Od przyszłego roku ma u mnie w instytucji funkcjonować EZD - to podlaskie. Chciałbym się dopytać jak wygląda ten cały skład chronologiczny.
1. Czy dobrze - na chłopski rozum - wnioskuję, że panie z kancelarii pismo, które wpłynęło z zewnątrz skanują, wpuszczają w EZD, dekretują do konkretnego pracownika, a oryginał odkładają do teczki w szafie zgodnie z kolejnością wpływu czyniąc tym samym skład chronologiczny? Ale przecież owe pisma mogą wszczynać sprawy o różnych okresach przechowywania (nawet wieczyste). Zakłada się więc osobne teczki dla poszczególnych kategorii archiwalnych?
2. W spisie zdawczo - odbiorczym dla dokumentów papierowych ze składu chronologicznego powinna być rubryka zawierająca "informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek" - co to są te skrajne identyfikatory przesyłek?
3. W EZD dokumentację w postaci papierowej (nie licząc wyjątków, które nadal załatwia się w postaci nieelektronicznej) przekazuje mi do archiwum wyłącznie kancelaria prowadząca skład chronologiczny?
Jeśli pytania są głupie, to proszę o wybaczenie, ale całe to EZD wydaje mi się póki co czarną magią.
Poczytaj bloga kolegów z forum:
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/
http://o-archiwum.pl/rejestracja-przesylek-w-skladach-chronologicznych/
http://o-archiwum.pl/wyjmowanie-czy-wypozyczanie-dokumentow-ze-skladow-chronologicznych/
Jeśli potrzebujesz jeszcze bliższych informacji zajrzyj do instrukcji EZD, gdzie jest rozdział poświęcony składom chronologicznym.
Moja rada - wbrew temu, co powinno być, dzielcie skład chronologiczny na poszczególne kategorie. A zwłaszcza jest tu ważna kategoria A. Na razie przepisy prawne są tak niejasne, że nie wiadomo dokładnie, jak brakować składy chronologiczne. Lepiej więc zabezpieczyć się na przyszłość.
Cytat: luke w Listopad 09, 2016,
Poczytaj bloga kolegów z forum:
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/
http://o-archiwum.pl/rejestracja-przesylek-w-skladach-chronologicznych/
http://o-archiwum.pl/wyjmowanie-czy-wypozyczanie-dokumentow-ze-skladow-chronologicznych/
Jeśli potrzebujesz jeszcze bliższych informacji zajrzyj do instrukcji EZD, gdzie jest rozdział poświęcony składom chronologicznym.
Dzięki. Znam tą stronę, ale bardziej chodziło mi o opinie jakiegoś praktyka. Z tego co wiem, to w moim mieście na EZD pracuje tylko Urząd Wojewódzki - postaram się tam wybrać.
Cytat: Robert2000 w Listopad 10, 2016,
Moja rada - wbrew temu, co powinno być, dzielcie skład chronologiczny na poszczególne kategorie. A zwłaszcza jest tu ważna kategoria A. Na razie przepisy prawne są tak niejasne, że nie wiadomo dokładnie, jak brakować składy chronologiczne. Lepiej więc zabezpieczyć się na przyszłość.
No właśnie... też o tym myślałem. Nawet kierownik nadzoru archiwalnego z Archiwum Państwowego w moim mieście rozkłada ręce i mówi, że sam nie wie jak mają wyglądać te składy chronologiczne.
Cytat: Robert2000 w Listopad 10, 2016,
Moja rada - wbrew temu, co powinno być, dzielcie skład chronologiczny na poszczególne kategorie. A zwłaszcza jest tu ważna kategoria A. Na razie przepisy prawne są tak niejasne, że nie wiadomo dokładnie, jak brakować składy chronologiczne. Lepiej więc zabezpieczyć się na przyszłość.
Takie rozwiązanie, być może, sprawdzi się w bardzo małych jednostkach, gdzie zadania punktu kancelaryjnego wykonuje pracownik merytoryczny, odpowiedziały też za rejestrowanie spraw...
