Witam,
tak jak w temacie, jednostka to instytut badawczy, obecny system kancelaryjny to tradycyjny (papierowy-bezdziennikowy). Od czego zacząć w ogóle wdrożenie EZD w podmiocie? Jak sądzę na początek trzeba opracować aktualny wykaz akt (stara instrukcja kancelaryjna), wtedy będzie można ewentualnie określić wyjątki od podstawowego systemu. Potem określenie elektronicznego obiegu dla większości dokumentów w podmiocie.
Potem faza testów przez kilka miesięcy. Czy działać przez ten okres podwójnie, czyli i tradycyjnie (papierowo) i w EZD (elektronicznie, składy chronologicznie), aby wyeliminować błędy ewentualne. Oryginały pism w składach, zaś kopie papierowe z przepisaną dekretacją z systemu EZD trafiałyby też do komórek.
Potem przejście w fazę produkcyjną i odstawienie systemu papierowego, zostaje tylko EZD jako podstawowy.
Czy coś jeszcze możecie powiedzieć, zasugerować, na co zwracać uwagę podczas wdrożenia EZD? Wszelkie porady mile wskazane.
Tak na marginesie, czy ktoś próbował wdrażać u siebie EZD własnymi siłami, tzn. nie współpracując z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim? Czy ktoś może tworzył własną aplikację/system EZD, oczywiście z zachowaniem wymogów rozporządzenia z 2011 r.?
Skontaktuj się z GUS. Taka moja rada.
Akurat przy wdrażaniu EZD to zmiana wykazu jest niepotrzebna. Chyba, że chcesz wpisać składy chronologiczne do wykazu akt, ale nie sądzę byś z jakimś archiwum państwowym uzgodnił taką zmianę. :) Zdecydowanie instrukcja kancelaryjna jest do zmiany, jeśli obecna nie ustala sposobu działania w EZD. Na stronie NDAP są opublikowane przykładowe instrukcje kancelaryjne, więc nie musisz niczego wymyślać i pisać samodzielnie.
Co Ci jest potrzebne:
Zespół do wdrożenia EZD, który opracuje harmonogram szkolenia, zmiany organizacyjno-prawne, procedury, przeszkoli pracowników, będzie nadzorował wdrożenie. Kto powinien być w zespole? Informatyk, prawnik, archiwista, pracownik kancelarii a na czele ktoś mający odpowiedni do wprowadzenia zmian w organizacji autorytet.
Poparcie kierownictwa instytucji - kwestia kluczowa. Ale poparcie nie może być tylko słowne, również czyn za tym musi iść. Dyrektorzy sami od początku muszą używać EZD, czyli np. dekretować pisma w EZD.
Dużo optymizmu, odporności na krytykę, asertywności. Przygotuj się, że zespół EZD będzie oskarżany o wszystkie problemy pojawiające się przy wdrażaniu, również te niezawinione. Natomiast po udanym wdrożeniu nie spodziewaj się wielu pochwał, wszak sukces ma wielu ojców. ;) Będziesz miał autentyczną satysfakcję gdy po paru latach usłyszysz, że pracownicy nie wyobrażają sobie pracy bez EZD i pytania o to kiedy będą mogli wszystkie sprawy prowadzić elektronicznie.
Absolutnie odradzam działania podwójnego (papierowo i elektronicznie) nic tak nie zniechęca pracownika do EZD jak to. Już na starcie wymagasz od niego by robił zbędną podwójną robotę, pomyśli, że z wdrożenia nic nie będzie miał tylko dodatkową pracę. Podwójne działanie i tak nie zapobiegnie niczemu, błędy będą bo taka jest natura człowieka. Błędy trzeba monitorować i korygować w trakcie.
Podwójne działanie to jakbyś mówił: nie wiemy czy wdrożenie jest możliwe więc jakby co to wycofamy się tj. zostawiamy papiery. Każda jednostka stosująca wykaz akt i instrukcję kancelaryjną podobną do tej z 2011 dla administracji publicznej może prowadzić sprawy elektroniczne w EZD. Cortez zdobył Meksyk bo spalił swoje okręty a jego ludzie nie mieli innego wyjścia jak wygrać! Bądź jak Cortez!
Jaka kolejność wdrożenia np.:
- kancelaria (uczymy rejestracji w systemie EZD i skanowania),
- posyłamy dokumenty do dekretacji dyrekcji, najlepiej jak mamy dekretację zastępczą to papieru w ogóle nie dajemy dyrektorom do dekretacji (zmuszamy kierownictwo by pojawiło się na polu bitwy i przykładem osobistym wsparło wdrożenie ;)),
- wyznaczamy wyjątki do prowadzenia elektronicznego, uruchamiamy więc składy chronologiczne w kancelarii,
- jak wszystko idzie dobrze przechodzimy na system EZD jako podstawowy, więc wskazujemy wyjątki tradycyjne.
W naszej rzeczywistości prawno-technologicznej nigdy nie będziesz miał tak, że wszystkie sprawy będziesz prowadził elektronicznie.
Twojego pytania
CytatTak na marginesie, czy ktoś próbował wdrażać u siebie EZD własnymi siłami, tzn. nie współpracując z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim?
nie rozumiem. Nie ma chyba wersji systemu Podlaskiego ?zrób to sam?, że pobieramy z serwera i wdrażamy.
Podlaski udostępnia swój EZD PUW za darmo. Nie wiem jak jest z eDoc. Słyszałem, że ponoć mają lepszy help desk (ale za tym idzie kasa). Najlepiej doinformować się u źródeł obu systemów.
Cytat"Tak na marginesie, czy ktoś próbował wdrażać u siebie EZD własnymi siłami, tzn. nie współpracując z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim?"
nie rozumiem. Nie ma chyba wersji systemu Podlaskiego ?zrób to sam?, że pobieramy z serwera i wdrażamy.
CytatPodlaski udostępnia swój EZD PUW za darmo.
Tu dochodzimy do sedna sprawy i tematu, nad którym można dyskutować tygodniami. Okazuje się, że instytuty badawcze, a właśnie w takiej jednostce pracuję, są "wykluczone" z darmowego udostępnienia programu EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Ktoś zapyta dlaczego? Więc spieszę z odpowiedzią. Podstawą prawną darmowego udostępnienia EZD jest ustawa o informatyzacji z 2005 r. W ustawie jest katalog podmiotów i instytucji, które wykonują zadania publiczne, jest to m. in. administracja państwowa, szkoły wyższe itp. W tym katalogu podmiotów są też wymienione "jednostki badawczo-rozwojowe". Problem w tym, że termin i pojęcie "jednostki badawczo-rozwojowe" funkcjonował do 2010 r., od 2010 r. weszła w życie ustawa o instytutach badawczych i wszystkie jbr-y stały się instytutami badawczymi. Czyli jednym słowem, w polskim porządku prawnym nie istnieją już jbr-y, zaś w ustawie o informatyzacji nie zmieniono zapisu "jednostki badawczo-rozwojowe" na "instytuty badawcze". Dlatego decyzją prawników PUW urząd ten nie udostępnia programu EZD do wdrożenia w instytutach badawczych, bo nie są wymienione w stosownej ustawie o informatyzacji.
Stąd moje pytanie, czy ktoś próbował przełożyć wymogi rozporządzenia z 2011 r. własnymi siłami i wdrożył "własny EZD", tzn. zbudował własny system informatyczny do zarządzania dokumentacją, który nie jest systemem EZD PUW. Np. na bazie repozytorium dokumentów dorobić system, który obsłuży obiegi dokumentów (dekretacja, akceptacja, wysyłka), i będzie obejmował też kwestie przepisów archiwalnych. Czy ktoś może próbował takie rzeczy robić u siebie w instytucji?
A piszecie się na planowany rządowy EZD RP? Oczywiście to jeszcze daleka przyszłość (na marginesie uważam, że 2018 jest mało realny) ale jednak...
Wdrażałem EZD w mojej instytucji (też nie mogliśmy liczyć na Podlaski chociaż z innych powodów). System zakupiony na rynku i dość mocno przebudowany pod potrzeby naszej organizacji. System zawierał większość wymaganych funkcji dla naszych potrzeb integrowaliśmy go z posiadanymi dedykowanymi systemami i rozbudowaliśmy moduł archiwum zakładowego (to było najtrudniejsze bo ten moduł był niestety bardzo słaby, a pewne elementy wymagały głębokiej przebudowy i nie zawsze wykonawca miał na to ochotę ;) ).
