Dokumenty elektroniczne z systemów EZD powinny być przekazane po 10 latach do archiwum państwowego wskazanego przez NDAP (ADE). Razem z dokumentacją narastającą w EZD gromadzone są składy chronologiczne. Teoretycznie zgodnie z przepisami rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej... materiały archiwalne w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane do archiwów państwowych wraz z ich odpowiednikami ze składów chronologicznych. Zastanawiam się nad zasadnością takiego rozwiązania.
Rozumiem, że chodzi o paragraf 44 instrukcji archiwalnej. Ewidentnie mowa o dokumentacji ze składów które w pełni nie zeskanowano. Takie dokumenty stanowią część akt spraw a więc mogą być materiałami archiwalnymi. Co do zasadności przekazania nie mam wątpliwości, jednak zastanawiam się czy nie można by przed przekazaniem "doskanować" te dokumenty i do archiwum państwowego przekazać już w jednolitej postaci elektronicznej. Pewnie poza nielicznymi wyjątkami od strony technicznej pewnie będzie to możliwe.
Przepisy mówią o składach chronologicznych dla dokumentów z pełnym odwzorowaniem i odwzorowaniem niepełnym. § 44 rozporządzenia już takiego rozróżnienia nie przewiduje. Skąd taka pewność, że paragraf dotyczy dokumentów bez pełnego odwzorowania. Nie ma w przepisach zapisu, który pozwala przekazywać na brakowanie odpowiedniki materiałów archiwalnych ze składów chronologicznych, dla których dokonano pełnego odwzorowania. Brakowanie dokumentów ze składów chronologicznych, zgodnie z instrukcją archiwalną, powiązane jest ściśle z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w postaci elektronicznej.
Cytat
§ 41. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.
Pewność jest oczywiście subiektywna :D Analizując ten paragraf w kontekście zasad i logiki całości przepisów dot. systemu EZD wprowadzonych rozporządzeniem z 2011 roku taka interpretacja jest w mojej ocenie najbardziej trafna. Zdaję sobie sprawę z ułomności tej interpretacji, ponieważ cały system pod względem przepisów jest niedomknięty, bo:
Cytat: Marcin Kapała w Wrzesień 30, 2016,Nie ma w przepisach zapisu, który pozwala przekazywać na brakowanie odpowiedniki materiałów archiwalnych ze składów chronologicznych, dla których dokonano pełnego odwzorowania.
To prawda niestety. Nie ma nawet w wykazach akt hasła dot. składów chronologicznych.
Zastanawiam się co w § 44 oznacza użyty termin ?odpowiedniki?. Wg. słownika internetowego SJP to: ?coś odpowiadające czemuś innemu ze względu na podobne cechy?. W przypadku pełnego odwzorowania związek między papierem a skanem nie ogranicza się tylko do jakiejś cechy ale jest głębszy bo zakłada identyczność treściową. Czy wobec tego powinniśmy rozciągać § 44 na wszystkie składy?
Przywołany § 41 owszem wiąże brakowanie dokumentacji ze składów z brakowaniem dokumentów elektronicznych z EZD, ale uwaga w przypadku składów informatycznych nośników danych dotyczy to tylko składów niepełnych?! W § 38 instrukcji kancelaryjnej czytamy:
Cytat2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
A więc nie w każdym przypadku brakowanie jest tak ściśle powiązane!
Porzucając aktualne paragrafy wolę zastanowić się nad tym czy przy systemie EZD papier ze składów powinien być przekazywany do archiwów państwowych?
W przypadku w pełni zeskanowanych dokumentów nie widzę najmniejszego sensu. Po co archiwum państwowym ta sama informacja tylko w dwóch postaciach? Czy archiwa mają tyle środków finansowych? Przecież generalnie chodzi o zachowanie dla przyszłych pokoleń informacji a czy to będzie na papierze czy w formie skanu to chyba rzecz drugorzędna.
W Przykładowej instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w podmiocie działającym w systemie EZD (stan na 31.12.2013) opublikowanej na stronie oficjalnej NDAP https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne (https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne) odnośny paragraf brzmi:
Cytat§ 43.
W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne
w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego
w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, oraz sporządza się ich spisy.
A czy wersja elektroniczna materiałów archiwalnych według polskiego prawa spełnia wszystkie kryteria wersji papierowej, zwłaszcza że ma trafiać do AP już po 10 latach?
Moje wątpliwości związane ze składami chronologicznymi dotyczą statusu prawnego odwzorowań cyfrowych. Definicja odwzorowania zawarta w rozporządzeniu niestety nie jest spójna, to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną... - jest dokumentem, czy kopią dokumentu? Wykładnia sądów, w tym SN, dotycząca kopii jest natomiast następująca - odwzorowanie oryginału nie jest dowodem, jeśli nie zostało poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną. Nie jestem fanem składów chronologicznych, ale czy w tym kontekście możemy pozwolić sobie na rezygnację z pierwowzorów?
Obecny kształt przepisów czyni taką rezygnację co najmniej wątpliwą. Tryb brakowania składów powinno określić rozporządzenie ale tu już od razu jest wątpliwość które. Więc chyba najlepsza byłaby zmiana ustawy, z wyraźnym wskazaniem odrębności klasyfikowania składów i może nawet z ewentualną delegacją do wydania odrębnego rozporządzenia dot. postępowania ze składami.
Tak status prawny odwzorowań cyfrowych jest niejasny, bo przepisu brak. A gdzie brak przepisu jednoznacznego używanie mają prawnicy. Co do wykładni sądów, to chyba sprawa nie jest jednoznaczna. W Kodeksie postępowania cywilnego jest taki:
CytatArt. 308. § 1. Sąd może dopuścić dowód z filmu, telewizji, fotokopii, fotografii, planów, rysunków oraz płyt lub taśm dźwiękowych i innych przyrządów utrwalających albo przenoszących obrazy lub dźwięki.
Tu artykuł prawny na te tematy: http://www.serwisprawa.pl/artykuly,10294,26610,kserokopia-moze-byc-dowodem-w-sprawie-cywilnej (http://www.serwisprawa.pl/artykuly,10294,26610,kserokopia-moze-byc-dowodem-w-sprawie-cywilnej)
Pewnie gdyby przepis określał, że można z systemu EZD ?wyciągnąć? skan wraz z metadanymi i że wtedy może on być potwierdzony podpisem elektronicznym przez pracownika podmiotu, to pewnie zyskał by nawet status dokumentu urzędowego!