Cytat: pechu w Listopad 09, 2016,
Od przyszłego roku ma u mnie w instytucji funkcjonować EZD - to podlaskie. Chciałbym się dopytać jak wygląda ten cały skład chronologiczny.
1. Czy dobrze - na chłopski rozum - wnioskuję, że panie z kancelarii pismo, które wpłynęło z zewnątrz skanują, wpuszczają w EZD, dekretują do konkretnego pracownika, a oryginał odkładają do teczki w szafie zgodnie z kolejnością wpływu czyniąc tym samym skład chronologiczny? Ale przecież owe pisma mogą wszczynać sprawy o różnych okresach przechowywania (nawet wieczyste). Zakłada się więc osobne teczki dla poszczególnych kategorii archiwalnych?
2. W spisie zdawczo - odbiorczym dla dokumentów papierowych ze składu chronologicznego powinna być rubryka zawierająca "informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek" - co to są te skrajne identyfikatory przesyłek?
3. W EZD dokumentację w postaci papierowej (nie licząc wyjątków, które nadal załatwia się w postaci nieelektronicznej) przekazuje mi do archiwum wyłącznie kancelaria prowadząca skład chronologiczny?
Jeśli pytania są głupie, to proszę o wybaczenie, ale całe to EZD wydaje mi się póki co czarną magią.
ad 1 Przede wszystkim Kancelaria nie dekretuje pism na konkretnego pracownika, tego dokonuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej, lub na jego prośbę pracownik sekretariatu.
Przekazanie dokumentów w postaci papierowej do składu chronologicznego (cyt. uporządkowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania jej do systemu EZD) odbywa się po zarejestrowaniu przesyłek wpływających do urzędu w danym dniu, po uprzednim wygenerowaniu kodu technicznego właściwego składu chronologicznego ? identyfikator SC (skład chronologiczny).
Kancelaria Główna:
- przyjmuje korespondencję na stan SC poprzez zeskanowanie czytnikiem kodów kreskowych RPW (rejestr przesyłek wpływających) umieszczonych na wpływach, rejestruje dokumenty do SC oraz oznacza identyfikatorem ze składu,
- chronologicznie układa korespondencję wg następujących po sobie numerów RPW w specjalnie przeznaczonych do tego celu kartonach, odrębnie dla każdego podzbioru składu chronologicznego (są trzy - dokumentacja w pełni odwzorowana w EZD (SCP),, nie w pełni odwzorowana w EZD (SCN), wytworzona w urzędzie (SCW)
- prowadzi i aktualizuje elektroniczny rejestr składu chronologicznego w EZD (odznaczenie imieniem i nazwiskiem osoby wypożyczającej dokumentację)
- monitoruje zwroty wypożyczonej korespondencji
- sprawdza kompletność zwracanej do składu korespondencji
- umieszcza we właściwym kartonie
Oczywiście można również wycofać dok. nieelektroniczną ze składu, jeżeli:
a) zachodzi konieczność przekazania dokumentacji do załatwienia innym organom,
b) dokumentacja stanowi element akt sprawy prowadzonej tradycyjnie.
ad 3 - pytałeś o praktyczny aspekt sprawy; otóż w urzędzie, w którym pracuję, w EZD jest funkcja zamówienia wypożyczenia ze składu. Pracownik merytoryczny wypożycza lub wyrejestrowuje przesyłkę ze składu dopiero w momencie kiedy wie już w której klasie jrwa będzie zakładać sprawę. Zamawiasz, odbierasz z kancelarii i trzymasz papier u siebie, przed zakończeniem sprawy kancelaria prosi o zwrot wypożyczenia. Czasami skutecznie, czasami nie. Zatem jeśli referent nie zwróci dokumentu/ów do kancelarii to po jakimś czasie być może przekaże je bezpośrednio do archiwum (oczywiście nie będzie to całość sprawy), nie zaś do kancelarii. Są to raczej nieczęste przypadki, ale się zdarzają. Przy zwrocie, przed zakończeniem sprawy, ołówkiem na dokumencie zapisuje się swoje nazwisko, po którym pracownicy Kancelarii są w stanie zaktualizować rejestr i odznaczyć zwrot. Taka jest praktyka w tym konkretnym urzędzie z EZD PUW - inne urzędy pewnie organizują to na swój sposób.
