Witam
czy dla teczki zawierającej protokoły z posiedzeń Senatu Uczelni należy założyć spis spraw (każde posiedzenie to oddzielna sprawa)? Druga kwestia dotyczy systuacji gdy na kilku posiedzeniach rozpatrywana jest jedna ważna kwestia związana ze sprawą klasyfikowaną pod innym hasłem to jak wtedy odzwierciedlić sposób przebiegu tej sprawy w jej właściwej teczce?
Tak, dla teczki zawierającej protokoły z posiedzeń należy założyć spis spraw. Protokoły powinny również być numerowane (stosowny zapis powinna zawierać instrukcja kancelaryjna, np. Protokół Nr 1/2014 itd.). Dokumentacja dotycząca sprawy rozpatrywanej na posiedzeniu Senatu i prowadzonej również pod symbolem merytorycznym powinna znajdować się w obu teczkach, tzn. całość akt sprawy w teczce merytorycznej, a dokumenty, które trafiają na obrady Senatu (np. wnioski, informacje o zaakceptowaniu wniosku etc.) powinny być w obu teczkach (jeden egzemplarz w teczce merytorycznej, drugi w teczce z protokołem posiedzenia).
Spis spraw powinien być odłożony do pierwszego tomu (zakładam, że powstaje kilka tomów z protokołami posiedzeń w ciągu roku). Na okładce każdej teczki należy napisać numery protokołów, które faktycznie w teczce się znajdują, np. Protokoły Nr: 6 - 10.
rozumiem ale załóżmy, że powstaje z posiedzenia protokół który w np. w jednym z paragrafów porusza daną sprawę. Protokół pozostaje w teczce Senatu jako jeden z dokumentów danego posiedzenia. W jakiej formie te informacje z protokołu umieścić w teczce merytorycznej (wykonać wyciąg z danego protokołu) ?
Tak, zwykle informacja o rozpatrzeniu danego zagadnienia pozytywnie/negatywnie etc. na posiedzeniu/sesji ma formę wyciągu.
nasuwa mi się kolejne pytanie dotyczące np. aktów normatywnych. Wszelkie ustalenia związane z jego opracowywaniem powinny znaleźć się w teczce wraz z ostateczną wersją? Jeżeli tak to jaki układ powinna mieć taka teczka (na wierzchu ustalenia, następnie wprowadzony dokument, numeracja teczki ciągła, daty skrajne)?
Tak, chyba, że wykaz akt przewiduje odrębne klasy dla projektów aktów normatywnych.
Dziękuje za odpowiedzi na moje pytania
Pozdrawiam
A czemu MarcinieP stoisz na stanowisku, że protokoły posiedzeń to akta spraw i należy je wpisywać do spisu spraw. Ja uważam, że to dokumentacja nie tworząca spraw. Nie twierdze oczywiście, że mam rację, ale chciałbym poznać Twoje zdanie w tej sprawie i na czym jest oparte.
1. Nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację nietworzącą akt spraw. A skoro nie ma takiego przepisu, należy traktować tę dokumentację jak każdą inną tworzącą akta spraw. Faktycznie protokół dokumentuje przeważnie przebieg posiedzenia, na którym omawiane i akceptowane (lub nie) są wnioski dotyczące innych prowadzonych spraw, przeprowadzane są głosowania nad uchwałami, podejmowane dyskusje nad określonymi zagadnieniami. Niemniej każde posiedzenie (sesja) i materiały związane z tym posiedzeniem (sesją) traktuję jako odrębną sprawę z tego względu, że nie mam podstaw, aby postąpić inaczej (a w ogóle, to rozszerzanie katalogu dokumentacji nietworzącej akt spraw w myśl paragrafu 6 IK z 18.I.2011 r. nie jest zalecane przez moje archiwum państwowe).
