Witam. Mam problem z rozbudową wykazu akt. Chciałbym w klasie trzeciego rzędu o nr. 413 "świadczenia pomocy społecznej" dodać klasę niższego rzędu pt. "teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej" ale wszystkie klasy czwartego rzędu od numerów 4130 do 4139 są już zajęte, a następna jest już klasa trzeciego rzędu o nr. 414 i tytule "rodziny zastępcze". Pod jakim numerem moge dodać te "teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej" czy mogę utworzyć klasę piątego rzędu o nr. 41390 w klasie wyższej o nr. 4139 i tytule "Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej"?
Cytat
czy mogę utworzyć klasę piątego rzędu o nr. 41390 w klasie wyższej o nr. 4139 i tytule "Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej"?
Nie, chyba że ta teczka zbiorcza miałaby dotyczyć windykacji nienależnie pobranych świadczeń.
W zaistniałej sytuacji należałoby przeanalizować istniejące hasła od 4130 do 4139 - być może dałoby się któreś z nich połączyć, tak aby "zwolnić" jeden symbol klasyfikacyjny w podanym zakresie.
Najlepiej wklej tutaj te fragment Twojego JRWA - łatwiej będzie doradzić.
Cytat: Rovan w Kwiecień 09, 2016,
Cytat
czy mogę utworzyć klasę piątego rzędu o nr. 41390 w klasie wyższej o nr. 4139 i tytule "Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej"?
Nie, chyba że ta teczka zbiorcza miałaby dotyczyć windykacji nienależnie pobranych świadczeń.
W zaistniałej sytuacji należałoby przeanalizować istniejące hasła od 4130 do 4139 - być może dałoby się któreś z nich połączyć, tak aby "zwolnić" jeden symbol klasyfikacyjny w podanym zakresie.
Najlepiej wklej tutaj te fragment Twojego JRWA - łatwiej będzie doradzić.
http://www.fotosik.pl/zdjecie/pelne/6d80acbf5290fe50. Proszę bardzo link do zdjęcia z fragmentem wykazu akt
Widzę, że kilka klas piątego rzędu jest już dodanych do wykazu akt. Czy archiwum państwowe akceptowało te zmiany? Czy jesteście jednostką organizacyjną gminy/powiatu?
Aby "zwolnić" miejsce w iv rzędzie można np. wrzucić wszystkie zasiłki ujęte obecnie w klasach 4130-4132 do jednej klasy 4130 - "Zasiłki" rozbitej następnie w v rzędzie na klasy od 41300 do 41302. Wówczas wszystkie kolejne klasy iv rzędu "podskoczą" o dwa numery zwalniając tym samym klasy 4138 i 4139.
Wyglądałoby to tak:
413 - Świadczenia pomocy
4130 - Zasiłki
41300 - Zasiłki celowe
41301 - Zasiłki stałe
41302 - Zasiłki okresowe
4131 - Składki na ubezpieczenie
[...]
4137 - Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej
4138 - Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej
@MarcinP: piaty rząd zazwyczaj jest do przełknięcia przez AP (jeśli sie jego potrzebę dobrze uzasadni) :)
Cytat: MarcinP w Kwiecień 09, 2016,
Widzę, że kilka klas piątego rzędu jest już dodanych do wykazu akt. Czy archiwum państwowe akceptowało te zmiany? Czy jesteście jednostką organizacyjną gminy/powiatu?
Tak zaakceptowało. Jesteśmy miejską jednostką organizacyjną
Cytat: Rovan w Kwiecień 10, 2016,
Aby "zwolnić" miejsce w iv rzędzie można np. wrzucić wszystkie zasiłki ujęte obecnie w klasach 4130-4132 do jednej klasy 4130 - "Zasiłki" rozbitej następnie w v rzędzie na klasy od 41300 do 41302. Wówczas wszystkie kolejne klasy iv rzędu "podskoczą" o dwa numery zwalniając tym samym klasy 4138 i 4139.
Wyglądałoby to tak:
413 - Świadczenia pomocy
4130 - Zasiłki
41300 - Zasiłki celowe
41301 - Zasiłki stałe
41302 - Zasiłki okresowe
4131 - Składki na ubezpieczenie
[...]
4137 - Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej
4138 - Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej
@MarcinP: piaty rząd zazwyczaj jest do przełknięcia przez AP (jeśli sie jego potrzebę dobrze uzasadni) :)
Dziękuję za pomoc.
Proponujesz mu rewolucję w wykazie i to jeszcze w trakcie roku kalendarzowego. Osobiście nie jestem zwolennikiem rewolucji w wykazach akt bo później mamy takie coś co wprowadza się od 2011 roku. A pracownicy i tak tego nie łapią i stosują jedni stare inny nowe symbole.
Znałem kiedyś jedną jednostkę, która co roku zmieniała rzeczowy wykaz akt, zmieniając hasła i ich numerację jak jej w danej chwili pasowało. Brakować takie akta to był koszmar jeśli występowały na tym samym spisie a i tak pracownicy nie stosowali haseł w wykazu tylko jakieś swoje uproszczone.
Lepiej te teczki zbiorcze daj gdzieś na koniec unifikując np. Teczki zbiorcze świadczeniobiorcow pomocy społecznej
ps. widzę, że OPS-ie dla zasiłków dalej kategoria B5 a nie B10.