Dziękuję za odpowiedzi, ale dalej mam wiele wątpliwości.
Np. nasunęła mi się kwestia co z dokumentacją nie tworzącą akt spraw. Powiedzmy, że kadry mają jakieś sprawy osobowe i generują dokument w papierze - bo np. ktoś przyniósł CV bezpośrednio do kadr, a nie wysyłał pocztą. W takim wypadku to pracownik działu kadr powinien zarejestrować daną sprawę w EZD, a papier odnieść do składu chronologicznego w kancelarii czy jak to wygląda?
Cytat: pechu w Listopad 10, 2016,
bo np. ktoś przyniósł CV bezpośrednio do kadr, a nie wysyłał pocztą. W takim wypadku to pracownik działu kadr powinien zarejestrować daną sprawę w EZD, a papier odnieść do składu chronologicznego w kancelarii czy jak to wygląda?
Jak u nas przyniesie ktoś CV do kadr, to panie albo przyjmują i same znoszą do kancelarii w celu zarejestrowania jako pismo wpływające, albo odsyłają delikwenta do kancelarii aby tam zostawił CV.
Poruszasz w tym wątku różne tematy, sugeruję jednak wizytę w UW w Twoim mieście i zapoznanie się z systemem oraz wprowadzonymi procedurami. Jak sądzę wiele pytań znajdzie odpowiedzi.
Cytat: Robert2000 w Listopad 10, 2016,
Moja rada - wbrew temu, co powinno być, dzielcie skład chronologiczny na poszczególne kategorie. A zwłaszcza jest tu ważna kategoria A. Na razie przepisy prawne są tak niejasne, że nie wiadomo dokładnie, jak brakować składy chronologiczne. Lepiej więc zabezpieczyć się na przyszłość.
Rozumiem, że to z praktyki wynika. Możesz coś więcej napisać jak to wygląda.
O ile mogę sobie wyobrazić podział na kategorie "składów niepełnych", bo podziału można dokonać przy zwrocie dokumentów, to ze składami pełnymi wydaje mi się to prawie niemożliwe bez wykonania kolosalnej wtórnej pracy.
Cytat: pechu w Listopad 09, 2016,
Od przyszłego roku ma u mnie w instytucji funkcjonować EZD - to podlaskie. Chciałbym się dopytać jak wygląda ten cały skład chronologiczny.
1. Czy dobrze - na chłopski rozum - wnioskuję, że panie z kancelarii pismo, które wpłynęło z zewnątrz skanują, wpuszczają w EZD, dekretują do konkretnego pracownika, a oryginał odkładają do teczki w szafie zgodnie z kolejnością wpływu czyniąc tym samym skład chronologiczny? Ale przecież owe pisma mogą wszczynać sprawy o różnych okresach przechowywania (nawet wieczyste). Zakłada się więc osobne teczki dla poszczególnych kategorii archiwalnych?
2. W spisie zdawczo - odbiorczym dla dokumentów papierowych ze składu chronologicznego powinna być rubryka zawierająca "informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek" - co to są te skrajne identyfikatory przesyłek?
3. W EZD dokumentację w postaci papierowej (nie licząc wyjątków, które nadal załatwia się w postaci nieelektronicznej) przekazuje mi do archiwum wyłącznie kancelaria prowadząca skład chronologiczny?
Jeśli pytania są głupie, to proszę o wybaczenie, ale całe to EZD wydaje mi się póki co czarną magią.