2. W przypadku dokumentacji nietworzącej akt spraw nie prowadzi się spisu spraw. Instrukcja nie przewiduje również prowadzenia ewidencji takich dokumentów, a przecież spis taki - zawierający informację o tym, co było tematem posiedzenia (sesji) itd. - jest niezbędny z punktu widzenia każdego korzystającego z protokołów posiedzeń (sesji).
3. Posiedzenie (sesja) jest sprawą w rozumieniu definicji z obowiązującej mnie instrukcji kancelaryjnej z 18.I.2011 r., tzn. jest zdarzeniem, w trakcie którego rozpatrywane są poszczególne wnioski i/lub podejmowane określone czynności służbowe.
Wracam do przypadku aktu normatywnego. Skoro w teczce znajdą się dokumenty z okresu przed wprowadzeniem go do użytku (uzgodnienia, to daty skrajne mam zastosować z faktycznych dokumentów czy z okresu kiedy akt miał moc prawną. Czy mogę zastosować sposób stosowany w aktach osobowych tzn. daty dokumentów (inne niż zatrudnienia) podać w nawiasie?
Daty skrajne dotyczą dat na dokumentach. Okres obowiązywania aktów normatywnych można wyszczególnić w spisie spraw w kolumnie "Uwagi". Jeśli spis spraw nie przewiduje takiej kolumny, to można dopisać informację o okresie obowiązywania aktu w rubryce opisu sprawy.
MarcinieP
1. Nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację nietworzącą akt spraw. A skoro nie ma takiego przepisu, należy traktować tę dokumentację jak każdą inną tworzącą akta spraw.
Odpowiedziałabym przekornie, ja też nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację tworzącą akt spraw.
W moim urzędzie protokoły, sprawozdania, notatki z Narady (zebrania) pracowników klasyfikuję 103 i kwalifikuję A. I traktuję je jako dokumentację nietworzącą akt spraw.
W innym przypadku, zarządzenia szefa klasyfikuję 110 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów, prowadzę dla nich tylko rejestr, traktuję zarządzenia jako dokumentację nietworzącą akt spraw. Na dole strony zarządzenia z podpisem dyrektora mam zamiar wprowadzić obowiązkowy dopisek "dot. sprawy np. WF.3231.1.2014" i odwrotnie, w piśmie sugerującym wywołanie zarządzenia prowadzący sprawę albo kopię zarządzenia dołączy do akt tej sprawy albo dopisze tylko numer zarządzenia.
Jestem przeciwniczką dublowania dokumentacji. I przyznam się szczerze, nie za bardzo rozumiem Instrukcja nie przewiduje również prowadzenia ewidencji takich dokumentów, a przecież spis taki - zawierający informację o tym, co było tematem posiedzenia (sesji) itd. - jest niezbędny z punktu widzenia każdego korzystającego z protokołów posiedzeń (sesji). Gdzie w ik można przeczytać o zakazie prowadzenia ewidencji/rejestru dokumentów nietworzących akt spraw ?
Cytat: szerka w Styczeń 14, 2014,
Odpowiedziałabym przekornie, ja też nie znam podstawy prawnej, która pozwalałaby traktować protokoły jako dokumentację tworzącą akt spraw.
Myślę, że należy wyjść od definicji sprawy zawartej w § 2 pkt 12 rozporządzenia PRM z 18 I 2011 r.:
sprawa ? zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
Ponieważ mnie ta instrukcja obowiązuje, uważam zatem, że to, co odpowiada definicji sprawy i nie zostało wyszczególnione jako dokumentacja nietworząca akt spraw tworzy sprawę. W rozumieniu tej definicji nawet pisma przesyłane tylko do wiadomości tworzą sprawę.
Z drugiej strony, jeśli pracownik będzie do teczki aktowej odkładał kolejno ponumerowane zarządzenia nie nadając im znaków spraw, ale załączy do takiej teczki spis (ewidencję) tych zarządzeń pełniący funkcję spisu spraw, to przypuszczam, że żaden kontrolujący z AP nie powinien robić z tego problemu...
