Witam Państwa!
Niedawno archiwum zakładowe (wcześniej składnica akt) w instytucji, w której pracuje zostało objęte nadzorem AP. Wprowadzenie nowej instrukcji archiwalnej spowodowało konieczność przekwalifikowania części akt na kategorię A. Zajmuję się teraz porządkowaniem spraw wytworzonych przez komórkę zajmującą się przyjmowaniem wniosków i skarg.
Mam jednakże problem z porządkowaniem dokumentów wewnątrz spraw. Każda ze spraw składa się ze:
- skargi (często dołączonej do pisma przewodniego);
- korespondencji między naszą sekcją skarg, a komórką, zajmującą się klientem składającą skargę (wyjaśnienia, notatki służbowe, pisma przewodnie o przekazania akt). W tym projekty odpowiedzi. Często do tych akt dołączone są kserokopie dokumentów wytworzonych w toku pracy z klientem (przed skargą).
- każdą sprawę kończy wyjaśnienie przesłane do klienta.
Podręcznikowo powinienem ułożyć pisma w kolejności chronologicznej na podstawie pieczęci wpływu (teraz są w porządku narastającym), pozbawić je elementów metalowych, brudnopisów i wtórników. I tutaj pojawia się pierwszy problem.
- Czy za wtórnik mam uznać każdą kserokopię? np. kopię pochodzących z akt klienta?
- Czy tylko dokumenty powtarzające się wewnątrz teczki sprawy?
Zdrowy rozsądek nakazałby wybrać tę drugą odpowiedź i pozostawić kopie załączone do wyjaśnień, tak, aby po kilkudziesięciu latach, kiedy akta klienta (BE10) zostaną zniszczone, dało się odtworzyć to na jakiej podstawie wydano nasze decyzje. Wolę się jednak upewnić i zapytać Sz. Kol. jak oni radzą sobie z porządkowaniem takich spraw :)
I teraz kolejne pytania. Czy w takim wypadku załączniki mogę pozostawić w takiej kolejności, jaką nadał jej pracownik rozpatrujący skargę?
I problem trzeci: co mam zrobić z projektami odpowiedzi. Znajdują się na nich ręcznie naniesione poprawki, ale również daty nabite datownikiem, pieczątki z parafkami itd. Czy jeżeli w teczce sprawy znajduje się też gotowa odpowiedź, to mam je traktować jako brudnopis lub kopie?
Z góry dziękuję za odpowiedź,
Pozdrawiam.
Witam,
tak mała podpowiedź,
ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności spraw (w tym przypadku skarga), a w ramach spraw chronologicznie (załączniki do skargi, listu przewodniego),
sprawy w teczce powinny być poukładane od góry pierwsza sprawa, następnie druga sprawa itd. na dole teczki powinna znajdować się sprawa która jako ostatnia wpłynęła (została zakończona). Załączniki w sprawach (skargach) muszą zostać poukładane chronologiczne dla danej sprawy a nie jak pracownikowi było łatwiej je przeglądać.
Wtórniki są to kopie, ksera tego samego pisma i je powinno się wyrzucić czyli jeżeli są dwa egzemplarze (kopie pism których jest jeden egzemplarz muszą pozostać w aktach). Czyli Twoja druga odpowiedź.
U mnie projekty pism z poprawkami (ręcznymi poprawkami, pieczątkami) są załączane do akt sprawy, tak nam radziło AP.
Najlepiej skontaktować się z właściwym AP które sprawuje nadzór nad wami i oni wam wszystko wyjaśnią w jaki sposób powinny być poukładane dokumenty dla kategorii A którą będą przejmować, Wasze Normatywy Kancelaryjne powinny zawierać informacje jak powinny być poukładane akta w teczkach dla kategorii A.
pozdrawiam
Dziękuję za odpowiedź, była bardzo pomocna.
Aczkolwiek nadal mam problem z kilkoma wyjątkowo rozległymi sprawami. Nasze instrukcje zawieraja informacje na ten temat, ale są siłą rzeczy ogólne i nie rozwiewają moich wątpliwości co do tych kilku spraw. Telefon do AP też chciałbym wykonać po odpowiednim rekonesansie (w podręcznikach, poradnikach, tutaj).
Już piszę o co chodzi:
Poruszamy się teraz w obrębie sprawy.