Od strony praktycznej - każdy ?skan? w systemie jest bardziej wiarygodny niż oryginał w składzie lub w aktach papierowych. Łatwiej podmienić papier niż skan w EZD. Wydaje mi się, że główne ograniczenie skanu to, że nie może służyć do badania grafologicznego podpisu. Ale ile jest takich spraw by po latach strona postępowania podnosiła, że to nie jej podpis? Czy dla tych nielicznych spraw warto ponosić koszty przechowywania podwojonej informacji?
Zawsze zastanawia mnie i trochę bawi, gdy słyszę jak prawnicy oburzają się na propozycję niszczenia oryginałów w składach, bo to papier a nie dostrzegają, że niszczą oryginały gdy otrzymują dokument elektroniczny lub np. mail. Bo co nakazują przepisy kancelaryjne? Drukujemy maila lub dokument elektroniczny, jeśli jest podpisany elektronicznie robimy adnotacje o ważności podpisu i w spokoju ducha odkładamy do akt papierowych. Co się dzieje z oryginałem? Ano nic, w zapomnieniu z czasem zaginie w elektronicznym hadesie naszego komputera :D Nie słyszałem prawnika, by rozpaczał nad losem oryginału elektronicznego dokumentu.
Jarku czy do brakowania składów potrzeba aż zmiany ustawy? Przecież bodaj art. 5 wskazuje, że dokumentację niearchiwalną brakuje się za zgodą dyrektora ap, gdy upłyną okresy przechowywania określone w wykazach akt a dokumentacja nie jest przydatna jednostce. Gdyby był wyraźny przepis, że odwzorowanie cyfrowe ?wyciągnięte? z EZD ma wartość dowodową a w wykazach akt dodano by składy chronologiczne z pełnym odwzorowaniem np. z kat. B5 lub B10, czy to by nie wystarczyło?
Myślę, że sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. Skan oczywiście może być dowodem w każdej sprawie. Reguluje to między innymi właśnie art. 308 kc. Nie będzie to jednak dowód z dokumentu. Chyba nie muszę dodawać, że dowód z dokumentu jest zawsze bardziej wiarygodny. Formie pierwotnej, w której sporządzony został dokument urzędowy/prywatny, przysługuje domniemanie autentyczności. Jeżeli chcemy zastąpić pierwowzór kopią/odwzorowaniem konieczne jest uwierzytelnienie.
Być może do brakowania składów chronologicznych nie jest potrzebna zmiana ustawy, ale art. 5 unza też nam takiego prawa nie daje. To sprawa jest klasyfikowana i kwalifikowana, a wszystkie dokumenty, które się na nią składają posiadają taką samą kategorię archiwalną. Dotyczy to również dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych. Dyrektor ap wydając zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stwierdza natomiast, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie stanowi materiałów archiwalnych. Na gruncie obowiązującego prawa, bez zmiany przepisów, trudno mi sobie wyobrazić świadomą rezygnację ze składów chronologicznych.
Cytat: Marcin Kapała w Październik 05, 2016,
Być może do brakowania składów chronologicznych nie jest potrzebna zmiana ustawy, ale art. 5 unza też nam takiego prawa nie daje. To sprawa jest klasyfikowana i kwalifikowana, a wszystkie dokumenty, które się na nią składają posiadają taką samą kategorię archiwalną. Dotyczy to również dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych. Dyrektor ap wydając zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stwierdza natomiast, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie stanowi materiałów archiwalnych. Na gruncie obowiązującego prawa, bez zmiany przepisów, trudno mi sobie wyobrazić świadomą rezygnację ze składów chronologicznych.
Prawdę powiedziawszy nie rozumiem co ma do tego dokumentacja spraw? Na podstawie wykazów akt klasyfikujemy i kwalifikujemy zarówno dokumentację spraw jak i dokumentację nie tworzącą akta spraw. Art. 5 unza dotyczy chyba obu tych grup?
Czy składy chronologiczne powinny mieć hasło w wykazach akt? Skład informatycznych nośników danych wgranych całkowicie do EZD ma kwalifikację Bc w przepisie instrukcji kancelaryjnej, to może i składy mogą mieć kwalifikację określoną tylko przepisem?
Cytat: Paweł z ... w Październik 05, 2016,
Prawdę powiedziawszy nie rozumiem co ma do tego dokumentacja spraw? Na podstawie wykazów akt klasyfikujemy i kwalifikujemy zarówno dokumentację spraw jak i dokumentację nie tworzącą akta spraw. Art. 5 unza dotyczy chyba obu tych grup?
Dokumenty ze składów chronologicznych będą miały inną kwalifikację archiwalną niż sprawy, z którymi są powiązane? Dokumentacja ze składów chronologicznych nie tworząca akt spraw będzie miała inną kwalifikację niż ta, która wynika z jrwa?
Cytat: Paweł z ... w Październik 05, 2016,
Czy składy chronologiczne powinny mieć hasło w wykazach akt? Skład informatycznych nośników danych wgranych całkowicie do EZD ma kwalifikację Bc w przepisie instrukcji kancelaryjnej, to może i składy mogą mieć kwalifikację określoną tylko przepisem?
To, co piszesz może być propozycją zmiany prawa ale nie ma nic wspólnego ze stosowaniem prawa obowiązującego. To nie jest nawet interpretacja per analogiam, ponieważ w instrukcji kancelaryjnej są paragrafy, które wykluczają taką wykładnie, m.in. cytowane wcześniej paragrafy 41 i 44 rozporządzenia. W przypadku składu chronologicznego sytuacja jest mimo wszystko trochę inna niż w przypadku składu informatycznych nośników danych. Status danych wgranych do EZD z nośnika nie zostaje zmieniony, ponieważ dane nie są związane z nośnikiem. Natomiast pierwowzór dokumentacji papierowej jest związany nierozerwalnie z formą, w jakiej został sporządzony.
Porzućmy dywagacje prawnicze, bo to na razie ślepa uliczka przy tych niekompletnych przepisach.
Dyskusja chyba miała kierować się w stronę teorii archiwalnej a nie przepisów:
CytatTeoretycznie zgodnie z przepisami rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej... materiały archiwalne w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane do archiwów państwowych wraz z ich odpowiednikami ze składów chronologicznych. Zastanawiam się nad zasadnością takiego rozwiązania.
