&53 ust 7 IK dopuszcza się zakładanie teczkę aktowych dla akt jednej sprawy. W jakich sytuacjach ją tworzymy , czy może dać ktoś z Was przykład ? Czy wolno np. wyciągnąć ze spisu spraw 1 ciągnącą się długo sprawę i zrobić z niej taką teczkę?
Co robicie w sytuacji gdy teczce nadano zły znak np.: 5215 ( wykaz z 1999, teczka z 2001) zezwolenia na pobyt czasowy poborowych za granicą, a w środku są pisma dot. nadania odznaczenia, wypłacenia pieniędzy za służbę, w środku teczki nie ma spisu spraw?
A jakby był tam spis spraw to zostawiacie teczkę tak jak została wytworzona?
Mam również taką sytuację, że pod jednym numerem np. 1234 mam trzy teczki (teczki, a nie podteczki, choć wyglądają na podteczki, teczki głównej nie ma) 1234/1/ odpisy skrócone aktu urodzenia, 1234/2/ odpis skrócony aktu zgonu, 1234/3/ odpis y skrócone aktu małżeństwa. Czy dać każdy w osobnym wierszu czy połączyć w tomy.
Z góry dziękuję za odpowiedzi.
Cytat&53 ust 7 IK dopuszcza się zakładanie teczkę aktowych dla akt jednej sprawy. W jakich sytuacjach ją tworzymy , czy może dać ktoś z Was przykład ? Czy wolno np. wyciągnąć ze spisu spraw 1 ciągnącą się długo sprawę i zrobić z niej taką teczkę?
Zwykle gdy sprawa jest obszerna i nie mieści się w teczce głównej, albo sprawy trwają długo to często spotykam się z teczkami dla jednej sprawy. Ważne, żeby informacja o przechowywaniu sprawy w odrębnej teczce wpisana do spisu spraw.
CytatCo robicie w sytuacji gdy teczce nadano zły znak np.: 5215 ( wykaz z 1999, teczka z 2001) zezwolenia na pobyt czasowy poborowych za granicą, a w środku są pisma dot. nadania odznaczenia, wypłacenia pieniędzy za służbę, w środku teczki nie ma spisu spraw?
Jeżeli dokumenty w teczce oznaczone są znakami spraw odpowiadającymi oznaczeniu teczki to nie pozostaje nic innego jak zachować układ oryginalny teczki a tylko rozszerzyć tytuł teczki o wskazanie jakie akta w teczce się znajdują w rzeczywistości i oznaczyć je prawidłową kategorią archiwalną.
CytatMam również taką sytuację, że pod jednym numerem np. 1234 mam trzy teczki (teczki, a nie podteczki, choć wyglądają na podteczki, teczki głównej nie ma) 1234/1/ odpisy skrócone aktu urodzenia, 1234/2/ odpis skrócony aktu zgonu, 1234/3/ odpis y skrócone aktu małżeństwa. Czy dać każdy w osobnym wierszu czy połączyć w tomy.
Zdecydowanie każdą teczkę w osobnym wierszu wpisać - wolę na spisie więcej informacji niż mniej.
Wśród tych teczek z błędnym znakiem ( jest tylko w opisie na teczce) mam kilka, które nie posiadają spisu spraw, a dokumentom wewnątrz w ogóle nie nadano tego znaku (nie wysyłano ich poza urząd). Czy mimo tego i tak zostawiam ten znak na teczce?
Na teczce z błędnym symbolem k. piszę powinno być: i wpisuję właściwy symbol i hasło klasyfik. W przypadku braku spisu spraw można go sporządzić.
Cytat
Mam również taką sytuację, że pod jednym numerem np. 1234 mam trzy teczki (teczki, a nie podteczki, choć wyglądają na podteczki, teczki głównej nie ma) 1234/1/ odpisy skrócone aktu urodzenia, 1234/2/ odpis skrócony aktu zgonu, 1234/3/ odpis y skrócone aktu małżeństwa. Czy dać każdy w osobnym wierszu czy połączyć w tomy.
Można umieścić ( chyba chodzi o spis z-o) w jednej, albo w trzech poz. , ale na teczce w każdym przypadku zamieścić opis -w spisie z-o też.
Generalnie archiwista nie powinien usuwać z teczki żadnych oznaczeń / opisów nadanych przez komórkę prowadzącą. W przypadku wykrycia błędnego znaku / tytułu należy pod błędną informacją umieścić dane prawidłowe (w nawiasie kwadratowym).
Nie ma tu mowy o usuwaniu czegokolwiek przez archiwistę. Przekazujący wykonuje opis teczki wg. uzgodnień z archiwistą.