Witam
Sprawia był już omawiana ale mam pewne wątpliwości?
Chodzi i o przekazywanie podteczek do AZ.
Mam założone dwie podteczki. W każdej mam po kilkadziesiąt spraw (trwają od 2 do 4 lat), w tym kilka spraw w jednej z podteczek jest jeszcze toku. Czy mogę przekazać kompletną podteczkę do AZ i a drugą pozostawić do zakończenia?
Czy muszą być zakończone wszystkie sprawy z obu podteczek?
Tomek
Do AZ przekazujemy kompletnymi rocznikami. Możesz przekazać jak zakończysz wszystkie sprawy w obu podteczkach albo jeśli niezakończone sprawy przeniesiesz do nowej teczkiw bieżącym roku.
Sprawy nie przenosi się do nowej teczki, tylko dlatego, że jest nie zakończona, robi się to w dwóch określonych w IK przypadkach.
Cytat: stany w Grudzień 06, 2014,
Sprawy nie przenosi się do nowej teczki, tylko dlatego, że jest nie zakończona, robi się to w dwóch określonych w IK przypadkach.
Zależy w jakiej IK....
OK.Przenosi się w przypadku gdy jest reorganizacja lub sprawa zaczyna sie od nowa.
A więc co w tym konkretnym przypadku?
Można przekazać do AZ jedną podteczkę (20 spraw) np w 2016 a drugą (np 30 spraw) przekazać po zakończeniu ostatniej sprawy z tej podteczki np w 2020 r.
Zgodnie z IK - nie. Jest to problem, który dot. też i mojej jednostki, bo taka sytuacja powtarza się prawie w każdym roku i powoduje brak miejsca w k.o. Zamierzam przyjąć 50 teczek zakończonych, a dwie nie zakończone w terminie pozniejszym, a spisie spraw ołówkiem zapisać, że niezakończona. Po zakończeniu przyjąć oddzielnym spisem, chyba że ktoś inny ma lepsze rozwiązanie w takiej sytuacji. Taki problem u mnie występuje nie w jednej, ale w kilku k.o.
Dzięki za odpowiedź.
Spróbuje jeszcze opisać.
Z teczki głównej są wydzielone dwie podteczki (każda ma kilkadziesiąt spraw), czy można przekazac do AZ jedną kompletną podteczkę czy musimy przekazać obie podteczki jako całość ,tj jako kompletną teczkę główną???
Zgodnie z IK - nie. Ja będę przyjmował bez zakończonych podteczek, czyli tak jak napisałem wcześniej, dwie niezakończone pozostaną w k.o. , a 50 teczek do AZ.
A czy nie lepiej te sprawy które jeszcze trwają "zakończyć" i rozpocząć w kolejnym roku jako nową sprawę?
Cytat: tomek11 w Grudzień 09, 2014,
A czy nie lepiej te sprawy które jeszcze trwają "zakończyć" i rozpocząć w kolejnym roku jako nową sprawę?
Sam sobie odpowiedziałeś na to pytanie kilka postów wyżej. Kończymy i zaczynamy spraw od nowa tylko w 2 przypadkach: reorganizacji i wznowienia już zakończonej sprawy. Nie ma mowy o kończeniu spraw tylko dla tego bo ktoś chce sobie zwolnić miejsce w szafie.
A ja mam taką dygresję- choć wiem, że to nieprawidłowe postępowanie. Czy kiedykolwiek jakiekolwiek AP zakwestionowało to, że teczka została przejęta do AZ mimo, że w podteczce nie zakończono spraw i podteczka została w k.o.? Ja kiedyś przejęłam do AZ dokumentację, mimo, że nie minęły dwa lata od jej wytworzenia i nie leżała tyle w k.o. Moje AP na kontroli stwierdziło, że jeśli miałam ku temu powód to ok
Przyjmuję też wcześniej, AP nie kwestionuje. Problem to przekazanie akt do AZ bez opóznień, ale to nie ten temat.
Cytat: archiwistka90 w Grudzień 10, 2014,
A ja mam taką dygresję- choć wiem, że to nieprawidłowe postępowanie. Czy kiedykolwiek jakiekolwiek AP zakwestionowało to, że teczka została przejęta do AZ mimo, że w podteczce nie zakończono spraw i podteczka została w k.o.?
a w jaki sposób teczka został przekazana do az?na podstawie spisu spraw? podteczka została w k.o....
Witam!
1. Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych.
2. Poszczególne teczki (sprawy z kompletów rocznych) potrzebne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórkach organizacyjnych na zasadzie wypożyczenia, jednakże dopiero po dokonaniu formalności przekazania akt do archiwum.
pozdrawiam