Wyjaśnijcie mi proszę problem dotyczący składnicy akt, bo spotkałem się już z różnymi wersjami. Czy składnica akt działa tylko w tych jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych kategorii "A", czy to jest jedynie kwestia pewnej organizacji na zasadzie nie przechowywania w składnicy akt kat. "A", która trafia do archiwum? No i czym - oprócz tego - faktycznie różni się składnica akt od archiwum zakładowego. A na koniec zasadnicza kwestia - czy w ogóle istnieje potrzeba istnienia czegoś takiego jak składnica akt?
Co to za pytanie? Przeczytaj ustawę archiwalną - art. 36. A Twoja "zasadnicza kwestia" wybacz ale osłabia. Wyobrażasz sobie, że cała dokumentacja jednostki jest przechowywana na stanowiskach pracy? Np. listy płac z 50 lat albo akta osobowe w jednostce zatrudniającej kilkaset osób? Potrzeba istnienia "czegoś takiego" jest uzasadniona!
Jednostki wytwarzajace dokumentacje archiwalną prowadzą archiwum zakładowe.
Jednostki nie wytwarzajace materiałów archiwalnych prowadzą składnice akt.
Nie ma możliwości aby jednostka wytwarzajaca materiały archiwalne prowadziła jednocześnie archiwum zakładowe i składnicę akt. Oczywiście organizacyjnie mozna wydzielić odrębne magazyny na kat. A i kat. B (jest to wręcz zalecane) jednak obydwa takie magazyny będą częścią archiwum zakładowego.
Cytat: Berserc w Sierpień 06, 2014,
Wyobrażasz sobie, że cała dokumentacja jednostki jest przechowywana na stanowiskach pracy? Np. listy płac z 50 lat albo akta osobowe w jednostce zatrudniającej kilkaset osób?
Znam takie przypadki z autopsji ;D
Drodzy koledzy, znam ustawę archiwalną. Problem w tym, że ustawa ustawą, a życie życiem. U nas mamy składnice akt, pomimo faktu wytwarzania w nich materiałów archiwalnych kategorii "A". Po drugie, czytając literaturę przedmiotu spotkałem się z 2 wersjami terminu "składnica akt" - tymi podanymi przeze mnie w początkowym zapytaniu. Wreszcie, spotkałem się też z sytuacją, kiedy zespół szkół posiadał składnicę akt, wytwarzając ewidentną kategorię "A", tyle że tego typu dokumentacja była u nich kwalifikowana na B25 czy BE25 (dokładnie już nie pamiętam). W związku z tym - praktyka związana z istnieniem składnic akt jest - moim zdaniem - bardzo zagmatwana, a nie taka prosta, jak byście tutaj chcieli. Mam zresztą takie pytanie - proszę mi podać przykłady jednostek organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych kategorii "A", czyli powinny mieć składnicę akt.
I na koniec, oczywiście, że każda jednostka organizacyjna musi mieć albo składnicę akt albo archiwum. Akurat w tej kwestii źle mnie zrozumieliście.
Niektóre szpitale mają składnice akt - dokumenty o długim okresie przechowywania mają tam kat. BE25, BE50 (księgi główne, listy płac) lub B99 (np. plany nieruchomości) z wyłączeniem kat. A. Jeżeli takowa występuje, to należałoby przekształcić składnicę w AZ i zwrócić się do właściwego AP o rozwinięcie nadzoru archiwalnego.
[ouote]
zespół szkół posiadał składnicę akt, wytwarzając ewidentną kategorię "A", tyle że tego typu dokumentacja była u nich kwalifikowana na B25 czy BE25
[/quote]
O tym, czy dana jednostka wytwarza materiały archiwalne decyduje archiwum państwowe. Oczywiście w praktyce moze sie zdażyć, że AP nie nadąża z kontrolowaniem wszystkich jednostek na swoim terenie.