Przyznaję nieopatrznie wykoleiłem ją na tory prawne. :( Mea culpa. Odpowiadając więc na zagadnienie z pierwszego postu:
Moim zdaniem z punktu widzenia racjonalności działania, ekonomii najprostsze i najrozsądniejsze wyjście to klasyfikowanie i kwalifikowanie składów chronologicznych dokumentów w pełni odwzorowanych odrębnie od spraw i skanów EZD z którymi są powiązane. Powinno się je brakować a nie przekazywać do archiwów państwowych. Przekazanie do ap to zduplikowanie tej samej treści w tym samym zespole archiwalnym.
Nie zgadzam się. moim zdaniem, składy chronologiczne w ogóle nie powinny mieć jednej kwalifikacji i klasyfikacji, a poszczególne dokumenty wchodzące i wychodzące powinny tworzyć całość z wersją elektroniczną w EZD i mieć taką samą kategorię archiwalną i symbol klasyfikacyjny. Skoro - według przepisów - brakowanie w EZD ma odbywać się wraz z brakowaniem odpowiedników w składzie chronologicznym, to raczej te przepisy zmierzają w tym kierunku. Poza tym, cały czas pozostaje status prawny oryginałów papierowych. Zmieńmy najpierw i dostosujmy prawo do systemów EZD, wtedy będzie można pozbywać się wszystkich papierów.
Cytat: Robert2000 w Październik 06, 2016,
Nie zgadzam się. moim zdaniem, składy chronologiczne w ogóle nie powinny mieć jednej kwalifikacji i klasyfikacji, a poszczególne dokumenty wchodzące i wychodzące powinny tworzyć całość z wersją elektroniczną w EZD i mieć taką samą kategorię archiwalną i symbol klasyfikacyjny. Skoro - według przepisów - brakowanie w EZD ma odbywać się wraz z brakowaniem odpowiedników w składzie chronologicznym, to raczej te przepisy zmierzają w tym kierunku. Poza tym, cały czas pozostaje status prawny oryginałów papierowych. Zmieńmy najpierw i dostosujmy prawo do systemów EZD, wtedy będzie można pozbywać się wszystkich papierów.
Zgadzam się z zupełności :)
Cytat: Paweł z ... w Październik 05, 2016,
Porzućmy dywagacje prawnicze, bo to na razie ślepa uliczka przy tych niekompletnych przepisach.
Dyskusja chyba miała kierować się w stronę teorii archiwalnej a nie przepisów:
CytatTeoretycznie zgodnie z przepisami rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej... materiały archiwalne w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane do archiwów państwowych wraz z ich odpowiednikami ze składów chronologicznych. Zastanawiam się nad zasadnością takiego rozwiązania.
Przyznaję nieopatrznie wykoleiłem ją na tory prawne. :( Mea culpa. Odpowiadając więc na zagadnienie z pierwszego postu:
Moim zdaniem z punktu widzenia racjonalności działania, ekonomii najprostsze i najrozsądniejsze wyjście to klasyfikowanie i kwalifikowanie składów chronologicznych dokumentów w pełni odwzorowanych odrębnie od spraw i skanów EZD z którymi są powiązane. Powinno się je brakować a nie przekazywać do archiwów państwowych. Przekazanie do ap to zduplikowanie tej samej treści w tym samym zespole archiwalnym.
Idąc tym tokiem rozumowania można by było wybrakować wszystkie zeskanowane ASC ;-)
Zgadzam się, że obowiązujące przepisy są nieprecyzyjne i nie nadążają za aktualnymi problemami, stanowią jednak punkt odniesienia i regulują sposób postępowania. Nie można mówić e nie będziemy przestrzegać przepisów bo są głupie, jeśli tak jest faktycznie to trzeba je zmienić. Mam nadzieję, że nasza dyskusja zostanie uwzględniona jako głos w dyskusji dotyczącej nowelizacji przepisów.
Hanna Staszewska ;-)
Skupmy się teraz na konkretach, czyli obowiązującym stanie prawnym.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dziennik Ustaw nr 14 z 20 stycznia 2011 r. (poz. 67) podaje status skanów w systemach EZD:
Cytatodwzorowanie cyfrowe ? dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru
Dokumentacja w składach chronologicznych stanowi integralną część akt sprawy, jest przyporządkowana do konkretnego JRWA i posiada określoną kategorię archiwalną. Dokumenty w składzie mają ma status oryginałów, a skany to tylko kopie.
Cytat: Kajka w Październik 07, 2016,
...Nie można mówić e nie będziemy przestrzegać przepisów bo są głupie, jeśli tak jest faktycznie to trzeba je zmienić. ...
Nigdzie nie nawoływałem by nie przestrzegać przepisów :), wyraziłem wątpliwość co do ich interpretacji. Z ostatnim słowem "zmienić" w tym zdaniu w pełni się zgadzam :D
Wrzucę jeszcze jedno pytanie a propo przepisów:
W instrukcji archiwalnej z 2011 roku w § 15 ust. 3 pkt. 4 stoi, że w przypadku dokumentacji składów dla których
nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego usuwa się części metalowe i plastikowe. Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwów państwowych? Dlaczego nie nałożono takiego obowiązku dla dokumentacji w pełni odwzorowaniej? Zapomniał ustawodawca czy był jakiś inny powód?
Przypominam, że w przykładowej instrukcji archiwalnej opublikowanej na stronie NDAP jest zapis:
Cytat§ 43.
W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne
w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego
w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, oraz sporządza się ich spisy.
Ciekawe jaka jest praktyka archiwów przy zatwierdzaniu nowych instrukcji archiwalnych związanych z EZD? Jaki zapis jest stosowany? Czy ten z instrukcji z 2011 czy z przykładowej?
