Witam,
mam problem związany z prowadzeniem archiwum zakładowego. Otóż niedawno przejęłam prowadzenie sekretariatu po Pani (przykładowo Krysia), która odeszła na emeryturę. Jednym z zadań na stanowisku jest prowadzenie archiwum. I tutaj pojawia się mój problem. Pani Krysia prowadząc archiwum po prostu wpinała spisy zdawczo-odbiorcze do teczki i już. Nie prowadziła wykazu spisów. Osoba kontrolująca zakład zawsze ustnie upominała archiwistę, ale uwaga nigdy nie znalazła się w protokole pokontrolnym. I tak Pani Krysia odchodząc na moje pytanie, "A co z wykazem spisów" odpowiedziała, "A ja tam nie wiem, nigdy tego nie lubiłam. Zwalisz winę na mnie". Mój kłopot polega na tym, że nie mam pojęcia w co ręce włożyć. Spisy są powpinane, ale nijak nie wiem w jakiej kolejności i w związku z tym nie wiem, jak zabrać się do uporządkowania zaległości. Wymyśliłam, że zacznę robić wykaz od tych spisów, które niebawem otrzymam podczas przyjmowania akt w tym roku, ale nie wiem, czy takie rozwiązanie, to najlepszy sposób uporania się z problemem.
Pozdrawiam
Czy te spisy zdawczo-odbiorcze mają numery? Powinny mieć - ze spisów wynika sygnatura archiwalna dokumentacji przejętej do archiwum. Jeśli mają, należy - poprawcie mnie, jeśli się mylę - odtworzyć wykaz spisów po kolei od numeru 1.
Swoją drogą w przypadku ludzi typu pani Krysia ręce i nogi opadają... :o Jak już jest jedną nogą za dotychczasową firmą, wszystko jej wisi, mówiąc brzydko.
Cytat
Wymyśliłam, że zacznę robić wykaz od tych spisów, które niebawem otrzymam podczas przyjmowania akt w tym roku, ale nie wiem, czy takie rozwiązanie, to najlepszy sposób uporania się z problemem
Nie, nie, nie! Wykaz musi obejmować wszystkie spisy z/o od początku funkcjonowania jednostki, w kolejności w jakiej akta na nich przekazywane były przyjmowane do archiwum zakładowego.
Jeśli spisy mają numery umieść je na wykazie w kolejności tych numerów.
Jeśli spisy mają numery (w co wątpię) wpisz je do wykazu spisów wg numerów, jeśli mają tylko daty przekazania do az to wpisz wg tych dat, jeśli nie mają dat, to wpisz wg roczników przekazywanej dokumentacji/jej dat skrajnych. Nie przejmuj się zbytnio, jeśli pojawią się wątpliwości co do kolejności spisów, bo to jest umowne - czyli, jak zrobisz, tak będzie dobrze. Liczy się prawdziwość informacji wpisywanych do wykazu spisów (wytwórca dokumentacji, lata itd.) a nie ich kolejność. Jeśli dodatkowo to będzie spisane wg jakiegoś umownego chronologicznego porządku, to zarazem rosną szanse że w trakcie kolejnej kontroli nikt nie będzie się próbował tego czepiać.
pozdrawiam
Jarek Orszulak
Właśnie w tym tkwi problem. Nie mogę dojść ładu w tych spisach. Na niektórych są numery, na innych nie. Nie mogę zrozumieć wg jakiego klucza były wpinane do teczek, sygnatura archiwalna również nie była nadawana. Gdyby owe spisy z/o były ponumerowane, alba chociaż jakoś sensownie powpinane, to nie miałabym problemu. Zaczęłabym robić wykaz od kolejnego numeru, a resztę sukcesywnie uzupełniała.
Zrobię chyba jednak w następujący sposób. Zliczę ile jest tych spisów i dzięki temu ustalę jaki jest kolejny nr i powoli zacznę wyprowadzać tę koszmarną zaległość.
P.S. Dziękuję za miłe przyjęcie na forum i pomocne, fachowe odpowiedzi. Miłego dnia. :)
Domyślam się, że spisy nie maja również dat wytworzenia/przyjęcia do archiwum. W tej sytuacji najwłaściwsza będzie kolejność wg roczników, o której wspominał Jarek.
Spróbuj wyrywkowo odnaleźć według spisu jakieś akta w archiwum zakładowym. Może się bowiem okazać, że spisy sobie a akta sobie (brak sygnatur ułatwiających odnalezienie akt, różnice w opisie - co innego spis co innego teczka).
Muszę przyznać, że jestem przerażona prowadzeniem archiwum, z uwagi na bałagan w spisach, o którym pisałam wyżej, jak też z powodów, o których wspomina Bolek.
Grunt to się nie zrażać. To jest do ogarnięcia, trzeba tylko znaleźć punkt zaczepienia. W ostateczności gdy są problemy ze znalezieniem czegokolwiek na podstawie tych spisów można zrobić ponowną inwentaryzację akt. Ale to ostateczność. Moze nie będzie tak źle.