Cytat: MarcinP w Styczeń 13, 2014,
a w ogóle, to rozszerzanie katalogu dokumentacji nietworzącej akt spraw w myśl paragrafu 6 IK z 18.I.2011 r. nie jest zalecane przez moje archiwum państwowe
Z informacji zawartych na stronie MSW wynika, że katalog ten ma charakter otwarty:
https://www.msw.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html
(patrz odp. na pyt. 63)
Cytat
2. W przypadku dokumentacji nietworzącej akt spraw nie prowadzi się spisu spraw. Instrukcja nie przewiduje również prowadzenia ewidencji takich dokumentów, a przecież spis taki - zawierający informację o tym, co było tematem posiedzenia (sesji) itd. - jest niezbędny z punktu widzenia każdego korzystającego z protokołów posiedzeń (sesji).
Instrukcja
nie nakazuje prowadzenia ewidencji takich dokumentów, co nie znaczy, że tega zabrania.
Cytat
3. Posiedzenie (sesja) jest sprawą w rozumieniu definicji z obowiązującej mnie instrukcji kancelaryjnej z 18.I.2011 r., tzn. jest zdarzeniem, w trakcie którego rozpatrywane są poszczególne wnioski i/lub podejmowane określone czynności służbowe.
Stosując taka definicję praktycznie każdą dokumentacje mozna podciągnąć pod akta sprawy. Np podczas inwentaryzacji również podejmowane sa określone czynności służbowe, a nikt chyba nie ma wątpliwości, że protokół inwentaryzacyjny to dokumentacja nietworząca akt sprawy.
Z dokumentacją nietworzącą akt spraw jest spory problem.
1. Jeśli już sięgać do przepisów to trzeba zacząć od rozporządzenia Min. Kultury z 2002 r., tam stoi: "Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw." (wręcz niedoskonałością wielu przepisów kancelaryjno-archiwalnych jest to, że mówią one tylko o postępowaniu z aktami spraw, pomijając dokumentację nietworzącą akt spraw). Morał z tego moim zdaniem taki, że gromadzenie dokumentacji w akta spraw jest podstawową i domyślną formą gromadzenia dokumentacji.
2. Nie można ograniczać możliwości prowadzenia akt spraw tylko do np. postępowań administracyjnych. Prowadzenie akt spraw jest wygodnym, praktycznym i czytelnym sposobem gromadzenia dokumentacji i nie ma powodu by sztucznie tę możliwość ograniczać.
3. Z kolei dla niektórych rodzajów dokumentacji czy wykonywanych zadań prowadzenie akt spraw jest zbędnym obciążeniem a czasem wręcz czyniłoby dokumentację nieczytelną.
4. Instrukcje kancelaryjne zawierają obecnie katalogi dokumentacji nietworzącej akt spraw, zapis w rozporządzeniu z 18.01.2011 r. jest skonstruowany tak, że katalog ten można traktować jako otwarty. Zakładam że gdyby jakaś instytucja objęta tym przepisem chciała móc nie prowadzić akt spraw także dla innych rodzajów dokumentacji, to ten katalog rozszerzy w drodze zarządzenia wewnętrznego. Moim zdaniem warto jednak trzy razy zastanowić się przed podjęciem takiej decyzji.
5. Jeśli jednak zajrzeć do starszych instrukcji kancelaryjnych, to to wcale nie jest takie oczywiste. "Ramowa instrukcja kancelaryjna" z 29.10.1959 określała że: a) nie prowadzi się spisu spraw dla których jest przewidziana specjalna forma rejestracji (rejestry, kartoteki), b) istnieje możliwość zaniechania rejestracji niektórych rodzajów spraw (o kategorii innej niż A), które występują w małej ilości. Z kolei instrukcja kancelaryjna z 1975 r. dla urzędów toap zawiera wyraźnie zamknięty katalog dokumentów, które nie podlegają rejestracji.
