Rozpoczęły się konsultacje publiczne: Projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12287415/katalog/12363997#12363997
Skrótowo po szybkim przeczytaniu:
- skrócenie okresu przechowywania z 50 lat do 10
- dopuszczenie postaci elektronicznej.
Wątpliwości moje wzbudzają następujące kwestie:
1. Wygląda na to, że będzie dopuszczalne prowadzenie akt albo w postaci papierowej albo elektronicznej lub uwaga w postaci mieszanej-hybrydowej. Mieszana postać akt może nieść jeden poważny feler nie wiemy które dokumenty w aktach powinny być papierowe a które elektroniczne, jeżeli będzie dowolność to będzie niezły chaos.
2. Projekt założeń uwzględnia, że część akt może trafić do archiwów państwowych i należy opracować zasady ich archiwizowania. Pojawia się jednak problem, że akta osobowe prowadzone są w formie teczek zbiorczych a instrukcja kancelaryjna z 2011 roku w przypadku EZD nie przewiduje prowadzenia takich teczek w systemach EZD.
Bardzo dobry pomysł, tylko musi być jednocześnie bardzo mocno przemyślany i przekonsultowany. Zgadzam się, że prowadzenie akt osobowych systemem hybrydowym to nie jest dobry pomysł. Albo całość papierowa, albo całość elektroniczna. Zastanawiam się tylko skąd wzięło się 10 lat przechowywania, skoro dotychczas było aż 50 lat. To znaczy, że te 50 lat było wymyślone bez sensu? Chyba jednak z czegoś wynikało. Dodam jako ciekawostkę, że w naszym "resortowym" archiwum wyodrębnionym akta osobowe mają kategorię BE60.
Te 50 lat ma związek z naliczaniem emerytury. Kiedyś dokumentacja płacowa była trzymana przez 12 lat. Potem była sprawa naliczania kapitału początkowego i wydłużono okres przechowywania do 50 lat. Te 10 lat do jak dla mnie trochę krótko. Zdarza się, że ludzie muszą udowadniać ZUS-owi różne kwestie i często sięga się do akt osobowych.
Pewnie twórcy nowych przepisów mają nadzieję , że wreszcie te wszystkie systemy w ZUS-ie działają. I wszystkie składki itp. są prawidłowo zarejestrowane :)
Kilka głosów w dyskusji
https://www.rf.gov.pl/aktualnosci-z-rynku/Wczesny_wiek_emerytalny_tylko_dla_osob_z_dlugim_stazem_pracy____22364
Według "Dziennika Gazety Prawnej" (Nr 115 z 16.06.2016 r.), "odejście od 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej na pewno ułatwi życie przedsiębiorcom, niestety może spowodować katastrofę dla ubezpieczonych. Ich los jest w rękach rządu".
Gazeta pisze, iż zgodnie z propozycją wicepremiera Mateusza Morawieckiego, "dokumentacja pracownicza ma być archiwizowana przez 7 lub 10 lat. Po tym terminie zostaną zniszczone nie tylko świadectwa pracy, lecz także akta płacowe potwierdzające wysokość zarobków". W związku z tym Polacy mogą mieć problemy z ustaleniem wysokości emerytury - ostrzega "DGP".
Z kolei Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ mówi w gazecie, iż "nie można doprowadzić do sytuacji, że firma będzie mogła w majestacie prawa niszczyć dokumentację po 7 latach od zwolnienia pracownika. Wiele osób dowiaduje się, że pracodawca nieprawidłowo wypełnił świadectwo pracy dopiero, gdy zgłosi się po emeryturę do ZUS. Skrócenie okresu przechowywania dokumentów może więc spowodować, że ubezpieczeni zostaną pozbawieni prawa do świadczenia.(...) już dzisiaj pracownicy mają problemy z poprawieniem lub korektą błędów z przeszłości".
Natomiast według Krzysztofa Patera, byłego ministra polityki społecznej, taki krok może być pochopnym. W jego opinii, nie wiadomo, czy rząd chce objąć zmianami wszystkie dokumenty, czy tylko te, które powstaną po dniu wejścia przepisów. "Gdyby zastosowano je wobec wszystkich dokumentów, to kilka milionów osób niemających jeszcze ustalonego kapitału początkowego - raz na zawsze straci taką możliwość" - przestrzega Krzysztof Pater i podkreśla, że w dokumentacji ZUS jest dużo błędów. Andrzej Strębski, niezależny ekspert ubezpieczeniowy zauważa zaś, iż nie wiadomo, w jaki sposób mają być chronieni zleceniobiorcy. Strębski obawia się, że jeżeli pracodawca zniszczy umowy cywilnoprawne będące podstawą ubezpieczenia, a jednocześnie nie wpłaci składek do ZUS, to ZUS później nie będzie miał jak sprawdzić, czy taka osoba faktycznie pracowała i była ubezpieczona. Obiekcji ekspertów nie rozumieją natomiast pracodawcy.
Zdaniem Jeremiego Mordasewicza, eksperta ubezpieczeniowego Konfederacji Lewiatan - pisze "DGP" - ZUS posiada pełną dokumentację okresów ubezpieczenia. "Utrzymywanie 50 lat oznacza w praktyce, że pracownika i pracodawcy już dawno nie będzie na tym świecie, ale dokumenty nadal będą przechowywane. Czas skończyć z taką absurdalną biurokracją" - mówi Mordasewicz. Do jego opinii przychyla się ZUS. Według zakładu, "7- lub 10-letni okres przechowywania dokumentów gwarantowałby możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego ze stosunku pracy".
Dyskusja na temat zmian w przepisach była tylko kwestią czasu. Zakładałem jednak, że będzie dotyczyć jedynie dokumentacji płacowej. Upłynęło już wystarczająco dużo czasu od momentu reformy systemu emerytalnego, żeby zacząć zastanawiać się nad zasadnością długotrwałego przechowywania list płac/kart wynagrodzeń, przynajmniej tych wytworzonych od 1999 r. Proponowana zmiana okresu przechowywania akt osobowych jest jednak dla mnie dużym zaskoczeniem :o. Wpływ myślenia czysto archiwalnego jest zbyt silny :). Zakładam jednak, że w sferze publicznej dokumentacja osobowa będzie objęta nadal kategorią BE.
Druga sprawa to prowadzenie akt osobowych. Tutaj nie mam większych zastrzeżeń. Projekt zakłada fakultatywnie do wyboru albo formę cyfrową albo tradycyjną. Nie różni się to od rozwiązań przyjętych dla systemów zarządzania dokumentacją. Znajduję również uzasadnienie dla formy mieszanej. Trzeba pamiętać, że dokumentacja osobowa w większości prowadzona jest w formie tradycyjnej. Przy założeniu, że obowiązują dwie alternatywne (wykluczające się) formy przechowywania, każdy pracodawca decydując się na formę cyfrową musiałby zdigitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe. Wyobraźmy sobie, że przed takim dylematem staje KGHM albo ORLEN ???. W mojej opinii forma mieszana jest po prostu niezbędna.
Po kolei i od początku:
Cytat: Paweł z ... w Lipiec 09, 2016,
- skrócenie okresu przechowywania z 50 lat do 10
1. Regulacje dotyczą dokumentacji personalnych osób które rozpoczęły aktywność zawodową po 1 stycznia 1999 r.
1. Trzeba rozróżnić dwie kwestie, a mianowicie dokumentację płacową (listy płac, karty zarobkowe, karty zasiłkowe) i dokumentację osobową (teczki akt osobowych).
Cytat: Paweł z ... w Lipiec 09, 2016,
- dopuszczenie postaci elektronicznej.
Wątpliwości moje wzbudzają następujące kwestie:
1. Wygląda na to, że będzie dopuszczalne prowadzenie akt albo w postaci papierowej albo elektronicznej lub uwaga w postaci mieszanej-hybrydowej. Mieszana postać akt może nieść jeden poważny feler nie wiemy które dokumenty w aktach powinny być papierowe a które elektroniczne, jeżeli będzie dowolność to będzie niezły chaos.
Nie tylko to wymaga doprecyzowania. ;)
Cytat: Paweł z ... w Lipiec 09, 2016,
2. Projekt założeń uwzględnia, że część akt może trafić do archiwów państwowych i należy opracować zasady ich archiwizowania. Pojawia się jednak problem, że akta osobowe prowadzone są w formie teczek zbiorczych a instrukcja kancelaryjna z 2011 roku w przypadku EZD nie przewiduje prowadzenia takich teczek w systemach EZD.
Brak możliwości tworzenia teczek zbiorczych to w moim odczuciu nie jest problem nie do przeskoczenia. Funkcjonalności techniczne jeśli tylko są precyzyjnie opisane są możliwe do napisania przez informatyków. Trzeba by się było raczej zastanowić jak to miało by działać, zdefiniowanie procedur to podstawa. Z systemami typu EZD problem jest taki, że na dzień dzisiejszy nie mają certyfikatów bezpieczeństwa do przetwarzania danych osobowych wrażliwych, ale to też jest do zrobienia.
Cytat: Robert2000 w Lipiec 09, 2016,
Zastanawiam się tylko skąd wzięło się 10 lat przechowywania, skoro dotychczas było aż 50 lat. To znaczy, że te 50 lat było wymyślone bez sensu? Chyba jednak z czegoś wynikało. Dodam jako ciekawostkę, że w naszym "resortowym" archiwum wyodrębnionym akta osobowe mają kategorię BE60.
Okres 50 lat wynika z konieczności udokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia. W moim odczuciu tak długi okres przechowywania dokumentacji płacowej to trochę przesada. Należało by się raczej skupić na komunikacji i poprawie przepływu informacji na linii Pracodawca - ZUS - Pracownik. To w interesie pracownika jest monitorowanie czy pracodawca prawidłowo odprowadza składki potrącane od wynagrodzenia.
