Czy archiwista może wydać akta osobowe osobom posiadającym upoważnienie do dostępu do danych osobowych z pominięciem Administratora? Tzn. czy ktoś posiadający upoważnienie w odpowiednim zakresie może przyjść i zażądać teczki bez każdorazowej zgody Administratora?
Dane osobowe powinny być przypisane do właściwych zbiorów (zgłoszonych do GIODO). Upoważnienia do przetwarzania danych Administrator wydaje w odniesieniu do całego zbioru a nie konkretnego dokumentu. Upoważnienie jest imienne oraz z reguły wydawane na określony czas.
Zatem jeśli do AZ zgłosi się osoba, która:
1. Posiada aktualne upoważnienie do przetwarzania danych osbowych
2. Dokumenty, które chce wypozyczyć mieszczą sie w zakresie zbioru danych osobowych ujetego w upoważnieniu
3. Koniecznośc wglądu do danych wiąże się z wykonywaniem obowiązków służbowych
nie widzę podstaw do odmowy wypozyczenia akt. Administrator poprzez sam fakt wydania imiennego upoważnienia wydał tej osobie zgodę na korzystanie z dokumentów zawartych w zbiorze/zbiorach danych osobowych. Nie ma potrzeby aby tę zgodę każdorazowo potwierdzał.
Oczywiście przy tej dokumentacji (tak jak przy każdej innej) musi zostać zachowana procedura wypozyczenia akt (karta wypozyczenia itd.)
Dziękuję za odpowiedź. Jest tak jak myślałem - teraz spokojnie mogę się udać i urwać głowę komu trzeba ;)
Pozdrawiam!