- Otwiera ją skarga złożona w Filii 'załatwiającej' klienta. Została ona wysłana z filii do sekcji skarg pismem przewodnim z datą (pieczęć wpływu) 01.01.2009.
- Kolejnym pismem jest np. polecenie przesłania dokumentacji z filii do sekcji z datą (p.w.) 02.01.2009.
- Następnie pismo przew. o przesłaniu dokumentacji wraz z wyjaśnieniami pracowników 'załatwiających' klienta z datą 03.01.2009.
- Kolejne jest wyjaśnienie napisane dzień wcześniej pracownika A (załacznik do pisma powyżej).
- Podobne pismo napisane również dzień wcześniej przez pracownika B(również załączone do pisma).
- A za wyjaśnieniami znajdują się kserokopie z akt klienta na których opierał się pra ownik B pisząc swoje wyjaśnienia. Np. Kopie decyzji znajdujących się w aktach klienta, opinie, wywiady itd.
- kolejny jest projekt odpowiedzi z poprawkami.
- następnie odpowiedz wysłana 10.02.2009.
- Po tygodniu przychodzi znowu list od klienta, w którym ustosunkowuje się do naszej odpowiedzi (17.01.2009) wraz z kserokopiami zaświadczeń, opinii, rachunków, które w jego opinii potwierdzają jego racje.
- kolejny dokument to prośba o opinie odpowiedniej komórki (18.01.2009).
- projekty odpowiedzi.
- Finalna odpowiedź i tak w koło.
Pisząc o załącznikach miałem na myśli te kserokopie (bo że pisma nadesłane do nas i u nas utworzone powinny mieć odpowiedni porządek to ja doskonale wiem). Czy ja je mam pozostawić na miejscu, wyłączyć, ułożyć w jakimś porządku czy mogę je wyłączyć.
Pozdrawiam
uporządkowanie tych akt powinno wyglądać tak,
od góry:
1. Skarga (01.01.2009)
2. pismo (02.01.2009)
3. pismo 03.01.2009)
4. pod pismem z dnia 03.01.2009 należy położyć pismo-załącznik A a następnie pismo-załącznik B (pod którym załączniki do niego będą ułożone chronologicznie)
5. projekt odpowiedzi z poprawkami
6. pismo (10.02.2009)
7. pismo 17.01.2009) pod tym pismem załączniki które się przy nim znajdują powinny tez być poukładane chronologicznie
8. prośba o opinie (18.01.2009)
9. projekt odpowiedzi
10. odpowiedź (na samym dole akt)
wnioskując z tego co piszesz to kserokopie zaświadczeń, opinii, rachunków są tylko w jednym egzemplarzu i pewnie często maja pieczęć i podpis za zgodność z oryginałem, więc to też są dokumenty. Mimo że to są kopie, ksera to są dokumenty w tym przypadku i nie mogą być usunięte z akt.
Dziękuję raz jeszcze
Chciałabym prosić o podpowiedź osoby bardziej biegłe ode mnie w EZD co robić gdy to samo pismo wpływa różnymi kanałami komunikacji (e-mail, fax, ePUAP, poczta, wymiana miedzy resortowa, biuro podawcze)? Mamy 7 wpływów i 7 numerów RPW. Zgodnie z IK każdy wpływ musi być dołączony do klasy z JRWA czyli powiązany ze sprawą. W przypadku spraw prowadzonych elektronicznie nie ma problemu, wszystko jest w systemie a papiery w składzie chronologicznym. Problem pojawia się przy sprawach prowadzonych jako wyjątki w postaci papierowej, gdzie cały przebieg załatwiania i rozstrzygania sprawy musi być udokumentowany w teczce aktowej. Pracownicy buntują się i nie chcą archiwizować każdego wpływu argumentując, że wtórniki się wyrzuca a nie archiwizuje. Tylko czy faktycznie takie odrębne wpływy można uznać za wtórniki? Moim zdaniem nie.