Zmiana przepisów jest konieczna. Dzisiejsze rozwiązania przewidziane w RPM z 18 stycznia 2011 r. z jednej strony wydają się być rewolucyjne, ponieważ dają możliwość wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jednak z drugiej strony przewidują skład chronologiczny, który w moim odczuciu jest anachronizmem. Wydaje się, że sednem problemu jest odwzorowanie cyfrowe, które jest jedynie kopią pierwowzoru dokumentacji papierowej. Nie możemy go zrównać w sensie prawnym z oryginałem. Należy zadać sobie pytanie, co zrobić, żeby odwzorowanie cyfrowe posiadało status zastrzeżony dla pierwowzoru. Wbrew pozorom problem nie jest nowy, chociaż dotyczył dotychczas głównie dokumentacji papierowej. Linia orzecznicza sądów jest w tym zakresie konsekwentna i można ją sprowadzić to stwierdzenia, że niepoświadczona kopia (ksero, skan) nie jest dokumentem. Wniosek jest taki, że niezbędna dla odwzorowania cyfrowego jest jakaś forma uwierzytelnienia. Myślę, że dopiero wówczas będzie można wprowadzić dla składów chronologicznych zapisy analogiczne do tych, które obowiązują w przypadku składów informatycznych nośników danych. Dane na nośnikach informatycznych, które zostały wprowadzone do EZD, możemy już dzisiaj traktować jako kategorię Bc. W ich przypadku nie mamy jednak problemu ze statusem oryginału i kopii, ponieważ dane te nie są trwale związane z nośnikiem.
Cytat: Paweł z ... w Październik 07, 2016,
Wrzucę jeszcze jedno pytanie a propo przepisów:
W instrukcji archiwalnej z 2011 roku w § 15 ust. 3 pkt. 4 stoi, że w przypadku dokumentacji składów dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego usuwa się części metalowe i plastikowe. Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwów państwowych? Dlaczego nie nałożono takiego obowiązku dla dokumentacji w pełni odwzorowaniej? Zapomniał ustawodawca czy był jakiś inny powód?
Dla mnie to kolejny przykład braku konsekwencji prawodawcy. Przepisy nie są spójne. Myślę jednak, że rozporządzenie z 18 stycznia 2011 i tak jest bardziej miarodajne, niż przykładowa instrukcja archiwalna opublikowana na stronach internetowych NDAP.
Cytat: Marcin Kapała w Październik 08, 2016,
Zmiana przepisów jest konieczna. Dzisiejsze rozwiązania przewidziane w RPM z 18 stycznia 2011 r. z jednej strony wydają się być rewolucyjne, ponieważ dają możliwość wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jednak z drugiej strony przewidują skład chronologiczny, który w moim odczuciu jest anachronizmem. Wydaje się, że sednem problemu jest odwzorowanie cyfrowe, które jest jedynie kopią pierwowzoru dokumentacji papierowej. Nie możemy go zrównać w sensie prawnym z oryginałem. Należy zadać sobie pytanie, co zrobić, żeby odwzorowanie cyfrowe posiadało status zastrzeżony dla pierwowzoru. Wbrew pozorom problem nie jest nowy, chociaż dotyczył dotychczas głównie dokumentacji papierowej. Linia orzecznicza sądów jest w tym zakresie konsekwentna i można ją sprowadzić to stwierdzenia, że niepoświadczona kopia (ksero, skan) nie jest dokumentem. Wniosek jest taki, że niezbędna dla odwzorowania cyfrowego jest jakaś forma uwierzytelnienia. Myślę, że dopiero wówczas będzie można wprowadzić dla składów chronologicznych zapisy analogiczne do tych, które obowiązują w przypadku składów informatycznych nośników danych. Dane na nośnikach informatycznych, które zostały wprowadzone do EZD, możemy już dzisiaj traktować jako kategorię Bc. W ich przypadku nie mamy jednak problemu ze statusem oryginału i kopii, ponieważ dane te nie są trwale związane z nośnikiem.
W tej chwili nie mamy uregulowań prawnych umożliwiających dokonywanie uwierzytelnienia skanowanych dokumentów, czyli "po zeskanowaniu zniszcz" póki co jest niedopuszczalne. Trzeba by było przyjrzeć się jak ten problem został rozwiązany w innych krajach.
Cytat: Marcin Kapała w Październik 08, 2016,
Cytat: Paweł z ... w Październik 07, 2016,
Wrzucę jeszcze jedno pytanie a propo przepisów:
W instrukcji archiwalnej z 2011 roku w § 15 ust. 3 pkt. 4 stoi, że w przypadku dokumentacji składów dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego usuwa się części metalowe i plastikowe. Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwów państwowych? Dlaczego nie nałożono takiego obowiązku dla dokumentacji w pełni odwzorowaniej? Zapomniał ustawodawca czy był jakiś inny powód?
Dla mnie to kolejny przykład braku konsekwencji prawodawcy. Przepisy nie są spójne. Myślę jednak, że rozporządzenie z 18 stycznia 2011 i tak jest bardziej miarodajne, niż przykładowa instrukcja archiwalna opublikowana na stronach internetowych NDAP.
W składach chronologicznych zszywanie pakietów dokumentów z RPW jest regułą, nikt nie chce latających kartek ;). Po dwóch latach dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przejmowana na stan archiwum zakładowego i tu pytanie: ze zszywkami czy bez? Jak to wygląda w praktyce to chyba mógłby się Jarek wypowiedzieć.
Cytat: Kajka w Październik 08, 2016,
W tej chwili nie mamy uregulowań prawnych umożliwiających dokonywanie uwierzytelnienia skanowanych dokumentów, czyli "po zeskanowaniu zniszcz" póki co jest niedopuszczalne. Trzeba by było przyjrzeć się jak ten problem został rozwiązany w innych krajach.
Mieliśmy rozmawiać o rozwiązaniach, które mogą mieć przełożenie na nowelizację przepisów. Uważam, że uwierzytelnianie odwzorowań cyfrowych jest prostym sposobem, który zrównuje w statusie prawnym elektroniczną kopię z oryginalnym dokumentem papierowym. Najlepiej, żeby potwierdzenie odbywało się w momencie wprowadzania odwzorowania cyfrowego do systemu EZD. Nie rozstrzygam w szczegółach, jak miałoby to wyglądać. Uwierzytelnianie nie rozwiązuje jednak problemu dotychczas narosłej dokumentacji. Oczywiście możemy sprawdzić, jakie rozwiązania wprowadzone zostały w innych krajach. Musimy jednak pamiętać, że przyjęta zmiana przepisów musi być zgodna z istniejącym w Polsce systemem prawnym (stąd moje odwołania do orzecznictwa sądowego). Zgodnie z dziś obowiązującymi przepisami dokumenty ze składów chronologicznych powinny zostać przekazane do ap, to jest oczywiste. Pytanie czy po 10, czy po 25 latach ;)
Cytat: Kajka w Październik 08, 2016,
W składach chronologicznych zszywanie pakietów dokumentów z RPW jest regułą, nikt nie chce latających kartek ;). Po dwóch latach dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przejmowana na stan archiwum zakładowego i tu pytanie: ze zszywkami czy bez? Jak to wygląda w praktyce to chyba mógłby się Jarek wypowiedzieć.