Generalnie zgadzam się z tym co napisał Paweł. Dodałbym jeszcze potrzebę informowania pracowników na bieżąco o postępach wdrożenia. Robiłem takie okresowe spotkania dla chętnych pokazując postęp prac i podejmowane działania. Według mnie ucinało to jałowe spekulacje i jakieś plotki korytarzowe. Każdy kto chciał mógł zobaczyć i potem były mniejsze opory podczas np. szkoleń czy samego wejścia systemu w życie (co nie znaczy, że nie było ;)). Absolutnie kluczowe jest wsparcie kierownictwa. Niestety u nas zdarzyło się coś absolutnie fatalnego - kierownictwo zmieniło się tuż przed uruchomieniem systemu - no ale jakoś poszło...
Niezwykle ważny element to szkolenia dla pracowników. Okazuje się, że tego nigdy za mało... Wprowadziliśmy grupę tzw. liderów - brali udział we wdrożeniu i szkoleni byli szkoleni w większym niż reszta zakresie. Teraz wspierają nowych użytkowników oraz przekazują wykonawcy uwagi od użytkowników. Niestety jak to w administracji duża rotacja wśród pracowników zabrała mi najlepszych.... W kilku przypadkach liderami zostały osoby wytypowane "na siłę" przez kierowników - co też dobre nie jest.
Życzę powodzenia bo zadań przed Tobą dużo!! W razie potrzeby mogę służyć doświadczeniem.
Wpadła mi dzisiaj w ręce publikacja IT w administracji z serii Biblioteczka Czytelnika pt.:" Wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędzie" autorstwa Jacka Zgutczyńskiego. W sumie to taka licząca 51 stron broszurka formatu B 5 wydana we Wrocławiu w 2016 r.
Jak informuje autor we wprowadzeniu "Niniejsza książka ma wesprzeć czytelnika w trudnym projekcie, jakim jest informatyzacja obiegu dokumentacji".
Generalnie publikacja obejmuje zagadnienia związane z zarządzaniem projektem, wykorzystującym dostępne metodyki.
Spis treści:
Wprowadzenie
1. Jak zacząć
2. Rozpoczęcie projektu.
3. Otoczenie prawne wdrożenia EZD.
4. Wdrożenie.
5. Strategie.
6. Zamknięcie projektu.
Bibliografia.
Książeczka kosztuje 29 zł. Moim zdaniem jeśli już to lepiej pożyczyć niż kupić :)
Cytat
W związku z pojawiającymi się z komercyjnymi ofertami wsparcia w różnych aspektach działania systemu EZD PUW informujemy, iż nie mamy zawartych z żadną firmą umów na wsparcie wdrożeń i utrzymania systemu EZD PUW, a jedyny na dzień dzisiejszy Help Desk EZD PUW funkcjonuje w ramach Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
Przedsięwzięcie związane z wdrażaniem systemu EZD PUW ma charakter propaństwowy, oparte jest na zasadach niekomercyjnych, a zgodnie z zapisami umów i porozumień zawieranych z naszymi Partnerami, EZD PUW jest bezpłatnie przekazywany, utrzymywany i rozwijany na rzecz naszych Partnerów.
Przypominamy jednocześnie, iż system EZD PUW stanowi własność Skarbu Państwa - Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Zgodnie z zapisami umów i porozumień, które nas wiążą, żaden z partnerów EZD PUW nie jest uprawniony do przekazywania systemu oraz dokumentacji innym podmiotom lub osobom trzecim, a w uzasadnionych przypadkach takie działanie wymaga uzyskania przez Partnera każdorazowo zgody Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego
ds. Informatyzacji
Mariusz Madejczyk
Hmmm w takim razie propozycje łączenia oprogramowania OCR innych firm zewnętrznych z systemem EZD PUW są niezalecane?
Mam wrażenie że brniemy w jakieś nieporozumienia. Tej publikacji nie znam. Czy narusza ona prawa PUW? To czasopismo opublikowało sporo tekstów dotyczących EZD PUW.
Dodawanie OCR ale po co, przecież nie zrobimy z odręcznego pisma wpływającego OCR. Kiedyś rozmawiałem na spotkaniu z kolegami z PUW którzy twierdzili że jak do tej pory nie spotkali się z instytucją która by używała OCR w systemie zbyt duży nakład przy nikłym efekcie. Choć podobno taka możliwość istnieje to nigdy jej nie testowałem. Używanie OCR w EZD wymaga zakupu komercyjnej licencji na program Kofax (ABBYY FineReader odpada) który daje taką możliwość, koszt na jedno stanowisko to ok 2500 zł brutto. PUW zaś proponuje w zamian ich SKAN + który co prawda nie ma funkcji OCR ale obsługuje proces skanowania dokumentacji i jej wysyłki do EZD i jest za darmo.
Zgadzam się. U mnie OCR to tez raczej zbędny wodotrysk niż rzeczywista potrzeba. Zresztą rządowe propozycje idą w tym kierunku, żeby większość dokumentów było dokumentami pierwotnie elektronicznymi (i wówczas OCR jest zbędny) i w takiej postaci były wymieniane między jednostkami administracji ale i między administracją, a obywatelami. Trzeba sobie postawić pytanie do czego ten OCR będzie (jest) Wam potrzebny?
Cytat: Jarek w Styczeń 08, 2017,
Mam wrażenie że brniemy w jakieś nieporozumienia. Tej publikacji nie znam. Czy narusza ona prawa PUW? To czasopismo opublikowało sporo tekstów dotyczących EZD PUW.
Dlaczego ma naruszać prawa PUW? Książeczka jest zbiorem propozycji sposobu wdrażania ezd (nie konkretnego rozwiązania) jako projektu informatycznego. Autor jest pracownikiem KSAP w Warszawie; z dostępnych w necie informacji wynika, że zajmuje się problematyką ezd, cyt.:
CytatJacek Zgutczyński
Specjalista w zakresie zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną w jednostkach administracji publicznej; doświadczony wdrożeniowiec rozwiązań IT, konsultant, autor procedur, standardów zarządzania oprogramowaniem i jego wersją, przewodniczący zespołu ds. obsługi systemu EZD, dydaktyk; na co dzień odpowiedzialny za zarządzanie oprogramowaniem klasy ERP w administracji publicznej i udzielanie wsparcia merytorycznego w zakresie prawidłowego prowadzenia spraw i postępowań w postaci elektronicznej; zaangażowany w liczne projekty z zakresu IT.
http://ksap.gov.pl/ksap/szkolenia/wykladowcy/jacek-zgutczynski
W IT w administracji jest stały dział
E-urząd i prawo, w którym publikowane są tematy związane z EZD PUW.
W ostatnim numerze, które posiadam z grudnia 2016 r. znajduje się artykuł pt. Archiwizacja dokumentacji ze składu chronologicznego" p. Agnieszki Łajkowskiej, starszego referenta w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych PUW, która cyt." na co dzień udziela wsparcia w zakresie obsługi systemu EZD PUW".
Odpowiada m.in. na pytanie:
CytatCzy wymagana jest zgoda Archiwum Państwowego do brakowania nośników?
Jeśli chodzi o skład informatycznych nośników danych, których zawartość została włączona do systemu EZD,to zgodnie z § 38 ust.2 IK nośniki takie są kwalifikowane do kategorii Bc i zgodnie z §9 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. nr 206 poz.1518) mogą być brakowane bez uzyskiwania zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.
Cytat: luke w Styczeń 09, 2017,
Cytat: Jarek w Styczeń 08, 2017,
Mam wrażenie że brniemy w jakieś nieporozumienia. Tej publikacji nie znam. Czy narusza ona prawa PUW? To czasopismo opublikowało sporo tekstów dotyczących EZD PUW.
Dlaczego ma naruszać prawa PUW? Książeczka jest zbiorem propozycji sposobu wdrażania ezd (nie konkretnego rozwiązania) jako projektu informatycznego.
Chodziło mi o tę wypowiedź
Cytat: Marcin Buczek w Styczeń 04, 2017,
Cytat
W związku z pojawiającymi się z komercyjnymi ofertami wsparcia w różnych aspektach działania systemu EZD PUW informujemy, iż nie mamy zawartych z żadną firmą umów na wsparcie wdrożeń i utrzymania systemu EZD PUW, a jedyny na dzień dzisiejszy Help Desk EZD PUW funkcjonuje w ramach Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
Przedsięwzięcie związane z wdrażaniem systemu EZD PUW ma charakter propaństwowy, oparte jest na zasadach niekomercyjnych, a zgodnie z zapisami umów i porozumień zawieranych z naszymi Partnerami, EZD PUW jest bezpłatnie przekazywany, utrzymywany i rozwijany na rzecz naszych Partnerów.