Cytat: Paweł z ... w Listopad 11, 2016,
Cytat: Robert2000 w Listopad 10, 2016,
Moja rada - wbrew temu, co powinno być, dzielcie skład chronologiczny na poszczególne kategorie. A zwłaszcza jest tu ważna kategoria A. Na razie przepisy prawne są tak niejasne, że nie wiadomo dokładnie, jak brakować składy chronologiczne. Lepiej więc zabezpieczyć się na przyszłość.
Rozumiem, że to z praktyki wynika. Możesz coś więcej napisać jak to wygląda.
O ile mogę sobie wyobrazić podział na kategorie "składów niepełnych", bo podziału można dokonać przy zwrocie dokumentów, to ze składami pełnymi wydaje mi się to prawie niemożliwe bez wykonania kolosalnej wtórnej pracy.
ad. 1 Przeczytaj instrukcję kancelaryjną, tam masz wszystko opisane. Tu od razu nawiązanie do tego co piszą Robert i Paweł: pamiętam że na jakimś spotkaniu kiedyś dyskutowaliśmy o dodatkowym wyodrębnianiu w składzie przesyłek z podziałem na kategorie, To miałoby sens tylko przy założeniu, że dokumenty w składzie przechowujemy tak długo jak sprawy, których te dokumenty dotyczą. Ale idziemy w kierunku traktowania składu jako zbioru który - przynajmniej części zawierającej dokumenty w pełni odwzorowane - można wybrakować po określonym czasie. Można sobie teoretyzować co do postępowania z resztą dokumentów, ale to jest po prostu trudno zorganizować w praktyce - najpierw odkładać wszystko na kupę, potem sprawdzać czy już wszystko pracownicy powiązali ze sprawami.
ad. 2 Instrukcje mówią o przechowywaniu w składzie pism w pudłach, a nie w teczkach. Każde pudło zawiera przesyłki o numerach od ... do ..., to są właśnie skrajne identyfikatory przesyłek.
ad. 3 Skąd taki pomysł? Zajrzyj do instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, masz tam osobno opisany sposób prowadzenia wyjątków tradycyjnych. I nic się tu tak naprawdę nie zmieni w porównaniu z tym co masz jeszcze teraz. Jeśli jakiś dokument, dotyczący sprawy papierowej, z jakiegoś powodu trafi do składu, to zostanie stamtąd wycofany i dołączony do papierowych akt sprawy u referenta.
Cytat: pechu w Listopad 10, 2016,
Cytat: luke w Listopad 09, 2016,
Poczytaj bloga kolegów z forum:
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/
http://o-archiwum.pl/rejestracja-przesylek-w-skladach-chronologicznych/
http://o-archiwum.pl/wyjmowanie-czy-wypozyczanie-dokumentow-ze-skladow-chronologicznych/
Jeśli potrzebujesz jeszcze bliższych informacji zajrzyj do instrukcji EZD, gdzie jest rozdział poświęcony składom chronologicznym.
Dzięki. Znam tą stronę, ale bardziej chodziło mi o opinie jakiegoś praktyka.
Zapewniam Cię, że te teksty na blogu pisał praktyk, i to najlepszy.
Gratuluję tym, co wybrakują składy chronologiczne po jakimś czasie. Wielka odwaga w obliczu obowiązujących przepisów. Ja bym w życiu na razie nie zaryzykował.
Jeśli nowa ustawa o informatyzacji to dopuści to dlaczego nie?
Cytat: Robert2000 w Listopad 13, 2016,
Gratuluję tym, co wybrakują składy chronologiczne po jakimś czasie. Wielka odwaga w obliczu obowiązujących przepisów. Ja bym w życiu na razie nie zaryzykował.
Nie grozi to raczej nikomu. Nie sądzę, że by ktoś wystąpił z brakowaniem a dodatkowo by archiwum państwowe wydało zgodę. 8)
Zaciekawiło mnie gdy pisałeś o podziale na kategorię już przy tworzeniu składów. W instrukcji kancelaryjnej z 2011 roku brak takiej opcji, jednak kilka razy już słyszałem o takiej koncepcji. Myślałem, że może ktoś ją zrealizował.