Jeśli jednostka nie wytwarza materiałów archiwalnych (kat. A), to nie ma archiwum zakładowego, lecz składnicę akt. O tym, czy dana jednostka/instytucja wytwarza materiały archiwalne decyduje archiwum państwowe, a nie dyrekcja czy zarząd tej instytucji. Zwykle spotykam się z sytuacją taką, że zarządzający daną instytucją/jednostką kierownik uważa, że wytwarza materiały archiwalne i ma archiwum zakładowe. Żeby sprawdzić, czy dana jednostka jest pod nadzorem archiwum państwowego i tym samym wytwarza materiały archiwalne wystarczy zadzwonić do właściwego miejscowo archiwum państwowego. Gdyby instytucja/jednostka wytwarzała materiały archiwalne, to odbywałyby się w niej kontrole. Wszelkie tego rodzaju nieporozumienia wynikają m. in. z faktu, że archiwistów w urzędach się nie zatrudnia. Skutkuje to zatwierdzaniem przez kierownictwo niewłaściwych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt itd. Już się spotkałem z wykazami akt i instrukcjami kancelaryjnymi, które były dostosowane do urzędów zatrudniających ok. 100 osób, a kopiowane wprowadzano do użytku na potrzeby urzędów zatrudniających kilka osób (np. jednostka gminy pracowała na wykazie akt i instrukcji kancelaryjnej tej gminy).
W przypadku "resortowych" archiwów wyodrębnionych o tym, czy w danej jednostce organizacyjnej będzie istniało archiwum, czy składnica akt decyduje minister, który sprawuje nadzór archiwalny. A przynajmniej powinien sprawować, bo nałożenie na ministra obrony narodowej, spraw zagranicznych czy spraw wewnętrznych funkcji archiwalnych jest po prostu chore, aczkolwiek rozumiem genezę tego zjawiska. W związku z tym w naszym przypadku przestrzeganie ustawy archiwalnej w zakresie istnienia archiwów i składnic akt jest kompletnie zaburzone. A przecież my jak najbardziej powinniśmy przestrzegać prawa archiwalnego.
Cytat: GAP1 w Sierpień 08, 2014,
W przypadku "resortowych" archiwów wyodrębnionych o tym, czy w danej jednostce organizacyjnej będzie istniało archiwum, czy składnica akt decyduje minister, który sprawuje nadzór archiwalny. (...) A przecież my jak najbardziej powinniśmy przestrzegać prawa archiwalnego.
Ustawa archiwalna mówi że to archiwa wyodrębnione i kropka. Czy minister nazwie je archiwami zakładowymi, czy składnicami, czy jakkolwiek inaczej , to jego sprawa, ustawa ani archia państwowe nie mają nic do tego.
Racja - mój poprzedni wpis nie odnosił się do archiwów wyodrębnionych, bo to "inna bajka".
Cytat: GAP1 w Sierpień 07, 2014,
U nas mamy składnice akt, pomimo faktu wytwarzania w nich materiałów archiwalnych kategorii "A".
Eh te wyodrębnione archiwa...
Cytat: GAP1 w Sierpień 07, 2014,
Wreszcie, spotkałem się też z sytuacją, kiedy zespół szkół posiadał składnicę akt, wytwarzając ewidentną kategorię "A", tyle że tego typu dokumentacja była u nich kwalifikowana na B25 czy BE25
To według Twego mniemania była to kat. A, a wg. przepisów i jrwa tej szkoły było to np. B 25;) A przepisy kancelaryjne, archiwalne i jrwa szkoła ta powinna ustalić z najbliższym miejscowym archiwum państwowym, zatem według archiwistów państwowych ta szkołą nie miała nic "ciekawego" do zaoferowania dla tego mają składnice a nie archiwum;)
Chwileczkę, bo chyba czegoś nie rozumiem. Archiwum wyodrębnione to status archiwum, które nie podlega nadzorowi archiwalnemu ze strony archiwów państwowych. Wydaje mi się, że tylko tyle. Poza tym przecież archiwa wyodrębnione mają obowiązek przestrzegania przepisów prawa archiwalnego - czyli, moim zdaniem, cała sytuacja związana ze składnicami akt powinna być przeniesiona i na ten teren. Z tą różnicą, że tu nie decyduje archiwum państwowe, a właściwy minister.