Przypominamy jednocześnie, iż system EZD PUW stanowi własność Skarbu Państwa - Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Zgodnie z zapisami umów i porozumień, które nas wiążą, żaden z partnerów EZD PUW nie jest uprawniony do przekazywania systemu oraz dokumentacji innym podmiotom lub osobom trzecim, a w uzasadnionych przypadkach takie działanie wymaga uzyskania przez Partnera każdorazowo zgody Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego
ds. Informatyzacji
Mariusz Madejczyk
Nie wiem, czy ten post będzie pasował do tego wątku, ale ostatnio otrzymałam korespondencję z NDAP, z której wynikało, że wdrożono w NDAP system eDOK, tymczasem od prawie 12 lat NDAP działała w systemie Intradok.
Mamy więc urząd centralny odpowiedzialny za dokumentację, w którym doszło do zmiany systemu.
Pytanie, czy przemigrowano dane z jednego systemu do drugiego? Jeżeli tak to w jaki sposób? Jeżeli nie, to co z danymi w systemie Intradok?
Niestety na ten temat nie ma nic na stronach NDAP, ani zarządzenia ani decyzji. Szkoda... Może tu na forum się czegoś dowiemy...
Cytattymczasem od prawie 12 lat NDAP działała w systemie Intradok
to chyba jakiś duży eufemizm... bo gdyby działał to by nie byłby potrzebny prawdziwy system.
Jeżeli to co napisałam to "eufemizm" to proszę o wyjaśnienie co to jest "prawdziwy system". W informatyce takie pojęcie nie występuje. No chyba że prawdziwe jest tylko to co wyszło z COI, a reszta to systemy "bajeczne", "magiczne"...
A tak na marginesie proponuję czytać posty ze zrozumieniem. Napisane było "NDAP działała w systemie".
Ciekawe też skąd Pan czerpie tę wiedzę, skoro nigdy Pan nie pracował w NDAP i w tym systemie?
Jednakże skoro jest Pan dobrym źródłem informacji to proszę o podzielenie się wiedzą czy i jak doszło do zmigrowania danych?
Serdeczności
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej. Z własnych obserwacji i doświadczenia mogę stwierdzić, że takie rozwiązanie wiąże się z dwa razy większym obciążeniem pracy i zdecydowanie wydłuża załatwianie spraw. Długotrwałe prowadzenie spraw "dwutorowo" jest dla mnie niezrozumiałe. Należy w tym miejscu zauważyć, że brak decyzji o pełnym wdrożeniu EZD w sieci archiwalnej skutkuje brakiem kompetencji cyfrowych w tym zakresie w większości archiwów państwowych. Plany pełnego wdrożenia EZD w sieci archiwalnej uznaję za krok w dobrym kierunku. W archiwach państwowych w przeciwieństwie do NDAP jest wdrażany system EZD PUW więc nie można się tu doszukiwać jakiejś nadmiernej sympatii do konkretnego rozwiązania ;)
No cóż. Takie stwierdzenia są krzywdzące dla NDAP i świadczą o braku znajomości instrukcji kancelaryjnej NDAP z 2008 r., czyli jeszcze sprzed rozporządzenia z 2011 r.
Cytat: Kajka w Luty 07, 2017,
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej.
A szkoda, bo ta instrukcja była ciekawą próbą przetestowania prowadzenia akt dwutorowo, by znaleźć argumenty dla podmiotów publicznych by w ten sposób nie działały. Zachęcam do lektury tej instrukcji, bo był tam chyba przepis o zachowywaniu mejli i dokumentów elektronicznych w tym systemie.
W dużej mierze część spraw może być tylko elektroniczna właśnie w systemie Intradok, dlatego dane i dokumenty tam zawarte powinny być zabezpieczone i przechowywane.
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny i EZD) powstały dopiero w 2011 r.
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...
Nie ma "formy papierowej" jest "forma pisemna" i "postać papierowa"
Cytat: Ewap w Luty 07, 2017,
No cóż. Takie stwierdzenia są krzywdzące dla NDAP i świadczą o braku znajomości instrukcji kancelaryjnej NDAP z 2008 r., czyli jeszcze sprzed rozporządzenia z 2011 r. Cytat: Kajka w Luty 07, 2017,
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej.
A szkoda, bo ta instrukcja była ciekawą próbą przetestowania prowadzenia akt dwutorowo, by znaleźć argumenty dla podmiotów publicznych by w ten sposób nie działały. Zachęcam do lektury tej instrukcji, bo był tam chyba przepis o zachowywaniu mejli i dokumentów elektronicznych w tym systemie.
W dużej mierze część spraw może być tylko elektroniczna właśnie w systemie Intradok, dlatego dane i dokumenty tam zawarte powinny być zabezpieczone i przechowywane.
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny i EZD) powstały dopiero w 2011 r.
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...
Nie ma "formy papierowej" jest "forma pisemna" i "postać papierowa"
Może uda się komuś wydobyć treść rzeczonej instrukcji oraz uzyskać odpowiedź na pytanie dotyczące migracji?
"Z własnych obserwacji i doświadczenia mogę stwierdzić, że takie rozwiązanie wiąże się z dwa razy większym obciążeniem pracy i zdecydowanie wydłuża załatwianie spraw. Długotrwałe prowadzenie spraw "dwutorowo" jest dla mnie niezrozumiałe".
Pozwolę się z tym nie zgodzić. ;)
Mam wdrożony w MOPS system elektronicznego obiegu dokumentów (system eDOK) i mogę was zapewnić, że sprawy nie są rozpatrywane "dwutorowo" jak również pracownicy nie są z tego powodu "dwa razy bardziej obciążeni pracą". Przeważnie to "dodatkowe obciążenie pracą" sprowadza się do przekazania pisma w postaci elektronicznej. W tym celu pracownik musi wybrać adresata z listy i kliknąć przycisk przekaż ?. Tworzenie pism w sprawie sprowadza się do wyboru właściwego szablonu pisma oraz właściwej klasy wykazu akt. Kolejny numer sprawy generuje system i nanosi wygenerowany znak na pismo. Nie ma ryzyka, że pracownik nada niewłaściwy numer sprawie. Jeżeli system EOD jest "dopracowany" to nie trzeba wszystkiego wypełniać "ręcznie", co znacznie przyspiesza i usprawnia prace.
Cytat: Ewap w Luty 07, 2017,
chyba że prawdziwe jest tylko to co wyszło z COI, a reszta to systemy "bajeczne", "magiczne"...
...
Cytat
Pozwolę się z tym nie zgodzić. ;)
Mam wdrożony w MOPS system elektronicznego obiegu dokumentów (system eDOK) i mogę was zapewnić, że sprawy nie są rozpatrywane "dwutorowo" jak również pracownicy nie są z tego powodu "dwa razy bardziej obciążeni pracą".
W teorii wygląda to ładnie ale wybacz nie uwierzę. Zawsze będzie więcej pracy w takim systemie. Oczywiście to nie musi być tak, że ta dodatkowa praca jest zbędna bo faktycznie jest korzyść z lepszego kontrolowania wszystkich czynności kancelaryjnych - w praktyce systemu tradycyjnego może się np. zdarzyć, że pracownik zapomni wpisać sprawę do spisu spraw (albo sobie to "odłoży na później" ;)) a w takim rozwiązaniu tak się nie da ale porozmawiamy jak przejdziecie na pełny system elektroniczny i porównasz sobie obie sytuacja ;).
Cytat: Grzesiek w Luty 09, 2017,
Cytat
Pozwolę się z tym nie zgodzić. ;)
Mam wdrożony w MOPS system elektronicznego obiegu dokumentów (system eDOK) i mogę was zapewnić, że sprawy nie są rozpatrywane "dwutorowo" jak również pracownicy nie są z tego powodu "dwa razy bardziej obciążeni pracą".
W teorii wygląda to ładnie ale wybacz nie uwierzę. Zawsze będzie więcej pracy w takim systemie. Oczywiście to nie musi być tak, że ta dodatkowa praca jest zbędna bo faktycznie jest korzyść z lepszego kontrolowania wszystkich czynności kancelaryjnych - w praktyce systemu tradycyjnego może się np. zdarzyć, że pracownik zapomni wpisać sprawę do spisu spraw (albo sobie to "odłoży na później" ;)) a w takim rozwiązaniu tak się nie da ale porozmawiamy jak przejdziecie na pełny system elektroniczny i porównasz sobie obie sytuacja ;).