Generalnie trudno by było utworzyć takie składy skoro w przepisach o tym się nie mówi. Gdyby praktyka pokazała, że jest to opłacalne to co innego. Jak na razie chyba bardziej ekonomiczne jest wyłączyć po 10 latach kategorię archiwalną w składach niepełnych i resztę wybrakować w całości.
Co do składów pełnych nieodmiennie stoję na stanowisku, że powinny być brakowane w całości. ;D
- Każdy dokument zarejestrowany w składzie chronologicznym musi być przyporządkowany do jakiegoś JRWA dla mnie to oznacza, jego okres przechowywania jest taki jak kategoria archiwalna przyporządkowana dla danego hasła klasyfikacyjnego. Jednak jeśli trzymalibyśmy się takiego rozwiązania to pojawia się problem dokumentacji o dłuższym okresie przechowywania np B15 B25. Jeśli Dokumentacja kat A była by przekazywana po 10 latach do AP to nadal pozostanie konieczność przechowywania pozostałej dokumentacji w AZ.
- O to jak w praktyce miało by wyglądać brakowanie dokumentów ze składów chronologicznych to bym się nie martwiła bo to kwestia techniczna na poziomie jakiegoś raportu w ramach EZD ;).
- Należy zwrócić uwagę, że instrukcja kancelaryjna przewiduje przekazywanie spraw elektronicznych prowadzonych w systemie EZD po dwóch latach od zakończenia sprawy. Natomiast dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przekazana do archiwum zakładowego po 2 latach a do AP po 10 latach od zarejestrowania w składzie. Są sprawy które nie kończą się w ciągu roku od zarejestrowania pisma inicjującego. Mało tego są sprawy które się toczą przez bardzo wiele lat. Jeśli literalnie trzymalibyśmy się zapisów instrukcji kancelaryjnej z 2011 r wynikało by z tego, że mogła by zaistnieć sytuacja, że do AZ a następnie AP w ramach składów chronologicznych trafiła by dokumentacja spraw będących w toku realizacji. Może należało by rozważyć przekazywanie dokumentacji partiami po określonym okresie od ZAKOŃCZENIA sprawy w systemie EZD i stopniowo dokładać dokumenty (podobnie jak to funkcjonuje w przypadku spraw sądowych). Kwestię raportów z wykazami dokumentów w poszczególnych partiach mógłby rozwiązać raport w EZD
- W kwestii dokumentcji w pełni odwzorowanej cyfrowo stoję na stanowisku, że należało by ją traktować jako kat BC i po zeskanowaniu niszczyć. Wymaga to jednak jasnego zapisu w przepisach, bo póki co nie przewidują one takiego rozwiązania.
- Chciałabym też zwrócić uwagę na dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym pism wewnętrznych. Przyjmuje się że w przypadku prowadzenia spraw elektronicznie cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, wszelkie akceptacje aż do ostatecznego podpisu powinny byś wykonywane wyłącznie elektronicznie w systemie. Jednak z różnych powodów dokumenty nie zawsze są podpisywane podpisem elektronicznym. Wtedy dokument w formie papierowej jest skanowany, zaciągany do systemu a oryginał papierowy przekazywany do składu chronologicznego. Należy pamiętać, że sam skan zaciągnięty do systemu jest niewystarczający bo odwzorowanie cyfrowe jest jedynie kopią mającą wartość informacyjną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez sięgania do oryginału
Powyżej wypunktowałam zagadnienia dotyczące składów chronologicznych, co do których mam najwięcej wątpliwości. Proszę o sugestie i uwagi. Mam nadzieję, rozważania jakie się tu toczą będą głosem w dyskusji nad zmianami w przepisach kancelaryjno archiwalnych.