Niezależnie od tego, jak wygląda praktyka, standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych określony w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. Poz. 1743) przewiduje usunięcie elementów metalowych i plastikowych (np.: spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, okładek), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej ;).
Przykład rozwiązania, które obowiązuje w kpc:
Cytat
art. 129 kpc
§ 2(1). Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. (?)
Rozwinięcie artykułu w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 września 2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie
Cytat
§ 1. Odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie:
1) PDF ? jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest
możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML;
2) XML ? jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną.
CytatNajlepiej, żeby potwierdzenie odbywało się w momencie wprowadzania odwzorowania cyfrowego do systemu EZD. Nie rozstrzygam w szczegółach, jak miałoby to wyglądać. Uwierzytelnianie nie rozwiązuje jednak problemu dotychczas narosłej dokumentacji.
Nie jestem prawnikiem, ale mam wątpliwość czy rzeczywiście musimy coś dodatkowo robić? Jak to obecnie wyglda. Pracownik kancelarii wczytuje skan do EZD musi przy tym wskazać w jakiś sposób, czy to skan pełny czy niepełny. W systemie zapisuje się automatycznie data i czas rejestracji dokumentu, zapisywana jest też automatycznie informacja kto dokonał tej czynności. Czyli dokument mamy w jakiś sposób podpisany elektronicznie? Data rejestracji jest w metadanych obowiązkowych dokumentu, nie ma w nich informacji o dokonującym czynności, może więc w tym zakresie warto dodać taki wymóg do metadanych? Co można więcej? Wymagać podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy to zmieni coś w sposób istotny, chyba nie? Zmieniło by znakowanie czasem, które daje datę pewną dokonania czynności - to kosztuje i czy rzeczywiście było by w tym przypadku istotne? Więc może wystarczy wskazać w przepisie, że odwzorowania cyfrowe wprowadzone zgodnie z procedurami do systemu EZD uznaje się za zgodne z oryginałem kopie? To może by załatwiało również sprawę "narosłej dokumentacji"?
Przykład z Kpc nie wydaje mi się adekwatny, bo dotyczy dokumentów poświadczanych przez osoby z zewnątrz a my mamy sytuację, gdy pracownik tego podmiotu wprowadza dane do systemu podmiotu.
CytatZgodnie z dziś obowiązującymi przepisami dokumenty ze składów chronologicznych powinny zostać przekazane do ap, to jest oczywiste.
A co gdyby zmienić ten paragraf 44 w instrukcji archiwalnej z 2011 roku? Zamienić na taki zapis jaki jest w przykładowej instrukcji archiwalnej NDAP. Co ciekawe są szczęśliwcy, którzy nie mają tego lakonicznego zapisu o przekazywaniu składów do ap! Istna świeżynka :) Zarządzenie 44 Ministra Rozwoju z dnia 16 września 2016 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Rozwoju instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
http://www.infor.pl/akt-prawny/U53.2016.033.0000048,metryka,zarzadzenie-nr-44-ministra-rozwoju-w-sprawie-wprowadzenia-w-ministerstwie-rozwoju-instrukcji-kancelaryjnej-jednolitego-rzeczowego-wykazu-akt-oraz-instrukcji-w-sprawie-organizacji-i-zakresu-dzialania-a.html
Jak sądzę zarządzenie uzgodnione z władzami archiwalnymi. Myślę, że można mieć nadzieję, że kiedyś w przepisach dla reszty administracji pójdzie to w podobnym kierunku.
Cytat: Paweł z ... w Październik 11, 2016,
Nie jestem prawnikiem, ale mam wątpliwość czy rzeczywiście musimy coś dodatkowo robić? ...
Myślę, że tok myślenia mamy podobny. Zgadzam się z Twoim twierdzeniem, że proces wprowadzenia odwzorowania cyfrowego do EZD jest jakąś formą uwierzytelnienia. Zacytowałem KPC, ponieważ chciałem zasugerować, że uwierzytelnieniem może być sam fakt wprowadzenia danych do systemu teleinformatycznego (argumenty opisałeś w swoim poście, dodałbym jeszcze zgodność identyfikatora systemowego naniesionego na dokument papierowy cyfrowo odwzorowany). Można taki zapis umieścić w instrukcji kancelaryjnej (tej z rozporządzenia). Zmianie powinno również ulec pojęcie odwzorowania cyfrowego. Przecież status uwierzytelnienia może wynikać wprost z jego definicji.
Głos w dyskusji na temat brakowania dokumentacji ze składów chronologicznych.
https://twitter.com/Wo_Wozniak/status/803236233560420352
Finowie zdigitalizują i zniszczą oryginały 80-90% archiwaliów z lat 1976-2016. Pozostaną tylko kopie cyfrowe :o
Australijczycy również chcą niszczyć dokumentację, która zostanie zeskanowana. Jeżeli dobrze pamiętam, cezura to 1980 rok. Przyjmują również możliwość, że część zeskanowanych, przeznaczonych do zniszczenia materiałów może zostać oddana ich wytwórcom. Spotkali się z burzą w środowisku szczególnie historycznym, ale jednak konsekwentnie wprowadzają swoje postanowienia. :P
Ja nie widzę sensu trzymania papierowych dokumentów w pełni odwzorowanych w EZD bo i tak nikt do nich nie zajrzy. Przy wdrożeniu EZD w moim urzędzie podjęto decyzję ze przez trzy miesiące sprawy będą prowadzone papierowo przy wsparciu systemu. Ludzie przyzwyczaili się do elektronicznego obiegu i jakiż był lament jak przy archiwizacji trzeba było drukować stosy papierów. Dwutorowy obieg zamiast usprawniać pracę sprawia że jest jej dwa razy więcej.