Sięgnij do ustawy archiwalnej. Określa ona właśnie to że archiwa wyodrębnione są wyłączone z niektórych zasad określonych w tej ustawie a dotyczących archiwów państwowych czy zakładowych. To nie zawsze jest oczywiste, trzeba trochę wczytać się w ten przepis.
Moim zdaniem, zapisy ustawy archiwalnej w przypadku archiwów wyodrębnionych są niejasne. I to jest tragedia, bo dany minister tak naprawdę może wszystko, i będzie to zgodne z prawem. Tak właśnie jest w przypadku naszych składnic akt - w rzeczywistości archiwalnej to są archiwa, bo zarówno wytwarzają, jak i przechowują materiały archiwalne kategorii "A". Ale u nas nie - wymyślono sobie kiedyś składnice akt. A obecnie nikt tego nie zmieni, bo to generuje koszty finansowe. Im dłużej funkcjonuję w tej grotesce, tym bardziej staję zwolennikiem zlikwidowania statusu archiwów wyodrębnionych.
U mnie na uczelni miałam kiedyś bardzo ciekawy wykład dotyczący nazewnictwa archiwalnego. Czytając wpis powyżej zastanawiam się, gdzie tak naprawdę leży problem. Problem w tym, że masz archiwum zakładowe, masz materiały archiwalne ale wszyscy nazywają to składnicą? Nie rozumiem do końca przesłania ;)
Przesłanie jest bardzo proste. Jeśli dana jednostka organizacyjna wytwarza kategorię "A", ma archiwum zakładowe, a nie składnicę akt. W naszej rzeczywistości archiwalnej mamy i archiwa zakładowe, i składnice akt, pomimo że wszystkie jednostki wytwarzają i gromadzą materiały archiwalne. Powiem więcej - oficjalnie status archiwum wyodrębnionego posiada jedynie nasze archiwum. Archiwa i składnice akt pozostałych jednostek takiego statusu w żadnych zapisie prawnym i organizacyjnym nie mają, choć faktycznie takimi archiwami są. Generalnie degrengolada totalna.
Forumowicze,
mam ogromna prośbę o poradę.
Zabieram się za tworzenie składnicy akt w spółce od samego początku.
Czy Waszym zdaniem właściwe będzie posługiwanie się wykazem akt z rozporządzenia o klasyfikacji i kwalifikacji akt z 2002 roku (oczywiście kolumna z kategoriami dla jednostek, które nie tworzą państwowego zasobu archiwalnego)?
Pozdrawiam
Proponuję skorzystac z przykładoweggo JRWA przygotowanego przez NDAP:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/zzz2013_11_14_klasy%200_3_NDAP.pdf
Skorzystać - ale właściwie do czego?
Rovan, dziękuję za odpowiedz.
Jarek, no do porządkowania akt, wedle zasad. Uważasz, że jest to zbędne? Jakbyś Ty to zrobił?
Pozdrawiam
Według jakich zasad?
W takim razie, jakbyś się zabrał za założenie składnicy akt?
Pozdrawiam
W takim razie tworzyłbyś wykaz akt? i jeżeli tak, to jakbyś się do tego zabrał?
Pozdrawiam
Organizacja składnicy to jedno, opracowanie jrwa to drugie. Co do tego drugiego nie ma właściwie nic do dodania ponadto co napisał Rovan.
Co do pierwszego - zapewnij miejsce do przechowywania akt, określ zasady jej przyjmowania, ewidencjonowania, udostępniania i brakowania.