W przypadku dokumentacji płacowej można by było rozważyć skrócenie okresu przechowywania ale wyłącznie przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje które zapewnią bezpieczeństwo otrzymania świadczeń
Jednak zupełnie inaczej ma się sprawa z dokumentacją osobową bo mają one poza wartością prawną mogą mieć także także wartość historyczną więc powinny podlegać ekspertyzie i po przekwalifikowaniu na kategorię A podlegać przekazaniu do archiwów państwowych. Tutaj też do uregulowania pozostaje kwestia procedur postępowania z dokumentacją elektroniczną.
Abstakcją pozostaje dla nie procedura uwerzytelniania "zdigitalizowanej" dokumentacji pieczęcią i podpisem elektronicznym chociaż brzmi ciekawie. Pytanie tylko jak miałao by to funkcjonować od strony technicznej? Jeśli coś takiego zostało by wprowadzone to może w przypadku dokumentacji w systemach EZD była by szansa na uwierzytelnianie przesyłek wpływającej i brakowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych ;)
Zgadzam się z Kajką, że część akt osobowych posiada wartość historyczną.
Wiem, że się narażę, ale zawsze mnie zastanawiało, dlaczego to pracodawca ma dbać o zabezpieczenie dokumentacji potrzebnej tak naprawdę byłemu pracownikowi?
Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki.. I uwierzytelnione kopie list płac?
Ciekawa jestem, jakie byłyby koszty takich operacji, w porównaniu z kosztem przechowywania tej dokumentacji.
Cytat: Hanna Staszewska w Lipiec 12, 2016,
Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki.. I uwierzytelnione kopie list płac?
Może to że to nie jest realne rozwiązanie problemu tylko zepchnięcie odpowiedzialności (moim zdaniem państwa) na inną osobę? Wielokrotnie byłem świadkiem jak do archiwum przychodził człowiek i opowiadał, że np. nie ma świadectwa pracy bo co prawda dostał ale potem: przeprowadzka, pożar, była żona (poważnie ;)) itd. Tymczasem człowiek był ubezpieczony, składki były opłacane więc informacje o tym powinny być w państwowych rejestrach i żaden dodatkowy kwit na to nie powinien być wymagany!
Pierwsze zaskoczenie minęło, sprawę przemyślałem i pobawię się trochę w herezję archiwalną ;)
Cytat: Hanna Staszewska w Lipiec 12, 2016,
Wiem, że się narażę, ale zawsze mnie zastanawiało, dlaczego to pracodawca ma dbać o zabezpieczenie dokumentacji potrzebnej tak naprawdę byłemu pracownikowi?
Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki.. I uwierzytelnione kopie list płac?
Ciekawa jestem, jakie byłyby koszty takich operacji, w porównaniu z kosztem przechowywania tej dokumentacji.
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własne ryzyko, tzn. na własny rozrachunek. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej mieści się w granicach podejmowanej działalności i konsekwencji, które się z nią wiążą. Przecież to przedsiębiorca jest właścicielem dokumentacji, którą wytworzył i to on powinien zadbać o odpowiednie jej zabezpieczenie. Pytanie, dlaczego musi przechowywać dokumentację tak długo?
Cytat: Kajka w Lipiec 12, 2016,
W przypadku dokumentacji płacowej można by było rozważyć skrócenie okresu przechowywania ale wyłącznie przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje które zapewnią bezpieczeństwo otrzymania świadczeń. Jednak zupełnie inaczej ma się sprawa z dokumentacją osobową bo mają one poza wartością prawną mogą mieć także także wartość historyczną więc powinny podlegać ekspertyzie i po przekwalifikowaniu na kategorię A podlegać przekazaniu do archiwów państwowych.
Czy historyczna wartość akt osobowych jest wystarczającym uzasadnieniem dla tak długiego ich przechowywania? Okres ten liczony jest i tak od momentu ustania stosunku pracy. Czy musimy czekać aż pięćdziesiąt lat, żeby można skutecznie ocenić walory źródłowe akt osobowych. Osobiście nie przeceniałbym też samej wartości historycznej dokumentacji pracowniczej. Większość akt osobowych jest jej pozbawiona, wartości tej nie doceniają także w państwach, które wymienione są w projekcie. Powiedzmy sobie szczerze, że AP nie mają też praktycznie żadnego wpływu na zmianę kwalifikacji akt osobowych pracodawców prywatnych. Chyba, że uznamy wartość tej dokumentacji w sensie genealogicznym, ale wówczas należałoby zmienić kwalifikację z B50 na A i państwo powinno wówczas przejąć koszy jej przechowywania.
Rozumiem obawy dotyczące spójności informacji przechowywanych przez ZUS. W założeniach do projektu, jest jednak pomysł wydawania rozbudowanego świadectwa pracy, które ma otrzymywać zarówno pracownik, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Pamiętajmy też, że jest to jedynie projekt założeń do projektu ustawy, na szczegółowe rozwiązania trzeba jeszcze poczekać. ;)
Cytat: Hanna Staszewska w Lipiec 12, 2016,
Wiem, że się narażę, ale zawsze mnie zastanawiało, dlaczego to pracodawca ma dbać o zabezpieczenie dokumentacji potrzebnej tak naprawdę byłemu pracownikowi?
Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki.. I uwierzytelnione kopie list płac?
Ciekawa jestem, jakie byłyby koszty takich operacji, w porównaniu z kosztem przechowywania tej dokumentacji.
Dyskutowaliśmy już o tym tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2733.15.html
Myślę że dokumentacja ta jest potrzebna bardziej ZUS-owi niż pracownikowi, choć to chyba duże uproszczenie. Jeszcze przyglądam się temu projektowi założeń ale wydaje się to sensowne: pracodawco, zrób trochę więcej przy ustaniu stosunku pracy a nie będziesz musiał tego trzymać dłużej niż te 10 lat. Większy problem to zaszłości - czyli kilometry akt osobowych i płacowych sprzed 1999 r. No i kwestia wartości historycznej akt osobowych, czyli na ile te akta potrzebne są archiwom. Wszystkie akta elektroniczne archiwa państwowe mogłyby przejmować do jakiegoś dedykowanego temu ADE (w tym również skany akt papierowych), pozwalając pracodawcom pozbyć się ich z systemów teleinformatycznych i archiwów papierowych. Najlepiej byłoby gdyby archiwa w takim ADE zachowały je w 100% ale pewnie nie będzie się dało, dobrze byłoby więc może chociaż odsunąć w czasie selekcję tych zasobów elektronicznych o powiedzmy kolejne 10 lat. To taka luźna koncepcja ale chyba nie całkiem fantastyczna. W projekcie założeń podoba mi się otwarte postawienie kwestii związanej z archiwami, bo można będzie całą ewentualną zmianę w postępowaniu z dokumentacją tego typu realizować etapami.
Do wyjaśnienia jest co ma oznaczać to postać mieszana,bo to może być niebezpieczne (pracodawca powinien się chyba określić jak prowadzi te akta, bez względu na sposób dostarczania dokumentów przez pracownika itp.).
A ja się jeszcze zastanawiam, jak na projekt zareagują firmy przechowujące akta oraz SAP (skurczy im się rynek), a także firmy porządkujące akta (także archwisci, którzy w ten sposób dorabiają).
Cytat: Marcin Kapała w Lipiec 12, 2016,
Druga sprawa to prowadzenie akt osobowych. Tutaj nie mam większych zastrzeżeń. Projekt zakłada fakultatywnie do wyboru albo formę cyfrową albo tradycyjną. Nie różni się to od rozwiązań przyjętych dla systemów zarządzania dokumentacją. Znajduję również uzasadnienie dla formy mieszanej. Trzeba pamiętać, że dokumentacja osobowa w większości prowadzona jest w formie tradycyjnej. Przy założeniu, że obowiązują dwie alternatywne (wykluczające się) formy przechowywania, każdy pracodawca decydując się na formę cyfrową musiałby zdigitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe. Wyobraźmy sobie, że przed takim dylematem staje KGHM albo ORLEN ???. W mojej opinii forma mieszana jest po prostu niezbędna.
Trochę inaczej rozumiem formę mieszaną. Mieszana jak ja to czytam to taka, że w zależności
jak mi wygodnie dokumentuję albo papierowo albo elektronicznie, Czyli nie mam kompletnych akt ani w papierze ani w elektronice. Dlaczego KGHM lub ORLEN miałby digitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe? Jak coś to tylko osób nadal pracujących i być może właśnie dla takich gigantów byłoby to opłacalne - wszystko w sieci jednostki dostępne w całości, kadry mogą być komórką rozproszoną a nawet część zadań kadrowych można zlecić na zewnątrz.
Cytat: Kajka w Lipiec 12, 2016,
Abstakcją pozostaje dla nie procedura uwerzytelniania "zdigitalizowanej" dokumentacji pieczęcią i podpisem elektronicznym chociaż brzmi ciekawie. Pytanie tylko jak miałao by to funkcjonować od strony technicznej? Jeśli coś takiego zostało by wprowadzone to może w przypadku dokumentacji w systemach EZD była by szansa na uwierzytelnianie przesyłek wpływającej i brakowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych ;)
Myślę, że to nie jest przyczyną braku przepisów co do brakowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych. Można by rzecz, że i teraz w systemach EZD digitalizowany dokument jest podpisany elektronicznie - wszak wiemy kto skan dodał do systemu i kiedy. Jedyna różnica to taka, że w przypadku pieczęci i podpisu elektronicznego dochodzi nam trzecia strona zaufana.