6. Tak to z grubsza wygląda w systemie tradycyjnym, komplikuje to dodatkowo system EZD i systemy dziedzinowe. Dokumentacja w systemach dziedzinowych nie musi tworzyć akt spraw (bo i tak zapewniony jest nadzór nad tą dokumentacją), kłopot sprawia jedynie dodatkowa, uzupełniająca korespondencja która mieści się rzeczowo w klasach z jrwa objętych systemem dziedzinowym, ale ta korespondencja nie trafia do tego systemu a jest rejestrowana standardowo.
7. W systemie EZD również mamy możliwość gromadzenia dokumentacji nietworzącej akt spraw, z systemem tym powiązano również zasadę tworzenia akt spraw tylko w komórkach merytorycznych. Diabeł tkwi jednak w szczegółach - akta niewidoczne dla użytkownika jako akta spraw stają się trudne do wyszukiwania i nadzorowania. Skłania mnie to wręcz do wniosku by w EZD ilość dokumentacji nietworzącej akt spraw minimalizować, albo zastąpić to rozwiązanie dodawaniem dokumentów do rejestrów.
gromadzenie dokumentacji w akta spraw jest podstawową i domyślną formą gromadzenia dokumentacji
Panowie!
Dokumentacja w moim urzędzie w 70% tworzy sprawy. Reszta nie. I gdyby dla tych 30% miałabym jako koordynatorka czynności nakazać-prosić-błagać o traktowanie tych 30% jako sprawy i prowadzenie spisu spraw, to naraziłabym się na śmieszność.
Przykład:
Przychodzi pismo z Urzędu Wojewódzkiego informujące mój urząd o zmianie strategii prozdrowotnej, na trzech stronach. Strategii mojego urzędu nie dotyczącej w promilu. Kolejne pismo ze starostwa jakiegoś tam o ogłoszeniu roku 2014 Rokiem Dobroci w Powiecie. I co ja robię ? Stosuję hasło 0122 Organizacja innych jednostek administracji rządowej bez obowiązku prowadzenia spisów spraw (nie tworzą spraw) i bez obowiązku prowadzenia rejestru czy ewidencji - REJESTR W TAKIM WYPADKU BYŁBY PO PROSTU SPISEM SPRAW. Po pięciu latach jako BE5 podrzucę wniosek do Archiwum Państwowego o ekspertyzę około 0,5 mb akt.
To co napisałam powyżej, to dotyczy jednego hasła. Takich haseł w moim urzędzie jest około 10-15. Od B3 po A - tak, sporo będzie materiałów archiwalnych dla których nie były prowadzone spisy spraw i nie są (nie są sprawą), to moja interpretacja. Chociaż zakładam, że materiały niezależnie od sprawa - niesprawa będą miały swoje spisy spraw lub rejestry.
Inne zagadnienie to ochota moich Koleżanek i Kolegów do stosowania zasady pismo-sprawa i dalszych konsekwencji z tym związanych.
Jarku !
Zgadzam się z Tobą gromadzenie dokumentacji w akta spraw jest podstawową i domyślną formą gromadzenia dokumentacji. Tylko nie dajmy się zwariować, kilka mb dokumentów do 10 lat przechowywania bez spisu spraw lub rejestru przeżyje. Z takiego pojmowania sprawy i niesprawy wyłączam materiały archiwalne - one teraz i za kilkaset lat muszą cieszyć się szacunkiem każdego z nas.
Na koniec słowa z rozp. Premiera z 18 stycznia. lub przyjęcia do wiadomości;. Zostanę nawrócona i będę zmuszona Jarku przyznać Ci rację. A wątpliwości i tak zostaną...
witam
powracam do tematu priorowania pism w kontekście umów. Otrzymałem kilka umów wraz z korespondencją dotyczącą ich zawierania, wysyłania do podpisu itp. Czy umowę traktować jako sprawę czy jednak zachować wyłącznie ją samą?