Należy przede wszystkim stworzyć instrukcję archiwalną. Musi być ona skorelowana z istniejącą instrukcją kancelaryjną. Do tego - jak już napisano - rzeczowy wykaz akt, i masz wszystkie normatywy kancelaryjno-archiwalne. Poza tym urządzasz składnicę akt pod względem fizycznego pomieszczenia i jego wyposażenia. Musi one spełniać właściwe normy, określone w Polskiej Normie. Po tym wszystkim należy przeszkolić wszystkich pracowników jednostki organizacyjnej pod kątem archiwalnym. Na końcu zaczynasz przyjmować akta.
Dziękuję za informacje i cenne wskazówki.
Nigdy nie organizowałem jeszcze od podstaw składnicy akt ani archiwum zakładowego, pracowałem już w działającym i tylko kontynuowałem pracę poprzedników.
Jakie wymagania formalne trzeba spełnić, żeby zorganizować składnicę akt?
GAP1, pisałeś o Polskiej Normie, czy one nie tyczą się tylko materiałów archiwalnych (będę prowadził składnicę, więc nie będę miał materiałów archiwalnych)? Jeżeli natomiast taka norma będzie potrzebna, to jaka i jakie są koszty takiej normy dla firmy?
Jak wygląda sprawa brakowania dokumentów? Czy brakowanie dokumentów w składnicy akt trzeba zgłosić do archiwum państwowego (spotkałem się z różnymi zdaniami na ten temat)?
A i jeszcze mam pytanie odnośnie samego archiwum państwowego. Czy założenie składnicy akt trzeba w jakikolwiek sposób zgłaszać do AP?
Pozdrawiam.
Faktycznie, jeśli nie będziesz przechowywał kategorii A, Polska Norma cię nie dotyczy. W pozostałych przypadkach musisz nawiązać współpracę z AP.
Pomalutku. Jedną rzecz warto wyjaśnić - jeśli to firma całkowicie prywatna, to w sensie formalnym to nie jest ani archiwum zakładowe, ani składnica akt - archiwum firmy i tyle, jakkolwiek się będzie nazywało. Odwoływanie się do norm jeszcze tylko potęguje zamieszanie. Nie musisz mieć jrwa, nie musisz mieć instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, nie musisz nawiązywać żadnej współpracy z AP. Musisz przestrzegać zasad postępowania z dokumentacją określonych w przepisach - ale nie w ustawie archiwalnej, tylko np. w ustawie o rachunkowości itd.
Czyli że w prywatnej firmie nie kategorii A i kategorii B? Jeśli tak, to możesz kolego działać tylko i wyłącznie według swoich pomysłów.
Firmy prywatne nie podlegają rygorom archiwalnym, ale nie ma też zakazu stosowania JRWA. Wykaz akt, instrukcja kancelaryjna i archiwalna mogą być wprowadzone jako regulacje wewnętrzne przez dyrektora, prezesa czy inną osobę decyzyjną. Ułatwi to zarządzanie dokumentacją zarówno w komórkach organizacyjnych jak i w archiwum firmowym np ułatwi selekcję tego co warto zatrzymać na dłużej a co można zniszczyć by nie zalegało na pólkach. Zasady są po to żeby ułatwić sobie życie, w chaosie ciężko się pracuje a jeszcze ciężej coś znaleźć.
Dziękuję za kolejne wskazówki.
Zakładając, że Spółka jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z prezesami i radą nadzorczą i wchodzi w skład większej grupy kapitałowej. A w tej grupie kapitałowej skarb państwa ma udziały. To wtedy składnica akt, czy jak to nazwiemy musi kierować się ustawą archiwalną?
Chodzi mi o różnicę w podejściu do zakładania składnicy akt w spółkach w których skarb państwa ma udział i w takich, w których takowego nie ma.