Cytat: Paweł z ... w Lipiec 13, 2016,
Trochę inaczej rozumiem formę mieszaną. Mieszana jak ja to czytam to taka, że w zależności jak mi wygodnie dokumentuję albo papierowo albo elektronicznie, Czyli nie mam kompletnych akt ani w papierze ani w elektronice. Dlaczego KGHM lub ORLEN miałby digitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe? Jak coś to tylko osób nadal pracujących i być może właśnie dla takich gigantów byłoby to opłacalne - wszystko w sieci jednostki dostępne w całości, kadry mogą być komórką rozproszoną a nawet część zadań kadrowych można zlecić na zewnątrz.
W projekcie do założeń możemy przeczytać
Cytat
Propozycja przewiduje możliwość prowadzenia akt w modelu mieszanym (część akt w postaci elektronicznej, część w postaci papierowej)
Nie wiedzę tu propozycji prowadzenia w modelu mieszanym dokumentów znajdujących się w aktach. Zresztą nie ma o co kruszyć kopii. To zdanie to trochę za mało, żeby móc jednoznacznie powiedzieć co oznacza model mieszany.
Myślę, że sama digitalizacja akt osobowych pracowników, którzy są obecnie zatrudnieni w KGHM-ie czy ORLENIA też byłaby problematyczna. Mam wątpliwości czy opłacalne byłoby podjęcie takiego trudu w kontekście dziesięcioletniego przechowywania akt osobowych.
Cytat: Hanna Staszewska w Lipiec 13, 2016,
A ja się jeszcze zastanawiam, jak na projekt zareagują firmy przechowujące akta oraz SAP (skurczy im się rynek), a także firmy porządkujące akta (także archwisci, którzy w ten sposób dorabiają).
No tak, pewnie znajdą się lobbyści, którzy będą optowali za pozostawieniem obecnego stanu prawnego. Środowisko archiwalne może być też w większości przeciwne takim rozwiązaniom. Wiem jednak, że część prywatnych przechowawców woli skupić się na outsourcingu niż brać akta o tak długim okresie przechowywania. Jestem ciekaw jak się to wszystko skończy. Sprawa pewnie też trafi do Pani - projekt został przesłany do konsultacji międzyresortowych, co jest oczywiste również do Wicepremiera RM - Ministra KiDN. W AP też pewnie będziemy musieli się nad tym pochylić ;)
W tym projekcie założeń powinno się znaleźć wyraźne i precyzyjne wskazanie możliwości wykorzystywania wszelkiej dokumentacji osobowej i płacowej (zwłaszcza akt osobowych) jako materiałów o wartości historycznej, bez względu na ich postać, czas powstania etc. Pytanie czy chcemy żeby archiwa państwowe po staremu udawały że selekcjonują akta osobowe czy też szukamy nowego rozwiązania przy okazji zmian legislacyjnych i przy pomocy "elektronizacji", które to rozwiązanie pozwoliłoby archiwom zachować więcej. Lenin już dawno umarł, w archiwach mniej nie znaczy lepiej. Najlepiej byłoby brać wszystko jak leci, ale się nie da. Wiec może dałoby się chociaż wszystko zeskanować? Może zatem warto też objąć zmianami także dawniejszą dokumentację dotyczącą zatrudnienia? Dla niemałej części akt osobowych upłynęło już 50 lat od ustania zatrudnienia.
Załóżmy że moja państwowa jednostka chce się pozbyć akt osobowych po 50 latach od ustania zatrudnienia. Miejscowe ap dostaje skany 1500 papierowych akt osobowych, nie chcą albo nie mogą przejąć całego papieru więc wybierają sobie z tego 150 sztuk akt i je biorą do przechowywania, ale biorą też skany wszystkiego. My kasujemy pozostałe 1350 sztuk akt papierowych.
W przypadku zatrudnienia po 1998 roku, w sferze państwowego zasobu, moim zdaniem brakowanie akt papierowych mogłoby być zawsze warunkowane ich zeskanowaniem a akta elektroniczne powinny trafiać do ap (ADE).
Co do sprzeciwu środowisk archiwalnych - archiwa państwowe przez pseudowartościowanie akt osobowych będą miały po zmianach cholernie duży problem, bo skróci im się perspektywa oceny z 50 lat do 10 lat, więc w przypadku akt papierowych pozostaną przy metodach leninowskich (jak wiadomo obecnie materiały archiwalne to stare akta których nie jest dużo - teraz nie będą już tak stare, więc jedynie nie będzie mogło ich być dużo). Tylko skanowanie całości może zniwelować szkody wyrządzane przez idiotyczną praktykę selekcji akt osobowych.
Do tego pomysłu trzeba rzecz jasna podejść ostrożnie, pytanie co z niepaństwowym zasobem (czyli wszystkimi prywatnymi pracodawcami), czy można im proponować warunkowanie brakowania akt papierowych skanowaniem oraz co będzie się działo z aktami elektronicznymi po 10 latach, czy przejmą to ap, a jeśli tak to na jakich zasadach.
Tylko przechowywanie danych cyfrowych też kosztuje i to wcale nie mało (gdzieś mi się obiło o uszy, że nawet więcej niż przechowywanie papieru), do tego koszty skanowania itd....
ADE i tak będzie bo musi być, o przechowywanie bym się więc aż tak bardzo nie martwił. Skanowanie to koszt ale przechowywanie papieru też, można wybrać jedno lub drugie.
Trzebaby oszacować ile jest akt którym już upłynęło 50 lat przechowywania, jaki byłby koszt skanowania itd.
Cytat: Jarek w Sierpień 07, 2016,
Pytanie czy chcemy żeby archiwa państwowe po staremu udawały że selekcjonują akta osobowe czy też szukamy nowego rozwiązania przy okazji zmian legislacyjnych i przy pomocy "elektronizacji", które to rozwiązanie pozwoliłoby archiwom zachować więcej. Lenin już dawno umarł, w archiwach mniej nie znaczy lepiej. Najlepiej byłoby brać wszystko jak leci, ale się nie da. Wiec może dałoby się chociaż wszystko zeskanować? Może zatem warto też objąć zmianami także dawniejszą dokumentację dotyczącą zatrudnienia? Dla niemałej części akt osobowych upłynęło już 50 lat od ustania zatrudnienia.
Więcej nie znaczy lepiej. Przecież ilość akt osobowych nie stanowi wartości samej w sobie. Metody selekcji są stosowane na całym świecie. W Polsce również ich nie unikniemy. Lenin już dawno umarł?, a mi się wydaje że jest wciąż żywy. To właśnie w systemie przez niego wymyślonym realizowano projekty na miarę możliwości człowieka, jak zawracanie biegu rzek. Digitalizacja całości akt osobowych świetnie się na taki projekt nadaje. Od razu przypomina mi się cytat:
"To jest miś na miarę naszych możliwości. My tym misiem otwieramy oczy niedowiarkom! Mówimy: to jest nasz miś, przez nas zrobiony, i to nie jest nasze ostatnie słowo!" ;)
Takich oto dożyłem czasów że archiwalni marksiści zarzucają mi zbytni "zapał rewolucyjny" ;)
Kłopot tylko w tym że tu nie ma żadnej rewolucji. "Świadomość klasowa" (chodzi rzecz jasna o klasy z jrwa) każe niektórym archiwistom państwowym dodawać pseudonaukowe wywody do selekcjonowania dokumentacji masowej, a liczba uznanych kryteriów selekcjonowania sięga zdaje się szesnastu. Jeszcze jedno kryterium i będzie "Siedemnaście mgnień wiosny" (to brakujące kryterium to - materiałów archiwalnych ma być mało). To te kryteria są tym nieszczęsnym "misiem na miarę naszych możliwości".
Nie ilość akt stanowi o ich wartości, tylko akta stanowią wartość samą w sobie, czy to takie trudne do ogarnięcia?" Nowe narzędzia likwidują praźródło selekcji, czemu z tego nie spróbować skorzystać?
Mój koncept z perspektywy ap tak naprawdę niewiele zmienia - pozostałyby takimi skansenami czy rezerwatami selekcjonowania dokumentacji papierowej.
Tego mojego pomysłu nie będzie się dało realizować bez ADE i nie oznacza on przymusu skanowania. Może mieć jednak "skutek uboczny" - wręcz zakonserwuje stan obecny (mało kto zdecyduje się na skanowanie więc nie będzie ani brakowania ani przekazywania do ap).
Zatem daleko posunięta ostrożność jak najbardziej wskazana. I być może błędem byłoby wprowadzanie zmian dla dawnej dokumentacji równolegle z rozwiązaniami proponowanymi dla akt teraźniejszych. Ale można przy tej okazji o tym dyskutować.
Jeżeli w czyimś myśleniu zasadza się błędna logika, a tak jest zazwyczaj u zapalonych rewolucjonistów, to tak, jest to trudne do ogarnięcia. Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie. Kwestionowanie wartościowania dokumentacji podważa sens archiwalnych regulacji prawnych funkcjonujących w Polsce. Narodowy zasób archiwalny, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tworzy jedynie dokumentacja posiadająca wartość historyczną.
Sam pomysł skanowania całości akt osobowych zakrawa na "utopię" i jest wątpliwy nie tylko z archiwalnego punktu widzenia. Projekt założeń do projektu ustawy zakłada ułatwienia dla przedsiębiorców w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Propozycja skanowania akt osobowych z powodu rzekomej ich wartości historycznej podważa sans całej koncepcji.
Nawet wśród rewolucjonistów zdarzają się błędy i wypaczenia ;)
Z rewolucyjnym pozdrowieniem
Archiwalny marksista-leninista Marcin Kapała ;)
Cytat: Marcin Kapała w Sierpień 12, 2016,
Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie. Kwestionowanie wartościowania dokumentacji podważa sens archiwalnych regulacji prawnych funkcjonujących w Polsce. Narodowy zasób archiwalny, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tworzy jedynie dokumentacja posiadająca wartość historyczną.
Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie? A co na to historycy? A kto niby nadaje wartość tym aktom - archiwiści? Archiwista ma oceniać wartość źródła zamiast historyka? Historyk jest pośrednikiem między przeszłością a odbiorcą informacji o tej przeszłości, archiwista miał dotąd być pomocnikiem historyka, dla niego zabezpieczając i udostępniając źródła. Czasem też go w tym pośrednictwie zastępować - gdy odbiorca zamiast do efektów pracy historyka potrzebuje sięgnąć wprost do konkretnego dokumentu. Archiwista nie ma tworzyć źródeł historycznych (selekcjonując je wg własnego widzimisię),
tylko zachować jak najwięcej.Nowe narzędzia - te wszystkie dokumenty elektroniczne, internety i digitalizacje - zmniejszają rolę pośredników, dotyczy to zarówno historyków jak i archiwistów, tak jest i tak będzie, widzimy to przede wszystkim w zakresie dostępności archiwaliów.
Ale zmienia się też to co nazywamy wartościowaniem i kształtowaniem zasobu, w konsekwencji tracą też sens niektóre zasady tzw. opracowania.
Jeśli chodzi o podważanie sensu archiwalnych regulacji prawnych obowiązujących w Polsce to przede wszystkim należy zacząć od ustawowej definicji materiałów archiwalnych bo ona wypaczyła teorię archiwalną. Bo to zwykłe nieporozumienie jest. Sięgnij do PSA z 1974 r., zobacz co tam oznaczają materiały archiwalne. Brzmienie zapisów unza w oryginalnym brzmieniu z 1983 r. nie ma w tym kontekście żadnego sensu, bo "dokumentacja niearchiwalna" to jest twór pozasłownikowy, czyli nie wiadomo co. W konsekwencji, jak zakładasz nowy wątek na forum, dotyczący zmiany kwalifikacji akt osobowych z B50 na B10, to nie jestem pewien, czy chodzi o zmianę kwalifikacji, czy też tylko o skrócenie okresu przechowywania akt przeznaczonych do czasowego przechowywania.
Mój pomysł skanowania papierowych akt osobowych jest luźny, teoretyczny i dyskusyjny. Natomiast jego wadą na pewno nie jest założenie, że wszystkie akta osobowe mają wartość historyczną. Bo ją mają, i zawsze będę się o to kłócił.
Wyłącznie kwestie pozaarchiwalne są w stanie to zniweczyć.
W miarę śledzenia dyskusji nt. projektu założeń nabieram przekonania, że nie warto włączać tego pomysłu skanowania dawnych akt do obecnego planowanych konkretnych zmian legislacyjnych.
Cytat: Jarek w Sierpień 12, 2016,
Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie? A co na to historycy? A kto niby nadaje wartość tym aktom - archiwiści?
Wielokrotnie zastanawiałam się, skąd wiadomo, że te materiały są archiwalne, a inne nie. I zawsze mi wychodzi, że zależy to od archiwisty, często także od jego widzimisię. Niestety...
Stąd tak różna liczba jednostek pod nadzorem w poszczególnych archiwach (dokumentacja pewnych urzędów jest archiwalna tylko dla niektórych archiwów) itd.
A z drugiej strony tylko 5-10% naszych zasobów jest wykorzystywana (wiem, może być wykorzystana poźniej i to nie może byc argument).
Ale mam wrażenie, że cos robimy źle...
Można, oczywiście, wypracowywać różne kryteria dla akt osobowych jako materiałów archiwalnych, ale wszystkich przypadków nie da się w nich ująć. Więc w jakimś stopniu (pewnie najlepiej by było, żeby jednak jak najmniejszym) to będzie widzimisię archiwisty. Tam, gdzie funkcjonuje nadzór archiwalny, można takie wybory zweryfikować. Tylko, jeśli archiwista podejdzie do kryterium materiału archiwalnego zbyt rygorystycznie, to pewne akta osobowe, które powinny dostać kategorię "A", mogą trafić na przemiał. Bo czy nadzór wszystko wyłapie? Czy będzie dokładnie i rzetelnie sprawdzał każdą teczkę akt osobowych? Wątpię.
W naszym archiwum wyodrębnionym, gdzie nie funkcjonuje nadzór archiwalny MSWiA i gdzie brak jest profesjonalnego personelu archiwalnego, problem ten wygląda bardzo kiepsko, ale cóż ... Takie życie.
Wprowadzenie terminów materiał archiwalny i dokumentacja niearchiwalna to próba przełożenia na język prawny tego, co w archiwistyce funkcjonowało już od bardzo dawna. Można dyskutować nad trafnością ustawowych definicji, w szczególności biorąc pod uwagę potoczne rozumienie materiału archiwalnego, czy to jednak coś zmienia w kwestiach wartościowania/kształtowania/selekcjonowania dokumentacji. W pismach NDAP z lat pięćdziesiątych możemy przeczytać, że akta spraw zakończonych należy podzielić na akta mające znaczenie trwałe: kategoria A i na akta mające znaczenie czasowe: kategoria B. To nic innego, jak selekcja dokumentacji i dzisiejszy podział na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
Myślę, że wartościowanie dokumentacji jest koniecznością i cyfryzacja nic tutaj nie zmieni. Masowa produkcja aktowa jest faktem, a nie jakimś archiwalnym fetyszem. Używając języka ekonomicznego - utracona w wyniku selekcji dokumentacja stanowi koszt alternatywny zachowanej dokumentacji o wartości trwałej. Rozumiem, że istnieje pokusa przechowywania dużej ilości danych w formie cyfrowej, przecież fizycznie ich nie widać, nie zajmują miejsca w magazynach, a powierzchnie dyskowe to dla wielu czysta abstrakcja. Obawiam się jednak, że postępując w ten sposób zagubimy istotne informacje w masie bezwartościowej dokumentacji. Już dzisiaj wielu użytkowników na to narzeka, i tutaj się zgadzam, chyba coś robimy źle. Możemy próbować zmieniać kryteria selekcji, jednak subiektywnego myślenia w pełni nie wyeliminujemy. Na końcu jest człowiek, archiwista z całą swoją wiedzą i doświadczeniem, który decyduje o wartości dokumentacji, nie nazywajmy jego subiektywnego myślenia pseudowartościwaniem. W przypadku akt osobowych kryteria mogą być jednak w dużym stopniu obiektywne, ponieważ tutaj istotni są ludzie i pamięć o nich, a nie wartość akt samych w sobie.
CytatMyślę, że wartościowanie dokumentacji jest koniecznością i cyfryzacja nic tutaj nie zmieni. Masowa produkcja aktowa jest faktem, a nie jakimś archiwalnym fetyszem.
Czy cyfryzacja nic nie zmieni? Coraz częściej odnoszę wrażenie, że w dyskusjach o przechowywaniu danych elektronicznych pomijamy podstawowe pytanie. Ile to będzie kosztowało? Może wartościowanie jest koniecznością, ale być może cyfryzacja pozwoli nam zmienić proporcje - tak aby zachowywanie informacji nie było wyjątkiem, ale właśnie brakowanie?
CytatObawiam się jednak, że postępując w ten sposób zagubimy istotne informacje w masie bezwartościowej dokumentacji. Już dzisiaj wielu użytkowników na to narzeka, i tutaj się zgadzam, chyba coś robimy źle.
Cóż, my może gubimy się w masie, ale czy za 50 lat nasi następcy też będą zagubieni? Co chwila pojawiają się nowe narzędzia do przetwarzania danych. Teraz na topie jest data mining, który opiera się na danych, które gdyby były papierowe to wg. naszych kryteriów szybko by je niszczono jako nie mające wielkiej wartości.
Już dzisiaj są narzędzia informatyczne które pozwalają na szybkie i automatyczne opracowywanie, indeksowanie wg. osób występujących na zdjęciach. Polecam zapoznanie się z programem Picasa, który pozwala na rozpoznawanie twarzy na zdjęciach. A myślę, że to dopiero początek i rozwój tego typu narzędzi to tylko kwestia czasu.
Cytat: Marcin Kapała w Sierpień 16, 2016,
Wprowadzenie terminów materiał archiwalny i dokumentacja niearchiwalna to próba przełożenia na język prawny tego, co w archiwistyce funkcjonowało już od bardzo dawna. Można dyskutować nad trafnością ustawowych definicji, w szczególności biorąc pod uwagę potoczne rozumienie materiału archiwalnego, czy to jednak coś zmienia w kwestiach wartościowania/kształtowania/selekcjonowania dokumentacji. W pismach NDAP z lat pięćdziesiątych możemy przeczytać, że akta spraw zakończonych należy podzielić na akta mające znaczenie trwałe: kategoria A i na akta mające znaczenie czasowe: kategoria B. To nic innego, jak selekcja dokumentacji i dzisiejszy podział na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
Myślę, że wartościowanie dokumentacji jest koniecznością i cyfryzacja nic tutaj nie zmieni. Masowa produkcja aktowa jest faktem, a nie jakimś archiwalnym fetyszem. Używając języka ekonomicznego - utracona w wyniku selekcji dokumentacja stanowi koszt alternatywny zachowanej dokumentacji o wartości trwałej. Rozumiem, że istnieje pokusa przechowywania dużej ilości danych w formie cyfrowej, przecież fizycznie ich nie widać, nie zajmują miejsca w magazynach, a powierzchnie dyskowe to dla wielu czysta abstrakcja. Obawiam się jednak, że postępując w ten sposób zagubimy istotne informacje w masie bezwartościowej dokumentacji. Już dzisiaj wielu użytkowników na to narzeka, i tutaj się zgadzam, chyba coś robimy źle. Możemy próbować zmieniać kryteria selekcji, jednak subiektywnego myślenia w pełni nie wyeliminujemy. Na końcu jest człowiek, archiwista z całą swoją wiedzą i doświadczeniem, który decyduje o wartości dokumentacji, nie nazywajmy jego subiektywnego myślenia pseudowartościwaniem. W przypadku akt osobowych kryteria mogą być jednak w dużym stopniu obiektywne, ponieważ tutaj istotni są ludzie i pamięć o nich, a nie wartość akt samych w sobie.
