Witam
w trakcie trwania sprawy część akt zostało wysłane do organu wyższej instancji celem rozpatrzenia. Po wydaniu orzeczenia dokumentacja wraz z decyzją została przysłana jako załączniki do pisma przewodniego celem włączenia do akt sprawy. Jak teraz powinienem postąpić z tą dokumentacją aby odzwierciedlała przebieg sprawy ? Czy te dokumenty mam ponownie umieścić zgodnie z chronologią ich powstawania (co oznacza odłączenie od pisma ) czy pozostawić przy tym piśmie wraz z decyzją ?
Myślę, że lepiej ułożyć chronologicznie, choć ułożenie wg. drugiego sposobu też będzie zrozumiałe.Decyzja należy do prowadzącego sprawę. Inne jest też spojrzenie na dokumentację, gdy się ją ma na żywo przed sobą.
Moim zdaniem należy ułożyć akta sprawy zgodnie z logiką jej prowadzenia, a nie totalnie chronologicznie. Przecież w ostatecznym rozrachunku i tak pismo rozpoczynające sprawę będzie na samej górze, a kończące na dole.
No i mamy jeszcze jeden sposób archiwizowania ,,z logiką prowadzenia ,,. Pierwsze na górze, a ostatnie na dole- to jak się nazywa takie ułożenie ?
Znając poczynania w archiwach wyodrębnionych,GAP1zapomniał dodać,że pismo przewodnie,którym przysłano decyzje i zwrócono akta ma kat. Bc ;p żarcik;)
A tak na poważnie, to ja bym odłożył akta tam gdzie były. Organ poprostu zwraca wykorzystane akta.
Ha, ha, ha. Faktycznie żarcik. A tak na poważnie - kwestię BC już wyjaśniłem, więc nie zamierzam ponownie się tłumaczyć. Natomiast w kwestii ułożenia akt sprawy - słownictwo niezbyt specjalistyczne, ale filozofia działania prawidłowa.
A jak się układa akta wg "logiki prowadzenia"? Może kolega rozwinie ten skrót myślowy?
Układa się zgodnie z działaniami prowadzonymi podczas prowadzenia danej sprawy. Generalnie zgodnie z chronologią, ale poszczególne działania muszą być ze sobą połączone, czyli pismo wychodzące i cała korespondencja w związku z tym prowadzona muszą być połączone ze sobą, nie można ich rozdzielać, bo chronologia w ramach całej sprawy nie będzie zachowana.
Cytat: GAP1 w Październik 16, 2014,
[...] bo chronologia w ramach całej sprawy nie będzie zachowana.
czyli jednak chronologicznie ;)
czy tylko ja nie rozumiem o co chodzi szanownemu koledze z archiwum wyodrębnionego? :)
Cytat: archiwistka90 w Październik 16, 2014,
czy tylko ja nie rozumiem o co chodzi szanownemu koledze z archiwum wyodrębnionego? :)
nie jesteś osamotniona archiwistko90 ;)
co w moim pytaniu jest dla Ciebie Archiwistko90 niezrozumiałe ?
krzysiekp to nie o Ciebie chodzi, a o GAP1 ;)
Jeśli ktoś chce rozdzielać wszystkie pisma akt sprawy tylko na podstawie chronologii, to gratuluję.
Wniosek jest taki: należy układać wg. najnowszego sposobu " logiki prowadzenia ".
W każdym działaniu potrzebna jest logika. Można sobie z tego robić jaja, ale to tylko świadczy odpowiednio o takich osobach.
Układ akt powinien odzwierciedlać proces załatwiania i rozstrzygania sprawy.
Dla mnie akta mam zawsze chronologicznie - wysyłam pisma do trzech instytucji w sprawie wyrażenia opinii. Opinie wpinam chronologicznie, jak wpłynęły, a nie opinia obok pisma, w którym o nią prosiłam. Wg mnie to taki układ jest prawidłowy i taki układ nakazuję stosować pracownikom u nas w urzędzie.
Odpowiedź MarcinaP oddaje dokładnie to, co ja napisałem, tylko mniej profesjonalnie.
jak ja niszczę papiery to też chronologicznie :-D