Porządkując teczkę o uwielbianym chyba przez nas wszystkich numerze 0716 (dla niewtajemniczonych: współdziałanie z komórkami własnewj jednostki, czyli po prostu wszystko), Koleżanka natknęłam się na taki oto kwiatek (choć szczerze mówiąc te teczki to cały ogród botaniczny): między sprawami znalazło się jedno pismo przychodzące, które nie zostało zarejestrowane. Widnieje na nim numer sprawy wydziału-nadawcy oraz informacja "w nawiązaniu do ustaleń" (domyślamy się, że ustnych). Czy ułożyć je chronologicznie, czy dodać np. notatkę służbową, albo w ogóle dołożyć tą sprawę na końcu? Sprawa banalna, ale jakoś tak im więcej się zastanawiam, tym więcej mam wątpliwości...
Zostawić w teczce aktowej po sprawie, którą wszczęto wcześniej.
Dziękuję za lakoniczną, aczkolwiek konkretną odpowiedź ;D
Cytat: MarcinP w Listopad 19, 2013,
Zostawić w teczce aktowej po sprawie, którą wszczęto wcześniej.
No nie wiem czy to taki do końca dobry pomysł - wtedy dokument jest do odnalezienia tylko wtedy gdy ktoś pokusi się o przewertowanie akt, zamiast poprzestać na przejrzeniu spisu spraw. Może dać ten dokument wręcz jeszcze przed spis spraw? Albo dopisać adnotację o nim do spisu spraw (ale nie jako sprawę) i dać na koniec?
Ja w takich przypadkach dopisywałem na końcu spisu i w takie miejsce w teczce wrzucałem pismo, tak jak proponuje Jarek. Myślę że wrzucenie w środek bez żadnej adnotacji nie jest najbardziej szczęśliwym pomysłem, właśnie ze względu na brak możliwości późniejszego odszukania takiego pisma.
No teraz mi sie trochę rozjaśniło. Chyba faktrycznie zrobimy tak, że damy adnotację na spisie spraw i wrzucimy to na koniec... Dziękuję bardzo za wszelką pomoc!
A czy to nie jest przypadkiem fałszowanie dokumentacji? Czy my możemy coś do spisu spraw dopisywać??
Jeżeli adnotacja będzie na czerwono z podpisem archiwisty, to wydaje mi się, że nie ma mowy o fałszowaniu. Tak by było, gdybym chciała nadać sprawie jakiś fikcyjny numer.
Cytat: Pawel w Listopad 21, 2013,
Czy my możemy coś do spisu spraw dopisywać??
Oczywiście, że mozemy. Często wręcz musimy - np w przypadku wznowienia sprawy.