Reasumując odwzorować w pełni przesyłkę papierową, poświadczyć w jakiś sposób tę kopię (podpis elektroniczny w punkcie kancelaryjnym może?), a następnie papier do niszczarki. To tylko kwestia przeskoku mentalnego, bo informacja jest ta sama (papier i plik cyfrowy), zmienia się tylko nośnik. Bez pełnego przejścia w EZD ciągle będziemy się borykać z dodatkową pracą. Może te najważniejsze można by było pozostawić w papierze ale te można policzyć na palcach jednej, no dwóch, rąk :)
Sprawy urzędowe powinny być tylko i wyłącznie elektroniczne w dłuższej perspektywie czasu. Opór przed niszczeniem wynika, tak myślę, z tego, iż do odczytu papieru nie trzeba dodatkowych urządzeń typu komputer, dostęp jest szybszy (wyszukiwanie już nie), a człowiek po prostu chce mieć w ręku "konkret", a nie cyfrowy zapis odczytywany maszynowo przez zespół tranzystorów (procesor) jako "brak napięcia" i "napięcie", czyli 0 i 1 :) Niemniej jednak w tę stronę to pójdzie i nie ma odwrotu, bo operacje na plikach cyfrowych, zwłaszcza wszelakie przetwarzanie, jest o wiele szybsze, nie mówiąc o oszczędności miejsca, etc.
Przy EZD trzeba sobie poprzestawiac w głowie pewne kwestie
1 nie ma czegoś takiego jak teczka, dokumentacje grupuje się zgodnie z JRWA w akta spraw i to sprawa jest podstawowym elementem opisu i wyszukiwania
2 sprawy układają się w serie (departamenty) i podserie (wydziały) automatycznie. Jeśli w przypadku reorganizacji sprawy są prawidłowo przerejestrowywane to nie ma problemu z sukcesjami :-)
3 opisuje się każdy dokument i dlatego tak ważne są metadane
Tak na marginesie, to jeszcze niektórzy archiwiści nie mogą przełknąć tego, że w systemie elektronicznym nie ma oryginału i kopii, dwa pliki są tożsame. No chyba że weźmiemy pod uwagę znacznik czasu, że jeden plik był wytworzony wcześniej. Jedna jeszcze uwaga: dzisiaj wszystkie dokumenty, nawet w sprawach tradycyjnych (papierowych) są wytwarzane jako naturalne dokumenty elektroniczne, tyle że bez podpisu. Niemniej jednak ich wydruk jest już wtórny i na potrzeby teczki aktowej. To też daje do myślenia :)
Obserwując głosy archiwalnych konserwatystów nie można oprzeć się wrażeniu, że tkwią oni w ciepełku systemu tradycyjnego bez woli przecierania nowych szlaków. Pionierów potrzeba, takich, którzy będą, jak ten ewangeliczny ojciec rodziny, wyciągali ze skarbca archiwistyki i zarządzania dokumentacją (którego archiwistyka jest częścią) rzeczy stare i nowe - dobre praktyki, ale i nowe technologie. Wystarczy odpowiedzieć na pytanie czego tak naprawdę chcemy od dokumentów, komu i czemu mają ostatecznie służyć i jak to najlepiej osiągnąć. Niestety, czasem mam wrażenie, że archiwistyka to sztuka dla sztuki, a nie nauka praktyczna mająca na celu dobro człowieka i, pośrednio, dobro dokumentów (informacji).
Chciałabym podkreślić, że spostrzeżenia i opinie zamieszczone przeze mnie w trzech ostatnich postach nie są w całości moimi przemyśleniami. Stanowią one kompilację z dyskusji jaką archiwiści z różnych archiwów państwowych toczyli na zamkniętej grupie dyskusyjnej. Niestety nadal nie wszyscy decydują się na otwarte wypowiadanie swojego zdania z obawy o nieprzyjemności z jakimi mogą się spotkać ze strony przełożonych za wypowiedzi będące sprzeczne z "jedynym słusznym stanowiskiem" dyrekcji. :(
Wśród sporej części archiwistów dostrzegam ortodoksyjne przywiązanie do zasad metodyki archiwalnej, a przecież jej główny twórca Kazimierz Konarski był przede wszystkim praktykiem który bazując na swojej wiedzy akademickiej i warsztacie naukowym tworzył własne teorie i wyciągał wnioski. Przez 90 lat rzeczywistość bardzo się zmieniła, mieliśmy elementy filozofii marksistowskich w archiwach PRL a ostatnie 25 lat to kolejne ogromne zmiany. Teraz stoimy na progu cyfrowej rewolucji i musimy wypracować standardy postępowania z dokumentacją elektroniczną, które będą praktykować nasi następcy. Wymaga to pionierskiego podejścia i innowacyjności, tak abyśmy przestali upychać papier do komputera.
http://archiwa.org.pl/wp-content/uploads/2014/01/records-1024x717.jpg
Cytat: Kajka w Grudzień 05, 2016,
Wśród sporej części archiwistów dostrzegam ortodoksyjne przywiązanie do zasad metodyki archiwalnej, a przecież jej główny twórca Kazimierz Konarski był przede wszystkim praktykiem który bazując na swojej wiedzy akademickiej i warsztacie naukowym tworzył własne teorie i wyciągał wnioski. Przez 90 lat rzeczywistość bardzo się zmieniła, mieliśmy elementy filozofii marksistowskich w archiwach PRL a ostatnie 25 lat to kolejne ogromne zmiany. Teraz stoimy na progu cyfrowej rewolucji i musimy wypracować standardy postępowania z dokumentacją elektroniczną, które będą praktykować nasi następcy. Wymaga to pionierskiego podejścia i innowacyjności, tak abyśmy przestali upychać papier do komputera.
http://archiwa.org.pl/wp-content/uploads/2014/01/records-1024x717.jpg
Moim zdaniem to nie archiwiści są głównymi przeciwnikami niszczenia składów. Dopóki trzy-literowe-służby się nie zgodzą, to nic z tego nie będzie - jak w poniższym przykładzie:
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12272855/ (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12272855/)
Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 19, 2016,
Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.
Troszkę w temacie a trochę poza: chciałbym wiedzieć jakie i we współpracy z kim, prace legislacyjne prowadzi obecnie NDAP? nie chce na razie występować w drodze informacji publicznej a wiem że na forum udzielają się przedstawiciele Naczelnej
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 19, 2016,
Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.
Tymczasem odwzorowania cyfrowe pojawiają się w kolejnych projektach aktów prawnych, np. Projekt ustawy o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o opłacie skarbowej oraz ustawy ? Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 12 grudnia 2016 r. w wersji do uzgodnień i konsultacji publicznych, w którym pojawia się możliwość zameldowania w formie dokumentu elektronicznego na formularzu, do którego dołącza się odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu.
