mamy podane dwie podstawy prawne, z art. 22 (Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych) i z art. 28 (dyrektor właściwego archiwum państwowego), czyli jest również odniesienie do kompetencji archiwów państwowych.
Forma protokołu kontroli jest kwestią dyskusyjną, tym bardziej, że system NiKA nie jest już rozwijany. Będzie budowany moduł nadzoru w systemie ZoSIA, więc rozmawiajmy o rozwiązaniach, które w nowym module mogą się znaleźć, w tym także o kształcie nowego formularza protokołu kontroli. Dzisiejszy czas jest tylko okresem przejściowy, więc skończmy z ciągłą krytyką systemu NiKA, a skupmy się na stanie docelowym, który chcemy uzyskać w zakresie kontroli archiwalnych.
Chyba, że chodzi o to, by nie złowić króliczka, ale by gonić go ;)
Cytat: Marcin Kapała w Marzec 03, 2017,
Dyskusja o kontrolach archiwalnych, takie mam wrażenie, jest trochę burzą w szklance wody. Tezy o nielegalności kontroli archiwalnych są mocno przesadzone. Tak, jak pisałem wcześniej kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną, która wynika z art. 28 ust. 1 punt 3, jest również kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a konkretnie rozdziału 2 ustawy - Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją. W protokole kontroli mamy podane dwie podstawy prawne, z art. 22 (Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych) i z art. 28 (dyrektor właściwego archiwum państwowego), czyli jest również odniesienie do kompetencji archiwów państwowych.
Niedawno na tym forum zastępca Naczelnego Dyrektora pisał, że archiwa są urzędami administracji publicznej, więc zachęcam by może zamiast rozwiązywać problem przez jego unikanie raczej warto doprowadzić działania archiwów państwowych do zgodności z prawem bo muszą działać na podstawie i w ramach przepisów prawa.
Kwestia podstaw prawnych działania podmiotów publicznych jest jedną z najistotniejszych kwestii, więc nie można pisać, że w przypadku kontroli archiwów państwowych to burza w szklance wody i jest to niepotrzebne "gonienie króliczka".
Dałam przykłady protokołu kontroli i wystąpienia pokontrolnego do jednej kontroli. W każdym z tych dokumentów była inna podstawa prawna.
Nie wiem czy Pan dobrze wczytał się w moje argumenty. Pod protokołem kontroli z art. 21 nie może się podpisać dyrektor archiwum państwowego, więc nie może ta podstawa być przywoływana. Zdecydowanie więc obstaję przy swoim. Oczywiście z tego artykułu może kontrolę przeprowadzić pracownik archiwum państwowego, ale pod warunkiem że ta kontrola będzie w imieniu Naczelnego.
Dodatkowo archiwa państwowe kontrolują postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną bez względu na miejsce przechowywania, co oznacza że nie ograniczają się do sprawdzenia jedynie tego co wynika z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (bo tu się pewne kwestie z kontrolą Naczelnego Dyrektora pokrywają), ale też z innych przepisów, np. kontrolują postępowanie z dokumentacją w sądach i wtedy kontrolują zgodność z innymi przepisami, kontrolują dokumentacją geodezyjną i kartograficzną i znów inne ustawy i rozporządzenia, akta stanu cywilnego i znów inne przepisy. Przecież w tych innych przepisach są zdefiniowane obowiązki względem archiwów państwowych...
Cytat: Marcin Kapała w Marzec 03, 2017,
Forma protokołu kontroli jest kwestią dyskusyjną, tym bardziej, że system NiKA nie jest już rozwijany. Będzie budowany moduł nadzoru w systemie ZoSIA, więc rozmawiajmy o rozwiązaniach, które w nowym module mogą się znaleźć, w tym także o kształcie nowego formularza protokołu kontroli. Dzisiejszy czas jest tylko okresem przejściowy, więc skończmy z ciągłą krytyką systemu NiKA, a skupmy się na stanie docelowym, który chcemy uzyskać w zakresie kontroli archiwalnych.
