W naszej instytucji od kilku ładnych lat trwają prace nad wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów. W jaki sposób to wygląda, to jest temat zasługujący na odrębny wątek, ale chodzi mi o problem tzw. składu chronologicznego. Osoby odpowiedzialne za normatywy kancelaryjne wymyśliły, że dokumenty, pisma, wpływające z zewnątrz do urzędu, po dokonaniu odwzorowania cyfrowego, będą przekazywane referentom spraw. Oznacza to, że w kancelariach nie będą powstawały składy chronologiczne. Czy zatem takie rozwiązanie jest prawidłowe? Czy nie będzie ono miało negatywnych skutków?
Ale jaki system zamierzacie wprowadzić? Tradycyjny, wspierany systemem elektronicznym (SOD) czy w pełni elektroniczny (EZD)? Przy SOD mamy i system i papier więc nie będzie składów chronologicznych. A przy EZD mogę sobie wyobrazić, że tworzymy więcej niż 1 skład - czyli składy chronologiczne w każdej komórce ale czy to dobry pomysł? Raczej zbędna komplikacja ale dużo zależy od struktury organizacyjnej, ilości lokalizacji, komunikacji wewnątrz budynków i np. czy nie ma jakiejś wydzielonej strefy (stref) z ograniczonym dojściem... Do składu powinien być w miarę wygodny dostęp.
Problem jest taki, że u nas nie funkcjonują w ogóle nazwy SOD i EZD. Mówi się jedynie o elektronicznym obiegu dokumentów. Natomiast różne elementy planowanego systemu wskazywałyby raczej na EZD niż SOD. Ja akurat działam jedynie przy funkcjach archiwalnych, za funkcje kancelaryjne odpowiadają inni, a ponieważ obieg wiadomości jest w zasadzie żaden, to jest, jak jest.
W ramach anegdoty mogę dodać, że na jednym z zebrań wierchuszki naszej instytucji pani od przepisów kancelaryjnych stwierdziła, ewidentnie zadowolona z siebie, że nie trzeba aktualizować instrukcji kancelaryjnej, bo przecież jest tam zapisane użycie narzędzi informatycznych. A dla niej narzędzia informatyczne i system teleinformatyczny to jedno i to samo. Taki u nas panuje poziom. A jesteśmy jedną z najważniejszych instytucji w naszym kraju.
Cytat: GAP1 w Maj 22, 2015,
Natomiast różne elementy planowanego systemu wskazywałyby raczej na EZD niż SOD.
Jakie elementy?
Z tego, co się orientuję, to system ma obejmować elektroniczny obieg dokumentów od początku do końca. Mają funkcjonować podpisy elektroniczne pism wychodzących, a pisma nie mają być drukowane i podpisywane ręcznie. Oczywiście, piszę o tzw. dokumentacji wewnętrznej (czyli tworzonej w ramach urzędu i kończonej w ramach urzędu). Z kolei przy wpływie korespondencji z zewnątrz ma być dokonywane odwzorowanie cyfrowe, a na końcu (przy wyjściu pisma na zewnątrz) pismo ma być, oczywiście, drukowane. W każdym razie cały przebieg czynności kancelaryjnych ma być jedynie elektroniczny (dekretacje, przydzielanie pism itd.). Więc, moim zdaniem, jest to system EZD, a nie wspomagający.
Bój ta się Boga, niech wojacy nie biorą się za EZD bo jeszcze więcej szkody narobicie. Bo od tego co GAP1 pisze o funkcjonowaniu swojej instytucji to włos się na głowie jeży:P
Nie o wojsko tu chodzi. A włos na głowie to mi się już od dawna jeży. Mam jedynie taką pewność, że system teleinformatyczny, budowany w ten sposób, po prostu nie zadziała. Zresztą było już zrobione pierwsze podejście, i zakończyło się totalną klapą. A konkretnie - system istnieje, wisi na serwerach, ale do niczego się nie nadaje. Pieniążki, w tym unijne, poszły się je..ć, odpowiedzialnych, oczywiście, brak. To samo przewiduję tym razem.