Wtórnikiem jest "identyczna kopia" dokumentu. Pisma wpływające różnymi kanałami (poczta, email, faks ePUAP) w większości przypadków nie spełniają kryterium identyczności. Różnić je mogą np.:
- podpis/brak podpisu - w przypadku faksu, czy maila (choć ten ostatni może być czasem podpisany certyfikatem kwalifikowanym) nie możemy mówić o podpisie w rozumieniu przepisów prawa
- data wpływu (wyobraźmy sobie sytuację, że pismo wpływa faksem 2 lutego, na jego podstawie wszczynamy tego samego dnia sprawę, oryginał dociera pocztą 7 lutego, w trakcie archiwizacji niszczymy faks i jaki obraz wyłania się z zachowanej dokumentacji? Pismo wszczynające sprawę wpłynęło 7 lutego, a sprawa została wszczęta 2 lutego - podróż w czasie? ;D
- kwestia oryginału i kopii (skan pisma przesłany mailem nie ma takiej samej wartości jak oryginał przesłany pocztą)
Generalnie byłbym bardzo ostrożny przy rozpoznawaniu wtórników, poza tym obowiązek ich usuwania dotyczy tylko materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o kategorii wyższej niz B10.
Dziękuję za wyjaśnienia. Czasami brakuje mi już argumentów w dyskusjach z pracownikami, których głównym celem jest to "co by tu zrobić, żeby się nie narobic".
Cytat: Kajka w Marzec 04, 2018,
Dziękuję za wyjaśnienia. Czasami brakuje mi już argumentów w dyskusjach z pracownikami, których głównym celem jest to "co by tu zrobić, żeby się nie narobic".
Kajka, podejście "żeby się chciało tak jak się nie chce" to pestka. U mnie niektórzy pracownicy twierdzą, że nigdy nie nadawali klasy i wcale nie zamierzają tego robić. Są też tacy, którzy pytają "B5 to ile lat" i tacy, którzy myślą, że kat. A to 50 albo 100 lat ::) Dla dużej części nie istnieje pojęcie "sprawa", a jeżeli już to pod postacią "sprawy różne". Z EZD nikt nie korzysta bo wszyscy przywykli do dziennika :-X a archiwizować trzeba wg JRWA. Nawet nie wiesz jak mi się marzy dyskusja z argumentami ;D
Mam pytanie trochę z innej beczki, czy można wykonać i wykorzystywać pieczątkę o treści "Niniejsza teczka zawiera ....stron kolejno ponumerowanych. ?, zamiast pisać miękkim ołówkiem stale tę samą formułkę na wewnętrznej stronie tylnej okładki? Ilość stron, datę oraz podpis uzupełniałbym bym ołówkiem.
pieczątkę owszem można ale uzupełniasz dane długopisem...
Mamy taką pieczątkę od kilku lat i świetnie się sprawdza. Dane uzupełniamy długopisem.
Cytat: EwelinaP w Marzec 15, 2018,
Mamy taką pieczątkę od kilku lat i świetnie się sprawdza. Dane uzupełniamy długopisem.
A czy po upływie kilku, kilkudziesięciu lat pieczątka nie blaknie? Pytam, bo zwykła pieczątka firmowa na teczce bezkwasowej blaknie już po upływie roku.
Jeśli zawiera odpowiednią ilość tuszu, to nie blaknie.
U nas póki co nie blakną.
Mam do zarchiwizowania o podziały nieruchomości z lat 1994-1990. Nie były archiwizowane...bo nagle się odnalazły u pracownika. Każda teczka, inny nr sprawy...tylko że np rok kończy się na 102 decyzji...a decyzji w danych roku posiadam 30-40. Co w takim przypadku robić? Rok jest niekompletny...więc nie powinien trafić do archiwum? Czy zarchiwizować jak zastałem?
U mnie częściowe stosujemy naklejki z papieru samoprzylepnego , a ilość stron piszemy ołówkiem, w razie pomyłki w numeracji poprawić można bez kreśleń.
Powie mi ktoś czy każda sprawa zakończona decyzja musi być w odrębnej teczce? Mam przejęte przez nasz Urząd Gminy decyzje o podziałach nieruchomości z lat 90-94, które wydawał Urząd wyższego szczebla dla większego terenu. Niektóre sprawy posiadają po 5 kartek... Myślałem, żeby ułożyć 15-20 decyzji w takiej 5 centymetrowej teczce bezkwasowej, a w opisie teczki uwzględnić wykaz tych spraw. Czy będzie to prawidłowa archiwizacja dla kat. A?
Absolutnie nie każda sprawa musi być w odrębnej teczce. Można zrobić w wyżej opisany przez Ciebie sposób. Co do kompletności spraw w roku, to nijak już tych brakujących nikt nie stworzy. Ja bym zrobiła wykaz tych, których nie ma, a przy spisie zd-odb zaznaczyłabym, że to spis z natury. Swoją drogą uwielbiam takie "cudowne odnalezienia" :) Zwłaszcza dzień po tym, jak pracownik odszedł na emeryturę...