CytatArt. 1. W ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2016 r. poz. 722 i 1948) wprowadza się następujące zmiany:
w art. 28:
a) ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
?1. Obywatel polski dokonuje zameldowania się na pobyt stały lub czasowy:
1) w formie pisemnej na formularzu w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje, przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport, albo
2) w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu gminy, o którym mowa w pkt 1, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru
b) po ust. 2 dodaje się ust. 2a?2c w brzmieniu:
?2a. Obywatel polski, dokonujący zameldowania na pobyt stały lub czasowy, w formie, o której mowa w ust. 1 pkt 2, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego jego tytuł prawny do lokalu albo dokument elektroniczny potwierdzający jego tytuł prawny do lokalu, a obywatel nieposiadający tytułu prawnego do lokalu, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe oświadczenia właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu, albo dokument elektroniczny zawierający oświadczenie właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu.
Cytat: luke w Grudzień 21, 2016,
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 19, 2016,
Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.
Tymczasem odwzorowania cyfrowe pojawiają się w kolejnych projektach aktów prawnych, np. Projekt ustawy o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o opłacie skarbowej oraz ustawy ? Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 12 grudnia 2016 r. w wersji do uzgodnień i konsultacji publicznych, w którym pojawia się możliwość zameldowania w formie dokumentu elektronicznego na formularzu, do którego dołącza się odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu.
CytatArt. 1. W ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2016 r. poz. 722 i 1948) wprowadza się następujące zmiany:
w art. 28:
a) ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
?1. Obywatel polski dokonuje zameldowania się na pobyt stały lub czasowy:
1) w formie pisemnej na formularzu w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje, przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport, albo
2) w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu gminy, o którym mowa w pkt 1, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru
b) po ust. 2 dodaje się ust. 2a?2c w brzmieniu:
?2a. Obywatel polski, dokonujący zameldowania na pobyt stały lub czasowy, w formie, o której mowa w ust. 1 pkt 2, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe dokumentu potwierdzającego jego tytuł prawny do lokalu albo dokument elektroniczny potwierdzający jego tytuł prawny do lokalu, a obywatel nieposiadający tytułu prawnego do lokalu, do formularza załącza odwzorowanie cyfrowe oświadczenia właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu, albo dokument elektroniczny zawierający oświadczenie właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu.
W tym przypadku nie widzę innej możliwości niż odwzorowanie cyfrowe. Chyba za wcześnie byśmy działali na podstawie oświadczenia?
Skoro polityka państwa zmierza w kierunku oświadczeń w miejsce zaświadczeń, to dlaczego nie idzie konsekwentnie w tę stronę?
Na składanych wnioskach, w wielu przypadkach, mamy przecież miejsce na oświadczenie na podstawie art. 233 § 1 ustawy Kodeks karny.
Jeśli ktoś podaje nieprawdę lub zataja prawdę we wniosku, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat.
Oświadczam, że rozumiem odpowiedzialność karną za zatajenie prawdy lub podanie nieprawdy w tym wniosku. Potwierdzam, że powyższe dane są prawdziwe.
Zaś w przypadku wzbudzenia u urzędnika uzasadnionych podejrzeń, co do prawdziwości oświadczonych danych, może je w każdej chwili zweryfikować.
Cytat: luke w Grudzień 21, 2016,
Skoro polityka państwa zmierza w kierunku oświadczeń w miejsce zaświadczeń, to dlaczego nie idzie konsekwentnie w tę stronę?
Na składanych wnioskach, w wielu przypadkach, mamy przecież miejsce na oświadczenie na podstawie art. 233 § 1 ustawy Kodeks karny.
Jeśli ktoś podaje nieprawdę lub zataja prawdę we wniosku, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat.
Oświadczam, że rozumiem odpowiedzialność karną za zatajenie prawdy lub podanie nieprawdy w tym wniosku. Potwierdzam, że powyższe dane są prawdziwe.
Zaś w przypadku wzbudzenia u urzędnika uzasadnionych podejrzeń, co do prawdziwości oświadczonych danych, może je w każdej chwili zweryfikować.
W przypadku niektórych idziemy w kierunku nieodwracalnych skutków prawnych. Zastanawiam się nad zasadnościa obowiązku meldunkowego ale nie chciałbym aby ktoś zameldował się w moim domu bez mojej wiedzy. Z drugiej strony bardzo łatwo odwołać zgodę ustną na zameldowanie kogoś w naszym domu
Cytat: jacek_k w Grudzień 20, 2016,
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 19, 2016,
Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.
Troszkę w temacie a trochę poza: chciałbym wiedzieć jakie i we współpracy z kim, prace legislacyjne prowadzi obecnie NDAP? nie chce na razie występować w drodze informacji publicznej a wiem że na forum udzielają się przedstawiciele Naczelnej
Lektura strony Rządowego Procesu Legislacyjnego http://legislacja.rcl.gov.pl/ nie wykazuje aktualnych prac MKiDN w obszarze "archiwalnym". Natomiast na X Zjeździe IFAR zarówno oficjalnie jak i kuluarowo rozmawialiśmy o potrzebie nowelizacji ustawy archiwalnej. Takie prace pewnie będą prowadzone przez MKiDN i NDAP.
Cytat: luke w Grudzień 21, 2016,
Cytat: jacek_k w Grudzień 20, 2016,
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 19, 2016,
Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.
Troszkę w temacie a trochę poza: chciałbym wiedzieć jakie i we współpracy z kim, prace legislacyjne prowadzi obecnie NDAP? nie chce na razie występować w drodze informacji publicznej a wiem że na forum udzielają się przedstawiciele Naczelnej
Lektura strony Rządowego Procesu Legislacyjnego http://legislacja.rcl.gov.pl/ nie wykazuje aktualnych prac MKiDN w obszarze "archiwalnym". Natomiast na X Zjeździe IFAR zarówno oficjalnie jak i kuluarowo rozmawialiśmy o potrzebie nowelizacji ustawy archiwalnej. Takie prace pewnie będą prowadzone przez MKiDN i NDAP.
Tam monitoruję ale chodzi mi o wcześniejsze prace. Stworzyłem osobny wątek żeby nie mieszać.