Cytat: krzysiekp w Luty 01, 2014,
witam
powracam do tematu priorowania pism w kontekście umów. Otrzymałem kilka umów wraz z korespondencją dotyczącą ich zawierania, wysyłania do podpisu itp. Czy umowę traktować jako sprawę czy jednak zachować wyłącznie ją samą?
moim zdaniem umowa jest częścią sprawy, jedynie w urzędach umowy zawarte w trybie zamówień publicznych lub umowy zlecenia powinny być rejestrowane oddzielnie
Cytat: szerka w Luty 05, 2014,
moim zdaniem umowa jest częścią sprawy, jedynie w urzędach umowy zawarte w trybie zamówień publicznych lub umowy zlecenia powinny być rejestrowane oddzielnie
Tak - umowa jest częścią akt sprawy. Może również być sprawą samą w sobie, tj. założoną osobno z własnym znakiem sprawy, jeśli na to pozwala wykaz akt. Ale w przypadku, gdy wykaz akt przewiduje odrębne kategorie archiwalne i hasła klasyfikacyjne dla umów (np. umowa o udzielenie zamówienia publicznego), a w jednostce praktykowany jest sposób dołączania umów do akt sprawy postępowania o udzielenie zamówienia, to nie należy umów tych "na siłę" wydzielać z akt spraw i pakować w odrębną teczkę. Całość zostaje tak, jak narastała w komórce. Należałoby jedynie zastosować kategorię archiwalną o wartości wyższej i opis teczki aktowej uzupełnić informacją, że umowy również w takiej teczce się znajdują.
co do kwestii dokumentacji zamówień publicznych to rozumiem ale co z takimi umowami jak np. o współpracy. Nasza instytucja wysyła do podpisu drugiej stronie za pismem przewodnim a następnie druga strona po podpisie też za pismem przewodnim zwraca nam jeden egz. i co zrobić z tymi pismami przewodnimi - trzymać z umową?
No tak, bo gdzie indziej przechowywać pisma przewodnie?...
Cytat: MarcinP w Luty 05, 2014,
Cytat: szerka w Luty 05, 2014,
moim zdaniem umowa jest częścią sprawy, jedynie w urzędach umowy zawarte w trybie zamówień publicznych lub umowy zlecenia powinny być rejestrowane oddzielnie
Tak - umowa jest częścią akt sprawy. Może również być sprawą samą w sobie, tj. założoną osobno z własnym znakiem sprawy, jeśli na to pozwala wykaz akt. Ale w przypadku, gdy wykaz akt przewiduje odrębne kategorie archiwalne i hasła klasyfikacyjne dla umów (np. umowa o udzielenie zamówienia publicznego), a w jednostce praktykowany jest sposób dołączania umów do akt sprawy postępowania o udzielenie zamówienia, to nie należy umów tych "na siłę" wydzielać z akt spraw i pakować w odrębną teczkę. Całość zostaje tak, jak narastała w komórce. Należałoby jedynie zastosować kategorię archiwalną o wartości wyższej i opis teczki aktowej uzupełnić informacją, że umowy również w takiej teczce się znajdują.
Marcinie !
O ile dobrze zrozumiałam - proponujesz coś bardzo logicznego. Tylko jak praktycznie to wykonać. Dokumentacja z jrwa 272 jednego zamówienia liczy sobie 600 kartek, umowa dotycząca tego zamówienia z jrwa 273 liczy 3 kartki. Okres przechowywania dla 272 to 5 lat, dla 273 to 10 lat. Twoja propozycja zmierza do przechowywania jrwa 272 przez 10 lat. Idąc dalej tym tokiem rozumowania, to dokumentacja np. zarządzenia szefa także powinna zostać
podciągnięta pod zarządzenie...żeby zarządzenia nie wydzielać z dokumentacji akt sprawy. I tak źle i tak niedobrze.
Moje pytanie - co jest większym złem, wydzielenie na siłę umowy z akt sprawy czy przechowywanie w kategorii wyższej ?