W teorii da się przejść na "
pełny system elektroniczny", ale w praktyce "
wybacz nie uwierzę". Uważam, że problemem nie jest podwójne dokumentowanie, tylko jego brak. Wprowadzenie systemu EOD jest jednym z rozwiązań, które mogą zmusić do właściwego (zbliżonego do właściwego) wykonywania czynności kancelaryjnych. Wydaje mi się niemalże niemożliwe "
skuteczne i efektywne" przejście z systemu tradycyjnego na system elektronicznego zarządzania dokumentacją bez etapu przejściowego w postaci EOD, bo w praktyce początki EZD będą niczym innym, jak EOD.
Cytat: jacek_k w Luty 09, 2017,
W teorii da się przejść na "pełny system elektroniczny", ale w praktyce "wybacz nie uwierzę". Uważam, że problemem nie jest podwójne dokumentowanie, tylko jego brak. Wprowadzenie systemu EOD jest jednym z rozwiązań, które mogą zmusić do właściwego (zbliżonego do właściwego) wykonywania czynności kancelaryjnych. Wydaje mi się niemalże niemożliwe "skuteczne i efektywne" przejście z systemu tradycyjnego na system elektronicznego zarządzania dokumentacją bez etapu przejściowego w postaci EOD, bo w praktyce początki EZD będą niczym innym, jak EOD.
Czy "dwutorowa" oznacza w jednostce w której pracujesz kompletowanie akt sprawy w dwóch postaciach papierowo i elektronicznie. Tzn. jeżeli przygotowuję odpowiedź to mam dokument a/a podpisany papierowo i dokument elektroniczny podpisany cyfrowo, albo przynajmniej jego skan po podpisaniu. Jeżeli otrzymuję maila ważnego dla sprawy to mam go w systemie i wydrukowany w aktach papierowych? Wpływ papierowy - skan mam w systemie dołączony przy sprawie a oryginał w aktach papierowych sprawy? Wybacz ale jeżeli tak to dla mnie czyste marnowanie czasu. Jeżeli wykorzystuję system informatyczny do prowadzenia akt papierowych to tylko pomocniczo - do dekretacji, przekazania pism wewnętrznych, prowadzenia rejestru pism wpływających, wychodzących, spisów spraw, wysyłki maili lub przez e-puap. A akta kompletuję tylko papierowo.
Większość urzędów gdzie uczestniczyłem we wdrażaniu nie było fazy dwutorowości rozumianej jak wyżej opisałem. Najpierw faza wykorzystania systemu pomocniczo do rejestracji wpływów, potem dekretacji, zakładania spraw. Kolejny etap, mamy kilka rodzajów spraw prowadzonych nie dwutorowo ale w całości elektronicznie! Następnie zwiększamy ilość spraw prowadzonych w postaci elektronicznej a w pewnym momencie deklarujemy, że podstawowym systemem jest EZD i wskazujemy wyjątki prowadzone tradycyjnie.
Z mojego doświadczenia wynika, że pracownicy szybko łapią jak się prowadzi sprawy elektronicznie, jeśli przyjmą podstawową zasadę, którą można by streścić hasłem - zero papieru w szafie po zakończeniu sprawy.
Cytat: Rafał Rufus Magryś w Luty 08, 2017,
Cytat: Ewap w Luty 07, 2017,
chyba że prawdziwe jest tylko to co wyszło z COI, a reszta to systemy "bajeczne", "magiczne"...
...
Czy mogę prosić o wyjaśnienie tej głębokiej myśli? Bo nie dość że nie umiem pisać na Forum, nie podciągnęłam się z jego obsługi, to jeszcze nijak nie rozumiem tego postu.
Cytat: Paweł z ... w Luty 09, 2017,
Cytat: jacek_k w Luty 09, 2017,
W teorii da się przejść na "pełny system elektroniczny", ale w praktyce "wybacz nie uwierzę". Uważam, że problemem nie jest podwójne dokumentowanie, tylko jego brak. Wprowadzenie systemu EOD jest jednym z rozwiązań, które mogą zmusić do właściwego (zbliżonego do właściwego) wykonywania czynności kancelaryjnych. Wydaje mi się niemalże niemożliwe "skuteczne i efektywne" przejście z systemu tradycyjnego na system elektronicznego zarządzania dokumentacją bez etapu przejściowego w postaci EOD, bo w praktyce początki EZD będą niczym innym, jak EOD.
Tzn. jeżeli przygotowuję odpowiedź to mam dokument a/a podpisany papierowo i dokument elektroniczny podpisany cyfrowo, albo przynajmniej jego skan po podpisaniu. Jeżeli otrzymuję maila ważnego dla sprawy to mam go w systemie i wydrukowany w aktach papierowych? Wpływ papierowy - skan mam w systemie dołączony przy sprawie a oryginał w aktach papierowych sprawy?
Może poza skanowaniem podpisanego pisma (ponieważ można je zaakceptować w systemie i dopiero wtedy wydrukować i zaparafować odręcznie) żadna z wyżej wymienionych czynności nie wydłuża pracy. Kancelaria skanuje większość przesyłek, poza tymi z zasady wyłączonymi ze skanowania, co pozwala na dostęp do treści dokumentu komórkom współpracującym. Nie nazywając tego EOD tylko tak można przekonać niektórych pracowników do EZD i faktycznie wdrożyć zasadę "
pustej szafy", w którą niestety nigdy nie uwierzę, ponieważ w dużych "
papierolubnych" jednostkach nie sposób zapanować nad całością. Nie twierdzę, że rozwiązanie okrojonego EOD -> EZD, o którym wyżej jest możliwe, ale wiąże się z dużym ryzykiem w wielu jednostkach. Wszystko zależy od zasobów przeznaczonych na wdrożenie.
Cytat: Paweł z ... w Luty 09, 2017,
zero papieru w szafie po zakończeniu sprawy.
i tony papieru w składach chronologicznych o nieokreślonym czasie przechowywania ;)
Nie jestem przeciwnikiem systemu EZD, ale uważam, że wymaga on jeszcze dopracowania. Gdyby nie obowiązek przechowywania dokumentacji w składach chronologicznych, to jesteśmy w stanie już dzisiaj przejść z EOD na EZD, a tak...
Cytat: ArchiwistaMOPS w Luty 10, 2017,
Cytat: Paweł z ... w Luty 09, 2017,
zero papieru w szafie po zakończeniu sprawy.
i tony papieru w składach chronologicznych o nieokreślonym czasie przechowywania ;)
Nie jestem przeciwnikiem systemu EZD, ale uważam, że wymaga on jeszcze dopracowania. Gdyby nie obowiązek przechowywania dokumentacji w składach chronologicznych, to jesteśmy w stanie już dzisiaj przejść z EOD na EZD, a tak...
Nie ma rzeczy idealnych. ;) Problem składów można rozwiązać jednym przepisem, kwestia masy krytycznej by decydenci zauważyli problem. Myślę, że jesteśmy tego bliżej niż dalej min dzięki takim głosom jak Twoje :) - status prawny skanów i dokumentów w składzie coraz częściej jest wskazywany jako przeszkoda we wdrażaniu EZD.
Cytat: jacek_k w Luty 10, 2017,
... Nie nazywając tego EOD tylko tak można przekonać niektórych pracowników do EZD i faktycznie wdrożyć zasadę "pustej szafy", w którą niestety nigdy nie uwierzę, ponieważ w dużych "papierolubnych" jednostkach nie sposób zapanować nad całością. Nie twierdzę, że rozwiązanie okrojonego EOD -> EZD, o którym wyżej jest możliwe, ale wiąże się z dużym ryzykiem w wielu jednostkach. Wszystko zależy od zasobów przeznaczonych na wdrożenie.
Oczywiście problem papieru w szafach jest, jednak EZD daje możliwości jego minimalizowania. Czy taka możliwość istnieje przy dwutorowości? Zastanawiam się czy sprawdzacie czy pracownicy prawidłowo kompletują akta papierowe czy czasem nie ułatwiają sobie sprawy i np. maile albo przesyłki z e-puaup włączają do EOD, ale już nie drukują do akt papierowych?
[quote ]
czy czasem nie ułatwiają sobie sprawy i np. maile albo przesyłki z e-puaup włączają do EOD, ale już nie drukują do akt papierowych?
[/quote]
Oczywiście, że tak robią i trudno to wyłapać dlatego pisałem, że e EOD pracy jest jednak więcej, a co najgorsze trudno pewne rzeczy wytłumaczyć wielu pracownikom... np. po co drukować maile ;)
Cytat: Paweł z ... w Luty 10, 2017,
Cytat: jacek_k w Luty 10, 2017,
... Nie nazywając tego EOD tylko tak można przekonać niektórych pracowników do EZD i faktycznie wdrożyć zasadę "pustej szafy", w którą niestety nigdy nie uwierzę, ponieważ w dużych "papierolubnych" jednostkach nie sposób zapanować nad całością. Nie twierdzę, że rozwiązanie okrojonego EOD -> EZD, o którym wyżej jest możliwe, ale wiąże się z dużym ryzykiem w wielu jednostkach. Wszystko zależy od zasobów przeznaczonych na wdrożenie.
