Muszę uporządkować alfabetycznie sporą część spisów zdawczo-odbiorczych akt osobowych ( nazwiska nie sa poukładane alfabetycznie, czasem 1 spis liczy z 200 pozycji) Mam je tylko w wersji papierowej. Zastanawiam się jak do tego podejść Czy mam sporządzić całkowicie nowy spis w i tam powciągać te, które są niealfabetycznie? Ingerować w stary spis i dawać strzałki? Pierwszy raz czymś się takim zajmuję i nie wiem jak do tego podejść.
Macie propozycje?
Dlaczego musisz to uporządkować alfabetycznie? Jeśli jest spis to nie widzę sensu aby w tym grzebać.
A od czego "pomoce ewidencyjny do akt osobowych". Zrób sobie alfabetyczny rejestr osób z odesłaniem do konkretnej sygnatury wynikającej ze spisów w wersji elektronicznej.
Zalecenie pokontrolne, muszę uporządkować spis alfabetycznie tzn wg nazwisk, nie mam spisów w wersji elektronicznej tylko papierowej.
No to wychodzi, że trzeba będzie zrobić zupełnie nowy spis. Zgodnie z zaleceniami.
Ja bym to wszystko przeklepała do komputera i kliknęła opcję "sortuj". Jeśli każą, to trzeba zrobić nowy spis. Sygnatury też każą zmienić? Ważne jest, by starego spisu nie wyrzucać, a na nowym dodać adnotację, że spis utworzony w oparciu o zalecenie pokontrolne nr... z dnia.... Ja bym tak zrobiła. Albo dodałabym po prostu alfabetyczny rejestr nazwisk wraz z sygnaturami, jako załącznik do spisu.
Cytat: Mona w Marzec 08, 2016,
Zalecenie pokontrolne, muszę uporządkować spis alfabetycznie tzn wg nazwisk, nie mam spisów w wersji elektronicznej tylko papierowej.
Kto tak durne zalecenia wydaje? Jeszcze rozumiem gdyby przekazywało się do AP. Ale w takim przypadku. :(
Z autopsji wiem, że kontrole potrafią wydawać jeszcze bardziej durne zalecenia pokontrolne.
Zalecenie zewidencjonowania ponownego tych akt osobowych uzasadnione byłoby w sytuacji kiedy istniejąca ewidencja (spisy) nie spełniają określonych wymogów, np. na jednym spisie umieszczono akta osobowe przynależne do różnych zespołów archiwalnych. W takim przypadku należałoby zalecenia wykonać. Będzie tu masa pracy, bo oprócz sporządzenia nowych spisów należy przesygnować jednostki archiwalne.
Natomiast, jeżeli spisy są sporządzone prawidłowo, można skorzystać z art. 21c ust. 4 ustawy archiwalnej (jeżeli nie upłynęły określone terminy). W takim przypadku wystarczyć powinno opracowanie pomocy archiwalnej do tych akt osobowych w postaci skorowidza (o czym była mowa wyżej).
pzdr
Dziękuję Wam wszystkim za odpowiedzi. Stwierdziłam, że najlepiej bedzie jak zrobię nowe spisy i dodam notkę, o której mówiła EwelinaP, Starych spisów oczywiście nie wyrzucam.
Cytat: muniekdm w Marzec 08, 2016,
No to wychodzi, że trzeba będzie zrobić zupełnie nowy spis. Zgodnie z zaleceniami.
Może być opcja braku dat skrajnych akt osobowych w spisie zdawczo-odbiorczym. I dlatego te zalecenia.
No i oczywiście może mieć wpływ również to:
http://archiwalna.archiwa.gov.pl/images/stories/Prawoarchiwalne/Zarz%C4%85dzenie%20Nr%2016.pdf