Mam prośbę, proszę podpowiedzcie jak mam przekonać panie z księgowości, które oddają mi dokumenty do archiwum opisane tak: 3220 to jest dowody księgowe, z kat.A - twierdząc że tam są inwestycje! i musi to być kat.A
Oczywiście moje argumenty o obowiązującej instrukcji archiwalnej, jrzwa niestety nie docierają do pań!
Wiążą sznurówkami stosy papierów grubości 11,15cm masakra!!!!!!!
Już brak mi słów! :'( :'( :'( :'( :'( :'(
Przekonać? Nie da się.... niestety. Można zawalczyć ale to zależy od pozycji Twojej, Twojego przełożonego itd... Z mojego doświadczenia księgowość tylko wtedy dostrzega w archiwizacji jakiś istotny element kiedy nie mogą czegoś znaleźć, a i wtedy często winny jest archiwista!
A poważnie? Namawiać, namawiać, namawiać: przecież to one pierwsze będą korzystać z tej dokumentacji i jak ją przygotują to tak będą mieć... Chociaż rozumiem, że to w zasadzie było retoryczne pytanie ;)
pozdrawiam!
Prawo jest po Twojej stronie. Pokaż im obowiązujące przepisy prawne, np. instrukcję archiwalną i zapis odnośnie 5 cm. Poza tym źle przygotowanej dokumentacji nie przyjmuj do archiwum/składnicy akt. Czasem trzeba odmówić, jeśli dokumentacja nie została przygotowana zgodnie z przepisami.
Wszystko się zgadza! Macie racje!
W 2011 roku, każdy otrzymał jrzwa, instrukcje kancelaryjną, archiwalną z zaznaczonymi miejscami, które są istotne aby po zakończeniu sprawy przekazać akta do archiwum. Problem jest bardziej złożony, "niereformowalność urzędnika", kierownictwo nie wnika, a władza najwyższa ma ważniejsze sprawy! A Ty rób po to tu jesteś!
No cóż chciałam się wygadać "wypisać":) ;)
Zgadzam się, że decyduje tylko i wyłącznie "pozycja" przełożonego archiwum. Pod warunkiem, że ten przełożony podziela zdanie archiwisty. Administracja to dżungla, w której liczą się w zdecydowanej większości wpływy. Jeśli ich nie macie, nic nie ugracie. A wielu urzędników, zwłaszcza tych "wieloletnich, zasłużonych" jest po prostu niereformowalnych.
Dlatego też ja trzymam się sztywno zasady nieprzyjmowania do archiwum dokumentacji nieprawidłowo opracowanej. Żadnych wyjatków (no, co najwyżej mogę poprawic jakieś drobne błędy :)). Oczywiscie zawszę cierpliwie tłumaczę jak należy przygotować dokumenty do az, organizuję szkolenia dla pracowników, doradzam itp. Jednak ci, którzy uparcie nie chcą przyjąć do wiadomości przekazywanych im informacji i próbują forsować własne "widzimisię" nie mają coliczyc na przyjęcie akt do archiwum.
I masz na tyle silną pozycję w swojej instytucji, że jesteś w stanie powstrzymać innych od zdawania do archiwum źle przygotowanej dokumentacji? A nie miałeś nigdy sytuacji, że jakiś znajomy kierownik, naczelnik itp. dogadał się z Twoim przełożonym, żeby przyjąć akta?
Nigdy nie zastanawiałem się nad "siłą" swojej pozycji, ale najwyraźniej jest wystarczająca :) Pamietam jedna sytuację. Niedługo po przyjęciu do pracy odkryłem w AZ kilkanaście dużych pudeł (ok. 1 mb każde) z nieuporządkowaną i nieopisaną dokumentacją, której próżno by szukać w ewidencji archiwum. Po prostu ktoś wykorzystał zamieszanie towarzyszące przeprowadzce naszej instytucji i podrzucił dokumenty... Ustaliłem jaki dział je wytworzył i kazałem odebrać i prawidłowo opracować. Oczywiście nie mieli na to ochoty. Trochę się "boksowaliśmy" w tej sprawie, ale koniec końców dzieki wsparciu mojego ówczesnego przełożnego udało sie dojśc do porozumienia - wspomniany dział zatrudnił osobe na umwę zlecenia do opracowania tych dokumenów :D
No cóż, u nas już ileś razy w wyniku dogadania się jednych panów z innymi panami trzeba było odejść od obowiązujących zasad. Aczkolwiek na co dzień działamy normalnie. Taka rzeczywistość. A przełożonemu się nie odmawia.