Oczywiście problem papieru w szafach jest, jednak EZD daje możliwości jego minimalizowania. Czy taka możliwość istnieje przy dwutorowości? Zastanawiam się czy sprawdzacie czy pracownicy prawidłowo kompletują akta papierowe czy czasem nie ułatwiają sobie sprawy i np. maile albo przesyłki z e-puaup włączają do EOD, ale już nie drukują do akt papierowych?
To trochę jakby przy EZD zapytać, czy wszystkie maile faktycznie są przy sprawie? Nie mówię na przykładzie mojej jednostki, ponieważ uważam, że model przejścia na EZD, bez jakiegokolwiek kontaktu z systemem klasy EZD jest ryzykowny.
Cytat: jacek_k w Luty 10, 2017,
To trochę jakby przy EZD zapytać, czy wszystkie maile faktycznie są przy sprawie? ...
Jednak jest pewna różnica na plus dla EZD w porównaniu do systemu tradycyjnego. W EZD można spróbować odpowiedzieć na to pytanie lub przynajmniej zbliżyć się do odpowiedzi. Wyobrażam sobie raport pozwalający na uzyskanie informacji przy jakich sprawach i ile maili w nich jest. Dane porównujemy między podobnymi sprawami lub w tych samych klasyfikacyjnie sprawach na przestrzeni kilku laty. Ewidentne odchylenia od "normy" mogą wskazywać na błąd. Pewnie można by też porównać dane z serwerów pocztowych instytucji czy wszystkie maile wpływające na skrzynkę poczty elektronicznej podanej w BIP-ie znajdują się w rejestrze przesyłek wpływających i w systemie EZD.
Przy aktach papierowych to nie jest możliwe, kompletność można sprawdzić tylko zaglądając do akt.
Cytat: Paweł z ... w Luty 10, 2017,
Cytat: jacek_k w Luty 10, 2017,
To trochę jakby przy EZD zapytać, czy wszystkie maile faktycznie są przy sprawie? ...
Jednak jest pewna różnica na plus dla EZD w porównaniu do systemu tradycyjnego. W EZD można spróbować odpowiedzieć na to pytanie lub przynajmniej zbliżyć się do odpowiedzi. Wyobrażam sobie raport pozwalający na uzyskanie informacji przy jakich sprawach i ile maili w nich jest. Dane porównujemy między podobnymi sprawami lub w tych samych klasyfikacyjnie sprawach na przestrzeni kilku laty. Ewidentne odchylenia od "normy" mogą wskazywać na błąd. Pewnie można by też porównać dane z serwerów pocztowych instytucji czy wszystkie maile wpływające na skrzynkę poczty elektronicznej podanej w BIP-ie znajdują się w rejestrze przesyłek wpływających i w systemie EZD.
Przy aktach papierowych to nie jest możliwe, kompletność można sprawdzić tylko zaglądając do akt.
Co do ogółu to owszem sprawdzimy (o ile istnieje możliwość generowania takich raportów) i tu się zgadzam. Jednak szczególne, a zarazem możliwie istotne przypadki spraw (gdzie te maile będą za kilka lat potrzebne) - mogą nam umknąć. Mamy jeszcze skrzynki służbowe zawierające wiadomości, których tylko część powinna trafić do systemu.
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się
bezpiecznie i bez większego ryzyka
przejść na system EZD.
Cytat: jacek_k w Luty 13, 2017,
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.
Oczywiście, że się nie da bez okresu przejściowego, pytanie jak długo i w jakim tempie wprowadzać zmiany. Pozostanę również przy moim zdaniu, że "dwutorowość" jest zbędna :P
Cytat: Paweł z ... w Luty 14, 2017,
Cytat: jacek_k w Luty 13, 2017,
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.
Oczywiście, że się nie da bez okresu przejściowego, pytanie jak długo i w jakim tempie wprowadzać zmiany. Pozostanę również przy moim zdaniu, że "dwutorowość" jest zbędna :P
To ja się ugnę, że jest zbędna, ale czym jest okres przejściowy, jak nie okresem "dwutorowości" :)
Cytat: jacek_k w Luty 15, 2017,
Cytat: Paweł z ... w Luty 14, 2017,
Cytat: jacek_k w Luty 13, 2017,
Niemniej jednak to odejście od mojej tezy dot. tematu wątku: bez wcześniejszego kontaktu z systemem klasy EZD nie da się bezpiecznie i bez większego ryzyka przejść na system EZD.
Oczywiście, że się nie da bez okresu przejściowego, pytanie jak długo i w jakim tempie wprowadzać zmiany. Pozostanę również przy moim zdaniu, że "dwutorowość" jest zbędna :P
To ja się ugnę, że jest zbędna, ale czym jest okres przejściowy, jak nie okresem "dwutorowości" :)
Wg.mnie "dwutorowość" to takie procedowanie byśmy i w papierze i w elektronice mieli te same kompletne informacje, Prowadzi to do niepotrzebnego dublowania informacji. Natomiast okres przejściowy to stopniowe poszerzanie zakresu działania w systemie EZD poczynając np. od rejestrowania i skanowania wpływów, dekretacji elektronicznych, rejestrowania pism wychodzących, rejestrowania spraw "papierowych" przy wykorzystaniu spisów spraw w EZD, przez sprawy prowadzone jako wyjątki elektroniczne...itd.
Cytat: Ewap w Luty 07, 2017,
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...
Chciałabym wrócić do kwestii przejścia z jednego systemu klasy EZD do drugiego systemu klasy EZD w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Niestety Pan Magryś, choć widać było że jest dobrze poinformowany, nie odpowiedział na moje pytanie czy doszło do migracji danych. Może ktoś inny z Ifarowiczów mógłby na to odpowiedzieć? Przecież na tym forum są także pracownicy NDAP.
To naprawdę jest ciekawa kwestia merytoryczna, która może się wszystkim przydać... Niestety Naczelna Dyrekcja nie zamieszcza żadnych informacji na ten temat na swoich stronach. Czy to jakiś wstyd?
Pytanie co będzie dalej jak powstanie EZD RP, czy wtedy nastąpi kolejna migracja z eDOK do EZD RP? Podobno eDOK już nie jest rozwijany...
W tym kontekście ciekawe będą ustalenia kontroli archiwalnej NDAP przez AAN.
Przejście z jednego systemu EZD na inny (w sensie producent i program) to jest interesujący problem, ale wydaje mi się że doświadczenia NDAP jako urzędu nam się w tym przypadku nie przydadzą.
Taka rzecz mnie zastanawia - w kontekście EZD w ogóle - czy migracja jest konieczna? Przecież nie ma takiego obowiązku prawnego. I czy to w ogóle ma sens, zwłaszcza jeśli system X był tylko wspomagającym a system Y dopiero ma stać się podstawowym. To zapewne zależy - od systemu, od warunków korzystania, od potrzeb jednostki. Ale siedzi mi w głowie zdanie kolegi: dwie przeprowadzki archiwum to tyle co pożar, a taka migracja to gorsza jest wszak jak przeprowadzka i umacniam się w tym przekonaniu. Więc może czasem łatwiej/lepiej utrzymywać stary system aż do przekazania/wybrakowania dokumentacji w nim zawartej niż bawić się w migracje?
Inna ciekawa rzecz to archiwizacja starego systemu jeśli potraktujemy go jako kat. A ...
Dokładnie. W przypadku jeśli system był jedynie jako wspomagający to nie ma obowiązku migracji danych bo i tak cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw MUSI BYĆ UDOKUMENTOWANY PAPIEROWO. Było o tym na ostatnim Forum KaCyKów ;-)
Cytat: Ewap w Luty 07, 2017,
No cóż. Takie stwierdzenia są krzywdzące dla NDAP i świadczą o braku znajomości instrukcji kancelaryjnej NDAP z 2008 r., czyli jeszcze sprzed rozporządzenia z 2011 r. Cytat: Kajka w Luty 07, 2017,
Na uwagę zasługuje fakt, że w NDAP przez wiele lat nie wprowadzono systemu EZD jako podstawowego, system Intradok był stosowany jedynie wspomagająco, a "w systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej" więc tak czy inaczej cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw musi być w formie papierowej.
