Czy ktoś z Was wie gdzie w spisie zdawczo odbiorczym należy wpisać datę załącznika, którego rok jest wcześniejszy od dat skrajnych. Załącznik z 2013, sprawa rozpoczęła się z w 2014 i zakończyła w 2015. W rubryce 4 pisze daty skrajne więc będzie 2014 (2015), a co z załącznikiem - (2013)?
Nigdzie, nie bierze się pod uwagę załączników
Dziękuję za odpowiedź.
Pomalutku.
Powinno się to zapisać tak: (2013) 2014-2015
W teczkach znajdują się różne załączniki np. sprzed 5, 10, 20 czy 40 lat i co piszemy daty załączników? jakie przepisy to regulują?
A nie ma to przypadkiem coś wspólnego z kwestią anteriorów?
W rozporządzeniu z 18.01.2011 r. opisano to trochę dziwnie, bo z jednej strony w opisie teczki ma być rok jej założenia uzupełniony o rok najpóźniejszego pisma w teczce (czyli np. "2014-2015"), z drugiej w spisie zdawczo-odbiorczym ma być rok założenia teczki, rok najwcześniejszego pisma i rok najpóźniejszego pisma (czyli mogłoby być np. "(2013) 2014-2015", albo w ogóle byłyby to trzy osobne rubryki i tak jest chyba najprościej i najczytelniej). Pytanie tylko czy "pismo" wg definicji z rozporządzenia to także załącznik? Moim zdaniem raczej tak.
Próbowałem to jeszcze odnieść do przepisów metodycznych NDAP dot. sporządzania inwentarzy w archiwach państwowych, ale to rodzi tylko kolejne pytania.
Liczę że zapowiadana narodowa norma opisu archiwalnego rozwieje nasze wątpliwości także w tym zakresie.
No właśnie jak to jest z tymi datami skrajnymi. Chodzę po kursach i szkoleniach i mam mętlik w głowie. Raz pani nr 1 podała takie daty skrajne: 2014 (2015), a Pani nr 2: 2014-2015. Przy czym 1 Pani stwierdziła, ze taki zapis, jaki zaprezentowała Pani nr 2 jest niepoprawny. Tak można pisać w przypadku gdy w teczce mamy spis spraw z 2014 z małą ilością spraw i z 2015 r. z małą ilością spraw. Pytałam się jak tam inni z kursantów piszą u siebie. Oni robią tak jak Pani nr 1. Co mnie jeszcze zastanawia to taka sytuacja gdy sprawa kończy się na początku stycznia następnego roku. Taki przykład: 30 grudnia 2014 wpływa wniosek o wydanie zaświadczenia, z datą 2 stycznia 2015 wydano zaświadczenie. Dowiedziałam się od obu Pań, że teczka ma być w spisie na 2014 rok (czyli, kiedy zaczęto tą sprawę; spisy zd-odb. robione są u nas na każdy rok), a nie 2015. I tego też nie łapię. Przecież zaświadczenie wydano już w nowym roku ! A była archiwistka, jak się dopytywałam, też kazała dawać takie taczki do spisu zd-odb. z rokiem założenia sprawy. I też pisała tak daty 2014-2015.
Jak jest prawidłowo? (chodzi mi i o daty skrajne, i tą sytuację z zaświadczeniem)
Nie potrafię wskazać z czego wynika zapis pani nr 1, może ktoś się wypowie. Sprawa rozpoczęta w 2014, to teczka z 2014r., na teczce i spisie z-o piszę 2014-2015 i wiem że teczka została założona w 2014 roku. W teczkach z podwójnymi datami skrajnymi i np. w przypadku przeniesienia sprawy z 2011r. do teczki założonej w 2014r. wtedy zapisuję 2011-2014 , może być też że zakończyła się w 2015 , to zapisuję 2011-2015, ale po hasłem teczki piszę ( za 2014r. ). W przypadku zaświadczeń to teczka z 2014r, bo faktycznie rozpoczęła się w 2014r. , a zakończyła 2015.
" na teczce i spisie z-o piszę 2014-2015 "
Czyli daty skrajne pisze się; 2014-2015, ok
"W przypadku zaświadczeń to teczka z 2014r, bo faktycznie rozpoczęła się w 2014r. , a zakończyła 2015."
czyli mimo, że sprawa zakończyła się w 2015 roku to idzie do archiwum w spisie z teczkami zakończonymi w 2014 roku? I od 2014 obliczam okres przechowywania?
Do brakowania odliczamy od 2015, bo zakończenie jest w 2015, czyli gdy to jest kat. B5 możemy zniszczyć w 2021r. Do archiwum przekazujemy w 2018r., czyli 16 i 17r. przechowujemy w k.o. , a w 18r. przekazujemy do AZ.