Chyba, że chodzi o to, by nie złowić króliczka, ale by gonić go ;)
Forma protokołu to nie jest kwestia dyskusyjna. Ten protokół po prostu do niczego się nie nadaje. Nie ma tam w ogóle miejsca na opis tego co stwierdzono w trakcie kontroli. Wszystko to wsadza się w podsumowanie, a podsumowanie to zupełnie co innego niż opis stanu podmiotu kontrolowanego i ewentualnych nieprawidłowości. No chyba że nie rozumiem słowa "podsumowanie" ;)
Pana wiara, że moduł w ZoSIA rozwiąże wszystkie problemy jest godna podziwu, ale chyba Pan nie do końca rozumie że czym innym jest regulowanie pewnej sfery działalności a czym innym tworzenie narzędzi informatycznych, które na tych ustaleniach (regulacjach) powinny się opierać. Poza tym, co widać w innych wątkach, są inne priorytety dla ZoSIA, więc nie sądzę by szybko moduł nadzoru się pojawił. Poza tym i tak nie wiadomo co w tym module będzie, bo niby tam mają być dane o zasobach poza archiwami, ale potem dorabia się tworzenie dokumentów (protokoły, wystąpienia, plany kontroli, zgody na brakowanie), co już jest domeną raczej systemów klasy EZD.
Zresztą w zespole powołanym do opracowania tego modułu nie ma nikogo z archiwów, które mają oddziały zamiejscowe. Ciekawe skąd te osoby będą wiedziały, jak pracuje nadzór archiwalny w takich archiwach z oddziałami zamiejscowymi i ekspozyturami...
Nie rozumiem dlaczego mamy skończyć z krytyką NiKA? Przecież sam Pan zachęcał do zgłaszania uwag. Uwagi zostały zgłoszone i słyszę że już wystarczy...?
Zbyt na sercu mi leży dobre imię i wizerunek archiwów państwowych by siedzieć cicho i patrzeć jak ten wizerunek jest szargany pseudodokumentami i pseudoregulacjami...
Zresztą podtrzymuje swoje stanowisko, że moduł nadzoru w systemie ZoSIA nie ma podstaw prawnych w ustawie archiwalnej, tak jak obecnie system NiKA.
Nie wiem dlaczego rozmijamy się w całej tej dyskusji. Napisałem, żeby nie krytykować systemu NiKA, ponieważ nie jest już systemem rozwijanym. Jest jednak pewnym punktem wyjścia (podobnie, jak baza danych NADZOR), od którego musimy zacząć. Obecny protokół może a nawet powinien być przedmiotem dyskusji (podobnie, jak obowiązujący wcześniej wzór protokołu). Rozumiem, tak chyba należy traktować Pani uwagi, że wzór protokołu kontroli w module ZoSIA nie powinien przypominać tego z systemu NiKA. Należy też przemyśleć kwestie związane z podstawą prawną "kontroli archiwalnych", tak żeby uniknąć pojawiających się dzisiaj wątpliwości. Pisze Pani, że nie wiadomo co będzie w module ZoSIA. Też tego jeszcze nie wiem ale czy nie możemy dyskutować na forum o tym, co powinno się w nim znaleźć?
Pisze Pani, że wizerunek archiwów jest szargany pseudodokumentami i pseudoregulacjami..., to jak ocenić stan, który funkcjonował w archiwach państwowych przez ponad trzydzieści lat. Nadzór archiwalny prowadził kontrole w oparciu o bardzo wątłą podstawę prawną wynikającą z art. 28 punkt 4, a procedura kontroli była regulowana przez wewnętrzne przepisy NDAP bez żadnego ustawowego umocowania. Mało tego, DKN zalecał prowadzenie czynności kontrolnych poza lokalem archiwum zakładowego wbrew zapisom ustawy (oczywiście nieoficjalnie). Trudno nie ulec wrażeniu, że jednak chodzi o gonienie króliczka.