Jasne, że można dodać gdzieś na końcu klasy 41 obejmującej pomoc społeczną (o ile ta klasa też nie jest zajęta aż do 419 włącznie :)), tyle że autor wątku wyraźnie pytał o radę jak zmieścić dodatkową klasę iv rzędu w ramach klasy iii rzędu 413 i na tak sformułowane pytanie mu odpowiedziałem.
Do twojej rady jak tako uwag nie mam.
Nie znamy całości wykazy dotyczącego działalności merytorycznej. Może gdzieś indziej dałoby się to zgrabnie wcisnąć?
Pzdr.
Jakby się człowiek dobrze wczytał w JRWA zapewne by się dało wstawić tę klasę w sposób mniej "inwazyjny" od tego, który ja zaproponowałem.
Konsacz, jeśli masz jakieś wolne klasy III rzędu w klasie 41 idź za radą Bolka i dodaj teczki zbiorcze gdzieś na końcu pomocy społecznej.
Cytat: Rovan w Kwiecień 11, 2016,
Jakby się człowiek dobrze wczytał w JRWA zapewne by się dało wstawić tę klasę w sposób mniej "inwazyjny" od tego, który ja zaproponowałem.
Konsacz, jeśli masz jakieś wolne klasy III rzędu w klasie 41 idź za radą Bolka i dodaj teczki zbiorcze gdzieś na końcu pomocy społecznej.
Witam. Nie ma niestety wolnych klasy III rzędu w klasie 41 ponieważ wszystkie są już zajęte. Nasz dyrektor chce by wykaz akt był jak najszybciej zaktualizowany o nowe zadania, co wobec oporu kierownika i pracowników działu świadczeń pomocy środowiskowej wobec dokonywania zmian symboli kwalifikacyjnych w klasie 413 na nowe, oznacza że nie będą wprowadzane teczki zbiorcze w tym roku.
Cytat: konsacz w Kwiecień 20, 2016,
Witam. Nie ma niestety wolnych klasy III rzędu w klasie 41 ponieważ wszystkie są już zajęte. Nasz dyrektor chce by wykaz akt był jak najszybciej zaktualizowany o nowe zadania, co wobec oporu kierownika i pracowników działu świadczeń pomocy środowiskowej wobec dokonywania zmian symboli kwalifikacyjnych w klasie 413 na nowe, oznacza że nie będą wprowadzane teczki zbiorcze w tym roku.
Jeżeli nie chcesz bardziej gruntownej zmiany w klasie 41 JRWA, nie pozostaje Ci nic innego, jak stworzenie dla teczek zbiorczych hasła drugiego rzędu w klasie 4. Nie lubię, kiedy klasa drugiego rzędu jest samodzielnym hasłem klasyfikacyjnym, ale zdaje się że w Twoim przypadku nie ma innej możliwości. Uzasadnieniem dla takiego rozwiązania jest również fakt, że w teczkach zbiorczych będą przechowywane akta różnych świadczeń (opisanych w klasie 4), które przyznane zostały jednemu świadczeniobiorcy.
Witam. Chciałbym dodać do wykazu akt hasło trzeciego rzędu o symbolu 067, tytule "Udostępnianie i pozyskiwanie danych osobowych i informacji" i kat. B-5 a do niej dwie klasy czwartego rzędu: 0670 "udostępnianie danych osobowych i informacji na wniosek innych instytucji" oraz 0671 "wnioskowanie o udostępnienie danych osobowych do innych instytucji". Czy nie będzie to błąd jeśli podepnę je do klasy drogiego rzędu 06 pt. współdziałanie z innymi instytucjami i czy AP mi uzna taką zmianę?
Ochrona danych osobowych powinna się mieścić w ramach klasy 01 - Organizacja.
Klasa "Współdziałanie z innymi instytucjami" powinna ograniczać się do ustalania zasad współdziałania, obsługi organizacyjnej wyjazdów zagranicznych, udziału w zjazdach, konferencjach itp.
Po 2011 roku klasa ta została mocno okrojona, pierwotnie w JRWA dla JST, a w konsekwencji również w wykazach innych jednostek.
"Współdziałnie..." to nie śmietnik w który można wrzucać wszystko co popadnie (chociaż z doświadczenia wiem, że przez pracowników bardzo często tak właśnie jest traktowane) jeśli w jednej teczce jest zbieranina różnych zagadnień to później może być problem z brakowaniem. Zgadzam się z Rovan
Cytat: Rovan w Maj 26, 2016,
Klasa "Współdziałanie z innymi instytucjami" powinna ograniczać się do ustalania zasad współdziałania, obsługi organizacyjnej wyjazdów zagranicznych, udziału w zjazdach, konferencjach itp.
"Współdziałanie ..." powinno pracowników "parzyć" i być stosowane w sposób przemyślany.
Cytat: Kajka w Maj 29, 2016,
"Współdziałanie ..." powinno pracowników "parzyć" i być stosowane w sposób przemyślany.
W pełni popieram. Niestety przez lata utrwaliła się praktyka, w której urzędnicy traktowali teczki o takim tytule, jak teczkę "sprawy różne". Takie nawyki to zwykłe pójście na łatwiznę. Czasami trzeba się nieźle natrudzić, żeby znaleźć odpowiednie hasło w jrwa.