Uważam poglądy, jakie przedstawiasz są szkodliwe dla współczesnej archiwistyki, wymaga to zatem odpowiedzi. Więc po kolei:
Przepisy z lat 50. i 60. posługiwały się się jedynie terminem materiały archiwalne, rozróżniając wśród nich te o trwałej i czasowej wartości, przy czym rozróżnienie to nie było ostre, ówczesnym archiwistom starczyło chyba na tyle rozsądku, żeby nie próbować tworzyć takich rozróżnień. Nie ma czegoś takiego jak "potoczne rozumienie materiału archiwalnego", są tylko ustawowe i słownikowe definicje. Ustawowa "dokumentacja niearchiwalna" stała się tworem słabo objętym ochroną prawną i źródłem surowców wtórnych. Teoria selekcję dokumentacji odsuwa w czasie, by minimalizować błędy (co moim zdaniem też okazało się fałszywym założeniem), bo tak naprawdę archiwiści en masse nie mają żadnej wiedzy by wartość historyczną takiej dokumentacji ocenić, w praktyce zachowujemy wszystko co tylko jest odpowiednio stare.
Masowa produkcja aktowa jest faktem - fetyszem jest jedynie konieczność jej brakowania. "Pokusa brakowania" bez względu na postać dokumentacji zyskała rangę obligatoryjności w kanonie nauczania archiwistów i mam wrażenie że jesteś ofiarą tego edukacyjnego błędu.
Jeśli ktoś twierdzi że "zagubimy istotne informacje w masie bezwartościowej dokumentacji" w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej, to chyba nie ma pojęcia o dokumentacji elektronicznej. Ewentualnie zwyczajnie nie umie albo nie chce szukać. Jacy użytkownicy rzekomo narzekają że nie mogą czegoś odszukać w masie informacji? Mówisz o papierze czy o dokumentacji elektronicznej? Poszukaj czegoś w NAC-owym audiovisie, poczytaj sobie trochę o właściwościach dokumentu elektronicznego i o tym czym są metadane, i jak je można wykorzystać do wyszukiwania danych. I dopiero potem próbuj o tym dyskutować. Wyszukiwarki internetowe nie próbują usuwać danych tylko je przeszukiwać, przyjmij to jako punkt wyjścia.
Archiwista wartościujący dokumentację jest najsłabszym ogniwem dotychczasowego systemu, nawet nie chcę tego oceniać bo wielu archiwistów robiło to i robi w dobrej wierze, i z największym zaangażowaniem i wiedzą. Ale niestety nie wszyscy i jest to wada systemu, a nie kadrowa. Brakowano nieraz dokumentację w sposób wołający o pomstę do nieba, i to najczęściej podnoszą korzystający z zasobu archiwów.
Nie wiem co mam zrobić z Twoim twierdzeniem, że "kryteria mogą być jednak w dużym stopniu obiektywne, ponieważ tutaj istotni są ludzie i pamięć o nich, a nie wartość akt samych w sobie." To jest taki marksizm który próbuje mieć "ludzką twarz". A tutaj jednak chodzi o wszystkich ludzi, bez względu na takie czy inne kryteria wartościowania akt osobowych. Czyli wartość mają akta zarówno stróża, robotnika, jak i inżyniera czy dyrektora. Problemem jest tu jedynie archiwista ze swoim punktem widzenia, w którym akta osobowe jednych warte są zachowania, a innych nie.
Archiwista który nie będzie starał się
zachować jak najwięcej stanie się jedynie zbędnym pośrednikiem w dostępie do dokumentacji. Jeśli tego nie rozumiesz to raczej pomyśl o zmianie zawodu.
Zgadzam się w pełni z zasadą "zachowania jak najwięcej".
Cytat: Jarek w Sierpień 17, 2016,
Uważam poglądy, jakie przedstawiasz są szkodliwe dla współczesnej archiwistyki, wymaga to zatem odpowiedzi.
Zachowujmy więc 100% dokumentacji. Po co bawić się w całą kwalifikację archiwalną, przecież można wszystkim aktom nadać kategorię A, zresztą nie będziemy musieli wówczas używać sformułowania kategoria A. Najlepiej jeszcze wszystko zdigitalizować, ponieważ współczesna technika i tak pozwoli nam odnaleźć to co wartościowe. Piszę to trochę z przekąsem. Nie wiem, czy Twoje zaangażowanie to tylko archiwalny zapał rewolucyjny, czy krucjata.
Cytat: Jarek w Sierpień 17, 2016,
Przepisy z lat 50. i 60. posługiwały się się jedynie terminem materiały archiwalne, rozróżniając wśród nich te o trwałej i czasowej wartości, przy czym rozróżnienie to nie było ostre, ówczesnym archiwistom starczyło chyba na tyle rozsądku, żeby nie próbować tworzyć takich rozróżnień.
W latach 50-tych, 60-tych nie używano sformułowania dokumentacja niearchiwalna, co nie oznacza, że nie dostrzegano problemu wartościowania akt. Widzę, że jesteś jedną z ofiar tego niezbyt fortunnego pojęcia prawnego. Pierwotnie ustawa archiwalna mówiła o materiałach archiwalnych i pozostałej dokumentacji, dopiero w aktach wykonawczych można było przeczytać definicję dokumentacji niearchiwalnej. Kontrowersyjne jest zresztą samo definiowane pojęcie, a nie jego definicja, która jest tożsama z aktami mającymi znaczenie czasowe. Wytyczne z lat pięćdziesiątych przewidywały, że po upływie okresów przechowywania takie akta mogły być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwej władzy archiwalnej. Sugerowano wówczas przynajmniej 10-letni okres przechowywania dla akt osobowych.
Cytat: Jarek w Sierpień 17, 2016,
Nie ma czegoś takiego jak "potoczne rozumienie materiału archiwalnego", są tylko ustawowe i słownikowe definicje. Ustawowa "dokumentacja niearchiwalna" stała się tworem słabo objętym ochroną prawną i źródłem surowców wtórnych. Teoria selekcję dokumentacji odsuwa w czasie, by minimalizować błędy (co moim zdaniem też okazało się fałszywym założeniem), bo tak naprawdę archiwiści en masse nie mają żadnej wiedzy by wartość historyczną takiej dokumentacji ocenić, w praktyce zachowujemy wszystko co tylko jest odpowiednio stare.
Wbrew temu, co piszesz istnieje potoczne rozumienie materiału archiwalnego . Dowodzi tego moja wieloletnia praktyka i kontakt z ludźmi, których wiedza archiwalna ogranicza się to tego, że materiały archiwalne to wszystkie akta zgromadzone w archiwum.
Cytat: Jarek w Sierpień 17, 2016,
Jeśli ktoś twierdzi że "zagubimy istotne informacje w masie bezwartościowej dokumentacji" w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej, to chyba nie ma pojęcia o dokumentacji elektronicznej. Ewentualnie zwyczajnie nie umie albo nie chce szukać. Jacy użytkownicy rzekomo narzekają że nie mogą czegoś odszukać w masie informacji? Mówisz o papierze czy o dokumentacji elektronicznej? Poszukaj czegoś w NAC-owym audiovisie, poczytaj sobie trochę o właściwościach dokumentu elektronicznego i o tym czym są metadane, i jak je można wykorzystać do wyszukiwania danych. I dopiero potem próbuj o tym dyskutować. Wyszukiwarki internetowe nie próbują usuwać danych tylko je przeszukiwać, przyjmij to jako punkt wyjścia.
Popełniasz zasadniczy błąd. Nie porównuj danych w audiovisie do masy danych, które tworzone będą w przyszłości w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją. To nie ta skala. Metadane będą oczywiście ułatwiały poruszanie się po zasobie, ale nie dadzą 100% gwarancji wyszukiwawczej. Nie odnaleziony dokument równa się tak naprawdę dokumentowi zniszczonemu - nie możemy uzyskać utrwalonej na nim informacji. Jeżeli metadane załatwiają wszystko, to już dzisiaj zrezygnujmy z klasyfikacji dokumentacji w systemach EZD.
Cytat: Jarek w Sierpień 17, 2016,
Nie wiem co mam zrobić z Twoim twierdzeniem, że "kryteria mogą być jednak w dużym stopniu obiektywne, ponieważ tutaj istotni są ludzie i pamięć o nich, a nie wartość akt samych w sobie." To jest taki marksizm który próbuje mieć "ludzką twarz". A tutaj jednak chodzi o wszystkich ludzi, bez względu na takie czy inne kryteria wartościowania akt osobowych. Czyli wartość mają akta zarówno stróża, robotnika, jak i inżyniera czy dyrektora. Problemem jest tu jedynie archiwista ze swoim punktem widzenia, w którym akta osobowe jednych warte są zachowania, a innych nie.