Przyjęła Pani rolę recenzenta i trzeba tę rolę zaakceptować. Tacy ludzie też są potrzebni, może dzięki temu będzie można uniknąć błędów popełnianych w przeszłości.
No to po kolei, bo widać, że woda drąży skałę ;) i zaczyna być widać niewielkie efekty
Cytat: Marcin Kapała w Marzec 06, 2017,
Nie wiem dlaczego rozmijamy się w całej tej dyskusji. Napisałem, żeby nie krytykować systemu NiKA, ponieważ nie jest już systemem rozwijanym. Jest jednak pewnym punktem wyjścia (podobnie, jak baza danych NADZOR), od którego musimy zacząć.
To nie jest kwestia rozmijania tylko zrozumienia.
System NiKA (choć to zbyt szumna nazwa "system") nie jest żadnym punktem wyjścia, tylko systemem który podobno obowiązuje w archiwach państwowych. Generuje sprzeczne z ustawą archiwalną dokumenty, więc go kwestionuję, by zmusić tych co to ewentualnie czytają do zastanowienia i zmian. Szkoda że ten system nie jest choć zmieniany w ramach istniejących funkcjonalności, bo może udałoby się choć formularze pozmieniać i dostosować do przepisów prawa o kontrolach archiwów państwowych. Nie musi być rozwijany ale powinien być choć utrzymywany i korygowany!
Cytat: Marcin Kapała w Marzec 06, 2017,
Pisze Pani, że nie wiadomo co będzie w module ZoSIA. Też tego jeszcze nie wiem ale czy nie możemy dyskutować na forum o tym, co powinno się w nim znaleźć?
Trudno dyskutować nad czymś czego nie ma. Z decyzji o powołaniu zespołu wynika, że ma się zajmować modułem nadzoru, ale jakiego nadzoru? co pod tym pojęciem ktoś rozumie? czy np. także przejmowanie materiałów archiwalnych? czy ekspertyzy i opinie konserwatorskie? czy uzgadnianie przepisów? itp. itd. Skoro przedmiot działania zespołu jest nieprecyzyjny, to trzeba poczekać choć na efekty prac. Może będzie wiadomo jakie są założenia (o ile oczywiście zostaną upublicznione) by móc dyskutować. No chyba, że tzw. "dyskusja" jest potrzebna by wiedzieć co w ogóle robić. W sumie to zespół powstał 31 stycznia. Działa już ponad miesiąc. Może warto ich zapytać. Ja niestety nie mam mocy sprawczych innych jak wniosek, ale obawiam się odpowiedzi na miarę tej o kryteriach przy powołaniu CKAOD :P
Cytat: Marcin Kapała w Marzec 06, 2017,
Pisze Pani, że wizerunek archiwów jest szargany pseudodokumentami i pseudoregulacjami..., to jak ocenić stan, który funkcjonował w archiwach państwowych przez ponad trzydzieści lat. Nadzór archiwalny prowadził kontrole w oparciu o bardzo wątłą podstawę prawną wynikającą z art. 28 punkt 4, a procedura kontroli była regulowana przez wewnętrzne przepisy NDAP bez żadnego ustawowego umocowania. Mało tego, DKN zalecał prowadzenie czynności kontrolnych poza lokalem archiwum zakładowego wbrew zapisom ustawy (oczywiście nieoficjalnie). Trudno nie ulec wrażeniu, że jednak chodzi o gonienie króliczka.