Może dodam tylko jeszcze, że te znajdowane przez Ciebie numery spisów mogą nie mieć nic wspólnego z rejestracją spisów w wykazie spisów (numery nadawane przez przekazującego albo numery tworzone wg czyjegoś widzimisię, niemające nic wspólnego z poprawną rejestracją spisów w wykazie spisów (numery, które się dublują, numery łamane przez rok itp.)). To sprawdź w pierwszej kolejności. Jeśli jednak jest to ciąg unikalnych numerów od 1 do ileśtam, to poszukaj wykazu spisów, bo to znaczy że był, potem go kontynuuj wg jakiejś chronologii (jeśli się nie znajdzie to odtwórz wg numerów a potem kontynuuj). Jeśli nie, no to wg tej chronologii go stwórz. Jak już zrobisz porządek z ewidencją, zrób skontrum. I, tak jak pisze Bolek, nie zrażaj się i zachowaj spokój, to jest trochę roboty, ale na tym często polega praca archiwisty.
Jeśli nie masz przygotowania do pracy w archiwum, to pomyśl o kursie archiwalnym.
pozdrawiam
Jarek Orszulak
Zmobilizowałam się i zabrałam dokumentację związaną z archiwum do domu w celu jej przejrzenia i podjęcia próby uporządkowania (w ciągu dnia podczas pracy w sekretariacie jest to niemożliwe). Niestety wykaz spisów nie był nigdy prowadzony. Numerki pojawiające się na niektórych spisach nie mają systematycznego charakteru (raz są, innym razem nie ma), ale znalazłam lepsze "kwiatki". Otóż są spisy z/o, na których są ujęte akta kat. A i B. Zastanawiam się, czy zostawić je takimi jakie są, czy może doraźnie skserować i przy spisie akt kat. A wykreślić ołówkiem akta kat. B i odwrotnie. Docelowo natomiast zrobić nowe poprawne spisy. Nie ma też podziału na spisy z/o dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej. I właśnie ten bałagan mnie przeraża. Uporządkowanie tych rzeczy zajmie mi mnóstwo czasu. Nie wspominając o tym, że nie wiem co jest faktycznie na półkach. Myślę jednak, że jakoś dam radę, a kurs archiwalny mam ukończony i sama praca archiwisty mi nie straszna, tylko ten bałagan :'(.
Pozdrawiam życząc miłego wieczoru
katarzyna112
AP, które cię nadzoruje preferuje odrębne wykazy spisów dla kategorii A i B, czy wspólny dla obu kategorii?
Jeden wykaz dla obu kategorii.
Przy spisach wspólnych dla kategorii "A" i "B" taki wykaz to akurat rzecz pomocna, bo będzie mniej problemów.
Nad tą panią "Krysią" chyba żadnego nadzoru szefostwa nie było, skoro takie "kwiatki" zostawiła.
Odniosę się do umieszczania dokumentacji kat. A i B na jednym spisie. Trzeba je rozdzielić i stworzyć dla kat. A osobny spis z adnotacją, że tworzony jest w wyniku błędów popełnionych przy archiwizacji. Wykaz spisów powinien być wspólny dla obu kategorii, ale same spisy, to już co innego.
Co do bałaganu, to zmagałam się z podobnym problemem 8 lat temu. Trzeba do tego podejść bardzo rzeczowo i spokojnie. Nie widziałam jeszcze (a widziałam sporo) archiwum nie do uporządkowania :D Zalecałabym jednak pracować równocześnie z aktami i ewidencją, żeby nie wyszło, że wykaz sobie, a magazyn sobie. Trzeba wziąć poszczególne spisy i zlokalizować dokumenty na półkach. Czy rubryka dot. miejsca przechowywania jest wypełniona? Jeśli nie, to od razu będzie to można zrobić. Absolutną koniecznością jest nadanie teczkom sygnatur. A brakowanie jakieś było? Na prawdę włos się jeży na głowie, jak czytam o takiej pani Krysi... Ale niestety lekceważenie archiwum, jak i samego archiwisty to ciągle norma. Trzeba zacisnąć zęby i robić swoje, informować przełożonych o napotkanych trudnościach, jak i o postępach. U mnie tak było, że z czasem szefowa zrozumiała, że archiwum to nie pokój życzeń, jak w książkach o Harrym Potterze, gdzie znaleźć można mydło i powidło. Proszę też pamiętać o tym, że do zadań archiwisty należy także zabezpieczanie i prawidłowe przechowywanie akt. Wiem, że będzie ciężko odejść ze stanowiska, jakim jest sekretariat, by pójść do magazynu, ale będzie to konieczność, o czym również szef powinien zostać poinformowany.
W ostateczności, tak jak moi Poprzednicy, zalecam skontrum.