W naszym archiwum od jakiegoś czasu prowadzi się digitalizację archiwaliów z naszego zasobu archiwalnego. I tu pojawił mi się pewien problem, a mianowicie: jaki jest status archiwalny cyfrowych skanów archiwaliów? Wersja papierowa jest zgromadzona w teczkach; każda teczka jest oznaczona sygnaturą archiwalną. A co z wersją cyfrową? Przecież skany mogą funkcjonować pojedynczo lub grupami, a niekoniecznie jako "teczka". Co wtedy?
W przypadku archiwów państwowych regulowane to jest Zarządzeniem nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych (oraz Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 13)
http://www.archiwa.gov.pl/pl/prawo/70-akty-normatywne-naczelnego-dyrektora-archiwow-pastwowych.html
Przeczytałem zarządzenie NDAP i załącznik, i nadal mam problem, bo oba dokumenty nic nie wyjaśniły. Więc powtarzam zapytanie: z teczki papierowej nie udostępnia się pojedynczych dokumentów lub materiałów, a czy ta sama zasada obowiązuje w przypadku skanów? Przecież w wersji cyfrowej byłoby to, za przeproszeniem, kretyństwo. Jeśli chodzi o sygnaturę archiwalną - rozumiem, że skany mają taką samą, co papier.
Archiwa, na podstawie cytowanego przez Hanię Zarządzenia nr 13, gromadzą i przechowują skany m.a. zgodnie z zapisami zawartymi w §5 Załącznika do Zarządzenia nr 13, Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików cyfrowych, gdzie została określona struktura katalogów. W katalogu j.a. znajdują się pliki skanów wykonane dla danej jednostki. Nazwa pojedynczego skanu jest odzwierciedleniem ścieżki zapisu, tj. nr archiwum_nr zespołu_ciąg dalszy numeru zespołu_numer serii_sygnatura jednostki archiwalnej_licznik, na końcu zaś format zapisu.
Zatem nie stanowi problemu udostępnienie użytkownikowi pojedynczych, wybranych skanów z j.a. każdy ma swój unikalny numer. Nie widzę również przeciwskazań do udostępnienia pojedynczych skanów; niektóre z archiwów skanowały fragmenty najczęściej wykorzystywanych akt (składując wykonane skany w lokalnych repozytoriach), z różnych przyczyn nie cyfryzując całej jednostki lub zespołu. Wykonane skany podlegały oczywiście udostępnieniu.
CytatJeśli chodzi o sygnaturę archiwalną - rozumiem, że skany mają taką samą, co papier.
opisane wyżej z cyt. zarządzenia
OK, z niektórymi tezami za bardzo się rozpędziłem. Ale nadal nie rozumiem, jaki jest status archiwalny skanów. Jeśli kopiuje się materiały papierowe, to raczej tylko w przypadku udostępnienia użytkownikowi. Użytkownik otrzymuje kopię, którą bierze ze sobą, a w zasobie archiwum pozostaje oryginalny dokument. W przypadku skanów zasób archiwalny wzbogaca się na stałe o cyfrowe kopie dokumentów.
Skany nie wzbogacają zasobu archiwalnego, bo nie są do niego zaliczane, stanowią natomiast kopie zabezpieczające zasobu (tak jak kiedyś mikrofilmy).
OK, to usystematyzujmy dotychczasowe ustalenia. Skoro skany nie wchodzą w skład zasobu archiwalnego, gdyż stanowią jedynie kopie, to nie są materiałami archiwalnymi kategorii "A" o znaczeniu historycznym przechowywanymi wieczyście, nie podlegają więc ustawowej ochronie i za ich zniszczenie nie grożą sankcje karne. Czy dobrze rozumiem?
kopia to kopia sankcji karnych nie ma ale jeśli ktos skasuje specjalnie ileś tam terabajtów kopii wzorcowych i to mu się udowodni to na pewno musi się spotkać się np zwolnieniem dyscyplinarnym z pracy tak sądzę
Cytat: GAP1 w Lipiec 31, 2014,
OK, to usystematyzujmy dotychczasowe ustalenia. Skoro skany nie wchodzą w skład zasobu archiwalnego, gdyż stanowią jedynie kopie, to nie są materiałami archiwalnymi kategorii "A" o znaczeniu historycznym przechowywanymi wieczyście, nie podlegają więc ustawowej ochronie i za ich zniszczenie nie grożą sankcje karne. Czy dobrze rozumiem?
Jest jeszcze kodeks karny - art. 268 i następne.
Cytat: sirsilis w Lipiec 31, 2014,
kopia to kopia sankcji karnych nie ma ale jeśli ktos skasuje specjalnie ileś tam terabajtów kopii wzorcowych i to mu się udowodni to na pewno musi się spotkać się np zwolnieniem dyscyplinarnym z pracy tak sądzę
zawsze są (powinny być) jeszcze kopie kopii więc dramatu nie ma, ale wracając do dyskusji, zastanawiam się gdzie jest sedno tej sprawy. Czy chodzi o udostępnianie pojedynczych skanów czy o sankcje karne za zniszczenie tychże?
Cytat: GAP1 w Lipiec 31, 2014,
OK, to usystematyzujmy dotychczasowe ustalenia. Skoro skany nie wchodzą w skład zasobu archiwalnego, gdyż stanowią jedynie kopie, to nie są materiałami archiwalnymi kategorii "A" o znaczeniu historycznym przechowywanymi wieczyście, nie podlegają więc ustawowej ochronie i za ich zniszczenie nie grożą sankcje karne. Czy dobrze rozumiem?
|Zdarza się jednak, że informacja zawarta na określonym nośniku uległa nieodwracalnemu zniszczeniu, zostaje sam nośnik; jeżeli dany obiekt został poddany wcześniej digitalizacji uzyskaliśmy jego kopię w postaci cyfrowego odwzorowania, które w opisywanym przeze mnie przypadku będzie jednak stanowiło coś w rodzaju
Cytatrównoważnika oryginału.
Pamiętacie dyskusję nt. decyzji nr 8 z 2006 roku?
CytatW przypadku niezachowania się egzemplarza archiwalnego (nośnika z pierwotnym zapisem fotografii lub wzorcowego pliku danych) za egzemplarz archiwalny fotografii uznaje się wskazaną kopię analogową lub plik danych, uznane zastępczo za wzorcowe (równoważnik oryginału).