Pozdrawiam
"ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny ? tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności, ważnych dla życia publicznego i gospodarczego, niepaństwowych jednostek organizacyjnych takich, jak partie polityczne, związki zawodowe, kościół katolicki oraz inne kościoły i związki wyznaniowe, fundacje, różnego rodzaju stowarzyszenia i towarzystwa, organy samorządu gospodarczego i zawodowego, organizacje społeczne i spółdzielcze, a także prywatne uczelnie, instytuty naukowe, banki, instytucje ubezpieczeniowe oraz wielkie przedsiębiorstwa i korporacje gospodarcze" cytat za ustawą archiwalną. Kwestia znaczenia akt firm prywatnych była poruszana w zeszłym roku na IV Krajowym Sympozjum Archiwalnym http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/3735-iv-krajowe-sympozjum-archiwalne.html
Ja bym jednak radził skontaktować się z właściwym AP. Najwyżej uzyskasz odpowiedź, że pod nich nie będziesz podlegać.
Dziękuję za rady.
To co napisała Kajka cytując ustawę archiwalną nie jest jednoznaczne i daje pole do rożnych interpretacji. Zgadzacie się ze mną?
Ma może ktoś namiary na materiały IV Krajowego Sympozjum Archiwalnego, o którym było wspominane?
A i jeszcze kwestia nadzoru AP nad spółką w której będą zajmował się dokumentacją. Wolałbym tego uniknąć bowiem maja oni problem z miejscem. Ja natomiast przychodzę do nich zrobić szybki porządek z dokumentami. Jeśli natomiast chciałbym wplątać z to AP to trwało by to miesiącami (akceptacja normatyw archiwalnych, kontrole).
Pomyślałem, że zorganizuje składnicę akt, jak mi radziliście - stworze prostą instrukcję archiwalną, wezmę wykaz akt, który mi podlinkowaliście, przeszkolę pracowników i będę przyjmował spisy.
Natomiast jak za jakiś czas AP się upomni, to stworzę archiwum zakładowe w Spółce. Dokumenty, które interesowałyby AP i tak mają długie okresy przechowywania więc tak czy owak będą w Spółce przechowywane.
Myślicie, że takie wyjście z sytuacji będzie odpowiednie?
Pozdrawiam
Nie, nie zgadzamy się. Po pierwsze to nie jest cytat z ustawy tylko pewnie z jakiejś literatury. Art. 42 i następne artykuły ustawy archiwalnej nie dają pola do różnych interpretacji. Po drugie jeśli "mają oni problem z miejscem" to Twoje porządkowanie będzie polegać pewnie w dużej mierze na brakowaniu. Po trzecie - ap wyjaśni Ci czy w sytuacji własnościowej tej spółki jej dokumentacja to państwowy czy niepaństwowy zasób archiwalny. Po czwarte - uparcie sprowadzasz robienie tych "szybkich porządków" do tworzenia normatywów, łącznie z jrwa, co jest nieporozumieniem.
Moja praca nie będzie polegała głównie na brakowaniu bowiem jest to młoda spółka (ma dopiero 3 lata) i szefostwo chce mieć porządek w dokumentach. Brakowanie też pewnie się trafi, ale głównie chodzi o całościowe ogarnięcie porządku w dokumentach.
Sytuacja własnościowa spółki jest taka, że wchodzi ona w skład grupy kapitałowej, w której skarb państwa ma 61 % udziałów.
Odnośnie AP. To są dwa wyjścia. AP uznaje, że spółka:
1) wytwarza dokumenty należącą do państwowego zasobu archiwalnego. Co za tym idzie wytwarza dokumentację archiwalną. Zatem niezbędne jest zorganizowanie archiwum zakładowego, stworzenie normatyw archiwalnych (instrukcja kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA), kontrole AP oraz ścisła współpraca z AP.
2) nie wytwarza dokumentacji należącej do państwowego zasobu archiwalnego. Nie wytwarza więc dokumentacji archiwalnej. W takim przypadku wystarczy zorganizować składnicę akt. Jarek, napisałeś, że tworzenie w takim przypadku normatyw jest nieporozumieniem, czemu tak uważasz? W oparciu o jakieś zasady składnica musi funkcjonować.
