czy można naprawić wykaz akt poprzez zastąpienie jednego hasła - drugim, ale pod tym samym symbolem liczbowym, czyli poprzednie hasło zostaje wykasowane i wprowadza się pod stary symbol zupełnie nowe? I co u licha można zrobić, kiedy w danym haśle brakuje już możliwości rozbudowy, a okazuje się, że trzeba koniecznie dodać hasło?
w wyjatkowych sytuacjach (specyfika jednostki organizacyjnej) archiwum państwowe dopuszcza możliwość dodania piątej kolumny liczb 5-co cyfrowych, jednak zmiana wymaka uzgodnienia na piśmie z AP takiego posunięcia jak wymazanie jednej rzeczy a wpisanie drugiej
oczywiście mój przedmówca ma rację...
Chciałabym dodać że korekta taka jest zawsze możliwa ponieważ
- każdy wykaz rzeczowy akt obowiązuje do dnia wydania następnego wykazu lub jego aktualizacji (najlepiej w formie tekstu jednolitego)
- to odnosi się także do poprzedzających wykazów , których następcą jest WYKAZ właśnie obowiązujący
podam przykład :
akta dokumentacji technicznej kat. B-99 można teraz przemianować (w myśl obecnie obowiązujących przepisów) na kat. BE-50, gdyż nie znane są intencje owego archiwisty który wpisał 99 lat (chyba że to jakieś użytkowanie wieczyste - jak w HONGKONGU) :wink: [/list]
A jak wpłynie zastąpienie hasła starego nowym na kontynuowanie jedności wykazu akt w wersji wcześniejszej z nową? Co w sytuacji, gdy hasło stare było używane i kryją się pod nim jakieś akta, jeżeli ktoś wprowadzi nowe hasło pod tym samym symbolem liczbowym? Chaos?
Żaden chaos, to normalne, że z czasem pojawiają się nowe wersje jrwa. Tak było w 1975, potem w 1990, 1999, 2003, 2011.
Czy takie korekty JRWA ze względów praktycznych nie powinny być wprowadzane od nowego roku?
Co do zasady - powinny.