No cóż miałam nadzieję, że ma Pan większą orientację w zakresie tego co obowiązywało i co obowiązuje. Kontrole archiwalne nie są prowadzone od trzydziestu lat tylko o wiele dłużej. Fakt, że taki przepis był w ustawie wynikało z takiego a nie innego systemu prawnego. Przypominam, że wtedy był otwarty system źródeł prawa. To, że nic się w tym zakresie nie zmieniało, wiemy dobrze dlaczego... Nie muszę przypominać, że w latach 90-tych nawet samorząd gminny wyszedł do niepaństwowego zasobu archiwalnego. Pewną niemoc regulacją NDAP, często niezawinioną, ujawniła w pełni kontrola NIK z 1998 r. Przywoływany przez Pana DKN powstał w 2009 r. i jak na krótki okres jego działania i nikły zasób kadrowy, to efekty miał imponujące, m.in. przeprowadził cały proces nowelizacji ustawy archiwalnej, że już o innych sprawach nie będę pisać - warto poczytać sprawozdania.
Ciekawy jest Pana odbiór kontroli sprzed nowelizacji. Gdyby Pan dobrze wczytał się w zalecenia i stanowisko NDAP, to by Pan zauważył, że kontrola w komórkach miała dotyczyć tej dokumentacji która powinna być na stanie archiwum zakładowego a z różnych przyczyn nie była. Skoro kontrola dotyczyła materiałów archiwalnych w archiwum zakładowym, a ich tam nie było, bo nie przestrzegano przepisów, to trzeba było ich poszukać w komórkach, więc gdzie tu mijanie się z prawem, choć było to na cienkiej linii.
Obecnie po nowelizacji ustawy archiwalnej potwierdzam ponownie, że nie mają podstaw prawnych prace nad modułem "nadzoru" w ZoSIA, sam system NiKA nie ma podstaw prawnych, a to co z tego systemu jest "wypluwane" woła o pomstę...
Cytat: Marcin Kapała w Marzec 06, 2017,
Przyjęła Pani rolę recenzenta i trzeba tę rolę zaakceptować. Tacy ludzie też są potrzebni, może dzięki temu będzie można uniknąć błędów popełnianych w przeszłości.
Uprzejmie zawiadamiam, że nie przyjęłam żadnej roli, zwłaszcza recenzenta. Przyjmowanie ról bowiem znacznie ogranicza. Proszę więc by mnie Pan w tej roli nie stawiał i mi jej nie przypisywał. Analizuję rzeczywistość, wyciągam wnioski, dzielę się z nimi... Zawsze tak robiłam i zamierzam nadal... A czy to się komuś podoba czy nie... No cóż nikt nie powiedział że bycie na świeczniku i odpowiedzialność za sprawy ogólnopolskie to pasmo sukcesów... A coś mi się wydaje, że kto inny goni króliczka i nie zamierza go łapać... ;)
O kontrolach z perspektywy kontrolowanych:
http://sas-sap.com/?id=Articles&article=40 (http://sas-sap.com/?id=Articles&article=40)
Witam, pytanie przyziemne. Czy kontrolujący archiwum zakładowe w urzędzie administracji zespolonej (po ostatniej nowelizacji ustawy) ma prawo/obowiązek rozszerzenia kontroli do postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną na stanowisku pracy urzędnika ?
Pozdrawiam
szerka
Cytat: szerka w Marzec 16, 2017,
Witam, pytanie przyziemne. Czy kontrolujący archiwum zakładowe w urzędzie administracji zespolonej (po ostatniej nowelizacji ustawy) ma prawo/obowiązek rozszerzenia kontroli do postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną na stanowisku pracy urzędnika ?
Pozdrawiam
szerka
A jak brzmi zakres kontroli w upoważnieniu do tej konkretnej kontroli?
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 3 przedstawiciel archiwum państwowego - jeżeli oczywiście przywoła tę podstawę prawną a nie np. art. 21 - ma prawo kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania, czyli, jeżeli w upoważnieniu napisano, że kontrola dotyczy tylko archiwum zakładowego to nie może kontrolować komórek, ale jeżeli zapisano w upoważnieniu, że kontrola dotyczy postępowania itd. to może rozszerzyć kontrolę na postępowanie z dokumentacją w komórkach.