A szkoda, bo ta instrukcja była ciekawą próbą przetestowania prowadzenia akt dwutorowo, by znaleźć argumenty dla podmiotów publicznych by w ten sposób nie działały. Zachęcam do lektury tej instrukcji, bo był tam chyba przepis o zachowywaniu mejli i dokumentów elektronicznych w tym systemie.
W dużej mierze część spraw może być tylko elektroniczna właśnie w systemie Intradok, dlatego dane i dokumenty tam zawarte powinny być zabezpieczone i przechowywane.
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny i EZD) powstały dopiero w 2011 r.
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...
Nie ma "formy papierowej" jest "forma pisemna" i "postać papierowa"
Przypominam więc, że sytuacja kancelaryjna NDAP jest odmienna niż innych podmiotów, które wdrażały EZD po 2011 r. Dlatego ciekawe jest czy rozważa się migrację danych czy nie. A może będzie się utrzymywać dawny system i równolegle pracować w nowym.
Poza tym część spraw była w toku. Czy je przerejestrowano czy nie?
Warto też przypomnieć, że podmiot który ma system EZD jako wspomagający korzysta z tego systemu do obsługi rejestrów korespondencji oraz rejestracji spraw. Z czego więc będzie się generować spisy spraw, jeżeli "zaora" się poprzedni system? Same rejestry korespondencji to B5...
Po ostatnim Forum KCK w CPI, które spotkało się z bardzo dobrymi ocenami, widać, że migracja danych jest trudna i nie ma gwarancji przeniesienia wszystkich danych.
Z tego punktu widzenia propozycja Jarka jest godna rozważenia, zwłaszcza do ujęcia w regulacjach prawnych.
Cytat: Ewap w Marzec 16, 2017,
Cytat: Ewap w Luty 07, 2017,
Mam nadzieję, że dane te nie zostaną utracone... Ale skoro jest tak nikłe rozeznanie tego jaka była kancelaria w NDAP to zaczynam się martwić...
Chciałabym wrócić do kwestii przejścia z jednego systemu klasy EZD do drugiego systemu klasy EZD w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Niestety Pan Magryś, choć widać było że jest dobrze poinformowany, nie odpowiedział na moje pytanie czy doszło do migracji danych. Może ktoś inny z Ifarowiczów mógłby na to odpowiedzieć? Przecież na tym forum są także pracownicy NDAP.
To naprawdę jest ciekawa kwestia merytoryczna, która może się wszystkim przydać... Niestety Naczelna Dyrekcja nie zamieszcza żadnych informacji na ten temat na swoich stronach. Czy to jakiś wstyd?
Pytanie co będzie dalej jak powstanie EZD RP, czy wtedy nastąpi kolejna migracja z eDOK do EZD RP? Podobno eDOK już nie jest rozwijany...
W tym kontekście ciekawe będą ustalenia kontroli archiwalnej NDAP przez AAN.
Mam pewne podejrzenie, na które ostatnio ktoś zwrócił mi uwagę przy przeglądaniu strony MC, że EZD RP już nie ma pod tą nazwą, a cały projekt został "ukryty" za "Aplikacje.gov.pl"?
Mam pewne podejrzenie, na które ostatnio ktoś zwrócił mi uwagę przy przeglądaniu strony MC, że EZD RP już nie ma pod tą nazwą, a cały projekt został "ukryty" za "Aplikacje.gov.pl"? [/quote]
A jakie to podejrzenia? Od początku słyszało się, że ten EZD ma być obudowany nowymi aplikacjami, z założenia to źle nie wygląda. Bo mnie bardziej martwi to co się mówi, że ten "nowy" EZD ma bazować bardziej na eDOKu niż na EZD PUW... Martwi bo ja się obawiam, że z eDOKa to nic dobrego nie wyjdzie ale wiadomo, że ciału (COIa) bliższa koszula.
Cytat: Jarek w Marzec 16, 2017,
Przejście z jednego systemu EZD na inny (w sensie producent i program) to jest interesujący problem, ale wydaje mi się że doświadczenia NDAP jako urzędu nam się w tym przypadku nie przydadzą.
Nie przydadzą się, bo nie są duże? Do pewnego dnia był stosowany jeden system EZD, a od tego czasu - drugi. Sprawy kontynuowane były ponownie rejestrowane w nowym systemie - z tym samym znakiem lub z nowym. W niektórych teczkach są spisy spraw drukowane ze starego i nowego systemu. Ot, signum temporis.
Cytat: Jarek w Marzec 16, 2017,
Ale siedzi mi w głowie zdanie kolegi: dwie przeprowadzki archiwum to tyle co pożar, a taka migracja to gorsza jest wszak jak przeprowadzka i umacniam się w tym przekonaniu. Więc może czasem łatwiej/lepiej utrzymywać stary system aż do przekazania/wybrakowania dokumentacji w nim zawartej niż bawić się w migracje?
To nie wróży dobrze w kontekście długotrwałego (wieczystego) przechowywania dokumentów elektronicznych. Zdanie kolegi świadczy, że stosowanym systemom daleko do interoperacyjności, a to jest warunek konieczny do sprawnego zarządzania takimi dokumentami. Obecnie, mając dostęp do nowego i do starego systemu, wykonujemy poszukiwania w jednym z nich lub w obu, trwa to dłużej, ale jest możliwe. Jeśli jednak systemów będzie więcej? Czy czas poświęcany na poszukiwanie i tu, i tam jest mniej cenny niż ten, który trzeba poświęcić na migrację danych do jednego systemu? A doświadczenie w migracji -
[po chwilowych kłopotach z systemem]
A doświadczenia w migracji - nieoceniona wartość dodana. Muzeum hard- i software-owe to może i jest dobry pomysł, ale jako muzeum, do oglądania, nie do stosowania.
Niestety, niezmienne od ponad 10 lat rozporządzenia dot. dokumentów elektronicznych nie stanowią realnej pomocy, a ich stosowanie jest raczej umowne. O MoReq też coraz rzadziej słyszymy, a może to w temacie EZD RP?
Cytat: Grzesiek w Marzec 17, 2017,
Cytat: jacek_k w Marzec 17, 2017,
Mam pewne podejrzenie, na które ostatnio ktoś zwrócił mi uwagę przy przeglądaniu strony MC, że EZD RP już nie ma pod tą nazwą, a cały projekt został "ukryty" za "Aplikacje.gov.pl"?
A jakie to podejrzenia? Od początku słyszało się, że ten EZD ma być obudowany nowymi aplikacjami, z założenia to źle nie wygląda. Bo mnie bardziej martwi to co się mówi, że ten "nowy" EZD ma bazować bardziej na eDOKu niż na EZD PUW... Martwi bo ja się obawiam, że z eDOKa to nic dobrego nie wyjdzie ale wiadomo, że ciału (COIa) bliższa koszula.
Chodziło mi bardziej o to, że bezgłośnie nazwa EZD RP zniknęła...
Na stronie Komitetu Cyfryzacji jest już ostateczna wersja opisu założeń projektu aplikacje.gov.pl . Nazwa "EZD RP" jest tam jeszcze z rzadka używana, pojawia się za to określenie "system EZD aplikacje gov.pl". Jest trochę niekonsekwencji w nazewnictwie, bo są tam różne oboczności nazwy projektowanego systemu - np. "aplikacja EZD", "Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)" - co trochę niepokoi, bo może powodować w przyszłości trudności w definiowaniu co jest czym.
Nie nazwa jest ważna ale kluczowe zasoby projektu:
- Aplikacja EZD
- Aplikacje dodatkowe: Urlopy, Delegacje, Karty obiegowe, Komunikator
- Baza profili jednostek administracji publicznej
- Wspólna biblioteka elementów graficznych
- Bazowanie na technologiach open source
Czyli - ujmując rzecz oględnie - szału nie ma.
Mam pewne podejrzenie, na które ostatnio ktoś zwrócił mi uwagę przy przeglądaniu strony MC, że EZD RP już nie ma pod tą nazwą, a cały projekt został "ukryty" za "Aplikacje.gov.pl"?
[/quote]
Oczywiście, przecież już pisaliśmy, że przedmiotem opiniowania przez KRMC nie był projekt EZD RP, tylko aplikacje.gov.pl
Swoją drogą został zaopiniowany pozytywnie :)
Cytat: Anna Laszuk w Marzec 17, 2017,
Cytat: Jarek w Marzec 16, 2017,
Przejście z jednego systemu EZD na inny (w sensie producent i program) to jest interesujący problem, ale wydaje mi się że doświadczenia NDAP jako urzędu nam się w tym przypadku nie przydadzą.
