Przypadło mi doprowadzenie archiwum zakładowego do porządku w jednostce adm. zesp. Mam (m. in. :-\) akta osobowe od 1951r. Instrukcja zakładowa obowiązuje od 2012 r. Czy żeby poddać te dokumenty brakowaniu, muszę je przyjąć do archiwum spisem z-o, według jrwa 50.? Co ciekawe, nie było prowadzonych teczek na każdego pracownika, tylko jedna pt. "dokumenty pracownicze", do której wrzucano wszystko i np. pracownik X ma w niej tylko jedną kartkę. Czy mam im teraz zrobić ładne teczki?
Teoretycznie trzeba dotrzeć do wykazu akt z tamtego okresu i na jego podstawie zaklasyfikować akta osobowe. Moim zdaniem, to jednak bez sensu i powinno się stosować obecne normatywy kancelaryjno-archiwalne.
Trzeba zacząć od przejrzenia zawartości teczek i uporządkowania zawartości zgodnie z JRWA. A z brakowaniem akt osobowych trzeba dzisiaj ostrożnie. Czy czasem według wykazu akta osobowe nie podlegają ekspertyzie?
W jrwa mają B50, bez ekspertyzy. Żeby było ciekawiej, to w tych aktach brakuje dokumentów np. o ustaniu zatrudnienie, albo o przyjęciu do pracy. W tych najstarszych nie ma nawet podziału na części ABC ;/
Jeśli podlegasz pod nadzór archiwalny to najlepiej było by się skontaktować z odpowiednim AP. Po za tym jeśli chodzi o brakowanie akt osobowych to na pewno bez zgody AP nie ma na to szans. Biorąc pod uwagę aktualne wskazówki dotyczące zasad wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych http://archiwa.gov.pl/images/stories/Prawoarchiwalne/Zarz%C4%85dzenie%20Nr%2016.pdf , raczej nie liczyłabym na uzyskanie zgody na brakowanie.
NAJLEPIEJ ZAPYTAĆ BEZPOŚREDNIO W NADZORZE ARCHIWALNYM.
To prawdopodobnie będzie A, bo są właśnie skierowania do pracy i częste zwolnienia wynikające z nakazów pracy. I jeszcze kilka przedwojennych życiorysów. Dzięki za pomoc!
Mam jeszcze pytanie odnoście tych starszych jrwa. Przed 2012 r. moja jednostka go nie posiadała. Znalazłam jednak
Zarządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego z dnia 9 kwietnia 1963 r. w sprawie podziału materiałów archiwalnych na kategorie i ustalenia terminów ich przechowywania.
http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WMP19630370184
i
Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19840410216
Są tam przykładowe jrwa. Czy mam przyjąć dokumentację zgodnie z tymi wytycznymi?
Nie. W porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym należy ustalić, jaki wykaz był obowiązujący w Twojej instytucji. Przykładowe jrwa stosuje się w sytuacjach, gdy nie funkcjonowały w opracowywanym okresie żadne wykazy i w instrukcji archiwalnej brak zezwolenia na zastosowanie haseł i kategorii z wykazu obecnie obowiązującego.