Nie będę rozpisywał się na temat obiektywności kryteriów wartościowania akt osobowych. Przy założeniu, które reprezentujesz, żadne argumenty nie mają sensu. Rozumiem, że towarzyszy Ci romantyczne założenie o historycznej wartości każdego dokumentu. Romantyzm jest charakterystyczny dla rewolucjonistów (więc to jednak zapał rewolucyjny). Moje poglądy, które nie są w środowisku archiwalnym odosobnione, są bardziej konserwatywne. Możesz mi zarzucać wstecznictwo, ale nie leninizm i szkodliwość poglądów dla współczesnej archiwistyki. Argumenty których używasz kwestionują tak naprawdę porządek prawny dotyczący obowiązującego dziś systemu archiwalnego, albo wynikają z niezrozumienia tego systemu, w co osobiście nie wierze.
Dyskusje z Tobą powodują że czuję się nie rewolucjonistą a jedynie nauczycielem. I z każdą kolejną dyskusją niestety Twoje szanse na pozytywną ocenę w dzienniczku maleją.
To ani rewolucja, ani krucjata, tylko próba nadążenia za zmianami, i próba naprostowania niektórych bzdur którymi archiwistyka obrosła przez dziesięciolecia.
To Twoje "potoczne rozumienie materiału archiwalnego" to właśnie nic innego jak definicja słownikowa, ta nieszczęsna "dokumentacja niearchiwalna" tylko namieszała ludziom i archiwistom w głowach.
Dokąd będziemy mieli (a będziemy mieli) dokumentację papierową nie unikniemy oceny wartości i kwalifikacji, nie ma się co czarować, wiele razy powtarzałem że w przypadku papieru nie da się przechowywać wszystkiego. Ale można zerwać z fikcją oceny "wartości historycznej" dla dokumentacji bieżącej, bez rezygnacji z kwalifikacji. Nowe jrwa poszerzają ilość dokumentacji kat. A, a pewną makulaturą stają się tylko takie grupy dokumentacji, którym inne przepisy wskazują minimalny okres przechowywania.
Gdybyś popracował trochę w mocno zelektronizowanym urzędzie (u nas EZD mamy już 5 lat, do tego systemy dziedzinowe), to zorientowałbyś się jakie szanse daje informatyzacja. Pewne grupy dokumentacji stają się elektroniczne a inne znikają, bo zastępują je dane w publicznych rejestrach, czy wewnętrznych systemach dedykowanych. To jest ogromna ilość danych (samych spraw elektronicznych jest u nas ponad 50 tys. rocznie), ale dość łatwych do przeszukiwania, ewentualne problemy powodują albo ludzie (sporadyczne błędy przy wpisywaniu metadanych) albo sam program (konfiguracja wyszukiwarki, relacje między metadanymi), a nie dokumenty same w sobie czy ich ilość. W ADE będziemy mieli miliony spraw, ale nie będzie różnicy w przeszukiwaniu 10 czy 20 milionów spraw. Dane dziś brakowane jako dokumenty papierowe w ogóle nie trafią do EZD i konsekwencji do ADE, i to raczej jest nasza perspektywa selekcji.
Gdybyś popracował trochę w jednostce gdzie dokumenty i sprawy papierowe sąsiadują z elektronicznymi, to uświadomiłbyś też sobie że zarzucanie systemom i danym informatycznym, że nie dają 100% gwarancji wyszukania danych - to zwykłe nieporozumienie wobec dokumentacji papierowej, gdzie skuteczność wyszukania bywa o rząd wielkości niższa. Nieodnalezienie dokumentu oznacza albo że go nie ma i nie było, albo że źle szukamy, tak przynajmniej powinien podchodzić do tego rasowy archiwista.
Piszesz "Jeżeli metadane załatwiają wszystko, to już dzisiaj zrezygnujmy z klasyfikacji dokumentacji w systemach EZD". Tu znowu wychodzi Twój brak doświadczenia pracy w EZD - klasyfikacja dokumentacji to też są jej metadane, mało tego, te nasze archaiczne symbole klasyfikacyjne i spisy spraw, i tytuły spraw pozwalają niekiedy znaleźć co trzeba gdy zawodzi wyszukiwanie metadanych uważanych w pracy bieżącej za podstawowe (dane wnioskodawcy, daty).
Użyłeś określenia "obowiązujący dziś system archiwalny". Moglibyśmy mówić o czymś takim, gdybyśmy mieli spójne logicznie i terminologicznie przepisy oraz teorię archiwalną, tymczasem tego nie ma. Mamy słownik z 1974 r. który ma się nijak do obecnych problemów archiwistyki, i mamy ustawę z 1983 r., wielokrotnie nowelizowaną, by jakoś nadążyć za zmieniającym się światem, ale już kompletnie nielogiczną z punktu widzenia teorii. Największe nieporozumienie to obecna ustawowa definicja materiałów archiwalnych.
W moim podejściu nie ma żadnego romantyzmu, jestem praktykiem a nie teoretykiem. Musiałem kiedyś zacząć grzebać w tych definicjach, słownikach, ustawach i dekretach, bo dotychczasowe dogmaty archiwistyki nie trzymają się kupy i często nie mają sensu w praktyce. Określmy na nowo cele, stwórzmy spójny system definicji i zasad, oceńmy jakie mamy obecnie możliwości i spróbujmy zachować jak najwięcej przy pomocy dostępnych narzędzi. Jeśli nie chcesz, czy nie umiesz w tym uczestniczyć, to przynajmniej nie przeszkadzaj.
Czujesz się nauczycielem. Niestety nie będę respektował Twojego uzurpatorskiego autorytetu w naszej dyskusji. Głosisz prawdy objawione, z którymi nikt nie ma prawa dyskutować. Ewidentnie brak Ci jednak perspektywy. Punkt widzenia ogranicza się do Urzędu, w którym jesteś zatrudniony. Jak sądzę, kontakt z użytkownikami AP też jest Ci obcy.
Słowniki mają to do siebie, że się dezaktualizują. Trudno uznawać definicję materiału archiwalnego sprzed czterdziestu lat za obowiązującą. Dzisiaj słownikowe rozumienie tego terminu można uznać najwyżej za potoczne. Problemy terminologiczne niczego jednak nie zmieniają w kwestii selekcji archiwalnej. Przecież dawny słownik archiwalny dzieli wszelkie dokumenty na kwalifikujące się do trwałego przechowywania lub czasowego przechowywania w archiwum. Mam wrażenie, że popełniasz błąd logiczny. Dawne pojęcie materiału archiwalnego zestawiasz z jego dzisiejszym prawnym znaczeniem. Takie rozumowanie może rzeczywiście doprowadzić do wniosku, że wszystkie akta mają wartość trwałą.
Metody selekcji, proporcje kwalifikacji archiwalnej i jej kryteria mogą być przedmiotem dyskusji ale nie zmienia to faktu, że wciąż wartościujemy dokumentację. Przechowywanie wszystkiego jest ułudą. Większość dokumentacji, powtarzam większość i tak nie posiada wartości trwałej i nie można jej uznać za archiwalia, nawet przy zmienionych proporcjach. Rozumiem, że informatyka daje olbrzymie możliwości, a metadane ułatwiają wyszukiwanie informacji, ale czy to oznacza, że mamy teraz trwale przechowywać dokumenty, które od dawna są przez archiwistów/historyków uznane za "makulaturę".
Klasyfikacja archiwalna jest jednak przydatna. Cieszę, że to piszesz. Pominięcie jej w metadanych byłoby jednak problem, co dowodzi, że pozostałe kryteria wyszukiwawcze mogą jednak zawodzić. Myślałem już, że czeka nas informatyczny powrót do kancelarii austriackiej. Wówczas przechowywanie wszystkiego byłoby autentyczną koniecznością.
Najpierw ad personam.
Brak perspektywy zarzuca mi pracownik oddziału archiwum państwowego (czyli konkretnego małego urzędu). Wydaje Ci się że masz większą niż ja perspektywę bo kontrolujesz jednostki na swoim terenie? Protokoły kontroli są dostępne w BIP, jest to pouczająca lektura, dostępna dla każdego, więc i ja tam zaglądam.
Z kolei ja proponuję żebyś zaglądnął jeszcze raz do słownika archiwalnego i poczytał na czym polega kształtowanie zasobu - oprócz nadzoru (czyli kontroli) masz tam też instruktaż (czyli wszelkie działania szkoleniowe). Jedno szkolenie warte więcej niż pięć kontroli.
Nie tylko czuję się, ale i jestem nauczycielem/szkoleniowcem, myślę że mam w tym większe doświadczenie niż Ty. Przeprowadziłem dobrze ponad setkę szkoleń w zakresie postępowania z dokumentacją, zarówno w swoim urzędzie, jak i dla innych jednostek w całej Polsce, od jednostek gminnych począwszy do urzędów centralnych.
Poza tym od dobrych paru lat moderuję dział "Archiwa zakładowe" na tym forum, doradzając ludziom w rozwiązywaniu problemów w postępowaniu z dokumentacją - i chyba skutecznie, skoro docenił to nawet Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Pojawiłeś się na tym forum niedawno i wiązałem nadzieje z tym pojawieniem się (nawet polecałem Cię jako moderatora nowego działu). Ale potem zacząłeś pisać to co piszesz i czar prysł. Żeby tu zaistnieć trzeba mieć wiedzę, a nie przenosić martwe wątki do swojego działu, pouczać w kwestiach o których masz mniejsze pojecie niż ci których próbujesz pouczać, przywoływać ni w pięć ni w dziewięć kancelarię austriacką, i dyskutować samemu ze sobą.
Cała Twoja wiedza to ustawa, kilkanaście rozporządzeń, trochę nieaktualnych normatywów, kilka podręczników i kilkanaście (góra kilkadziesiąt) artykułów. Większość w internecie, do wyszukania w ciągu kilu minut. Skąd pomysł że Ty je znasz a inni nie?
