Witam,
Może ktoś obeznany z tematem mógłby mi odpowiedzieć na kilka pytań związanych z archiwizowaniem i przekazywaniem dokumentów z kancelarii tajnej, którym zniesiono klauzulę tajności, do archiwum zakładowego?
Zwykła dokumentacja gromadzona jest w sprawy i klasyfikowana wg jrwa dla każdego wydziału osobno. Zakładam więc, że z tajną jest podobnie.
Skoro kancelaria tajna ma przechowywać dokumentację niejawną, to:
1. Co z dokumentacją jawną spraw w których część dokumentacji jest tajna? Dołącza się ją do tej w kancelarii, czy przechowuje w wydziale?
2. Jeżeli jest ona w wydziale jak później archiwizuj się taką teczkę?
3. Brakowanie przeprowadza się w kancelarii, a kto przygotowuje dokumentacje do przekazania do archiwum, po zdjęciu klauzuli: pracownik kancelarii czy wydział, który zajmował się sprawą?
Archiwizuje się całość akt sprawy. Tak więc, jeśli część tych akt jest niejawna, dołącza się akta jawne i tworzy teczkę w kancelarii tajnej. Oczywiście, z podziałem na komórki organizacyjne.
Jakie brakowanie? Chyba brakowanie "BC". Wtedy, tak - przeprowadza się ją w kancelarii tajnej po uprzedniej kontroli ze strony archiwisty.
Natomiast, jeśli akta są jawne, bo została zniesiona klauzula tajności, to archiwizujemy normalnie w komórce. Problem tylko jest taki, że ewidencja takich akt znajduje się w kancelarii tajnej.
Na wybrakowanie akt kat. Bc też konieczna jest zgoda archiwum państwowego.
Witam czy ktoś wyłączał już dokumentacje archiwalną w wydziale geodezji??
W znajomy starostwie przeprowadzili tą operację ze 2 lata temu. Wyłączali dokumentację nieprzydatną do pracy Wydziału kat. A i BE.
Cytat: loig04 w Maj 21, 2016,
Zwykła dokumentacja gromadzona jest w sprawy i klasyfikowana wg jrwa dla każdego wydziału osobno. Zakładam więc, że z tajną jest podobnie.
Trudno stosować dla dokumentacji niejawnej analogię do dokumentacji zwykłej. W przypadku dokumentów objętych klauzulami tajności nie ma spraw w rozumieniu systemu kancelaryjnego bezdziennikowego, ponieważ kancelaria tajna prowadzona jest w systemie dziennikowym. Szczegóły najlepiej sprawdzić w Rozporządzeniu RM w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz.U. Nr 276, poz. 1631)
Po zniesieniu klauzuli tajnosci, jest to dokumentacja jawna, więc postępujemy jak z dokumentacja jawną. W przypadku mieszanej dokumentacji teczkę zatrzymujemy w wydziale, traktując sprawę tajną jako nie zakończoną.