Projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji toku studiów -
http://legislacja.rcl.gov.pl/docs//506/12288309/12370921/12370922/dokument236563.pdf
http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12288309/katalog/12370921#12370921
Skracanie okresu przechowywania to ogólny trend - teczki studenckie 15 lat, myślę natomiast że chyba można by sobie odpuścić przechowywanie prac w formie papierowej
A dlaczego aż tak długo? Dlaczego nie 10, albo 5 lat, a może - idąc za światłym stwierdzeniem z innego wątku: "co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zakończenia studiów każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki". ::)
Jak czytamy, po zakończeniu studiów Uczelnia może, zgodnie z ust.4 paragrafu 4 projektu rozporządzenia przekazać teczki studentów firmie przechowalniczej (sic!). Ciekawe jak ten zapis ma się do art. 5 unza i jakie może rodzić komplikacje, np. w przypadku konieczności wydania zaświadczenia z akt osobowych byłego studenta. Z kolei, wedle paragrafu 22, archiwa państwowe uszczęśliwiono przejęciem en masse dokumentacji przebiegu studiów w przypadku likwidacji uczelni. Warto też zwrócić uwagę, że digitalizacja teczek osobowych studentów ma charakter fakultatywny.
A co po upływie owych 15 lat? Uczelnia w myśl projektowanych przepisów nie musi już przechowywać teczek studentów. Zatem, jeśli jest to uczelnia publiczna, zwraca się do właściwego archiwum państwowego o zgodę na brakowanie (jeśli za te ok. 20 lat będzie jeszcze coś takiego funkcjonowało). I teraz archiwum państwowe ma ból głowy ? jeśli odmówi wydania zgody, będzie zobowiązane do przejęcia akt do swojego zasobu, jeśli wyda zgodę może okazać się, że zezwoliło na zniszczenie akt jakiegoś drugiego Einsteina. ;)
Nikodemie, z tego co zrozumiałem z projektu, to wydaje mi się, że w ogóle akta studentów mają trafiać niby od ap po 15 latach, nie tylko w przypadku likwidacji, więc nie będzie żadnego brakowania. Ale chyba tylko czort albo autor wie o co w tym paragrafie 4 i paragrafie 22 (nomen omen) chodzi ...
Ciekawe, o ile faktycznie taka była intencja autora - to jak się ma to do statusu archiwów uczelnianych, jako archiwów z powierzonym zasobem?
Mnie też zastanawia ta niekonsekwencja projektu.
§ 4 punkt 4
Cytat
Uczelnia może przekazać do przechowania teczki akt osobowych studentów podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, o której mowa w art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 359 i 978).
§ 22 punkt 1
Cytat
Dokumentację przebiegu studiów przekazuje się do właściwego miejscowo archiwum państwowego niezwłocznie po zakończeniu kształcenia przez uczelnię oraz po upływie terminu, o którym mowa w § 4 ust. 2.
Sama ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym w art. 192a przewiduje natomiast, że
Cytat
W przypadku likwidacji uczelni jej likwidator przekazuje dokumentację przebiegu studiów do właściwego miejscowo archiwum państwowego. Koszty przechowywania dokumentacji pokrywa się z majątku likwidowanej uczelni.
Rozumiem, że projektowane rozporządzenie ma umożliwić outsourcing. Jest to jednak rozwiązanie tylko dla uczelni prywatnych. Jak zauważył Nikodem - "jak zapis § 4 punkt 4 ma się do art. 5 unza". Mamy tutaj ewidentną kolizję aktów prawnych uniemożliwiającą stosowanie paragrafu 4.4 przez uczelnie publiczne. Chyba, że posłużymy się w interpretacji przepisów autonomią uczelni zapisaną w art. 70 Konstytucji i art. 4 Prawa o szkolnictwie wyższym ;). Brak konsekwencji może również doprowadzić do rozproszenia zasobu uczelni. Do czasu likwidacji szkoły akta studenckie będzie można przekazywać na przechowanie prywatnym przechowawcom, natomiast po likwidacji obligatoryjnie mają być przekazane do ap.
Warto kilka kwestii wyja
Warto kilka kwestii wyjaśnić. Zgodnie z ustawa prawo o szkolnictwie wyższym uczelnie posiadają archiwa wiec tylko ta komórka organizacyjna posiada prerogatywę do prowadzenia działalności archiwalnej określonej w art. 23 UNZA (w tym do gromadzenia i przechowywania akt uczelni). Po drugie archiwa uczelni maja prawo posiadać zasób historyczny co nie jest jest tożsame z powierzeniem zasobu na podstawie zasad określonych w art. 38 UNZA. Nie zmienia to jednak faktu, ze archiwa uczelni kształtują swój zasób zgodnie z zasadami poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu. Proponowane w projekcie zapisy stanowią contra legem współczesnego prawa archiwalnego wiec uważam, ze nie będą stanowić lex specialis.