Ja powołuję się wprost na zapisy z IK, uprawniające mnie do odrzucenia spisów źle przygotowanych, oferując jednocześnie wsparcie merytoryczne w razie konieczności. Działa :)
Niestety to wszystko jest smutną, urzędniczą rzeczywistością... Ja pracowałam na swoją "pozycję" jakieś 5 lat. Szkolenia,tłumaczenia, odmowy przyjęcia akt - i tak w kółko. Zadziałało hasło "koordynator czynności kancelaryjnych", bo już nie archiwista-sprzątacz, to trzeba słuchać. Zadziałał też urok osobisty ;D generalnie trzeba wiedzieć, w jakich sytuacjach można odpuścić, a w których walczyć do końca. Poza tym zawsze, ale to zawsze, jeśli ktoś chce coś odnaleźć, wypożyczyć, działam natychmiast.Skutek jest taki - jeżeli chcecie do czegoś szybko dotrzeć, a jest to odpowiednio przygotowane, to w ciągu 10 minut możecie mieć to na biurku. Jeśli było zrobione po łebkach, trudno, trzeba czekać... Działa! Należy uświadamiać pracowników, że nie archiwizują dla archiwistów, ale dla siebie! W skrajnych przypadkach odsyłam do mojej szefowej, której każdy sie boi i wolą już zrobić coś jeszcze raz, niż dopuścić do konfrontacji ;D
Pozdrawiam i cierpliwości życzę!
Sytuacje, w których urzędnicy celowo nie przestrzegają przepisów prawa instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej są moim zdaniem patologią... Problem nie jest w złym prawie, ale w jego niestosowaniu.
Jeśli macie instytucję, urząd, w którym pod względem przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych istniała wieloletnia patologia (czyli generalnie olewanie sobie tych zasad), to faktycznie archiwum musi dokonać wielkiej pracy, aby zmienić tego typu zachowania urzędników. Moim zdaniem, najlepszym sposobem jest udowodnienie reszcie, że odpowiednie archiwizowanie akt działa tylko na korzyść urzędników. Pewnie będzie to droga przez mękę, ale cóż ... Biurokracja to dżungla.
:) Smutne ale prawdziwe! co piszesz. Czasami jena osoba w urzędzie trzęsie wszystkimi bo ma władze, "władze" w cudzysłowu bo jak może skarbnik decydować za sekretarza czy wójta , a jednak ;)
Odmówiłam przejęcia dokumentacji ponieważ czekam na nowy lokal a w tym na miejscu nie ma gdzie teczuni wsunąć, i co i zaraz nagonka!
Bo ja muszę im zabrać i koniec. Czasami sobie myślę, żeby osoba która nie traktuje z szacunkiem pracy archiwisty weszła na 1 miesiąc na jej stanowisko i zakosztowała tego miodu, może zmieniłaby zdanie ???
Kompletnie nie mogę zrozumieć sytuacji, gdy pracownik w urzędzie kompletnie nie zna obowiązujących przepisów i zasad postępowania z dokumentacją. Woli robić po swojemu i jest zły, gdy archiwista zwraca uwagę, że coś jest robione niewłaściwie. Mam wrażenie, że niektórzy (przynajmniej w sądach) zatrzymali się w poprzednim ustroju. Nie ma silnego, który zmieniłby taką sytuację. To jest naprawdę smutne, że w pracy musimy cały czas walczyć o to, aby przepisy były przestrzegane i do archiwum trafiała dokumentacja właściwie prowadzona.
A tak na marginesie to księgowość to faktycznie bardzo dziwna komórka. Tam naprawdę trudno przekonać osoby do właściwego prowadzenia teczek. Ostatnio u siebie widziałem w księgowości teczkę z kilkoma znakami spraw (różne symbole) a tytuł na teczce brzmiał: "korespondencje". Chyba też czeka mnie trudna batalia z paniami z księgowości. :)
Niestety - przyzwyczajenie drugą naturą człowieka :( , piękne przepisy , zalecenia zostają na papierze, a szara rzeczywistość skrzeczy. Weź przekonaj panią,że listy płac w segregatorze nie są prawidłowo uporządkowane, skoro wszystko jest ładnie ułożone ;D
Gorzej jest jeśli nie można przekonać, a Panie same nie mogą niczego znaleźć! Rozmowa - Archiwista: skoro stary system się nie sprawdza, to może warto spróbować czegoś nowego? F-K: po co?? A: żeby łatwiej odszukać potrzebne dokumenty? F-K: ale zawsze tak było.... A: no ale same Panie widzą, że nie działa i szukanie przypomina grzebanie w stogu siana. F-K: ale to tyle pracy jest, A: wcale nie, wystarczy tylko konsekwentnie realizować zalecenia, ja chętnie pomogę, wytłumaczę, pokażę.... F-K: czyli pan to weźmie od nas i zrobi?? A: Nie, tego nie mogę zrobić, muszą Panie konsekwentnie, codziennie realizować zalecenia, a nie liczyć, że ktoś to zrobi na koniec roku..., F-K: ale po co?? i tutaj archiwista zacisnął pięści i wyszedł ;)
A inne działy dają radę.... rozmawiałem z koleżanką, która też jest księgową skąd się to bierze ale niczego nie udało się wyjaśnić (akurat koleżanka ma dokumentację w najlepszym porządku).
Ale co tam! Urlop już widać ;)
Ja mam w podatkach taka sytuację, kierownik pisze tak:
nr z jrzwa 3100, 3120, 3221, 3222
tytuł: Osoby Prawne - deklaracja na podatki: rolny, od nieruchomości i leśny B10
Masakra !
A teraz mam pytanie, umowy z bankiem? gdzie to dać? pytają mnie do jakiej teczki ??? ::), Patrzę i patrzę i nie widzę! ??? ::)
Czy to będzie to:
032 zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania kat. A
/gmina wiejska/