Na stronie: http://colloquia.archiwa.gov.pl/pl/materialy
pojawiły się informacje dot. XIV konferencji z cyklu Colloquia Jerzy Skowronek dedicata - komunikat oraz fotorelacja. Jeszcze czytając program konferencji można było zauważyć w tytułach wystąpień polskich uczestników zdominowanie przez problematykę wartościowania dokumentacji elektronicznej. Teraz znalazło to odbicie we wnioskach zawartych w komunikacie z konferencji. W pierwszym z wniosków zawarto stwierdzenie o wyraźnej dominacji dokumentów elektronicznych nad papierowymi - tyle że w kontekście narodowego zasobu archiwalnego coś takiego w Polsce nie ma miejsca, być może nastąpi to w ciągu kilku lat. W drugim i trzecim wniosku zawarto potrzebę zmiany podejścia do problemów wartościowania i selekcji - niestety, nie znając treści konferencyjnych wystąpień, nie wiem w jakim kierunku mają pójść te zmiany - jak sądzę warto może ponownie zwrócić uwagę, że jedyną sensowną zmianą byłaby jak najdalej idąca rezygnacja z wartościowania i brakowania dokumentacji elektronicznej. W czwartym wniosku mowa o "różnych aspektach" i "innych istotnych zagadnieniach" dotyczących dokumentacji elektronicznej. Moim zdaniem pierwsze miejsce wśród tych aspektów i zagadnień zajmują metadane. Jeśli archiwistyka skupi się na metadanych (a metadane to przecież także wszelkie opisy i tytuły, znaki kancelaryjne i symbole z jrwa), zamiast na wartościowaniu, to sądzę że zasłuży na dozgonną wdzięczność kształtującego się społeczeństwa wiedzy. Jak sprawdza się wartościowanie, a jak metadane, widać na załączonym obrazku - a raczej na obrazkach - fotografiach z konferencji (http://colloquia.archiwa.gov.pl/pl/foto). Skoncentrowanie się na wartościowaniu spowodowało umieszczenie wyboru 5 fotografii, które ukazują osoby zasiadające przy stole prezydialnym obok plakatu konferencyjnego i złudzenie, że pozostałe zdjęcia dotyczą tego samego wydarzenia - natomiast metadane dają nam wiedzę że te pozostałe zdjęcia wykonano w ubiegłym roku na innej konferencji. ;)
Też się zdziwiłam, jak zobaczyłam te zdjęcia, bo byłam na tej konferencji ;D
A co się tyczy wartościowania: właściwie wszyscy prelegenci i dyskutanci (zarówno z Polski jak i z zagranicy) twierdzili, że dokumentacja elektroniczna musi podlegać takim samym procesom wartościowania, jak dokumentacja tradycyjna: K. Schmidt stwierdził, że w przypadku dok. elektronicznej istnieje pokusa, aby zachować wszystko, ale musimy się jej oprzeć (znaczy tej pokusie).
Pozdrawiam
O, fotografie na stronie NDAP już się zgadzają ;D
to się nazywa szybkość :D
A do jakich konkluzji doszli dyskutanci w przypadku dokumentacji elektronicznej?
Ciekawym wątkiem była kwestia kosztów przechowywania dokumentacji elektronicznej: padały rozmaite kwoty, modele liczenia; jednym wychodziło mało, innym dużo.
Mam takie podejrzenie, że tak naprawdę nikt nie wie, ile te koszty wynoszą i jak to się ma do kosztów przechowywania dokumentacji tradycyjnej.
Pozdrawiam
A ja nie wiedziałam o tej konferencji. Buuuuu :'(
Koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej to też bardzo ciekawy temat. Szczególnie materiały archiwalne kategorii "A" w formie elektronicznej są drogie w utrzymaniu: podpisy elektroniczne, które trzeba konserwować co jakiś czas i znaczniki czasu. To wszystko dużo kosztuje.
Tak naprawdę zarówno koszty przechowywania, jak i kwestia konserwacji podpisu elektronicznego, to tematy na osobne konferencje.
Archiwa państwowe i tak muszą posiadać/zbudować i potem utrzymywać i modernizować infrastrukturę do przechowywania dokumentacji elektronicznej. Jak sądzę im więcej dokumentów ta infrastruktura będzie przechowywać, tym mniejszy stanie się koszt przechowywania określonej porcji dokumentacji elektronicznej.
Natomiast wiarygodność podpisu elektronicznego w dłuższym czasie można zapewniać na różne sposoby.