Cytat: krzysiekp w Sierpień 22, 2016,
Po drugie archiwa uczelni maja prawo posiadać zasób historyczny co nie jest jest tożsame z powierzeniem zasobu na podstawie zasad określonych w art. 38 UNZA.
Możesz rozwinąć wypowiedź, którą zacytowałem? Byłem przekonany, że zasób historyczny w archiwach uczelnianych wynika właśnie z powierzenia zasobu. Chętnie dowiem się czegoś więcej. W ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym jest jedynie ogólny zapis, który mówi:
Cytat
art. 88. 6. Uczelnia prowadzi archiwum. Działalność archiwum regulują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016).
Art. 35 ust. 2 ustawy archiwalnej pozwala archiwom zakładowym uczelni posiadać zasób historyczny bez żadnych powierzeń, decyzji etc.
Zasób historyczny uczelni jest więc formą powierzenia wynikającą wprost z ustawy, bez wymogów proceduralnych, które towarzyszą art. 38 UNZA.
Akta studenckie mają być przechowywane przez 15 lat, a po upływie tego okresu przekazane do ap. Archiwa państwowe gromadzą zasób historyczny, więc rozumiem, że teczki osobowe studentów mają mieć wartość trwałą. Tylko po co uczelnie mają przekazywać część swojego historycznego zasobu do ap? ???
Kontynuując, jeżeli teczki studenckie mają mieć tylko wartość czasową, po co przekazywać je do ap. W takim wypadku pojawia się jednak inny problemem. Zgodnie z paragrafem dwunastym rozporządzenia:
Cytat
1. W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu, absolwent może wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu tych dokumentów.
2. Uczelnia wystawia duplikat na podstawie dokumentów zawartych w teczce studenta.
W mojej opinie propozycja jest niedopracowana.
Cytat: Marcin Kapała w Sierpień 23, 2016,
Zasób historyczny uczelni jest więc formą powierzenia wynikającą wprost z ustawy, bez wymogów proceduralnych, które towarzyszą art. 38 UNZA.
No, chyba nie bardzo, to dwa równoważne zapisy i pojęcia ustawowe, lepiej tego w ten sposób nie upraszczać, bo to może przysporzyć tylko kolejnych wątpliwości interpretacyjnych.
Projekt jest ewidentną niedoróbką, wykracza poza delegację ustawową i narusza zapisy unza.
Zgodnie z pro
Rozwinę myśl Jarka. Archiwa uczelni zgodnie z art. 35 UNZA mogą jako jedyne archiwa zakładowe przechowywać zasób historyczny. Zasób historyczny zgodnie z art. 25 UNZA stanowią materiały archiwalne wytworzone przed 1984 r. czyli przed wejściem w życie UNZA w tym również m.a. powstałe w wyniku działalności innej uczelni niż ta, w której funkcjonuje konkretne archiwum zakładowe. Regulacja ta koresponduje wiec z z zasada poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu archiwalnego.
Wyżej wymienione uprawnienia archiwów uczelni nie zwalniają ich jednak od obowiązku przekazywania m.a. do właściwych archiwów państwowych gdyż brak jest w ustawie jakiegokolwiek sformułowania na to wskazującego.
Inna stan prawny występuje w sytuacji powierzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który na wniosek uczelni możne powierzyć na stale lub na czas określony gromadzenie i przechowywanie m.a. określając przy tym warunki takiego powierzenia. Dopiero po otrzymaniu takiej decyzji można uznać, ze dane archiwum za posiadające powierzony zasób archiwalny.
Myślę, ze dostatecznie wyjaśniłem Twoje Marcin wątpliwości w tej kwestii.
Nie rozwinąłeś mojej myśli, tylko wprawiłeś mnie w konsternację. Czy przytoczona przez Ciebie interpretacja ma jakieś formalne umocowanie? Art. 25 dotyczy państwowych archiwów centralnych. Chyba nie bardzo można to przekładać na archiwa uczelni, które są archiwami zakładowymi.
Mam pewne wątpliwości. Czy archiwum zakładowe uczelni posiada zasób historyczny niezależnie od powierzenia zasobu, tzn. czy może bez powierzenia posiadać zasób historyczny? Nie mam doświadczenia z uczelniami, w których taki zasób funkcjonuje i nie wiem, jak to w praktyce wygląda. Z literalnego czytania art. 35 UNZA wynika, że uczelnie mogą posiadać zasób historycznie ukształtowany, co teoretycznie oznacza że nie mamy do czynienia z sytuacją obligatoryjną. Odpowiedź na pytanie - kiedy uczelnia może posiadać zasób historyczny, w mojej opinii, znajduje się w art. 38, tzn. wtedy gdy zasób został jej powierzony. Analogicznie rzecz ujmując, zasobu historycznego nie mogą posiadać uczelnie, którym zasób nie został powierzony.