Cytat: EwelinaP w Marzec 26, 2018,
Absolutnie nie każda sprawa musi być w odrębnej teczce. Można zrobić w wyżej opisany przez Ciebie sposób. Co do kompletności spraw w roku, to nijak już tych brakujących nikt nie stworzy. Ja bym zrobiła wykaz tych, których nie ma, a przy spisie zd-odb zaznaczyłabym, że to spis z natury. Swoją drogą uwielbiam takie "cudowne odnalezienia" :) Zwłaszcza dzień po tym, jak pracownik odszedł na emeryturę...
Dziękuje bardzo. ;)
Odnośnie tego samego, tylko już młodsze lata podziałów geodezyjnych. Jedna sprawa zakończona decyzją zajmuje mi objętościowo rożnie, bo od 1 mm do 6mm. Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę. Gdyż do tej pory każda sprawa była w koszulce, lub spięta dużym spinaczem, a po archiwizacji wszystko będzie ułożone i zszyte w jednym ciągu, przez co ciężko się odnaleźć osobie szukającej konkretnej sprawy.
Pytam się Was doświadczonych archiwistów, czy przy takich "cienkich" sprawach jest sens pakowania do odrębnych teczek? Mi łatwiej z każdego roku zrobić zbiorówki decyzji: wychodzą max 2 teczki do 5 cm. W pierwszej teczce umieszczam spis spraw.
Cytat
do tej pory każda sprawa była w koszulce, lub spięta dużym spinaczem, a po archiwizacji wszystko będzie ułożone i zszyte w jednym ciągu, przez co ciężko się odnaleźć osobie szukającej konkretnej sprawy.
Wystarczy oddzielać akta poszczególnych spraw papierowymi przekładkami (no czystą kartką, ew. kartką z podanym znakiem sprawy).
Oczywiste, że pakujesz dokumenty do grubości 5 cm, dla przejrzystości można sprawy oddzielić czystą kartką A4 czy A3. W spisie spraw zaznacz- opisz brakujące sprawy na podstawie protokołu zaginięcia.
Cytat: stany w Marzec 30, 2018,
przejrzystości można sprawy oddzielić czystą kartką
Nie wpadłem na to, dzięki :)
"Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę."
A jak miałby sam w ten sposób archiwizować, to też by każdą sprawę osobno pakował do teczki? Nie wydaje mi się... Ja bym marudziła, że porządkowanie akt leży po stronie wydziału, a nie archiwum.
Cytat: EwelinaP w Kwiecień 05, 2018,
"Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę."
A jak miałby sam w ten sposób archiwizować, to też by każdą sprawę osobno pakował do teczki? Nie wydaje mi się... Ja bym marudziła, że porządkowanie akt leży po stronie wydziału, a nie archiwum.
To decyzje zastane w archiwum, kiedy je przejmowałem latem zeszłego roku. Nowe akta przekazywane do archiwum będą już uporządkowane przez komórki - uzgodnione z kierownictwem.
Aaktualizuje kat. archiwalną w aktach z lat 70, w efekcie czego z kat. B-15 przejdzie na kat. A. Brakuje mi tam spisów spraw... wcześniej nikt ich sztucznie nie tworzył skoro to była kat. B-15. Dorobić spisy spraw dla tej dokumentacji?
Moim zdaniem nie powinno się tworzyć spisów spraw post factum, niezależnie od kategorii. Skoro ich nie prowadzono na bieżącą to nie ma i tyle. Natomiast musisz liczyć się z tym, ze niektórzy archiwiści państwowi mogą mieć inne zdanie :)
Ja bym jeszcze dobrze poszukał, bo czasami spisy spraw do teczek przechowywano osobno. Jak pisze Rovan nie powinno się odtwarzać spisów spraw, lepiej ten czas poświęcić na sporządzenie bogatszych opisów jednostek.
Podzielam zdanie, że nie należy tworzyć sztucznie spisów spraw. Ja czasami robię wykaz dokumentów zawartych w teczce, ale to zależy od charakteru dokumentacji.
Pamiętam, że nam doradzano, aby nie tworzyć spisów spraw post factum. Ale o to należy dopytać już w oddziale AP sprawującym nadzór.