"bo zakończenie jest w 2015"
I to chciałam wiedzieć. Czyli teczka zostanie wpisana do spisu zdawczo odbiorczego z teczkami, w których sprawy zakończyły się w 2015 roku.
Dzięki
Cytat: Mona w Grudzień 28, 2015,
Czyli teczka zostanie wpisana do spisu zdawczo odbiorczego z teczkami, w których sprawy zakończyły się w 2015 roku.
No właśnie nie, na spisie powinna być w roczniku 2014 r. (teczek założonych w 2014 r.). Natomiast co do przekazywania do az, czasu przechowywania - dokładnie tak jak napisał Stany.
Czyli jak sprawa zacznie się w 2016, a skończy w 2019 to daty wyglądają tak 2016-2019 i jest wpisana do spisu z 2016 roku ( wtedy teczkę rozpoczęto). A co z teczkami, w których sprawy zaczęły się w 2016 i w tym samym roku zakończyły ? Czekają aż minie okres trzymania w k.o tej teczki, w której sprawy zakończyły się w 2019 r i wtedy wszystkie schodzą do archiwum?
Sprawę ( teczkę) rozpoczęta w 16r. i zakończona w 19r. przekazujemy do Az po 2 latach od zakończenia czyli w 2022r, wraz ze wszystkimi teczkami które zakończyły się w 2019r. , mogą to być teczki rozpoczęte w 2015, 16, 17,18, czy 19r. , nie ważne kiedy się rozpoczęły, istotne jest kiedy się zakończyły czyli po dwóch latach od zakończenia przekazujemy do AZ.
Teczka założona w 2016 , a zakończona w 2019r. , powinna być ujęta na spisie z-o sporządzonym w 2022r. , wszystkie teczki jednoroczne z 2016 będą przekazywane w 2019 i inne rozpoczęte przed 16r. , ale zakończone w 16 r , ujmujemy w spisie z-o w 2019r.
Bardzo Wam dziękuję za wszystkie odpowiedzi. Wiele rzeczy mi się teraz rozjaśniło.
Mam jeszcze pytanie dotyczące dat skrajnych. Jeśli sprawę zaczętą w 2013 roku, a zakończoną w 2014 roku pisze się (daty) 2013-2014 to czy tak samo wygląda zapis dat dla teczki, w której znajduje się dokumentacja o tym samym znaku sprawy z kilku lat, mam na myśli te teczki w których znajduje się spis + kilka spraw z 2013, spis + kilka spraw z 2014
( &53 ust.4 IK). I czy znak na teczce będzie wtedy miał datę z 2014 roku?
Cytat: stany w Grudzień 30, 2015,
Sprawę ( teczkę) rozpoczęta w 16r. i zakończona w 19r. przekazujemy do Az po 2 latach od zakończenia czyli w 2022r, wraz ze wszystkimi teczkami które zakończyły się w 2019r. , mogą to być teczki rozpoczęte w 2015, 16, 17,18, czy 19r. , nie ważne kiedy się rozpoczęły, istotne jest kiedy się zakończyły czyli po dwóch latach od zakończenia przekazujemy do AZ.
Teczka założona w 2016 , a zakończona w 2019r. , powinna być ujęta na spisie z-o sporządzonym w 2022r. , wszystkie teczki jednoroczne z 2016 będą przekazywane w 2019 i inne rozpoczęte przed 16r. , ale zakończone w 16 r , ujmujemy w spisie z-o w 2019r.
Formalnie rzecz biorąc akta powinny być przekazywane do AZ pełnymi rocznikami, czyli np. wszystkie teczki rzeczowe założone w 2016 należy przekazać do AZ po 2 latach kalendarzowych od zamknięcia najdłużej "trwającej" teczki z tego rocznika. W ekstremalnych sytuacjach może się zdarzyć, że jedna niezakończona sprawa w 1 teczce z danego rocznika blokuje przekazanie całego rocznika do AZ. Np komórka założyła w 2010 r. 30 teczek rzeczowych, 20 z nich zostało zamkniętych w tym samym roku, 9 kolejnych w roku 2011, a ostatnia dopiero w 2013. Trzymając się ściśle zasady zdawania pełnymi rocznikami wszystkie 30 teczek będzie można oddać do AZ w 2016 r. (zakładając standardowy 2-letni okres przejściowy).
Oczywiście tak ortodoksyjne podejście bywa bardzo kłopotliwe, toteż bardzo często praktykuje się podejście zaproponowane przez "stany", co jednak nie zmienia faktu, iz przepisy mówią o przekazywaniu pełnymi rocznikami.
W starej instrukcji dla starostw był zapis ,że przyjmujemy kompletnymi rocznikami sprawy zakończone, a w nowej IA o kompletności roczników nie znajduję , chyba że nie doczytałem to proszę wskazać. W czym przeszkoda przyjecie bez teczek niezakończonych ?