Pozdrawiam.
Dalej nie tak.
Jednostka uznana za państwową nie musi być uznana za wytwórcę materiałów archiwalnych. Tym niemniej ma obowiązek wprowadzenia i stosowania normatywów - instrukcji i jrwa - oraz prowadzenia odpowiednio archiwum zakładowego (jeśli wytwarza materiały archiwalne) lub składnicy akt (jeśli ich nie wytwarza).
Jeśli nie zostanie uznana za państwową to żaden z powyższych obowiązków jej nie dotyczy i nie będzie miała ani archiwum zakładowego ani składnicy akt - w rozumieniu przepisów. Może wytwarzać materiały archiwalne lub nie. I nie musi mieć ani jrwa, ani instrukcji, choć można je wdrożyć. Nieporozumieniem jest wiązanie wprowadzania w jednostce jrwa z organizowaniem archiwum podmiotu i archiwizacją.
Masz braki w znajomości przepisów, poczytaj sobie przede wszystkim ustawę archiwalną.
Jeśli jednostka wcześniej była państwowa to do momentu prywatyzacji:
- musi każdorazowo zwracac się o zgodę na brakowanie dokumentacji do archiwum państwowego (dotyczy dokumentacji wytworzonej do momentu prywatyzacji),
- postępowanie z pozostałą dokumentacją jednostki regulują we własnym zakresie,
- jeśli była wcześniej pod nadzorem AP to musi rozliczyć się z kategori A z AP,
- [...]
cdn
czyli rozumiem, że jak jednostka była i nie jest pod nadzorem AP, rozliczyła się ze wszystkich materiałów z czasu kiedy była pod nadzorem AP, to ma wolną rękę w kwestii przechowywania dokumentacji. Dobrze rozumiem?
A mam i jeszcze pytanie. Moja jednostka nie jest pod nadzorem AP, stworzyłem wykaz akt i instrukcje kancelaryjną, uważacie, że warto odezwać się do AP w celu brakowania dokumentacji? czy robić to na własną rękę w oparciu o kategoria archiwalne nadane na podstawie zatwierdzonego wykazu akt?
Pozdrawiam
Nie można brakować/niszczyć dokumentacji bez zgody AP. Instrukcja kancelaryjna, instrukcja w sprawie organizacji składnicy akt i wykaz akt muszą również uzyskać zatwierdzenie przez AP.
Poczekaj, czegoś tu nie rozumiem.
Nie jestem pod nadzorem AP, Spółka chce zorganizować sobie składnicę akt i Instrukcje kancelaryjna, archiwalna i wykaz akt musi być zaakceptowana przez AP?
A gdzie to jest napisane?
Sebastian
No właśnie, to trochę bez sensu. Równie dobrze byle jednoosobowe przedsiębiorstwo Przemka z piątej klatki może utworzyć sobie "składnicę akt" w piwnicy, a w mieszkaniu prowadzić dokumentację (PITy, korespondencja, dowody księgowe) w oparciu o wyciąg z przykładowego wykazu (ale mnie wyobraźnia poniosła...) i AP nie powinno mieć nic do tego... ;).
Błędnie założyłem, że w wątku jest mowa o składnicy akt utworzonej w jednostce, którą obejmuje art. 6 ustawy o narodowym zasobie. ;)
Forumowicze,
pracuje w jednostce, która nie jest pod nadzorem AP. Stworzyłem składnicę akt i wszystkie normatywy archiwalne. I w przypadku brakowania dokumentacji będę musiał występować o zgodę do właściwego AP (w moim przypadku jest to AAN bo Spółka mieści się w Warszawie i swoja działalnością obejmuje cały kraj)?
Sebastian
Pytasz drugi raz o to samo ... pytanie przeniesione do odpowiedniego wątku. Przejrzyj go i poczytaj jeszcze raz przepisy.