Nie przydadzą się, bo nie są duże? Do pewnego dnia był stosowany jeden system EZD, a od tego czasu - drugi. Sprawy kontynuowane były ponownie rejestrowane w nowym systemie - z tym samym znakiem lub z nowym. W niektórych teczkach są spisy spraw drukowane ze starego i nowego systemu. Ot, signum temporis.
Cytat: Jarek w Marzec 16, 2017,
Ale siedzi mi w głowie zdanie kolegi: dwie przeprowadzki archiwum to tyle co pożar, a taka migracja to gorsza jest wszak jak przeprowadzka i umacniam się w tym przekonaniu. Więc może czasem łatwiej/lepiej utrzymywać stary system aż do przekazania/wybrakowania dokumentacji w nim zawartej niż bawić się w migracje?
To nie wróży dobrze w kontekście długotrwałego (wieczystego) przechowywania dokumentów elektronicznych. Zdanie kolegi świadczy, że stosowanym systemom daleko do interoperacyjności, a to jest warunek konieczny do sprawnego zarządzania takimi dokumentami. Obecnie, mając dostęp do nowego i do starego systemu, wykonujemy poszukiwania w jednym z nich lub w obu, trwa to dłużej, ale jest możliwe. Jeśli jednak systemów będzie więcej? Czy czas poświęcany na poszukiwanie i tu, i tam jest mniej cenny niż ten, który trzeba poświęcić na migrację danych do jednego systemu? A doświadczenie w migracji -
Cytat: Anna Laszuk w Marzec 17, 2017,
[po chwilowych kłopotach z systemem]
A doświadczenia w migracji - nieoceniona wartość dodana. Muzeum hard- i software-owe to może i jest dobry pomysł, ale jako muzeum, do oglądania, nie do stosowania.
Niestety, niezmienne od ponad 10 lat rozporządzenia dot. dokumentów elektronicznych nie stanowią realnej pomocy, a ich stosowanie jest raczej umowne. O MoReq też coraz rzadziej słyszymy, a może to w temacie EZD RP?
Nie migrujecie dokumentów i danych, takich urzędów które przeszły na nowy program bez migracji jest chyba już co najmniej kilka, to po prostu nic nowego. Choć może i taki wariant warto opisać w zakresie zalecanych praktyk postępowania.
Migracja sama w sobie nie niesie żadnej wartości, jest tylko sposobem na zachowanie lub/i ułatwienie dostępu do dokumentów. Może być też zagrożeniem dla bezpieczeństwa informacji. Doświadczenia w migracji? Szczerze mówiąc ja nie chcę mieć żadnych, tzn. wolałbym żeby to mój urząd ominęło. Ale czeka nas zapewne przejście na "system EZD aplikacje.gov.pl" więc to pewnie będzie nieuchronne. Tutaj nadzieję jednak daje to: https://github.com/stas53/ezd-analizy-it/blob/a4867bf37c2686f063d126ea666c765a8224aabf/migracja.rst czyli powinno być z góry wiadomo co i jak przemigrować, bez eksperymentowania na żywym systemie i dokumentach - opisujemy to w procedurze, sięgamy po dedykowane narzędzie, dokumentujemy działania. Interoperacyjność ma zastosowanie głównie do projektowania systemów, przy migracji problemem będą stare systemy różnych producentów.
Tłumaczenie moreq2 zniknęło nawet ze strony NDAP.
Ja takiego "muzeum" używam od 6 lat i nie narzekam.
Zastanawiam się jeszcze nad tym tematem, a im zastanawiam się dłużej, tym częściej przychodzi mi na myśl takie moje zdanie, że na szczęście nie zawsze mam rację :) Bo korzyść jest także ze słuchania tych, którzy wydają się nie mieć wielkiego doświadczenia. Migracja to jest problem i trzeba mu się przyjrzeć gruntownie.
Widzę to teraz tak:
Te pierwsze zmiany systemu to są indywidualne przypadki, kiedy bardzo różne programy są zastępowane nowym programem, towarzyszy temu też chyba często decyzja o pełnym przejściu na EZD. Moim zdaniem decyzja o sposobie dostępności do danych wspomagających powinna pozostać w rękach jednostki, czyli migrują dane tylko ci, którzy chcą (jednostka sama też powinna chyba decydować, które dane wspomagające chce migrować). Taka migracja przy użyciu systemów, które nie mają gotowych narzędzi do migracji to arcytrudna robota, o czym ciekawie (na przykładzie swojego urzędu) na ostatnim forum kck mówił pan Artur Prasal.
Kolejna rzecz - od migracji prawdopodobnie nie uciekniemy, czeka to wcześniej czy później wszystkich którzy używają EZD. Jeśli coś ma być jednak normowane w przepisach to przede wszystkim powinno to być zapisanie w rozporządzeniu w sprawie postępowania dokumentami elektronicznymi, wśród wymagań dla systemów, także wymogu zapewnienia migracji (a nie tylko wymiany danych - choć nie wiem czy informatycy się z tym rozróżnieniem zgodzą). Musi się chyba jednak z tym wiązać także odniesienie do niezbędnych elementów struktury - bo migracja będzie oznaczać przeniesienie dokumentów, metadanych ale także innych informacji.
Cytat: Jarek w Marzec 17, 2017,
Nie migrujecie dokumentów i danych, takich urzędów które przeszły na nowy program bez migracji jest chyba już co najmniej kilka, to po prostu nic nowego. Choć może i taki wariant warto opisać w zakresie zalecanych praktyk postępowania.
Migracja sama w sobie nie niesie żadnej wartości, jest tylko sposobem na zachowanie lub/i ułatwienie dostępu do dokumentów. Może być też zagrożeniem dla bezpieczeństwa informacji. Doświadczenia w migracji? Szczerze mówiąc ja nie chcę mieć żadnych, tzn. wolałbym żeby to mój urząd ominęło. Ale czeka nas zapewne przejście na "system EZD aplikacje.gov.pl" więc to pewnie będzie nieuchronne. Tutaj nadzieję jednak daje to: https://github.com/stas53/ezd-analizy-it/blob/a4867bf37c2686f063d126ea666c765a8224aabf/migracja.rst czyli powinno być z góry wiadomo co i jak przemigrować, bez eksperymentowania na żywym systemie i dokumentach - opisujemy to w procedurze, sięgamy po dedykowane narzędzie, dokumentujemy działania. Interoperacyjność ma zastosowanie głównie do projektowania systemów, przy migracji problemem będą stare systemy różnych producentów.
Tłumaczenie moreq2 zniknęło nawet ze strony NDAP.
Ja takiego "muzeum" używam od 6 lat i nie narzekam.
Z wypowiedzi Jarka wynika jedna kwestia, że chyba zakłada stabilność zatrudnienia :D czyli Ci co pracowali w poprzednim systemie, pracują w nowym, wiedzą jak działał i jak działa poprzedni oraz potrafią z obu korzystać.
A co w sytuacji, gdy zmienia się archiwista, koordynator, urzędnicy? Brak migracji danych między systemami powoduje, że trzeba nauczyć się obsługi starych i nowych systemów. Oznacza też, że nowo zatrudnieni pracownicy powinni dostać konta w starych i nowych systemach. Oznacza też że administratorzy muszą tak samo obsługiwać stary i nowy system. Zapewnić dla nich infrastrukturę i utrzymanie, by się nie degradowały, itp. itd.
Od strony merytorycznej to pytanie o zestawienia i raporty, ich ciągłość i jednolitość...
Widzę jeszcze więcej zagrożeń i ryzyk dla pracy w kilku systemach, ale nie czas by wszystkie opisać...
Opisuję ten problem szerzej niż tylko względem NDAP, ale wydaje mi się, że akurat NDAP zanim podejmuje takie decyzje powinna popatrzeć na nie przez pryzmat tego jakim urzędem jest i do czego powołanym oraz że jej praktyki mogą mieć przełożenie na inne podmioty.
No i kwestia zasadnicza interoperacyjność dotyczy i istniejących systemów i nowo projektowanych. Nie wiem skąd przekonanie, że interoperacyjność dotyczy tylko projektowania systemów?
Zaczyna nam się to układać w jakąś całość. Myślę, że granicą pomiędzy "migrować" i "nie migrować" jest kwestia ewentualnej konieczności dalszej pracy w starym systemie. Znaczy się - zachowujemy stary system ale w nim już nie pracujemy (nie dodajemy dokumentów itd.).