A tak w ogóle to byłem też kiedyś pracownikiem archiwum państwowego, myślę że miałem wtedy większy kontakt z użytkownikami ap (mimo że trwało to krótko), niż Ty jako pracownik nadzoru.
W dyskusji na tym forum liczę na rzeczowe argumenty, byśmy wspólnie wypracowali jakiś pogląd który ma potem wpływ na postępowanie z dokumentacją. Nie zależy mi czy to mój koncept zwycięży, liczy się prawda i efekt. Jak ktoś się do mnie przypieprza tylko po to żeby jakoś zaistnieć na forum, a nie ma wiedzy, to nie odpuszczę, i zawsze będę tutaj takie zachowania tępić.
Teraz ad rem.
CytatWiększość dokumentacji, powtarzam większość i tak nie posiada wartości trwałej i nie można jej uznać za archiwalia, nawet przy zmienionych proporcjach. Rozumiem, że informatyka daje olbrzymie możliwości, a metadane ułatwiają wyszukiwanie informacji, ale czy to oznacza, że mamy teraz trwale przechowywać dokumenty, które od dawna są przez archiwistów/historyków uznane za "makulaturę".
To jest istota problemu. Skąd ta pewność, że większość dokumentacji nie posiada trwałej wartości? Z "Kapitału" Marksa? Co znaczy "od dawna"? O dawna wiadomo że trójpolówka jest dobra. Kto dziś stosuje trójpolówkę? Co to za "archiwiści/historycy", czy to tacy co uznają tylko materializm historyczny? Historycy to użytkownicy archiwów, archiwiści to archiwiści. Najwyższy czas to marksistowskie myślenie wywalić na śmietnik. Jedyne co teraz możemy to
zachować jak najwięcej. Inaczej będą nas (archiwistów) uważać za idiotów.
Widzę, że dyskusja zaszła za daleko. Nie zamierzam jej kontynuować, tam gdzie się rodzą emocje kończy się merytoryczna rozmowa. Poraża mnie Twoja arogancja. Rozumiem, że jesteś na forum aktywny od samego początku i docenił to sam Naczelny Dyrektor. Osobiście również to doceniam. Myślę, że pomogłeś w ten sposób wielu osobom. Nie uprawnia Cię to jednak do impertynencji. Aktywność na forum niczego nie musi dowodzić. Wiele znanych dla archiwistyki nazwisk nie jest na forum obecnych. Moje poglądy mają swoje odzwierciedlenie w metodyce archiwalnej i nie są niczym odkrywczym. Nie będę jednak wychwalał samego siebie dla uzasadnienia swoich racji.
Przychylam się do zdania kolegi Kapały. W toku dyskusji o EZD było to samo - kolega Jarek zaprezentował się jako jedyny znawca tematu, a wszystkie inne poglądy były przez niego wyśmiewane, i to jeszcze w taki bardzo niemiły sposób. W archiwistyce ścierają się różne poglądy i trzeba umieć to zrozumieć, a nie obrażać dyskutantów czy powoływać się na wyróżnienia ze strony Naczelnego Dyrektora AP.
Kolego Robercie2000, ścieranie się poglądów wymaga jakiegoś poziomu wiedzy i doświadczenia u ścierających się, natomiast w przypadku dysproporcji możemy mówić o dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem, albo o korzystaniu z nich. Jeśli ktoś próbuje głosić poglądy z perspektywy znawcy, a okazuje się w dyskusji, że nie ma na jakiś temat wiedzy i doświadczenia, to raczej powinien spróbować zrozumieć swój błąd, a nie obrażać się. Udzielamy się na tym forum m.in. albo po to żeby się dzielić wiedzą, albo żeby dyskutować na równi z innymi, albo żeby się uczyć od innych, i nikt nie ma tu roli przypisanej na stałe. Masz wiedzę o archiwach wyodrębnionych większą niż inni, ale proszę zrozum, że są też tacy którzy wiedzą choćby o takim EZD więcej niż Ty.
Cytat: Marcin Kapała w Sierpień 19, 2016,
Widzę, że dyskusja zaszła za daleko. Nie zamierzam jej kontynuować, tam gdzie się rodzą emocje kończy się merytoryczna rozmowa. Poraża mnie Twoja arogancja. Rozumiem, że jesteś na forum aktywny od samego początku i docenił to sam Naczelny Dyrektor. Osobiście również to doceniam. Myślę, że pomogłeś w ten sposób wielu osobom. Nie uprawnia Cię to jednak do impertynencji. Aktywność na forum niczego nie musi dowodzić. Wiele znanych dla archiwistyki nazwisk nie jest na forum obecnych. Moje poglądy mają swoje odzwierciedlenie w metodyce archiwalnej i nie są niczym odkrywczym. Nie będę jednak wychwalał samego siebie dla uzasadnienia swoich racji.
Impertynencja, arogancja. Takie zarzuty mogę przyjmować tylko od osób które wiedzą więcej ode mnie. Wiele z tych osób - mam szczęście wciąż się od nich uczyć - nie jest obecnych na tym forum.
Jak sam zauważyłeś, Twoje poglądy nie są niczym odkrywczym.
To nie dyskusja zaszła za daleko, tylko - skoro nie zamierzasz tutaj niczego kontynuować - wreszcie możemy do niej wrócić.
Wrócę do kwestii skanowania akt osobowych. Myślę że warto poważnie pomyśleć nad tym co będzie z nowymi (po zmianie przepisów) papierowymi aktami osobowymi pracowników ze sfery państwowego zasobu. Ciekaw jestem ile osób rocznie przestaje być pracownikami we wszelkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych? Czy dałoby się z kolei ocenić liczę pracowników tych jednostek które są pod nadzorem ap?
Cytat: Jarek w Sierpień 21, 2016,
Impertynencja, arogancja. Takie zarzuty mogę przyjmować tylko od osób które wiedzą więcej ode mnie. Wiele z tych osób - mam szczęście wciąż się od nich uczyć - nie jest obecnych na tym forum. Jak sam zauważyłeś, Twoje poglądy nie są niczym odkrywczym. To nie dyskusja zaszła za daleko, tylko - skoro nie zamierzasz tutaj niczego kontynuować - wreszcie możemy do niej wrócić.
Nikt na nikogo się nie obraża. Nie zamierzam brać udziału w polemice, którą chciałbyś sprowadzić do licytacji na zasługi. Poniżej mojej godności jest również próba dezawuowania interlokutora, na podstawie informacji z netu. Tylko słabość argumentów może do tego skłaniać. Mam satysfakcję, ponieważ w dyskusji ze mną tylko to Ci zostało. Szkoda jedynie, że nie potrafisz tego zrozumieć. Każdy, kto ma gruntowną wiedzę archiwalną potrafi zweryfikować luki w Twoim wykształceniu. Jeżeli chcesz się jeszcze czegoś nauczyć, najpierw zacznij od pokory.
Przeczytałem jeszcze raz swoje i Twoje posty Jarku. Nie pozostaje nam nic innego niż pozostać przy swoim zdaniu, wyciągnąć dłoń na zgodę i podziękować za polemikę. Chyba nie chodzi o to, żeby robić z siebie wrogów. Czas pokaże, który wariant zwycięży. Przepraszam, jeżeli, któryś z moich postów Cię uraził.
Ja ze swej strony dziękuję.
Cytat: Marcin Kapała w Sierpień 22, 2016,
Poniżej mojej godności jest również próba dezawuowania interlokutora, na podstawie informacji z netu. Tylko słabość argumentów może do tego skłaniać.
Wyjaśnij proszę co miałeś na myśli, bo nie bardzo rozumiem.
Chcesz to dalej ciągnąć? Szkoda czasu i energii. Czy poniższy wpis nie wygląda, jak krótka "kwerenda" z netu.
Cytat: Jarek w Sierpień 19, 2016,
Najpierw ad personam
Brak perspektywy zarzuca mi pracownik oddziału archiwum państwowego (czyli konkretnego małego urzędu). Wydaje Ci się że masz większą niż ja perspektywę bo kontrolujesz jednostki na swoim terenie? Protokoły kontroli są dostępne w BIP, jest to pouczająca lektura, dostępna dla każdego, więc i ja tam zaglądam.
Nie zamierzam tego komentować, ani prostować.
Jako osoba, która kilka latek przepracowała w komórce kontrolnej, a i w obecnej pracy czasami jeżdżąca na kontrole, muszę stwierdzić, że prowadzenie kontroli a zapoznanie się z ich wynikami w postaci protokołów kontrolnych to jednak trochę to inne perspektywy.
Cytat: Marcin Kapała w Sierpień 23, 2016,
Chcesz to dalej ciągnąć? Szkoda czasu i energii. Czy poniższy wpis nie wygląda, jak krótka "kwerenda" z netu.
Cytat: Jarek w Sierpień 19, 2016,
Najpierw ad personam
Brak perspektywy zarzuca mi pracownik oddziału archiwum państwowego (czyli konkretnego małego urzędu). Wydaje Ci się że masz większą niż ja perspektywę bo kontrolujesz jednostki na swoim terenie? Protokoły kontroli są dostępne w BIP, jest to pouczająca lektura, dostępna dla każdego, więc i ja tam zaglądam.
Nie zamierzam tego komentować, ani prostować.
Przepychanek nie warto kontynuować, ale warto wyjaśniać nieporozumienia. Tutaj nieporozumienie polega zdaje się na tym, że żadnej "tematycznej kwerendy" w necie przy okazji tej dyskusji nie było, bez przesady. Dane o miejscu pracy (i Twoim, i moim, i wielu innych) są powszechnie dostępne, podobnie jak dokumentacja kontroli z całej Polski. Te protokoły mogą być źródłem wiedzy dla każdego archiwisty, zarówno w zakresie sposobu postępowania z dokumentacją w różnych jednostkach, jak i w zakresie metodyki kontroli.