Archiwa państwowe to jedno, ale przez okres 10 lat tego typu dokumenty muszą też przechowywać jednostki organizacyjne. I to one też będą ponosić duże koszty.
Cytat: GAP1 w Czerwiec 03, 2014,
Archiwa państwowe to jedno, ale przez okres 10 lat tego typu dokumenty muszą też przechowywać jednostki organizacyjne. I to one też będą ponosić duże koszty.
Dziwna teza, przecież jednostki nie mogą funkcjonować bez dokumentów wiec jak miałyby ich nie przechowywać? Wdrażając system EZD wybierają świadomie (mam nadzieję) takie rozwiązanie i wiedzą na co się decydują. System EZD albo ma wbudowany moduł archiwum zakładowego albo jest zintegrowany z taką funkcjonalnością i to jest nieuniknione. A koszty przechowania (serwer, macierz itd.) i tak by były.... Gorzej, że archiwa państwowe nie do końca mają gdzie przechowywać paczki archiwalne z takich systemów. ADE ciągle jest określane jako "prototyp", a pomysł budowy zapasowego repozytorium poza NAC chyba ciągle jest tyko "pomysłem" ;). Tymczasem paczki archiwalne już czekają ;)
Kolega przedstawia tu sytuację normalną. A ja znam sytuację taką, że jedna instytucja zamówiła system EZD, a druga będzie go wdrażać i być może używać; to jest dopiero kicha.
Cytat: GAP1 w Czerwiec 04, 2014,
jedna instytucja zamówiła system EZD, a druga będzie go wdrażać i być może używać;
A w jaki sposób to wpływa na koszty??
Wpływa na koszty, gdyż instytucja, mająca korzystać z systemu, została sama z tym ..., i musi wraz z inną firmą wspierającą rozgryzać system od początku. Zwiększa to koszty zdecydowanie. Sytuacja jest absurdalna, ale taka jest przerażająca rzeczywistość w polskiej administracji publicznej.
Czyli ktoś wam kupił EZD a wy nie wiecie jak go używać? Nadal nie rozumiem na czym polega zwiększenie kosztów.
Problem jest bardzo prosty. Inna instytucja zamówiła i kupiła nam system EZD. My go przejęliśmy, mając jeszcze wsparcie i firmy (twórcy systemu), i tamtej instytucji. Potem nastąpił dłuższy okres różnego rodzaju zawirowań, w wyniku czego system został wyłączony. Kiedy z powrotem miał być uruchomiony, okazało się, że zarówno twórca systemu, jak i zamawiający odżegnali się od tego. W związku z tym nasza jednostka musiała własnymi siłami system uruchomić (odbyło się to z wielkimi bólami i wieloma błędami, gdyż ... nie mamy dokładnej instrukcji obsługi systemu). Kiedy rozpoczęliśmy testowanie systemu ujawniły się powyższe błędy. I trzeba było zatrudnić nową firmę do rozgryzienia systemu i usunięcia błędów. A dodam jeszcze, że system jest unikalny w skali kraju. Kiepsko się to udaje, i moim zdaniem, wszystko zakończy się niczym. Z góry jeszcze wyjaśniam, że ze względów politycznych rezygnacja z systemu jest praktycznie niemożliwa. Czyli musimy brnąć w to dalej, ponosząc coraz większe koszty na z góry przegraną sprawę. Takie zwyczajne absurdy polskiej administracji publicznej.
Wracając do tematu - tutaj mamy bardziej szczegółową relację z konferencji autorstwa Hani: http://www.archiwa.net/index.php?option=com_content&view=article&id=596:colloquia-jerzy-skowronek-dedicata-2014&catid=101:2014&Itemid=4
CytatW toczonych dyskusjach w czasie konferencji (także w kuluarach) do najczęstszych tematów należały: koszty przechowywania dokumentacji elektronicznej (chyba brak podstaw do stanowczych stwierdzeń w tej materii) i wartościowanie dokumentacji elektronicznej ? wyraźnie podkreślano, że musi ona podlegać wartościowaniu i selekcji.
Musi? A niby to dlaczego? Mam wrażenie że małpa z brzytwą dostrzegła dyskietki, płyty CD i system EZD, i znów przymierza się do chlastania czegoś co
z pewnością i
niewątpliwie nie jest dokumentacją o wartości historycznej. Oddam swoją odznakę zasłużonego archiwisty temu, kto wskaże mi pewne, obiektywne, niezmienne w czasie, czytelne i nadające się do bezpośredniego stosowania kryteria wartościowania.