CytatKażdy dokument zarejestrowany w składzie chronologicznym musi być przyporządkowany do jakiegoś JRWA dla mnie to oznacza, jego okres przechowywania jest taki jak kategoria archiwalna przyporządkowana dla danego hasła klasyfikacyjnego. Jednak jeśli trzymalibyśmy się takiego rozwiązania to pojawia się problem dokumentacji o dłuższym okresie przechowywania np B15 B25. Jeśli Dokumentacja kat A była by przekazywana po 10 latach do AP to nadal pozostanie konieczność przechowywania pozostałej dokumentacji w AZ.
Raczej powiedziałbym, ze każdy dokument w systemie EZD powinien być przyporządkowany do klasy z wykazu akt i stąd wynika, że w składach do każdego dokumentu możemy przyporządkować kategorię archiwalną. ;)
Nie martwiłbym się tą kategorią wyższą niż B10. Z obliczeń ilości spraw wynika mi, że to raczej będzie niewielka część w porównaniu do kat. A.
CytatO to jak w praktyce miało by wyglądać brakowanie dokumentów ze składów chronologicznych to bym się nie martwiła bo to kwestia techniczna na poziomie jakiegoś raportu w ramach EZD ;).
Owszem raport nam pokaże które dokumenty można brakować, ale problemem organizacyjno-technicznym zostanie fizyczne wydzielenie tych dokumentów. Można oczywiście to automatyzować przy pomocy kodów kreskowych czy radiowych i czytników ale nadal to będzie czasochłonne. Gdyby wymyśleć sposób na rozdzielenie tych dokumentów taniej!
CytatNależy zwrócić uwagę, że instrukcja kancelaryjna przewiduje przekazywanie spraw elektronicznych prowadzonych w systemie EZD po dwóch latach od zakończenia sprawy. Natomiast dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przekazana do archiwum zakładowego po 2 latach a do AP po 10 latach od zarejestrowania w składzie. Są sprawy które nie kończą się w ciągu roku od zarejestrowania pisma inicjującego. Mało tego są sprawy które się toczą przez bardzo wiele lat. Jeśli literalnie trzymalibyśmy się zapisów instrukcji kancelaryjnej z 2011 r wynikało by z tego, że mogła by zaistnieć sytuacja, że do AZ a następnie AP w ramach składów chronologicznych trafiła by dokumentacja spraw będących w toku realizacji.
Tylko czy rzeczywiście zaistnieje taka sytuacja? Albo czy zaistnieje na masową skalę? Przyjmuję, że przekazane papieru do ap będzie dotyczyło jedynie składów niepełnych a więc w przypadku spraw niezakończonych dokumentu teoretycznie nie powinno być w składzie.
CytatChciałabym też zwrócić uwagę na dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym pism wewnętrznych. Przyjmuje się że w przypadku prowadzenia spraw elektronicznie cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, wszelkie akceptacje aż do ostatecznego podpisu powinny byś wykonywane wyłącznie elektronicznie w systemie. Jednak z różnych powodów dokumenty nie zawsze są podpisywane podpisem elektronicznym. Wtedy dokument w formie papierowej jest skanowany, zaciągany do systemu a oryginał papierowy przekazywany do składu chronologicznego. Należy pamiętać, że sam skan zaciągnięty do systemu jest niewystarczający bo odwzorowanie cyfrowe jest jedynie kopią mającą wartość informacyjną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez sięgania do oryginału
Ponieważ brak przepisów co do tego składu w moim rozumieniu na razie najbezpieczniej traktować go analogicznie jak składy pism wpływających nie w pełni odwzorowanych.
Także jestem zwolennikiem brakowania w pełni składów chronologicznych. Tylko na razie sytuacja prawna jest bardzo niejasna.
Link do dyskusji nt składów chronologicznych, która toczyła się również w wątku dot. XI Zjazdu IFAR:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3327.msg23772.html#msg23772
Temat rzeka ;D