Wiem że na jesieni NDAP spotkało się z MC w sprawie nowelizacji rozporządzeń 2006. Nie wiem jak NDAP działa w EZD RP.
Konieczne jest krótkie sprostowanie. Czym innym jest odwzorowanie cyfrowe, a czym innymi jest oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej, np. skanu. Odwzorowanie cyfrowe powstaje w wyniku złożenia w urzędzie pisma w postaci papierowej, które następnie zostaje zeskanowane i wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. O wartości dowodowej decyduje forma złożonego oświadczenia. W opisywanym przypadku forma jest papierowa (oryginał), a odwzorowanie cyfrowe jest wtórne i stanowi kopię. Jeżeli ustawodawca dopuszcza możliwość składania oświadczeń w postaci skanów, wówczas formą pierwotną jest postać elektroniczna, bo w takiej formie oświadczenie wpływa do urzędu. Skan nie posiada wówczas prawnego statusu odwzorowania cyfrowego, chociaż w sensie fizycznym jest takim odwzorowaniem.
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 30, 2016,
Konieczne jest krótkie sprostowanie. Czym innym jest odwzorowanie cyfrowe, a czym innymi jest oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej, np. skanu. Odwzorowanie cyfrowe powstaje w wyniku złożenia w urzędzie pisma w postaci papierowej, które następnie zostaje zeskanowane i wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. O wartości dowodowej decyduje forma złożonego oświadczenia. W opisywanym przypadku forma jest papierowa (oryginał), a odwzorowanie cyfrowe jest wtórne i stanowi kopię. Jeżeli ustawodawca dopuszcza możliwość składania oświadczeń w postaci skanów, wówczas formą pierwotną jest postać elektroniczna, bo w takiej formie oświadczenie wpływa do urzędu. Skan nie posiada wówczas prawnego statusu odwzorowania cyfrowego, chociaż w sensie fizycznym jest takim odwzorowaniem.
Na przykładzie zameldowania. Do wniosku dołączam dokument potwierdzający, że mam prawo do lokalu/nieruchomości na której chcę się zameldować. Oryginał pozostaje u mnie, więc urząd nie ma z czym zweryfikować przesłanego skanu. Co jak co, ale nie wierzę, że np. spółdzielnia wystawi mi to w wersji elektronicznej, więc albo będę bazował na skanie albo w sprawach zameldowania (i tego typu podobnych) będę musiał udać się osobiście. Nawet gdyby zobowiązać spółdzielnie do wystawienia tego dokumentu, to wydłuży to czas postępowania. Znów przykład zameldowania - idąc osobiście jestem meldowany od razu, co więcej od ręki dostaję zaświadczenie. Tak samo z wymeldowaniem. Elektroniczne wymeldowanie zostało dokonane dopiero następnego dnia roboczego popołudniu. O czekaniu na zaświadczenie wypowiadać się nie będę (7 dni, bo trzeba podpisać).
Projekt ustawy o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o opłacie skarbowej oraz ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego - to wciąż tylko projekt. Tę możliwość przedstawiania skanów skopiowano zapewne z Kpa, tyle że tam jest to obwarowane koniecznością potwierdzania podpisem elektronicznym przez notariusza, radcę itp. Co ciekawe kpa mówi o kopii dokumentu która jest dokumentem elektronicznym, a nie o odwzorowaniu. Projekt ustawy nie definiuje zresztą odwzorowania, wiec w zasadzie nie wiadomo co to ma być.
Cytat: Marcin Kapała w Grudzień 30, 2016,
Konieczne jest krótkie sprostowanie. Czym innym jest odwzorowanie cyfrowe, a czym innymi jest oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej, np. skanu. Odwzorowanie cyfrowe powstaje w wyniku złożenia w urzędzie pisma w postaci papierowej, które następnie zostaje zeskanowane i wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. O wartości dowodowej decyduje forma złożonego oświadczenia. W opisywanym przypadku forma jest papierowa (oryginał), a odwzorowanie cyfrowe jest wtórne i stanowi kopię. Jeżeli ustawodawca dopuszcza możliwość składania oświadczeń w postaci skanów, wówczas formą pierwotną jest postać elektroniczna, bo w takiej formie oświadczenie wpływa do urzędu. Skan nie posiada wówczas prawnego statusu odwzorowania cyfrowego, chociaż w sensie fizycznym jest takim odwzorowaniem.
Czy to na pewno tak? Definicję odwzorowania mamy chyba póki co tylko w rozp. z 18.01.2011 r. Nic tam nie ma o tym że odwzorowanie musi być przesyłką wpływającą. Zresztą odwzorowaniem cyfrowym w myśl ww. rozporządzenia są także skany dokumentów wewnętrznych (listy obecności itp.). Tak jak sam pisałeś, powinniśmy zmienić definicję odwzorowania, moim zdaniem w takim kierunku, żeby jasnym było że odwzorowanie jest dokumentem elektronicznym.
Czym innym jest uwiarygodnienie oświadczenie woli, które złożone zostało w formie elektronicznej, a czym innym jest wiarygodność odwzorowania cyfrowego wykonanego w urzędzie z przesłanej dokumentacji papierowej. W mojej opinii jest tutaj istotna różnica.
Cytat: Kajka w Grudzień 05, 2016,
Głos w dyskusji na temat brakowania dokumentacji ze składów chronologicznych.
https://twitter.com/Wo_Wozniak/status/803236233560420352
Finowie zdigitalizują i zniszczą oryginały 80-90% archiwaliów z lat 1976-2016. Pozostaną tylko kopie cyfrowe :o
Australijczycy również chcą niszczyć dokumentację, która zostanie zeskanowana. Jeżeli dobrze pamiętam, cezura to 1980 rok. Przyjmują również możliwość, że część zeskanowanych, przeznaczonych do zniszczenia materiałów może zostać oddana ich wytwórcom. Spotkali się z burzą w środowisku szczególnie historycznym, ale jednak konsekwentnie wprowadzają swoje postanowienia. :P
W Niemczech również jest mowa od niszczeniu pism przychodzących po skanowaniu. Jednak ze względu na toczący się spór o kwestie prawne w tej kwestii zaleca się rozpatrywanie każdego przypadku z osobna przed zniszczeniem papierowego oryginału.
Więcej:
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Baustein E-Akte, s. 31, http://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/e_akte.pdf?__blob=publicationFile&v=2 (22.01.17).