Jeśli chodzi o zagrożenia i ryzyka - ja się najbardziej boję utraty danych. Do tego jeszcze konieczność zaangażowania sił i środków do migracji, a na dłuższą metę pożytek z przeniesionych danych niewielki. Zaznaczam że mam tu na myśli podobną sytuację jak w NDAP, czyli stary system to system wspomagający. I jeszcze jedna kwestia - czy taki stary system to jest w ogóle system teleinformatyczny, czy może tylko "narzędzie informatyczne"?
Co do interoperacyjności - napisałem "głównie", a nie "tylko".
Dalsza praca w systemie dotychczasowym nie musi polegać na dodawaniu dokumentów, ale na korzystaniu z tego co tam jest.
By to czynić, trzeba mieć tam konto (być użytkownikiem z odpowiednimi ustawieniami). W związku z tym zwróciłam uwagę na fakt co w sytuacji, gdzie nastąpi fluktuacja kadrowa i "zaginie" wiedza o dotychczasowym systemie i zmienią się użytkownicy?
Istnienie kilku systemów z których jeden będzie bieżący, a drugie quasi archiwalny wydaje się stwarzać większe ryzyko niż migracja.
Każdy informatyk potrafi zaplanować migrację, by "strata" danych była jak najmniejsza. Poza tym nikt nie powiedział, że migracja oznacza "zniknięcie" starego systemu. Problemem jest weryfikacja przed i po migracji.
To samo obecnie dzieje się przy migrowaniu danych z baz danych IZA, SEZAM do bazy ZoSIA...
Myślę jednak, że większa strata danych będzie gdy migracja nie nastąpi a pracować się będzie w kilku systemach, z których tylko bieżący będzie utrzymywany i rozwijany. I znów wracam do tego co będzie w dalszej perspektywie - gdy zmienią się ludzie...?
Cytat: Jarek w Marzec 20, 2017,
Do tego jeszcze konieczność zaangażowania sił i środków do migracji, a na dłuższą metę pożytek z przeniesionych danych niewielki.
Nie wiem skąd ten wniosek o niskiej przydatności przeniesionych danych, ale to tak jakby twierdzić, że na bieżąco wprowadzanie tych samych danych też nie przynosi pożytku. Przecież to są dane z których się korzysta.
Zresztą i charakter "wspomagania" systemu jest różny w różnych podmiotach.
Za każdym razem trzeba dobrze przeanalizować sytuację kancelaryjną.
Obawiam się że tego właśnie nie zrobiono w NDAP i istnieje realna obawa utraty dokumentów i danych, które istniały tylko w poprzednim systemie a nie na papierze. Bo akurat w NDAP instrukcja kancelaryjna była inna niż te które powstały po 2011 r.
Warto też pamiętać, że to z poprzedniego systemu NDAP generowano paczki archiwalne. Był więc jakiś punkt odniesienia. Pytanie czy z eDOK takie paczki powstają? I co z tymi sprawami i pismami ze starego systemu, z których robiono paczki testowe?
Cytat: Jarek w Marzec 20, 2017,
Zaznaczam że mam tu na myśli podobną sytuację jak w NDAP, czyli stary system to system wspomagający. I jeszcze jedna kwestia - czy taki stary system to jest w ogóle system teleinformatyczny, czy może tylko "narzędzie informatyczne"?
Akurat w NDAP był system który mógł być bazą dla EZD. Pytanie tylko czy chciano podnosić jego wersje i go rozwijać oraz zgodzić się na wejście w EZD. Wiemy dobrze, że w administracji rządowej akurat te kwestie zależą od dyrektorów generalnych...
W instrukcyjnym pojęciu "narzędzia" mieszczą się i "wypasione" systemy i zwykłe bazy do rejestracji tego co wpływa i wychodzi. Istotą jest wybór przez podmiot podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. By być w EZD trzeba mieć system klasy EZD, by być tradycyjnym można mieć system klasy EZD, zwykłe bazy, albo nic i dalej pisać w papierowych dziennikach lub spisach spraw...
Fluktuacja kadrowa? Dotyka wszystkich. Czemu nie martwimy się o zmianę administratora bieżącego systemu? Uprawnień dostępu do starego systemu nie muszą mieć wszyscy, może być przywiązane do konkretnych funkcji czy stanowisk (np. kck).
"... by strata danych była jak najmniejsza ..." - i tu jest pies pogrzebany, bo straty wydają się ryzykiem wpisanym w migrację. Jaki jest na to sposób? Chyba tylko wspomniane dedykowane narzędzie do migracji, dodane do projektowanego systemu. Najgorzej mają ci, którzy teraz sami mierzą się z wyzwaniem zmiany systemu, z koniecznością równoczesnej migracji. Ten kto może zaczekać na aplikacje.gov.pl zdejmie z siebie nie tylko część pracy ale też część ryzyka ...
Jeśli stary system ma tylko wartość rejestrów przesyłek i spisów spraw (które i tak zachowuje się w papierze), to po 2-3 latach prawie się już do tego nie zagląda. Ok, starego systemu nie da się utrzymywać w nieskończoność. Jeśli są tam elektroniczne dokumenty i sprawy to pewnie migracja jest najlepszym sposobem na zapewnienie im przechowywania przez przepisowy czas. Ale jeśli są tylko posiadające wartość pomocniczą rejestry i spisy, to nawet jeśli chcemy je zachować, to niekoniecznie musi to być zaraz migracja. W każdym bądź razie - przynajmniej warto się nad tym zastanowić :) .
Cytat: Jarek w Marzec 21, 2017,
Fluktuacja kadrowa? Dotyka wszystkich. Czemu nie martwimy się o zmianę administratora bieżącego systemu? Uprawnień dostępu do starego systemu nie muszą mieć wszyscy, może być przywiązane do konkretnych funkcji czy stanowisk (np. kck).
"... by strata danych była jak najmniejsza ..." - i tu jest pies pogrzebany, bo straty wydają się ryzykiem wpisanym w migrację. Jaki jest na to sposób? Chyba tylko wspomniane dedykowane narzędzie do migracji, dodane do projektowanego systemu. Najgorzej mają ci, którzy teraz sami mierzą się z wyzwaniem zmiany systemu, z koniecznością równoczesnej migracji. Ten kto może zaczekać na aplikacje.gov.pl zdejmie z siebie nie tylko część pracy ale też część ryzyka ...
Jeśli stary system ma tylko wartość rejestrów przesyłek i spisów spraw (które i tak zachowuje się w papierze), to po 2-3 latach prawie się już do tego nie zagląda. Ok, starego systemu nie da się utrzymywać w nieskończoność. Jeśli są tam elektroniczne dokumenty i sprawy to pewnie migracja jest najlepszym sposobem na zapewnienie im przechowywania przez przepisowy czas. Ale jeśli są tylko posiadające wartość pomocniczą rejestry i spisy, to nawet jeśli chcemy je zachować, to niekoniecznie musi to być zaraz migracja. W każdym bądź razie - przynajmniej warto się nad tym zastanowić :) .
"by strata danych była jak najmniejsza" - co to oznacza, jaki poziom jest akceptowalny. Mamy najnowszy przykład:
Migracja z PESELu i RDO (Rejestru dowodów Osobistych) w wystąpieniu pokontrolnym NIK strona 12:
Rejestr (moduł SRP), do którego migrowano dane
Liczba rekordów zaimportowanych PESEL 502 061 359 RDO 160 574 941
Liczba rekordów niezaimportowanych PESEL 454 840 RDO 770 032
% rekordów niezaimportowanych PESEL 0,1% RDO 0,5
Nie opisano czy to dużo czy mało.
https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/16/006/KAP/ (https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/16/006/KAP/)
Cytat: Paweł z ... w Marzec 23, 2017,
"by strata danych była jak najmniejsza" - co to oznacza, jaki poziom jest akceptowalny.
No właśnie, na jaką stratę można sobie pozwolić. Dotyczy to nie tylko EZD. Kilkanaście lat temu uczestniczyłam w seminarium, na którym przedstawiano program OCR, który miał być wykorzystany przy cyfryzacji archiwaliów. Zapewniano, że ma bardzo małą błędowość przy odczycie tekstów rękopiśmiennych. Na moje pytanie, jaki odsetek błędów można dopuścić np. w aktach stanu cywilnego, odpowiedzią było nieme spojrzenie kilku par oczu informatyków.
I choć wydaje się, że ten OCR nie przyczynił się do powstania stwierdzonych przez NIK błędów w systemach z danymi referencyjnymi, to każdy system, także EZD, powinien gwarantować prawdziwość i integralność danych. Nasz przez pewien czas nie zapisywał toku akceptacji projektów dokumentów, ale na szczęście zachowywaliśmy kopie papierowe pism, a system został naprawiony.