Zawiłości interpretacyjne są w tym przypadku trudne do ogarnięcia. Sam zapis ustawowy jest niejasny, robiąc ukłon w stronę uczelni tworzy wyjątek, który przysparza potem takich kłopotów.
Chyba zatem liczy się praktyka - a jest z tego co widzę taka że uczelnie trzymają swoją dokumentację (Sezam wykazuje jej śladowe ilości w ap) i nie myślały dotąd o przekazywaniu do ap, bo ustawa im na to pozwala bez proszenia się o powierzenie. Strony internetowe archiwów uczelnianych milczą by cokolwiek archiwa te przechowywały na podstawie powierzenia (swoją drogą ciekawa jest lektura normatywów tych archiwów). Więc wypada pozostać przy takiej interpretacji, gdzie powierzenie i przechowywanie zasobu historycznego przez uczelnie nie mają ze sobą nic wspólnego.
Teraz narosło im mnóstwo dokumentacji, przede wszystkim teczek studentów, więc próbują się ich pozbyć. Brakować się tego nie da, albo się boją to robić, więc próbują przerzucić problem na ap. Próbują dla teczek studentów, traktowanych jako materiały archiwalne, zrobić taki wyjątek od prawa do zachowywania zasobu historycznego.
Jarek
Artykuł 35 jednoznacznie wskazuje, ze archiwa uczelni nie dotyczy zakaz posiadania zasobu historycznego a w art. 25 znajduje się definicja terminu zasób historyczny. Skoro prowadzimy kazuistykę tych zapisów UNZA to należy zauważyć, ze dotyczą one tych archiwów uczelni utworzonych w sposób określony w ustawie -Prawo o szkolnictwie wyższym (art, 2 ust. 1 pkt. 1 P.S.W). Wyjątek stanowić będą archiwa uczelni wchodzących w siec archiwów wyodrębnionych, gdzie zasady postępowania z dokumentacja regulują przepisy wydane na podstawie delegacji art. 5 ust. 3 pkt. 5.
Nie doszukiwałbym się w zawartości art, 25 definicji terminu "zasób historyczny", bo zapewne chodziło w tym artykule o konkretny zasób konkretnych archiwów centralnych, ktoś to opisał w ustawie tak jak opisał, a my się teraz - przepraszam za wyrażenie - kazuistykujemy.
Ratuje nas to, że wynik rozważań na ten temat jest właściwie obojętny dla projektu rozporządzenia - praktyka jest taka a nie inna, a proponowana zmiana postępowania ma dotyczyć jedynie akt studentów, o wartości tego konceptu już chyba wszystko napisaliśmy.
Cytat: krzysiekp w Sierpień 25, 2016,
Artykuł 35 jednoznacznie wskazuje, ze archiwa uczelni nie dotyczy zakaz posiadania zasobu historycznego...
Chyba nikt nie ma wątpliwości, że zakaz posiadania zasobu historycznego nie dotyczy archiwów uczelni. Ale czy w art. 35 znajdujemy dyspozycję, która nakazuje uczelniom przechowywanie historycznie ukształtowanego zasobu? Stosując wykładnię językową do tego artykułu nie trudną zauważyć, że sformułowanie " nie dotyczy to archiwów szkół wyższych? zastosowane zostało w kontrze do sformułowania " Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego". Wniosek interpretacyjny jest więc taki - archiwa szkół wyższych mogą posiadać zasób historyczny ale nie muszą. Jeżeli dochodzimy do takich wniosków, to logicznym jest pytanie - kiedy szkoły wyższe mogą posiadać zasób historyczny. Art. 35 nie daje nam niestety odpowiedzi na to pytanie, konieczna jest więc kolejna interpretacja. Wydaje mi się, że najbardziej zasadna jest w tym wypadku wykładnia celowościowa. Ustawodawca przewidział w art. 38 ustawy konstrukcję prawną, która pozwala na powierzenie zasobu jednostkom organizacyjnym o szczególnym charakterze. W przypadku uczelni powierzenie zasobu mijałoby się jednak z celem, gdyby nie mogły posiadać zasobu historycznego. Wątpliwa jest również sytuacja, w której uczelnia nie posiada zasobu powierzonego, a posiada zasób historycznie ukształtowany.
Tyle interpretacja. Jak pisałem wcześniej nie wiem, jaka jest praktyka. Być może wszystkie publiczne szkoły wyższe uzyskały status powierzenia i nie ma problemu.
W związku z tym mam taki kazus, czy szkoła wyższa, która nie uzyskała po roku 1984 powierzenia zasobu, a co za tym idzie musi przekazywać materiały archiwalne do ap, może jednocześnie posiadać zasób historycznie ukształtowany?
Rozporządzenie już jest - może to głupie, zastanawiam się jak oznaczać będzie się akta kandydatów nieprzyjętych na studia - wg. rozporządzenia uczelnie przechowują je sześć miesięcy - będzie to B 0,6 ? czy może jednak BC? :)