Tu nawiążę do Twojego postu Robercie2000 - mnie też zdarzało się prowadzić kontrole archiwów (ale z innej ustawy), różnica perspektywy dotyczy przede wszystkim bycia kontrolującym albo bycia kontrolowanym. Ostatecznie jednak liczy się wyłącznie to co jest w ustaleniach ujętych w protokole, zaleceniach i czy te zalecenia wykonano.
Jak rozumiem, wracamy już do tematu.
pozdrawiam
Jarek
Cytat: Jarek w Sierpień 21, 2016,
Wrócę do kwestii skanowania akt osobowych. Myślę że warto poważnie pomyśleć nad tym co będzie z nowymi (po zmianie przepisów) papierowymi aktami osobowymi pracowników ze sfery państwowego zasobu. Ciekaw jestem ile osób rocznie przestaje być pracownikami we wszelkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych? Czy dałoby się z kolei ocenić liczę pracowników tych jednostek które są pod nadzorem ap?
Pod nadzorem ap znajduje się ok. 10 000 podmiotów. Jeżeli przyjmiemy, jako średnią 50 pracowników, wychodzi pół miliona zatrudnionych.
Z danych Fundacji Republikańskiej wynika natomiast, że w roku 2013 w całej sferze publicznej było zatrudnionych 1 896 340 osób.
Też próbowałem grzebać w danych statystycznych, ale ze słabym efektem, tak myślę teraz że potrzeba nam trochę dokładniejszych informacji - ilości osób z tej sfery kończących zatrudnienie w danym roku.
Do tego do oszacowania jest jakaś średnia ilość stron dokumentów w zależności od tego jak długo pracowała dana osoba (to można wyliczyć), ilość megabajtów przy określonym formacie i parametrach skanowania.
Objętościowo takie zeskanowane akta można chyba porównać ze sprawą z EZD. Tak myślę jednak, że nawet jeśli tych akt byłoby 50 tys. rocznie to to jest i tak "nic" dla ADE. Spraw z EZD będzie tam kiedyś trafiało rocznie pewnie nawet kilkaset tysięcy. To są rzecz jasna takie szacunki "z dyńki wzięte", mogę się mylić nawet o rzędy wielkości. W kwestiach informatycznych trzeba polegać na testach i konkretnych danych, a nie na gdybaniu.
Dość pewne wydaje mi się jednak to że takie zeskanowane akta będą mogły mieć bardzo skromne metadane - dane jednostki, podstawowe daty, dane pracownika, i tylko w bardzo ograniczonym stopniu metadane dokumentów - to tak naprawdę zależałoby od tego czy skanowanoby akta do jednego pliku czy do wielu. W tym względzie większym wyzwaniem będą akta osobowe elektroniczne.
Media donoszą o coraz ciekawszych pomysłach w kontekście projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
DZIENNIK GAZETA PRAWNA ? FIRMA ZWOLNI ZA POMOCĄ E-MAILA ? ŁUKASZ GUZA
http://serwisy.gazetaprawna.pl/praca-i-kariera/artykuly/990884,dokumentacja-pracownicza-zwolnienie-e-mailem.html
CytatPracodawca będzie mógł zawrzeć lub rozwiązać umowę oraz prowadzić dokumentację w wersji elektronicznej. Akta przechowa tylko przez 10 lat. Firma będzie mogła gromadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej, a nie papierowej. Umowę o pracę zawrze za pośrednictwem e-maila, W tym samym trybie będzie mogła ją wypowiedzieć lub rozwiązać bez wymówienia. To tylko przykładowe propozycje zmian, jakie zawiera rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Realizuje on założenia pakietu dla przedsiębiorców (tzw. pakiet Morawieckiego). - To bardzo pozytywna i długo oczekiwana zmiana. Na pewno ułatwi prowadzenie działalności przez pracodawców i zatrudnianie na podstawie umów o pracę - podkreśla dr hab. Monika Cładoch, radca prawny z Kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP. Swoich obaw nie kryją za to związkowcy. Ich zdaniem tak szeroko ujęta zmiana wywoła problemy - w szczególności w zakresie rozwiązywania stosunku pracy.
...
CytatPierwsze pytanie, jakie nasuwa się w związku z proponowanymi zmianami, dotyczy tego, czy elektroniczną wersję dokumentów będą mogli stosować wszyscy pracodawcy, czy tylko ci, którzy dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z projektem jego posiadanie jest konieczne w przypadku tych akt, w których pracodawca i pracownik składają oświadczenia woli, a także mających istotny wpływ na przebieg zatrudnienia. Podpis będzie więc nieodzowny w razie np. zawierania lub rozwiązywania umowy o pracę za pośrednictwem e-maila.[/b] Firma musi jednak także przekazywać pracownikowi wiele informacji dotyczących zatrudnienia. W tych przypadkach podpis nie będzie konieczny. Każdy pracodawca za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie mógł np. przekazywać zatrudnionym informację o warunkach pracy (obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu), jego rozkładzie czasu pracy, przepisach antydyskryminacyjnych. To duże ułatwienie, ale może wywoływać wątpliwości. Na przykład projekt nie precyzuje wprost, czy przy złożeniu wypowiedzenia lub dyscyplinarki w wersji elektronicznej obie strony mają dysponować podpisem, czy też tylko ta wypowiadająca lub rozwiązująca umowę. W takim przypadku jedna strona nie będzie miała też pewności, że druga zapoznała się z treścią e-maila. To bardzo ważne ze względu na ustalenie, od kiedy biegnie okres wypowiedzenia umowy.
Projekt ustawy zakłada także stworzenie dwóch okresów przechowywania dokumentów. Na nowych zasadach ? czyli przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę ? będą przechowywane dokumenty dotyczące ubezpieczenia rozpoczętego po 31 grudnia 1999 r. Bez względu na to, czy to jest pierwsza praca, czy kolejna. Osoby, które zaczęły pracę przed 1 stycznia 1999 r. i nadal są zatrudnione, będą mogły spać spokojnie. Ich dokumenty sprzed reformy będą przechowywane przez 50 lat.
Czyli sam dziennikarz zauważył, że przy 10-letnim okresie przechowywania pracownik takiego spokojnego snu nie zazna.
...
CytatProjekt precyzuje za to sam sposób digitalizacji dokumentacji. Jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie akt wyłącznie w wersji elektronicznej, po dokonaniu ich konwersji z formy papierowej (zeskanowaniu) dokumenty w wersji papierowej odda pracownikowi lub je zniszczy. Ze względu na to, że tylko nieznaczna część pracowników dysponuje podpisem elektronicznym, zatrudniający będzie mógł tworzyć dokumenty w wersji papierowej, następnie je digitalizować (skanować), uwierzytelniać kwalifikowanym podpisem i przechowywać na elektronicznym nośniku informacji. Istotne jest to, że dzięki takim rozwiązaniom będzie mógł prowadzić m.in. elektroniczne akta osobowe oraz ewidencję czasu pracy. W takiej formie stworzy też np. plan urlopów oraz wyda świadectwa pracy.
Już widzę kompletność tych akt :)
Tylko to będzie problem poszczególnych osób (pojawi się też dopiero za kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, więc ludzie teraz nie wyjdą na ulice z tego powodu ), a nie ZUS....
http://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/1000791,e-archiwa-dokumentacja-pracownicza-musi-byc-bezpieczna.html
Co by było, gdyby nie było Internetu? :P
Prześledziłam ten wątek, bo bardzo interesuje mnie kwestia tzw. spraw hybrydowych, czyli takich w których znajdują się dokumenty papierowe z różnych względów nieodwzorowane cyfrowo a do których część dokumentów została wytworzona w postaci elektronicznej i znajduje się w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Czy polskie prawo (nie tylko archiwalne) zabrania takiego dokumentowania realizowanych spraw? Czy przy założeniu, że w systemie zostaną zrobione powiązania z dokumentem papierowym znajdującym się w teczce a w teczce będą odesłania do dokumentów elektronicznych, będzie możliwość prowadzenia straw hybrydowych i składania ich do archiwum zakładowego / brakowania w komórkach?
Z ciekawości przeczytałam odpowiedzi Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz NDAP i zwróciłam uwagę, że oba organy wyrażają wątpliwości co do ewentualnej takiej formy lub proponuje odstąpienie od możliwości prowadzenia dokumentacji osobowej w modelu mieszanym. W zasadzie nie wiadomo o jaki model mieszany chodzi projektodawcy - czy ma być dopuszczalna forma - jak to nazwałam - "spraw hybrydowych" czy model polegający na tym, że jedną teczkę osobową prowadzi się w postaci papierowej a drugą w postaci elektronicznej. Jednakże w odpowiedziach obu organów nie ma żadnej podstawy prawnej, która by zabroniła takich praktyk.
Nadmienię, że znany mi jest zapis ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mówiący o tym, że "organ X" ma obowiązek przechowywania nadsyłanych i gromadzonych dokumentów w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Znany mi jest również zapis ze standardu porządkowania materiałów archiwalnych, który brzmi: " Standard porządkowania materiałów archiwalnych obejmuje (...) ułożenie materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę".
Czy możecie mi pomóc w znalezieniu zapisów, które jednoznacznie by mówiły "tak można" tak nie można"?
I drugie pytanie mam o skład chronologiczny. Jakie warunki należy stworzyć, by móc rozmawiać o brakowaniu składu chronologicznego bezpośrednio w kancelarii. Pamiętajmy, że kancelaria nie jest komórką merytoryczną dla tych dokumentów i również o tym, że w składzie chronologicznym znajdują się dokumenty, których odwzorowania wchodzą do spraw o różnych kategoriach archiwalnych (również A).